O Valor da Informação na Atualidade

Na atualidade, a informação constitui-se como um fator preponderante no desenvolvimento sustentado das empresas e organizações. O uso estratégico da informação pressupõe uma gestão adequada da mesma, perspetivando o alcance de valor acrescentado e competitividade organizacional. O processo de gestão da informação reporta-se aos recursos internos e externos das organizações, sendo atualmente considerada como elementar nas atividades desenvolvidas no mundo empresarial. É responsabilidade da gestão da informação: a receção, processamento, armazenamento, produção e distribuição do fluxo de informação, servindo-se para tal das tecnologias disponíveis num mercado cada vez mais moderno. Todo o processo relativo à gestão da informação deverá assentar num trabalho rigoroso, no sentido de evitar consequências pejorativas, tornando-se imprescindível que exista uma harmonia entre todos os setores da organização. No fundo, a gestão da informação deve potenciar, de forma estratégica e funcional, os recursos tecnológicos, financeiros e humanos, para que o resultado seja a oferta de conhecimento útil aos indivíduos ou organizações.

Para o devido desempenho da gestão da informação, existem diferentes recursos disponíveis, desde as fontes, serviços, sistemas e tecnologias de informação, sendo alguns deles ainda inacessíveis a inúmeras organizações. Contemplam-se aqui as que não tiveram, ainda, capacidade de desenvolver competências para maximizar os recursos e rentabilizar o fluxo de informação a que têm acesso. É sabido que em todas as vertentes profissionais e humanas existe, forçosamente, um contacto com a informação, sendo elementar a todas as áreas do conhecimento. A informação é um fator essencial na partilha de conhecimento nas organizações e proporciona, a priori, a criação de ambientes propícios à aprendizagem, favorecendo o alcance de valor acrescentado para as mesmas. Torna-se forçoso reconhecer a importância da qualidade da informação, que está diretamente relacionada com a sua atualidade, fiabilidade, valor, acessibilidade e rigor mas, por outro lado, não se pode negar que a quantidade de informação também assume um papel relevante no que concerne ao

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devido desempenho da gestão da informação. Existe, atualmente, uma quantidade de informação cada vez maior, disponível num período cada vez mais reduzido, o que exige uma capacidade intelectual e profissional elevadas, por parte dos responsáveis desta área.

O conceito de informação é muito amplo, no entanto, esta pode ser considerada um conjunto de dados devidamente organizados, cujo resultado é a disponibilidade de conhecimentos úteis. Kevin McGarry (1999:4) considera que a informação “é a matéria-prima da qual se extrai o conhecimento”. Perante a um mundo cada vez mais globalizado, em que a concorrência foi crescendo de forma muito célere, torna-se imperativo entender a informação como um dos recursos mais relevantes dentro de uma organização. O contributo da informação é vital na procura de sucesso e decisório no que concerne à competitividade empresarial. Para Almir Fernandes (2001: 23), “acesso, informação e conhecimento são entidades cada vez mais vitais [num] mundo altamente competitivo e conectado e quem não as conseguir estará inexoravelmente à margem de oportunidades”. Ainda no mesmo contexto, e segundo James McGee e Laurence Prusak (1994:03), “a concorrência entre as organizações baseia-se em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e utilizar a informação de forma eficaz”. Para José Rascão,

a informação pode ser usada para criar vantagens competitivas, alterar as bases da concorrência, reduzir os custos pela automação, coordenar melhor as actividades afastadas geograficamente, cativar os clientes pela oferta de melhor informação sobre os produtos, pela sua qualidade e serviços prestados, e criar oportunidades de negócio. O potencial uso da informação é grande; ao mesmo tempo o não uso, poderá ser catastrófico, pelo que a sobrevivência das organizações vai depender do uso da informação (Rascão 2004:34).

Na atualidade, a tomada de decisões constitui-se como um processo extremamente complexo, dada a quantidade elevada de informação disponível, o seu valor e a rapidez com que se altera. Perante estes factos, na tomada de decisões assertivas, torna-se impreterível atestar a atualidade da informação, cuja validade é cada vez mais curta. As fontes desempenham, aqui, um papel preponderante, sendo expectável que acompanhem essas mutações de forma permanente e contínua. A informação deverá ser rigorosa, de modo a oferecer confiança na tomada de decisão e há que ter em linha de conta que o excesso de informação disponível obriga a um processo cada vez mais exigente no que respeita à sua filtragem, de modo a selecionar apenas a que seja relevante para cada situação em causa. A forma como a informação é disponibilizada constitui-se como um fator de extrema

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importância, na medida em que se espera que seja de fácil consulta e que esteja disponível em tempo oportuno.

