4.3 PROCESSOS DE IMPORTAÇÃO COM A IMPLANTAÇÃO SISTEMA
4.3.9 Recebimento de documentos originais
4.3.9.2 Conhecimento de transporte
O conhecimento de transporte deverá ser alterado para informar a data de chegada.
Esta alteração irá gravar automaticamente o check-point “Chegada no Terminal de Destino”.
Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.10 Remoção e Transporte
Para todos os processos ocorrerá o registro dos dados da remoção do Porto para o EADI. Para os casos em que a mercadoria ficar entrepostada para futura nacionalização, o tipo de transporte será “Remoção Aduaneira”, para as demais remoções será utilizado o tipo
“Remoção EADI”. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11 Declaração de Importação (DI) / Declaração Simplificada de Importação (DSI)
Para a geração da Declaração de Importação todas as informações já deverão estar validadas e conferidas no Import Sys. A solicitação irá gerar o documento no Broker Sys, para continuidade do processo de integração com o Siscomex.
No momento da solicitação o Import Sys irá fazer as validações dos dados do Processo de Importação para garantir a correta geração das informações, como exemplo:
verificar se existe algum item da fatura que necessite de LI e ainda não tenha LI deferida no sistema, verificar divergências entre o peso bruto e o peso líquido, entre outras verificações.
Divergências que possam ser identificadas no Broker Sys deverão ser corrigidas no Import Sys e voltar a ocorrer à integração, para garantir que a origem do problema foi corrigida.
Caso identifique-se alguma discrepância nas informações enviadas ao Broker Sys, o problema deverá ser corrigido na origem e solicitada à geração de uma nova integração (solicita DI/DSI). Qualquer alteração no Import Sys implica na geração de uma nova DI/DSI para o Broker Sys. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11.1Cotações de câmbio
Os cálculos dos valores que irão compor a DI/DSI serão calculados com base nas taxas de cotação das moedas (fiscal), que serão capturadas diariamente do Siscomex e carregadas automaticamente no Broker Sys através da interface padrão. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11.2 Wizard DI – Geração de DI/DSI (Broker Sys)
A função de “Solicitar DI/DSI” no Import Sys disponibilizará a mesma no Broker Sys para envio ao Siscomex. A DI/DSI será enviada para o Orientador Siscomex (Perfil Importador), software da Receita Federal responsável pelo registro da declaração.
Após o registro da DI junto a Receita Federal, será necessário capturar através do Broker Sys via interface padrão, as seguintes informações para a DI:
a) número de registro;
b) data de registro;
c) canal;
d) data de liberação.
Em casos de retificação será necessário além dos campos acima:
a) retificação;
b) tipo de Retificação.
Para Declaração Simplificada de Importação – DSI será necessário:
a) número de Registro;
b) data de Registro;
c) data de Liberação.
Outras informações do despacho e registro da DI deverão ser consultadas diretamente no Orientador Siscomex (Perfil Importador), software disponibilizado pela Receita Federal. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11.3 Declaração de Importação
A declaração depois de gerada fica disponível para consulta e manutenção, se for necessário. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11.4 Declaração Simplificada de Importação
Se for gerada uma DSI, esta também fica disponível para consulta e manutenção, se for necessário. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.11.5 Transmissão de DI/DSI ao Siscomex
Todo o controle de interfaces com o Siscomex ocorrerá através do gerenciador de interfaces. Após o registro da DI/DSI no Siscomex deverá ocorrer à captura das informações pelo Broker Sys.
Após capturar os dados referentes ao registro da DI/DSI, este serão enviado automaticamente para o Import Sys, conforme procedimento padrão e estarão disponíveis para visualização na tela de Processos de Importação. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.12 Nota Fiscal
4.3.12.1 Nota Fiscal de Entrada
A Nota Fiscal de Entrada será usada para o transporte da mercadoria do porto, aeroporto e/ou do local de desembaraço até o galpão. A geração da nota fiscal será automatizada através do Broker Sys NF. A base para geração das informações será o processo de importação. Somente será possível a emissão da nota fiscal de entrada para processos cuja declaração de importação (DI) já estiver registrada.
