Sistemas de Informação Contabilísticos

2.1.1 O Sistema de Informação e as suas componentes

Numa sociedade em contexto de mudança permanente assiste-se a uma viragem da “Economia Tradicional” para uma “Economia Digital”, inserida na Sociedade do Conhecimento. O conhecimento é informação que modifica algo ou alguém – seja inspirando acção, seja tornando uma pessoa [ou uma organização] capaz de agir de maneira diferente e mais eficaz (Drucker, 1989). Segundo este autor as organizações que cresceram nos últimos anos só o conseguiram por se reestruturarem tendo por base o saber e a informação.

A criação de conhecimento resulta da informação, pois “o conhecimento vem da informação como a informação vem dos dados. Se a informação é para se tornar conhecimento, as pessoas têm de fazer virtualmente todo o trabalho. Esta transformação acontece através [dos seguintes conceitos]: (Davenport e Prusak, 1998)

- Comparação: como é que a informação sobre esta situação se compara a outras situações que conhecemos?

- Consequências: que implicações tem a informação para as decisões e acções? - Ligações: como é que este elemento de informação se relaciona com outros? - Conversação: o que pensam as outras pessoas sobre esta informação?”

Como refere Mallo (1995) o objectivo de todo o sistema de informação consiste em transformar os dados em conhecimento útil para as decisões, em que a Contabilidade como sistema de informação deve ser flexível, satisfazendo os diferentes utentes; e integrada de forma a responder às necessidades da gestão, dado que cada decisão requer informação específica.

Os sistemas de informação organizacionais consistem no conjunto de meios e procedimentos que através de métodos de representação têm como objectivo fornecer aos diferentes interessados uma percepção do funcionamento da organização e do seu meio envolvente (Serrano et al, 2004).

A relação SI/TI assume hoje crescente importância no mundo organizacional, tornando- se um factor crítico de sucesso, levando ao reposicionamento competitivo das

Na realidade os SI têm uma relação directa com o processo de gestão, considerando que são eles que suportam a informação de todos os níveis da organização, dado que recebem, processam, armazenam e produzem informação relativa a um contexto, para diversos utilizadores. Ou seja, a mesma informação deve ser partilhada pelos diferentes níveis de gestão.

O crescimento e a rendibilidade das organizações tornaram-se dependentes do eficiente processamento de dados. Essa é a principal razão porque a informação é um recurso básico para as organizações. Os dados, a matéria-prima deste recurso, podem e devem ser controlados como um activo. Assim, a informação é definida, cada vez mais, como um recurso estratégico, e, em consequência da evolução tecnológica, estamos a assistir a uma autêntica revolução (Caiado, 2002).

Considerando a informação como o resultado do processamento de dados com base num determinado critério de interpretação, a eficiência organizacional depende cada vez mais da qualidade da informação disponível.

Assim, existe a necessidade de qualquer organização de pequena ou grande dimensão dispor, logo que inicia o seu funcionamento, de sistemas de informação e de controlo (Franco e Pereira, 2001).

É importante sublinhar que as funções do SI são as de fornecer informação para apoio à tomada de decisão – Sistemas de Apoio à Decisão – e o suporte às operações da organização enquanto um todo. Verifica-se a necessidade de informação em tempo real pelo que às organizações é exigida a capacidade de gerir meios e recursos, avaliar e medir o desempenho da actividade do SI.

Assim, alguns dos aspectos mais relevantes num SI são (Zorrinho, 1991): a sua estrutura (recursos que utiliza e interagem), o ganho associado à sua utilização, a informação que disponibiliza (medido pela sua utilidade), o nível de eficiência (ou seja, recursos versus

output), o nível de eficácia (resulta da facilidade de utilização, segurança, flexibilidade,

automatismos) e necessariamente o seu custo (de implementação, manutenção e suporte).

A importância da informação para as organizações é hoje universalmente aceite, constituindo, um dos recursos cuja gestão e aproveitamento mais influencia o sucesso das organizações. Enquanto que para alguns gestores, a informação é tida como qualquer outro recurso, para outros, a informação é sobretudo considerada e utilizada como um factor estruturante e um instrumento de gestão da organização, bem como uma ferramenta estratégica fundamental para a obtenção de vantagens competitivas.

Contudo, Zorrinho (1991) salienta que para usufruir das potencialidades estratégicas dos sistemas de informação e de apoio à tomada de decisão é indispensável integrar os objectivos estratégicos da organização e os condicionantes organizacionais prospectivos, como factores para o desenvolvimento da estrutura e do sistema de informação.

Concebido segundo estes pressupostos, o sistema de informação torna-se um meio de comunicação de novas estratégias a todos os stakeholders da organização e permite em tempo real o seu feedback.

