1.4 Como coordenar
2.1.9 Área de Apoio
Sub-Área de Documentação e Disseminação
A articulação entre o processo de produção de informações da Diretoria de Pesquisas e a área de disseminação de informações do IBGE (Centro de Documentação e Disseminação de Informações - CDDI) se faz através da Divisão de Documentação e Disseminação- DOI, que tem a responsabilidade de coordenar, junto aos diversos Departamentos setoriais e temáticos, os produtos que comporão a parte do Programa Editorial do IBGE, de responsabilidade da Diretoria de Pesquisas. A DOI tem, ainda, como responsabilidade, coordenar, junto àqueles Departamentos, a alimentação dos sistemas "on line" de divulgação de resultados, bem como articular, com a Coordenadoria Geral de Comunicação Social - CGC, o lançamento de novos produtos e resultados e o atendimento à imprensa. Ademars, é também tarefa da DOI coordenar a produção de documentos técnicos (metodologias, análises de resultados, reflexões sobre o processo de produção de informações etc.) da Diretoria, bem como ser o canal de articulação da DPE junto ao CDDI, com vistas à produção de material de treinamento e instrumentos de coleta para as pesquisas.
Objetivos estratégicos:
Participar na definição de diretrizes para a documentação e disseminação de resultados de pesquisas e estudos da área de produção e coordenação de informações estatísticas, junto à área da Instituição responsável pela disseminação desses resultados aos usuários externos.
Planejar, coordenar e acompanhar as atividades daí decorrentes.
Promover a articulação entre a área de produção de estatísticas e a área de disseminação de informações para:
*
atendimento a usuários;43
*
preparação de produtos institucionais.- Promover a articulação e coordenação entre as áreas envolvidas com vistas a alimentação de sistemas on fine de divulgação de resultados e de informações básicas da área de produção de estatísticas.
- Promover a articulação entre a área de produção de estatísticas com a área de Comunicação Social.
- Coordenar a elaboração e execução do Programa Editorial da área de estatísticas.
- Coordenar a produção e a divulgação de documentos internos da área de produção de estatísticas.
Promover articulação entre área de produção de estatísticas e a área de disseminação de informações
- Coordenar demandas especiais relativas a procedimentos metodológicos e confecções de produtos.
Coordenar e acompanhar o encaminhamento de questionários de organismos internacionais, não passíveis de atendimento pela área de disseminação de informações.
Organizar o material da área de produção de estatísticas com vistas à elaboração dos seguintes produtos:
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Anuário Estatístico do Brasil*
Brasil em Números• Catálogo do IBGE
*
Glossário do IBGEPromover a articulação e coordenação entre as áreas envolvidas com vistas a alimentação de sistemas on fine
- Discutir com a área de disseminação de informações as contribuições da área de produção de estatística para a página do IBGE na Internet.
Coordenar o repasse de orientações com vistas a alimentação da página do IBGE na Internet.
Gerenciar a página da Intranet na área de produção de estatísticas como importante veículo de divulgação e de acesso a novas informações dentro da Instituição.
Pesquisar e divulgar novos serviços a serem disponibilizados através da Intranet.
- Orientar e apoiar a área de produção de informações estatísticas com vistas ao aprimoramento da Intranet.
- Discutir com a área de informática e com a área de metodologia em informática da área de produção de estatísticas o projeto de estruturação de Banco de Metadados.
Promover a articulação entre a área de produção de estatísticas com a área de Comunicação Social
- Organizar os subsídios de interesse da área de produção de estatísticas com vistas à colaboração nas matérias dos veículos de comunicação interno ("Conexão IBGE") e externo ("Carta IBGE").
Coordenar a elaboração e execução do Programa Editorial da área de estatísticas - Acompanhar o encaminhamento e o cronograma de execução dos
Instrumentos de Coleta (questionários impressos e eletrônicos, folhas de atualização cadastral, manuais etc) e do material de apoio (pastas para empastamento de questionários, peças promocionais etc) das pesquisas. - Acompanhar o encaminhamento e o cronograma de execução de publicações
relativas a estudos e resultados de pesquisas.
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- Divulgar normas de editoração.
Coordenar a produção e a divulgação de documentos internos da área de produção de estatísticas.