Como já foi referido, a informação é essencial na tomada de decisões estratégicas e ponderadas. De acordo com James McGee e Laurence Prusak, “a informação é capaz de criar valor significativo para as organizações, possibilitando a criação de novos produtos e serviços e aperfeiçoando a qualidade do processo decisório” (idem, 4).

A forma como a informação é armazenada foi evoluindo ao logo dos tempos, tendo sido a escrita o primeiro suporte para a sua preservação, altura em que o papel desempenhava uma função vital. O suportes de armazenamento foram evoluindo ao logo dos tempos chegando aos atuais equipamentos com tecnologias cada vez mais sofisticadas. A informação permitiu o desenvolvimento das ciências e do conhecimento, conforme nos elucida Le Coadic (2004:27), ao considerar que “a informação é o sangue da ciência. Sem informação, a ciência não pode se desenvolver e viver. Sem informação a pesquisa seria inútil e não existiria o conhecimento”.

Desde a entrada até á sua saída, a informação passa por diversas fases, em que se realizam várias operações estratégicas. Ao processamento de dados, estão ligadas as funções que a seguir se apresentam: input, organização, processamento, armazenamento, output e revisão. O primeiro termo referido, input, diz respeito à fase de seleção e aquisição de dados. A ordenação consiste na organização dos dados por forma a permitir um tratamento mais inteligível e, por sua vez, uma consulta mais fácil, rápida e acessível. O processamento diz respeito às operações realizadas em relação ao manuseamento dos dados e o armazenamento reporta-se à preservação dos dados que permitirá analisar os resultados da etapa anterior. O

output corresponde aos resultados obtidos, sob a forma de informação importante para os seus

recetores e, por fim, a revisão consiste na procura, retificação e supressão de eventuais lapsos ou distanciamentos em relação aos objetivos delineados. José Rascão (2004:23) identifica as seguintes funções básicas num sistema de dados: “o input que envolve a recolha/aquisição e seleção dos elementos a serem processados; o tratamento, que diz respeito ao processo de transformação dos dados em produto acabado; o output que corresponde ao produto acabado e o armazenamento dos dados/informação”.

De acordo com Wilson Bueno a comunicação constitui-se como

estratégia e como vital para a tomada de decisões, ocupando, paulatinamente, a posição destacada no organograma das organizações. O aumento acelerado da circulação das informações e a convicção de que a imagem de uma empresa ou entidade é construída com base em leituras distintas feitas por um número formidável de públicos de interesse

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(stakeholders) tornam o processo de comunicação mais complexo. O comunicador empresarial do futuro deve estar em condições de se adaptar a um mundo em permanente e rápida mutação (Bueno 2003:16-17).

José Rascão (2004) propõe os seguintes critérios para avaliar o valor da informação: pertinência, oportunidade; exatidão; redução de incerteza; elemento de surpresa e acessibilidade. Trata-se de critérios de extrema valia na tomada de decisões que podem diferenciar as empresas em termos de oportunidades de negócio e vantagens competitivas. Peter Drucker (2000) acredita que a “empresa ideal” deverá basear-se no conhecimento tornando-se imprescindível contar com a presença de especialistas, que dirijam e coordenem o seu próprio desempenho, mantendo um feedback constante com os colegas de trabalho, clientes e com os quadros hierarquicamente superiores.

José Rascão apresenta as seguintes definições relevantes para esta temática:

Dados: são factos e ou eventos, imagens ou sons que podem ser pertinentes ou úteis para o

desempenho de uma tarefa, mas que por si só não conduzem à compreensão desse facto ou situação(ex.: o números 3.500 é o dado).

Informação: é o dado cuja forma e conteúdo são apropriados para uma utilização particular

(ex.: 3.500 escudos são o preço de um livro), ou seja, informação é um dado útil que permite tomar decisões e que está relacionado e ou associado a algo que nos faz sentido e nos ajuda a compreender o facto e ou evento.

Conhecimento: é a combinação de instintos, ideias, regras e procedimentos que guiam as

acções e as decisões (Rascão 2004:22).

Perante o exposto, conclui-se que a informação se apresenta como um recurso elementar para o alcance dos objetivos organizacionais e, por ser reutilizável, o seu custo, apesar de elevado, pode ser diminuído. Este recurso é essencial na tomada de decisões e a sua partilha é indispensável para a transmissão de conhecimento e criação de rentabilidade às organizações.