C ONTROLE DE ESTOQUES

O controle de estoques cumpre o papel de registrar o fluxo de mercadorias da empresa buscando eficiência a fim de reduzir os custos inerentes ao processo de estocagem. Um eficiente e prático controle de estoque se constitui num poderoso instrumento de decisão gerencial.

Segundo Bowersox e Closs (2001, p. 255):

O controle de estoques é um procedimento rotineiro necessário ao cumprimento de uma política de estoques. O controle abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao longo do tempo. Essas funções podem ser desempenhadas manualmente ou por computador. As principais diferenças são a velocidade, a precisão e o custo.

 Dias (1996) relata que para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente se deve descrever suas atuais funções que são:

 Definir “o quê” deve permanecer em estoque. Quantidade de itens;

 Definir “quando” se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;

 Definir o “quanto” de estoques período determinado;

 Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;

 Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;

 Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque;

 Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;

 Identificar e retirar do estoque itens obsoletos e danificados.

Estes são os principais procedimentos de controle de estoques segundo Bowersox e Closs (2001):

Procedimentos de controle Permanente: Os procedimentos de controle permanente de estoque são executados diariamente, verificando a necessidade de ressuprimento. Este tipo de procedimento demanda um controle preciso de todas as quantidades dos produtos disponíveis e exige o uso de sistemas informatizados de controle.

Procedimento de controle periódico: O controle periódico de estoques é efetuado a cada item a intervalo pré-estabelecido de acordo com as necessidades da empresa. O ponto de ressuprimento deve ser ajustado para avaliar a extensão dos intervalos entre as revisões de controle. Como o levantamento é feito somente em determinados intervalos, ocorre de faltar de algum item antes que aconteça o próximo levantamento. Por isso, adota-se a suposição produto a produto, de que o estoque atingirá uma quantidade abaixo do ponto de ressuprimento antes da contagem periódica seguinte. Devido ao intervalo entre duas contagens, este tipo de controle exige estoques médios acima do sistema de controle permanente.

Sistemas de controle modificados: Para enfrentar determinadas variáveis, existem extensões e combinações dos sistemas de controle periódico e permanente. Dentre elas estão os sistemas de nível de reposição e o sistema de ressuprimento opcional.

O sistema de nível de reposição tem intervalos fixos entre colocações de pedidos, com controles periódicos a intervalos curtos. Com controle sobre o estoque, similar àquele exercido pelo controle permanente, este sistema estabelece um limite superior ou de nível de ressuprimento, para colocação de pedidos. Como o tempo de ressuprimento é maior do que o intervalo entre duas contagens, é necessário considerar os pedidos pendentes.

O sistema de ressuprimento opcional é uma variação do sistema de nível de reposição, e é chamado por vezes “s,S”, ou sistema mini-max. É similar ao sistema de nível de reposição, e em lugar de uma quantidade de variável de pedido adota uma quantidade predeterminada. È introduzida uma modificação que limita a quantidade mínima variável no pedido. Como resultado, o nível dos estoques é mantido permanentemente entre um limite superior e um limite inferior. O limite superior é o nível máximo de estoque e o inferior o mínimo que se pode chegar.

Métodos Reativos: Para Bowersox e Closs (2001): O sistema reativo de estoques trabalha com respostas de acordo com a necessidade de estoques da empresa ao longo do canal de distribuição. Os pedidos de reabastecimento são emitidos quando os estoques caem abaixo do estoque mínimo ou de um ponto de ressuprimento determinado. Neste método, o sistema reativo aguarda que a demanda puxe o produto ao longo do sistema.

Cada varejista decide independentemente quando pedir e quanto pedir ao atacadista ou centro de distribuição. Por sua vez cada atacadista ou centro de distribuição coloca seu pedido independente dos fornecedores. Esta serie de ações independentes resulta em incerteza em cada ponto de ressuprimento, ao longo de todo o canal de distribuição. Vários pontos de incerteza exigem níveis significativos de estoques de segurança para garantir um desempenho satisfatório. O sistema funciona com mais eficiência quando os perfis de demanda dos clientes são relativamente estáveis e consistentes.