Dada a constante necessidade de adaptação das organizações à mudança, tem-se assistido a uma crescente adopção de novas abordagens de desenho e funcionamento organizacional como “Engenharia da Organização”, “Qualidade Total”, “Processo de Inovação”, Downsizing, Just in Time, Outsourcing e o Empowerment. Todos estas novas abordagens implicam uma crescente valorização do papel da informação e da infra-estrutura que suporta o desenho e funcionamento da organização. Assim, a informação, como recurso vital, constitui o cerne de uma área funcional da gestão da organização – Gestão da Informação.

A gestão da informação desempenha um papel estratégico para o conhecimento das necessidades e expectativas do mercado contribuindo para o sucesso da organização.

Figura 6 – Gestão da Informação

Fonte: Amaral e Varajão (2000).

O principal objectivo desta nova área funcional é o de manter uma visão global dos dados da organização, de modo a satisfazer as suas necessidades de informação, possibilitando o cumprimento da missão, o que justifica a sua existência. A satisfação dessas necessidades passa pela determinação de quais, onde e quando devem os dados estar presentes na vida da organização. Para uma organização aumentar a sua competitividade necessita de um sistema de informação integrado que apoie o processo de planeamento e controlo.

Representações do mundo real Dados utilizados

Gestão das necessidades de informação da organização (dados: quais, onde, quando, ...)

Dados Informação Gestão da Informação

Deste modo, podemos afirmar que o objectivo de qualquer SI é suportar estrategicamente o negócio, seja qual for a sua natureza. Basicamente, é uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e tecnologias, estruturadas para o alcance de objectivos de uma organização.

De facto, o sistema de informação para a gestão é um sistema integrado que fornece o conhecimento suficiente para planear e controlar o ciclo de actividades económicas que perseguem a realização dos seus objectivos (Mallo, 1995) sendo natural que seja visto como um contributo decisivo para o desempenho da empresa, ao fornecer informação integrada, não redundante, com linguagem única e com actualização em tempo real. Os próprios processos de negócio passaram a ser redesenhados de modo a tirarem o máximo partido dos instrumentos tecnológicos disponíveis, desintegrando, ou expandindo as fronteiras da organização, diminuindo os custos de interconexão com outras empresas, clientes, fornecedores ou concorrentes e favorecendo a integração dos vários sistemas dentro de uma empresa. Inevitavelmente, as organizações tendem a tornar-se mais competitivas e eficientes transformando-se em empresas digitais onde todos os processos do core business e relacionamento com clientes, fornecedores e empregados estão devidamente interligados.

Importa assim, salientar algumas das vantagens da adopção de sistemas de informação (Serrano et al, 2004 ):

permite tornar as organizações mais flexíveis em virtude da descentralização de autoridade. Isto porque, ao permitir uma maior polivalência nas tarefas executadas por cada um, diminuem-se os níveis hierárquicos e aumenta-se a amplitude de controlo do gestor;

permite o acesso a novos mercados (através da Internet) e redução de custos em infra-estruturas;

permite a redução drástica do tempo de resposta em virtude do menor número de procedimentos para a realização das tarefas com a consequente diminuição de emissão de documentação;

permite um maior controlo do negócio e da envolvente devido ao acesso “ilimitado” à informação;

permite a centragem do negócio, tanto a montante como a jusante, permitindo uma maior eficiência e eficácia no relacionamento entre fornecedores e clientes.

Consequentemente, os objectivos de um sistema de informação numa organização são (Serrano et al, 2004):

 suportar os objectivos e necessidades de informação, podendo ser considerado um veículo para traduzir a estratégia da organização;

ir ao encontro às necessidades dos diferentes níveis de gestão; assegurar a consistência da informação;

sobreviver à mudança organizacional e de gestão.

Para a prossecução destes objectivos, é necessário um sistema integrado de informação de modo a apoiar o processo de planificação e controlo estratégico, através da preparação, interpretação e comunicação da informação oportuna e relevante para a tomada de decisões.

Diversos factores (desenvolvimento tecnológico, as mudanças nas preferências e necessidades dos clientes e a concorrência) exigem de uma organização a constante tomada de decisões, por forma a manter ou reforçar a sua competitividade. Para tal, é fundamental possuir um SI que organize e transforme adequadamente todos os dados, gerando o máximo de conhecimento dos factores internos e externos da organização, permitindo reduzir a incerteza para a tomada de decisão.

Neste contexto em que o “êxito da gestão depende fundamentalmente da capacidade de gerar sinergias, articular recursos e combinar interesses” (Zorrinho, 1991:36) , o SI é de extrema importância para a melhoria contínua dos processos organizacionais, por forma a obterem-se vantagens competitivas.