Actualmente, é um dado adquirido que, para o exercício de qualquer actividade, é necessário um suporte informático adequado. Segundo o que foi apurado, os softwares mais utilizados nesta área são o da “Improxy – soluções de software e internet” e o da “Logout – loja virtual”, o que faz supor serem os mais operativos.
O software da primeira é denominado “Gecond” e identifica como principais características “ (…) a simplicidade e facilidade de utilização, que aliadas a um conjunto de funcionalidades, o tornam numa poderosa ferramenta de gestão.” [IMPROXY, 2007] As suas potencialidades organizam-se da seguinte forma:
“Principais tabelas
- Condomínios, zonas e fracções;
- Condóminos (proprietários, inquilinos e procuradores); - Terceiros, fornecedores e contactos;
- Bancos e contas bancárias; - Rubricas.
Orçamento
- Várias modalidades de atribuição e cálculo de quotas; - Previsão de despesas e receitas extraordinárias;
- Atribuição automática ou manual das quotas das fracções; - Simulação de valores.
Fundo de reserva
- Calculado como percentagem do orçamento ou introduzido manualmente;
Seguro
- Cálculo automático das quotas de seguro; - Seguro individual ou colectivo;
- Tratamento de situações especiais como capital facultativo e coberturas adicionais;
- Lista de irregularidades.
Processamentos
- Orçamento, fundo de reserva, seguro e extraordinários (sem limite); - Processamentos repartidos e plurianuais;
- Periódicos ou pontuais;
- Possibilidade de processamento em lote.
Tipos de documentos - Avisos de cobrança; - Notas de crédito; - Recibos;
- Notas de débito (receitas extraordinárias).
Diversos
- Tratamento de contencioso;
- Mapa de presença em assembleias, convocatórias e procurações; - Impressão de cartas de pagamento a fornecedores e cheques; - Multi-utilizador com controlo de acesso por utilizador; - Utilitário para cópia de segurança.
Correspondência
- Cartas de cobrança e circulares;
- Impressão de registos dos CTT e de avisos de recepção; - Ligação ao Word;
- Geração de ficheiro de moradas para impressão em série.
Listagens
- Contas correntes de condóminos, fracções, processamentos e fornecedores; - Valores em atraso ou recebidos;
2. O ESTADO DO CONHECIMENTO
- Balanço das fracções e fornecedores; - Análise do exercício;
- Mapa de caixa; - Balanço do exercício;
- Listagem de cheques para bancos; - Listagem de fracções em contencioso.
Módulos opcionais
- Gestão de contas bancárias; - Gestão de ocorrências; - Cálculo de penalizações;
- Pagamentos (Multibanco e débito em conta);
- Disponibilização da informação aos condóminos na internet; - Funcionamento em rede.” [IMPROXY, 2007]
O da “Logout” intitula-se GC Pro, sendo a sua última versão de 2007, e apresenta-se como “ (…) um sofisticado programa informático totalmente em Português e de fácil utilização. Assenta numa base de trabalho de provas dadas no mercado e destinado a profissionais da área.” [LOGOUT, 2007] Tem várias versões disponíveis: até 25 condomínios, número ilimitado e um vocacionado para o ensino, para o caso de qualquer instituição com este fim o queira utilizar como ferramenta; as suas potencialidades são muito semelhantes ao “ilimitado”. Oferece as seguintes possibilidades:
“Gestão dos Condomínios - Multi-condomínio;
- 3 Tipos de cálculos de quotas: fixa, por área e permilagem; - Cálculo automático do valor de quotas;
- Controla quotização/obras de fundo/Q. Extra 1 e 2; - Selecção da moeda de trabalho (PTE/Euro);
- Controle de seguro do condomínio, bem como dos condóminos; - Foto do condomínio.
Receitas/Despesas
- Permite várias folhas (centros de custo); - Controle de rubricas e referências;
- Resumos por rubrica: mensais e anuais, automáticos; - Permite saldos entre qualquer intervalo de tempo.
Gestão de Condóminos - Ficha completa;
- Proprietário e procurador; - Seguro: próprio e do condomínio; - Quotas pagas e conta corrente;
- Definição das rubricas em que participa; - Listagem de devedores;
- Circulares e etiquetas;
- Impressão de ficha com quotas; - Etc.
Agenda
- Apontamentos;
- Controle independente de tarefas cumpridas e por cumprir.
Contas Bancárias - Várias contas;
- Controlo por referência;
- Saldos entre qualquer intervalo de tempo.
Gestão de Documentos
- Documento pode ser emitido em nome do condómino ou do proprietário; - Avisos de débito;
- Recibos;
- Notas de pagamento;
- Lançamentos automáticos em receitas/despesas e bancos; - Impressão de vários documentos de uma só vez.
Site Web
- Exportação de listagens para um site web, de forma totalmente automática; - Permite definir a palavra-chave de acesso dos condóminos aos dados;
- Pode incluir modo de “ocorrências”, no qual os condóminos registam, via internet, problemas que ocorram no condomínio;
2. O ESTADO DO CONHECIMENTO
- Se não possui site, a Logout possui um pacote de desenvolvimento do mesmo, bem como alojamento, a preços muito concorrenciais;
- Tenha um site web, permita o acesso aos seus clientes, tudo de forma muito fácil e a preços baixos.
Outras Características - Gestão da correspondência;
- Gestão de ocorrências em modo offline e online (verifique o ponto Site Web); - Legislação: permite a consulta de legislação, em modo offline ou sempre
actualizada via internet; - Multi-utilizador (dois níveis); - Protegido por palavra-chave; - Editor de circulares;
- Permite fazer/restaurar cópias de segurança; - Ajuda sensível ao contexto;
- Contém ajuda falada e em vídeo, de modo a acelerar a aprendizagem do programa;
- Ligação directa ao Portal do Condomínio; - Preparado para rede.” [LOGOUT, 2007]
Numa pesquisa pela internet (apenas em versões portuguesas) estes são, de facto, os que mais se destacam. Todavia, facilmente se acede a outros produtos, todos eles garantindo flexibilidade e simplicidade, sendo este um factor que consideram crucial para que qualquer um, apenas com o recurso à intuição, possa deles obter resultados satisfatórios.
Numa reflexão crítica, pode-se concluir que o acto de administrar/gerir condomínios é tido como de livre acesso, ou seja, sem qualquer necessidade de profissionalização e que esta actividade é focalizada nas suas componentes financeira e legal, não havendo qualquer item, ainda que simples, vocacionado para a sistematização de procedimentos de manutenção e seu respectivo registo cadastral.