Métodos de planejamento: Segundo Bowersox e Closs (2001), estes métodos buscam base de dados para coordenar necessidades dos estoques nas diversas etapas da cadeia de distribuição. Este tipo de planejamento pode ocorrer dentro do depósito da produção para administrar a entrega dos produtos em estoque nos centros de distribuição ou nas empresas que participam do canal de distribuição..

Ching (2001) associa alguns custos ao estoque de uma empresa e os divide em três categorias. São eles:

Custo de pedir: Incluem os custos fixos administrativos referentes ao processo de compra para o reabastecimento dos estoques. custo de preencher pedido de compra, processar o serviço burocrático, na contabilidade e no almoxarifado, e de receber o pedido e verificação contra a nota e a quantidade física. Os custos de pedir são definidos em termos monetários por pedido.

Custo de manter estoque: Este tipo de custo é ligado à manutenção das quantidades em estoques por um determinado tempo. São normalmente definidos em termos monetários podendo ser unidade, por período. Custos de armazenagem, custos de seguros, custo de deterioração, obsolescência e custos de oportunidade do dinheiro que é aplicado em estoque e poderia ser usado em outros tipos de investimentos são considerados custos de se manter estoques.

Custo total: É basicamente a soma dos dois custos anteriores. Custos totais são importantes no modelo do lote econômico, pois o objetivo desde é determinar as quantidades do pedido que os minimiza.

É fato que cada produto possui características específicas dentro da organização onde é comercializado, podendo ser mais competitivos ou rentável que outros. Essas classificações de cada produto podem ser definidas com auxilio da Curva ABC, tema analisado no próximo item.

2.5.3.1 Curva ABC

A classificação ABC é ferramenta eficiente para a definição de prioridades e estratégias na definição de políticas de estoques. Dentro dos estoques os produtos costumam possuir diferentes classificações, para que se possam definir essas especificidades e estratégias aplicadas para cada tipo de produto apresentam-se a curva ABC que funciona como uma ferramenta de suma importância para definição das estratégias de estoques.

Ballou (1993) considera que o principio da curva ABC é proveniente do fato de que, generalizando, cerca de 20% da quantidade de itens de uma linha de produtos é responsável por 80% do faturamento da empresa. Entretanto, por meio da classificação ABC esses produtos podem ser classificados desde os itens de maior até o de menor volume de vendas.

Estes produtos podem ser divididos em um ou mais grupos, tais como AB, ABC ou ABCD.

Fonte: Adaptado de Ballou (1993)

Porém, o autor reitera que as considerações e a experiência do responsável ira julgar as determinações de quais produtos serão designados as respectivas classes como A, B, C, etc.

Assim sendo pode-se estabelecer níveis de serviço diferenciados para cada classe identificada, podendo assim diminuir o capital empatado em estoques ou utilizar técnicas diferentes para controlá-lo, minimizando assim o esforço para gestão deste. Ballou (1993) apresenta um exemplo de tabela de classificação ABC.

CLASSE BASE DA CLASSIFICAÇAO % do Volume de Venda Pedidos/ano

A Os primeiros 100 itens em valor anual. 35 6

B Todos os itens acima de $500 anuais exceto os de A. 33 4

C Todos os itens acima de $100 anuais, exceto A e B. 25 2

D Todos itens abaixo de $100 anuais 5 Menos de 2

E Todos itens novos, até que os gastos anuais possam ser determinados.

2

Fonte: Ballou (1993)

Na constante busca das empresas pela agregação de valor no atendimento ao cliente grande parte das empresas adotam políticas de estoque visando cobrir furos proveniente de demanda não prevista dentre outros fatores. Tal política será abordada a seguir.