CAPÍTULO 3 ERP (Enterprise Resource Planning)
3.1 Conceitos sobre ERP
3.1.2 Visões de sistema ERP
Para que um sistema de informação, como o ERP, seja bem sucedido, mais do que focar o processo de negócio é importante ter uma visão integrada da organização. Para LAUDON & LAUDON (1999), a organização possui três dimensões a se considerar: a de organização, a de pessoas e de tecnologia (OPT) que, inter- relacionadas, se ajustam e se modificam ao longo do tempo com intuito de cooperar e ajudar na integração do sistema como um todo. Na figura 3.3 esta relação com o sistema pode ser vista.
Nesta visão das dimensões OPT, o sistema de informação é uma parte integrante de um produto de três componentes OPT, não podendo utilizar ou entender o sistema de forma eficiente sem o conhecimento destas dimensões que, resumidamente, significam:
Organização: entidade que precisa construir sistemas para resolver problemas criados por fatores internos e externos;
ORGANIZAÇÃO TECNOLOGIA PESSOAS SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Fonte: Adaptado de LAUDON & LAUDON, 1999 Pág. 5. FIGURA 3.3 Visão integrada de um sistema de informação.
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Pessoas: que tem grande influência na eficiência e produtividade, pois interage como interface entre os sistemas e as partes como: relatórios e tomadas de decisão;
Tecnologia: meio pelo qual os dados são transformados e organizados para uso das pessoas em prol da organização.
Dando prosseguimento, nesta abordagem do sistema, segundo DAVENPORT o sistema ERP poderá assumir dois tipos de enfoques na implementação: o técnico e o de negócio.
O enfoque técnico: tem como objetivo garantir uma boa funcionalidade dos sistemas de informação da empresa, alterando-se os processos do ERP adquirido o mínimo possível (pode ser realizado rapidamente, removendo as barreiras técnicas a um custo relativamente baixo);
O enfoque de negócio ou estratégico: tem como objetivo garantir e maximizar o valor da organização e dos seus processos de negócio (envolve um montante de capital mais elevado, mas, em compensação, oferece vantagens competitivas muito maiores para as organizações). Estes conceitos, anteriormente mencionados pelos autores, serão utilizados em dois momentos da análise: o conceito de LAUDON & LAUDON para verificar a integração interna dos processos de negócio do cliente do sistema ERP por trazer uma dimensão a mais (dimensão Pessoa) e o de DAVENPORT será utilizado na abordagem da tendência na implementação quanto aos aspectos técnicos e/ou de negócio. O termo negócio utilizado por DAVENPORT carrega similaridades do conceito da dimensão Organização abordada por LAUDON & LAUDON e a dimensão Tecnologia similaridades do conceito do enfoque técnico.
Uma outra visão, importante para este trabalho, é a do ciclo de vida do sistema ERP, como mostrado na figura 3.4 abaixo, mostrando que a implementação participa não só da primeira fase do sistema, mas das n fases do ciclo do sistema.
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As etapas do ciclo de vida, acima, se dividem em: a) Decisão e seleção:
Funcionalidade dos módulos; Arquitetura técnica do produto; Custos;
Serviço e suporte pós-venda;
Saúde financeira do fornecedor do sistema; Visão de tecnologia do futuro.
b) Implementação: processo pelo qual os módulos dos sistemas são colocados em funcionamento em uma empresa.
c) Utilização: a dificuldade em conhecer de antemão todas as suas possibilidades de uso só se concretiza após certo tempo de uso continuado da tecnologia, por meio de idéias que surgem durante o processo de utilização.
Segundo SOUZA (1999, pág.2) apud OZAKI & VIDAL (2001) dentre as etapas mostradas, acima, a etapa de implementação é, sem dúvida, a mais crítica do processo. Observa-se no ciclo de vida do ERP que a implementação está envolvida nas n fases de modificações necessárias, seja em melhoria do sistema ou na utilização de
Sistema selecionado
Plano de implementação Módulos parametrizados Dados migrados Usuários treinados DECISÃO E SELEÇÃO
IMPLEMENTAÇÃO
UTILIZAÇÃO Novas necessidades Conhecimento novo acumulado
Novos parâmetros
FASE 1 FASE 2 FASE n
Fonte: SOUZA & ZWICKER, 2000.
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novos parâmetros do negócio e várias abordagens podem ser dadas nestas implementações com algumas características alternativas.
Como um dos focos deste trabalho é a implementação, segundo DAVENPORT (2002), existe uma variedade de formatações de implementação do ERP que considera algumas abordagens alternativas, como mostra o quadro 3.3, que leva em conta duas dimensões: o prazo e o foco do nível das mudanças nos negócios (estratégico) e os tecnológicos (técnicos) dentro dos valores aos quais a empresa aspira. QUADRO 3.3 - Abordagens Alternativas de Implementação.
Curto Liberação acelerada de problemas técnicos Vantagem imediata
Prazos
Longo Implementação deficiente Competitividade de longo prazo
Técnico Estratégico
Foco
Estas abordagens são dotadas das seguintes características:
Uma implementação focada no técnico é aquela que pretende o menor impacto possível em mudanças nos processos do negócio;
A implementação focada no estratégico, tem por objetivo maximizar o potencial positivo das mudanças e o valor dos negócios;
A única opção não recomendada, do quadro, seria a implementação de prazo curto que é a de menor custo, mas que proporciona um escasso valor do negócio.
Para DAVENPORT (2002), não é possível tratar fatores técnicos e de negócios em uma avaliação do ERP de forma separada. Os fatores de negócio criam a necessidade da funcionalidade técnica; as limitações técnicas criam riscos ao negócio. Portanto, levando em conta as necessidades básicas do negócio no mais alto nível, desvinculando ás particularidades do sistema, pode ser um diferencial benéfico que garantirá o negócio na implementação do ERP.
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Os processos internos de negócio, que precedem os externos, são elementares na conexão com mundo externo da empresa que, muitas vezes, podem ser afetados com a implementação do ERP por problemas de gerenciamento e integração e, portanto, devem ser estudados e alinhados ao sistema. Neste caso, de acordo com DAVENPORT (2002), existem três níveis de domínio de negócio ao qual um sistema ERP está exposto: nível de integração interno da firma, nível de integração com a cadeia de valor, nível de integração entre um conjunto de pares colaborativos.