Após feita a geração da nota fiscal, a mesma será enviada para o sistema Deltacon através da interface padrão de notas. Todo o controle de emissão da nota fiscal será realizado pelo sistema Deltacon. O evento que dispara a interface é a alteração do Status da nota fiscal para “Impressa”. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.12.2 Nota Fiscal Complementar
Não haverá nenhum controle de emissão da nota fiscal complementar. Por definição da ST Importações, este controle será realizado inteiramente no sistema Deltacon. Fonte:
Dados Primários (2008).
4.3.13 Despesas dos Processos de Importação
O lançamento de despesas no Import Sys terá as seguintes fases:
a) lançamento de despesas previstas;
b) lançamento de despesas realizadas;
c) liberação de pagamento;
d) fechamento de custos. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.13.1 Lançamento das despesas previstas
O lançamento das despesas previstas poderá ser realizado a partir da geração do processo de importação. As despesas que tiverem fórmulas serão carregadas automaticamente, as demais serão informadas manualmente. Fonte: Dados Primários (2008).
Será necessário informar todas as despesas previstas conforme exemplo abaixo.
Ilustração 5 Tela de digitação de despesas por processo de importação Fonte: ST Importações (2008).
4.3.13.2 Lançamento das despesas realizadas
Todas as despesas reais do processo de importação podem ser lançadas à medida que forem ocorrendo. Por definição da ST serão informadas todas as despesas conhecidas e apuradas até a nacionalização (registro da DI). As despesas que ocorrerem depois da nacionalização serão consideradas diretamente no sistema Deltacon, onde serão geradas as notas fiscais (entrada e complementar). Fonte: Dados Primários (2008).
Ilustração 6 Tela de lançamento das despesas por processo de importação Fonte: ST Importações (2008).
4.3.13.3 Liberação de Pagamento
Após lançar todas as despesas, será feita a liberação do pagamento. Esta função será responsável por fazer a integração com o contas a pagar do sistema Deltacon. Todo o controle que envolve o pagamento de despesas será realizado no ERP. Nesse sistema deverão ser informados a forma de pagamento, data de geração, razão especial, número do documento.
Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.13.4 Fechamento de Custos
Após o lançamento e liberação das despesas deverá ser feito o fechamento de custos, que será considerado como o encerramento do lançamento de despesas do processo. Também neste momento ocorre o fechamento de custo dos itens importados, que estarão disponíveis para comparativos, relatórios e consultas. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.13. 5 Recebimento
Após a emissão da nota fiscal de entrada, recebimento e conferência da mercadoria é necessário fazer o recebimento da ordem, para atualizar a data e quantidades efetivamente recebidas. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.14 Tipos de Ordem
Serão utilizados os tipos de ordem de importação para classificar as ordens/processos de importação. Esta classificação ajudará na criação de relatórios específicos. Fonte: Dados Primários (2008).
Ilustração 7Tela de tipos de ordens de importação Fonte: ST Importações (2009).
4.3.15 - Moeda e Taxa Fiscal
As cotações diárias da cada moeda utilizada pelo Siscomex serão importadas diariamente através da rotina “Integrador Importação de dados” no Broker Sys.
Caso necessário à manutenção ou consulta de uma taxa FISCAL no sistema, basta acessar a opção “Tabelas do Siscomex Câmbio Taxas de conversão”. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.16 Numeração de Processos
Por definição da ST Importações, a numeração dos processos será manual no momento do cadastramento do Conhecimento de Transporte. Isto acontecerá porque será assumido como número do processo, o número da PO fornecido pelos clientes (operações).
Isto se faz necessário para garantir a rastreabilidade de informações no sistema.
A Softway não recomenda a utilização de numeração manual para os processos, porque poderá gerar problemas com a evolução do uso do produto. Ex: duas operações terem o mesmo número de PO. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.17 Cadastro dos Check-Points não automáticos
Mesmo sendo considerada uma última etapa, esse procedimento irá transcorrer em paralelo a todo o processo de importação.
