Sistema de Comunicação Informal

O sistema de comunicação informal na Tecnologia Empresarial Humanista deve estar alinhado com o sistema formal. É fundamentado na confiança, na essência do cuidado e enfoque na contribuição. O sistema de comunicação formal apresentado anteriormente permite a relação entre o líder formal e seu liderado, através do acompanhamento e julgamento do Programa de Ação. No sistema informal o objetivo superior e comum é contribuir, apoiar e educar, sem ferir a autoridade, liberdade do líder formal do Âmbito que ocorre. O líder informal na Tecnologia Empresarial Humanista é um Ser Humano despojado de vaidade e entende que, numa organização com estrutura horizontal, a comunicação se faz em todas as direções. Como afirma Kunsch (1998),

A comunicação informal, em nossa opinião, tem de ser canalizada para o lado construtivo, ajudando as organizações a buscarem respostas muito mais rápidas para as inquietudes ambientais e facilitando o convívio e a gestão das pessoas com vistas em uma administração participativa. (KUNSCH, 2002, p.84).

As relações informais não devem ser combatidas, porém, não implica que o formal deva ceder ao informal. Ainda de acordo com a autora,

O sistema formal de comunicação de toda organização - o conjunto de canais estabelecidos de forma consciente e deliberada - é suplementado, no decorrer de pouco tempo por uma rede informal de comunicações, igualmente importante, que se baseia nas relações sociais intra-organizativas e é uma forma mais rápida de atender as demandas mais urgentes e instáveis.” (KUNSCH, 2002, p.82).

Todos os tipos de fonte de informações, as fontes formais e informais podem ser de grande utilidade na abordagem da gestão da informação, e o grande diferencial é saber como estruturar essas informações a fim de beneficiarem o andamento dos processos internos A quantidade muito grande de informalidade nos processos comunicativos costuma dificultar a gestão de ações de comunicação formalizadas. Algumas estruturas organizacionais colocam barreiras ao processo de comunicação, dificultando assim uma comunicação limpa e bem focada. Para Chiavenato (1997), dificilmente a comunicação ocorre sem problemas. Quase

sempre existem barreiras à comunicação. Barreiras são restrições ou limitações que ocorrem dentro ou entre as etapas do processo de comunicação, fazendo com que nem todo sinal emitido percorra livremente o processo de modo a chegar perfeito ao seu destino.

Os boatos, considerados como produtos da comunicação informal por Kunsch (2003) são a consequência de ruídos ou barreiras na comunicação formal e informal. Conforme a análise da autora, algumas barreiras mais gerais no âmbito das organizações são as pessoais, as administrativas/burocráticas, o excesso e sobrecarga de informações, e as informações completas e parciais.

Kunsch (2003) diz que em uma organização as pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicações. Tudo irá depender da personalidade de cada um, do estado de espírito, das emoções, dos valores, e da forma como cada indivíduo se comporta no âmbito de determinados contextos. São as barreiras pessoais. Contrapondo essa concepção de Kunsch (2003), a comunicação informal no sistema de comunicação da Tecnologia Empresarial Humanista é útil e necessário quando há pureza de intenções e deve ter o propósito educacional, objetivando apoiar o Líder formal e seus liderados a melhor servir ao cliente. As pessoas são educadas para agir de forma transparente, simples e humilde.

As barreiras administrativas/burocráticas decorrem das formas como as organizações atuam e processam suas informações. Thayer destaca quatro condições, que se imbricam uma na outra: a distância física; a especialização das funções-tarefas, as relações de poder, autoridade e status, e a posse das informações. (Thayer apud Kunsch, 1976, pp. 216-8).

O excesso de informações é outra barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações de toda ordem e nas mais variadas formas, a proliferação de papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e inúteis, um número crescente de novos meios impressos, eletrônicos e telemáticos, tudo isso tem causado uma espécie de saturação para o receptor. A falta de seleção e de prioridades acaba confundindo o público em vez de propiciar uma comunicação eficaz.

As comunicações incompletas e parciais são mais uma barreira na comunicação organizacional. Acontece quando as informações são fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dívidas, informações não transmitidas ou sonegadas.

As barreiras na comunicação organizacional aumentam a proliferação dos ruídos de comunicação interna, seja formal ou informal e prejudicam o alinhamento dos colaboradores aos objetivos da empresa.

Como foi dito, o sistema de comunicação informal na Tecnologia Empresarial Humanista deve estar alinhado com o sistema de comunicação formal. E por isso faz-se necessário à utilização dos instrumentos formais de comunicação como Agenda, Relatório, seguido de Relato, Reuniões e Súmula, para diminuir os ruídos na comunicação entre líder e liderados e estabelecer uma comunicação cada vez mais eficaz.

Os instrumentos de comunicação na Tecnologia Empresarial Humanista estão voltados para o negócio e a relação entre líder e liderados. A formalização da comunicação além de estar voltada para o negócio também foca nas Pessoas e seu desenvolvimento e motivação. Tudo está relacionado e como afirma Brum (2010),

Sem informação coerente, clara, verdadeira, lógica, centrada e bem trabalhada, não existem empregados motivados, por maiores que sejam os incentivos e benefícios. Neste sentido, a comunicação interna bem estruturada surge como aliada e pré-condição para a motivação dos colaboradores.” (BRUM, 2010, p.103).

Ainda de acordo com Brum (2010, p.121), a comunicação interna segue dois caminhos: “por meio das lideranças e por meio de canais, instrumentos e ações”. Os canais que Brum cita são e-mail, jornal eletrônico, revista interna, encartes no jornal/revista interna, jornal de parede, painel de gestão à vista, boletins informativos, mala-direta, display de mesa, intranet, TV interna, rádio interna e mídias eletrônicas. Esses caminhos são complementares. Entretanto a liderança pode e deve ser considerada com o primeiro e principal caminho para o conteúdo da comunicação interna.

A comunicação na Tecnologia Empresarial Humanista objetiva integrar, informar, motivar e estabelecer a relação de confiança entre líder e liderado e gerar resultados para a organização. Os instrumentos utilizados por si só não fazem o trabalho sozinho, a utilização das Agendas, Relatórios seguidos de Relatos, e Súmulas precisam estar alinhadas aos princípios da Tecnologia e acima de tudo, desenvolver o Ser Humano para que o seu papel seja de um Empresário parceiro.