Modalidades de pagamento
Os hotéis normalmente aceitam como formas correntes de pagamento todas as habitualmente usadas:
Moeda nacional: sem restrições;
Moeda estrangeira: sem restrições para as moedas com conversão no país, ao câmbio do dia;
Cartões de crédito: deve ser feito um memorando à recepção sobre este assunto, indicando os cartões de crédito aceites e as suas condições;
Cheques;
Cheques de viagem nacionais: Como moeda corrente;
Vouchers: os autorizados devem constar no “manual de crédito”, no qual estarão também indicadas as agências e empresas com crédito autorizado. Se o voucher apresentado não constar da lista, deve ser contactado o director-geral para decidir sobre a autorização do crédito.
Depósito antecipado (ou depósito prévio)
Pagamento parcial das diárias de um hóspede (normalmente a primeira noite) antes da sua chegada ao hotel, como garantia de reserva.
Esta situação é corrente com agências de viagem, sobretudo no exterior, e visa:
Garantir a reserva em caso de early check-in;
Garantir a reserva em caso de late check-in;
Garantir um bom tratamento ao cliente por parte do hotel, que já recebeu adiantado;
Em períodos de inflação alta, pode também visar a garantia do preço.
É hábito solicitar depósito para garantia de reserva nos seguintes casos:
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Quando é agência de viagens desconhecida ou estrangeira;
Quando o hóspede prevê chegar muito tarde;
Quando o hóspede prevê chegar muito cedo e o quarto fica livre de véspera
Sempre que for efectuado um pagamento antecipado, um adiantamento por conta ou outra entrada de valores, deve ser emitido um recibo geral de caixa, discriminando o tipo de pagamento a que o mesmo se refere.
Depósito antecipado normal
O depósito antecipado é um documento passado pela caixa-geral do hotel, no valor de uma importância já recebida, para liquidar os serviços prestados ao cliente, até ao montante indicado.
A diferença entre o voucher-depósito e o depósito antecipado é que enquanto o valor deste foi pago antecipadamente ao hotel, antes da chegada do cliente, o valor daquele tem que ser cobrado da agência que o emitiu.
Se o depósito antecipado não cobrir o valor da factura, o saldo resultante da operação deve ser cobrado ao cliente e lançado em caixa. Se o montante do depósito for superior do que o valor da factura, só deve ser utilizado o suficiente para a liquidação.
Se não for utilizada a totalidade do depósito, o talão respectivo deve ser enviado à contabilidade, para que este sector tome conhecimento e ordene o reembolso da diferença.
Depósito antecipado net (full-net payment)
O depósito net é o depósito feito por uma agência para pagamento de determinados serviços no qual a comissão a que esta tem direito já vem deduzida. Este depósito cobre apenas os serviços especificados.
Tudo o resto são extras a cobrar ao cliente. Para melhor andamento do arranjo, o hotel deverá enviar á agência uma factura pró-forma, na qual se discrimine o valor total dos serviços e se deduza o valor da comissão. O agente envia um cheque de pagamento pelo valor líquido da estadia.
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Modo de procedimento com estes depósitos
Depois de fechada a conta, o valor de depósito será abatido ao seu total, do que resultará um saldo igual à importância da comissão (10%) concedido à agência. Esses 10 % são obtidos a partir do total da conta, sem taxas.
Para acerto contabilístico de todos os valores, elabora-se um documento no valor da comissão, que entrará imediatamente em caixa, visto que esta comissão se considera paga em dinheiro.
Depósito antecipado Full-payment ou advance payment
Para estes depósitos, procede-se como para os depósitos net. No entanto, não é necessário elaborar um documento de caixa para justificar o pagamento da comissão, dado que esta não foi descontada pela agência quando do envio do depósito. Será paga depois pela contabilidade, e a recepção deve elaborar um documento de comissão directa com todas as indicações para o correcto pagamento da comissão.
O valor dos full-payments deverá cobrir o total da factura, ou seja, ser igual ao saldo final da conta.
Vouchers
Os vouchers são documento válido para o pagamento de diárias, desde que autorizadas pela direcção geral ou de crédito. Nos hotéis informatizados, esta informação é obtida no computador.
Atendendo a que o portador do voucher é sempre o usuário dos serviços, a decisão de aceitação ou não do voucher tem de ser anterior à chegada deste ao hotel.
Logo que a agência faz a reserva e indica a forma de pagamento deve imediatamente ser informada se o seu voucher vai ou não ser aceite.
Deve ser levado à atenção dos recepcionistas o facto de que nem todos os vouchers de agências de viagem pressupõem responsabilidade desta em relação aos serviços oferecidos.
41 Em certos casos, eles cobram apenas uma parte dos serviços prestados, devendo o restante ser cobrado aos clientes.
Deve haver o maior cuidado na leitura dos vouchers, para evitar erros ou cobranças por valores menores do que os reais e que depois são dificilmente reembolsáveis.
Os vouchers mais correntes são:
Voucher de apresentação
Voucher depósito
Voucher de serviços especificados
Voucher de full-credit
Voucher de apresentação
Sem valor de cobrança. Serve apenas para apresentar o cliente e lembrar ao hoteleiro que o agente deve receber uma comissão sobre a reserva (fazer o talão da comissão e agrafar- lhe o voucher).
Voucher depósito
Normalmente o voucher depósito cobre a primeira noite e serve de garantia desta para o hoteleiro, em caso de no-show (o agente paga este valor, deduzido da sua comissão). Quando uma agência envia ao hotel um voucher-depósito para cobertura de serviços a prestar ao cliente, essa importância só é paga ao hotel contra a entrega do voucher. A conta equivalente ao depósito terá de ser enviada acompanhada daquele elemento para contas a receber, sem o que não poderá ser cobrada à agência.
Como se movimenta um voucher-depósito
Quando um cliente se apresenta como portador de um voucher depósito, abrir uma factura, para nela debitar todos os serviços é preciso que o cliente usufrua, mesmo que o voucher não o indique. Quando é pedida a conta, deve-se fechá-la como qualquer outra e descontar a importância do depósito. O remanescente será pago pelo cliente.
Para movimentar a importância recebida, há que lançar em caixa a importância que o cliente pagou. A factura ficará com um saldo residual que deverá ser igual ao valor do
42 voucher depósito. O original, com um duplicado da factura, será enviado para as contas a receber. O outro duplicado junta-se aos documentos de caixa, para apoiar o recebimento havido relativamente a esta factura.
Voucher de serviços especificados
Voucher que cobre apenas os serviços nele descritos (tudo o que o cliente tiver para além desses serviços deve ser lançado na conta de extras).
Voucher de full-credit
A agência paga tudo o que o cliente consumir sem limite de valor, desde que este assine os documentos.
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