Cada evento que ocorrer com o processo de importação, como previsão de embarque, registro da DI, conhecimento de transporte, parametrização de canal, entre outros, são considerados check-point para o Import Sys.
O Import Sys permite a criação de diversos check-point’s manualmente para o processo de importação, que terão sua atualização também manual. Somente check-point’s padrões são atualizados automaticamente. Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.18 Interfaces
Haverá interface padrão entre o Sistema Deltacon e o Import Sys para as seguintes funções, nota fiscal de entrada e contas a pagar (títulos de despesas). Fonte: Dados Primários (2008).
4.3.19 Relatórios e Controle
Da relação de relatórios apresentados no desenho de processo atual, fizemos à análise de aderência confrontando as informações dos relatórios padrões do Import Sys e Broker Sys.
Abaixo segue a definição de cada relatório:
a) relatório diário;
b) controle de LI’s;
c) planilha de informações da mercadoria para registro da DI;
d) controle de tempo de desembaraço;
e) controle de câmbio;
f) relatório mensal;
g) controle de chegada de cargas ao país;
h) relatório gerencial de importação;
i) controle importação vestuário;
j) controle de número interno;
k) relatório de performance da Multilog;
l) status report. Fonte: Dados Primários (2008).
4.4 ASPECTOS FACILITADORES E DELIMITADORES NA PERCEPÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS COM A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA.
Na percepção de todos os colaboradores, a implantação do programa IMPORT SYS veio agregar muito a todos, primeiramente que reduziu o retrabalho que era um dos grandes problemas enfrentado com o processo antigo.
Hoje não é necessário ficar digitando a mesma informação em vários relatórios, desde que você digite a informação correta, o sistema automaticamente alimenta todas as planilhas.
O programa também trouxe um tempo de respostas aos clientes muito grandes, além de ganharmos com agilidade também ganhamos com confiabilidade, os dados inseridos hoje ficaram mais confiáveis.
Os clientes têm acesso ao programa via WEB, os clientes têm uma senha e login, o acesso é a todas as informações do processo, eles não conseguem fazer alterações, somente visualizar o andamento do processo, com isso reduziu o número de e-mail e ligações para informação do andamento dos processos.
Um delimitador que todos nós temos aqui é que o sistema funciona somente quando temos acesso à internet, caso algum dia a empresa esteja sem acesso, não poderemos trabalhar.
Com a implantação do programa, foram eliminados vários relatórios que, anteriormente, eram feitos em planilha Excel, hoje os relatórios são gerados automaticamente, após serem gerados eles são enviados via e-mail para todos os colaboradores e cliente.
A implantação do programa facilitou aumentar o volume de importação, conseqüentemente aumentamos o numero de colaboradores que hoje chega a 17 pessoas trabalhando na Importação e 3 pessoas na gerencia no Rio de Janeiro, no inicio da implantação vários colaboradores ficaram com medo de perder seus empregos com a implantação, mas foi ao contrario, tivemos que admitir mais pessoas.
Devido a todas as mudanças e ao grande volume de importações que a ST Importações passou a realizar a estrutura com funcionários sofreu algumas alterações, segue a estrutura que a ST Importações possui hoje:
ÁREA DE ATUAÇÃO ATRIBUIÇOES
Diretor Diretor geral por toda a Importação (RJ).
Gerente Gerente de Importação (RJ).
Gerente Gerente de Importação (RJ).
Coordenador
Coordenadora de Importação;
Classificação fiscal;
Assessoria em Importação.
Coordenador
Coordenador de importação;
Registro de DI;
Controle dos Processos.
Assessor de comércio exterior
Logística Internacional;
Usuário chave do projeto;
Registro de LI;
Emissão de Relatórios.
Colaborador Fechamento de Câmbio.
Colaborador
Cadastro de Produtos;
Criação de Ordens.
Colaborador
Cadastro de Produtos;
Criação de Ordens.
Assessor de comércio exterior
Logística Internacional;
Contato com os exportadores;
Contato com os Agentes de Carga.
Assessor de comércio exterior
Classificação fiscal;
Contato com outros órgãos anuentes.