- Organizar o material da área de produção de estatísticas elaborando e divulgando os seguintes documentos internos:
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Diretoria de Pesquisas: Estrutura e Atribuições (anual)*
Informe DPE (trimestral)*
Série Textos para Discussão (periodicidade variável)Sub-Área de Planejamento
e
OrçamentoAs atividades de produção de estatísticas pela Diretoria de Pesquisas estão consubstanciadas em um Programa de Trabalho Anual - PTA, o qual tem sua elaboração coordenada pela Divisão de Planejamento e Orçamento - DPO. Tal Divisão é também responsável pela elaboração da proposta orçamentária relativa aos recursos necessários para a sua implementação, bem como pelo acompanhamento da sua execução, tanto no âmbito da Diretoria de Pesquisas quanto no âmbito das Unidades Regionais de Pesquisas do IBGE (DIPEQ's). Ademais, é responsável pelo controle e acompanhamento dos Convênios e Contratos firmados pela instituição na área de pesquisas. Finalmente, cabe-lhe coordenar e elaborar o Programa de Treinamento da Diretoria de Pesquisas, no que respeita, mais especificamente, aos treinamentos na Diretoria de Pesquisas e nas DIPEQ's relacionados às atividades de supervisão e coleta de informações.
Objetivos Estratégicos
Coordenar a elaboração do Plano de Trabalho Anual - PTA da área de produção de estatísticas
Elaborar a proposta orçamentária com base no PTA
Acompanhar a execução do PT A na Diretoria de Pesquisas e nas Unidades Regionais Controlar e acompanhar convênios e contratos
Coordenar e elaborar o programa de treinamento da área de produção de estatísticas
Coordenar a elaboração do Plano de Trabalho Anual - PTA da área de produção de estatísticas.
Identificar as macroetapas do processo produtivo, com o objetivo de atender às metas gerais da Diretoria de Pesquisas, articulando-se com as áreas organizacionais responsáveis pela sua execução;
Elaborar instrumentos estratégicos, objetivando a homogeneidade de informações necessárias para a consolidação deste Plano;
Consolidar o PTA, retirando subsídios referentes ao período de coleta de cada pesquisa, para a elaboração do Cronograma de Coleta Anual das Pesquisas;
Discutir a viabilidade do Cronograma junto as Unidades Regionais, objetivando uma melhor distribuição da carga de coleta ao longo do ano.
Elaborar a proposta orçamentária com base no PTA
Executar os repasses de recursos às Unidades Regionais, necessários para a execução do Cronograma de Coleta das Pesquisas;
Acompanhar e controlar o orçamento da Diretoria de Pesquisas, visando à realização do Planto de Trabalho da área de produção de estatísticas;
Promover estudos específicos, com base no gerenciamento orçamentário, objetivando o levantamento do custo das pesquisas da Diretoria de Pesquisas;
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Controlar e acompanhar a aplicação dos recursos oriundos de convenros e contratos, visando à execução de projetos específicos na Diretoria de Pesquisas.
Acompanhar a execução do PTA na Diretoria de Pesquisas e nas Unidades Regionais Realizar o acompanhamento das atividades de coleta da Rede, objetivando o cumprimento do cronograma de coleta anual das pesquisas, com base nos recursos financeiros disponibilizados para este fim;
Divulgar o Sistema de Acompanhamento da Coleta e Apuração das Pesquisas a todas as áreas organizacionais da Instituição, estimulando o seu uso como instrumento gerencial para tomada de decisões.
Estabelecer a estrutura funcional flutuante nas Unidades Regionais, em função da carga de trabalho de cada Divisão de Pesquisas, para atuar na supervisão/coordenação das pesquisas em campo;
Articular-se com as áreas organizacionais da Instituição, com o objetivo de atualizar o Cadastro de Agências do IBGE.
Controlar e acompanhar convênios e contratos
Promover a articulação entre as várias instâncias da Instituição, objetivando o acompanhamento administrativo de todas as fases de negociação entre as partes convenentes até que se conclua a minuta do instrumento a ser submetido à DPE;
Controlar o acompanhamento da execução das cláusulas contratuais desde a assinatura do convênio, contrato e similares até o término de sua vigência;
Implantar Sistema de Acompanhamento de convênios e contratos, de acesso a toda área de produção de estatísticas, visando à agilização dos processos, desde a elaboração da minuta até a assinatura do convênio, contrato e similares;
Promover a divulgação do Sistema de Acompanhamento de Parcerias, viabilizando a utilização pelas gerências das várias áreas organizacionais.
Coordenar e elaborar o programa de treinamento da área de produção estatística.
Interagir com as equipes técnicas da área de produção de estatísticas nas fases de treinamento, orientando as unidades quanto a recursos e técnicas adequadas ao aprimoramento das atividades de treinamento;
Atender às unidades da área de produção de estatísticas, promovendo cursos para formação de novos instrutores, bem como manter atualizado o quadro já existente;
Pesquisar novas técnicas de dinâmicas de treinamentos, inclusive à distância, objetivando o seu uso nos treinamentos da área de produção de estatísticas.
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2.2 Fatores Críticos de Sucesso
a) Garantia do sigilo estatístico.
b) Existência de quadro de pessoal com quantidade e qualidade adequadas.
c) Existência de programas contínuos de formação e aperfeiçoamento de recursos humanos.
incluindo treinamento de gerentes.
d) Acesso a avanços tecnológicos na área de processamento de pesquisas e estruturação, exploração e disseminação de informações e em instrumentos de apoio a trabalhos de cadastros e classificações.
e) Articulação entre o planejamento das pesquisas e a elaboração do orçamento, conhecendo custos por projetos de forma a propiciar uma gestão descentralizada dos recursos.
f) Integração com órgãos públicos e privados produtores de estatísticas e de registros administrativos, tendo em vista o uso da classificação padronizada e melhorias na atribuição dos códigos de atividade nos registros administrativos.
g) Integração com órgãos públicos, tem sido a garantia do tratamento estatístico dos registros administrativos.
h) Garantia de acesso aos registros administrativos dos órgãos federais.
i) Estabelecimento de critérios claros para a realização de trabalhos em parcerias.
j) Integração com os órgãos de estatística do Mercosul, tendo em vista o uso de classificações comuns e harmonização de estatísticas.
k) Manutenção de intercâmbio com organismos responsáveis pelas classificações internacionais e das recomendações sobre conceitos e definições.
I) Intercâmbio com institutos de estatística de outros países.
m) Atuação sistemática de forma a ampliar e intensificar as relações com os informantes e usuários de nossas pesquisas.
n) Manutenção dos documentos metodológicos das pesquisas permanentemente atualizados.
o) Existência de Unidades Regionais, com abrangência nacional, composta por pessoal do quadro funcional do IBGE, para exercer atividades consideradas estratégicas em nível regional e/ou que requeiram maior especialização técnica.
2.2.1 Análise de Ambiente Externo Ameaças
a) Pouco conhecimento dos benefícios das informações produzidas pelo IBGE para a sociedade, por parte do grande público, políticos. setor privado e gestores públicos.
b) Atraso na liberação de recursos ou cortes de verba inviabilizando a realização das pesquisas.
c) Atuação de outros produtores de estatísticas oficiais que devido a lacunas na produção do IBGE, expandem ou duplicam suas produções.
d) Possibilidade de uma eventual descontinuidade na produção de registros administrativos, que são utilizados para atualizar o Cadastro de Empresas - CEMPRE, tendo em vista a ausência de instrumentos que garantam a participação do IBGE em decisões dos órgãos gestores dos registros administrativos.
e) Atuação pouco eficiente dos membros da Comissão Nacional de Classificação - CONCLA em suas respectivas áreas e representação limitada aos ministérios e ao IBGE.
Oportunidades
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a) Credibilidade e legitimidade da Instituição junto à sociedade em geral.
b) Reconhecimento do IBGE como normalizador, coordenador e produtor de estatísticas oficiais por parte de outros produtores nacionais de estatística e dos registros administrativos.
c) Possibilidade de realização de parcerias com órgãos produtores de estatística, como cooperação técnica ou prestação de serviços, gerando recursos para o desenvolvimento de projetos na área de produção de estatísticas.
d) Existência de canal de comunicação com órgãos gestores de registros administrativos.
e) Demandas crescentes por informações para microlocalidades.
f) Boa imagem do IBGE advinda das modernas formas de disponibilização de informações que vem sendo utilizadas.
2.2.2 Análise de Ambiente Interno