Colaborador
Certificação de Brinquedos;
Retiradas de Amostro;
Analise de Produtos.
Colaborador
Certificação de Brinquedos;
Retiradas de Amostro;
Analise de Produtos.
Colaborador
Certificação de Brinquedos;
Retiradas de Amostro;
Analise de Produtos.
Colaborador
Farmacêutica Responsável;
Analise de produtos novos;
Analise de Brinquedos.
Colaborador
Recebimento de Documentos;
Criação da Fatura;
Criação do Conhecimento.
Colaborador
Fechamentos de Processos;
Recebimento dos NF;
Lançamentos das Despesas.
Colaborador
Fechamentos de Processos;
Recebimento dos NF;
Lançamentos das Despesas.
Colaborador Envio dos Termos;
Pagamentos do AFRMM;
Colaborador Responsável pelo Financeiro;
Quadro 5 Colaboradores da Empresa Fonte: ST Importações (2008).
Posto isso, conclui-se que a implantação do sistema Import Sys veio agregar tecnologia que está ajudando tanto a empresa como aos colaboradores, em um primeiro momento alguns colaboradores ficaram com receio do sistema, achando que com isso eles iriam ser despedidos, mais com o passar dos dias eles percebem que o sistema poderia ser um aliado.
Perceberam que com o sistema eles estariam mais capacitados para enfrentar o mercado de trabalho.
4.5 ANÁLISE DOS DADOS
Neste capítulo, serão apresentados os dados da pesquisa realizada com a empresa, os funcionários e clientes.
Para a coleta de dados foi utilizado questionário objeto aplicado via e-mail, onde todos os colaboradores participaram com as respostas, para a empresa foi aplicado questões abertas, onde a gerência pode responder as perguntas sem interferência do pesquisador.
Os clientes também participaram do questionário, onde as questões eram objetivas e foi aplicada via e-mail, com a participação de todos os clientes.
Para a empresa foi aplicado questões aberta para que o representante responsável respondesse:
1 Quais benefícios à empresa obteve com a implantação de um programa de comércio exterior:
1.1 Como a ST avalia o programa Import Sys?
R.: O programa Import Sys, veio de encontra as necessidades da organização, estamos utilizando o programa Import Sys a cerca de um ano, ele ainda continua sofrendo algumas alterações para se adequar as necessidades da empresa. Tínhamos no passado um volume pequeno de importação, no período de dois anos aumentou muito nosso volume, e não estávamos mais conseguindo controlar todas as ações, com a implantação do programa conseguimos saber de todos os status em um curto período de tempo.
1.2 A implantação do programa ajudou a ST suprir suas necessidades?
R.: Sim, todas as atividades são executadas via programa, antes da implantação era feito tudo em planilhas Excel, que eram alimentadas manualmente, e com isso a possibilidade de erro era enorme, mesmo hoje os erros podem acontecer, mas são detectados mais rápidos.A emissão de relatórios hoje ficou muito mais prático, o sistema automaticamente uma vez ao dia gera e envia via e-mail todos os relatórios necessários. Como o programa é acessado via WEB, o usuário pode acessar de seu próprio computar de casa, basta ele ter a licença de permissão de acesso.
Os colaboradores também responderam a duas pergunta referente ao programa implantado, foram questões de múltipla escolha.
2 Qual o nível de satisfação dos funcionários com a implantação do programa de comércio exterior pela empresa:
2.1 Como você avalia o programa Import Sys? Ruim, Satisfatório, Bom, Ótimo?
Avaliação do Programa
0% 6%
72%
22%
Ruim Satisfatório Bom
Ótimo
Ilustração 8 Avaliação do programa
Fonte: dados primários (2009)
Como observamos nas respostas dos colaboradores, a grande maioria achou bom a implantação do sistema Import Sys, isso devido aos benefícios que ele trouxe para todos, diminuindo o retrabalho que era o grande problema enfrentado por todos.
Hoje utilizamos todas as nossas atividades via sistema, todo o nosso trabalho é encima do sistema.
Uma das questões que os funcionários solicitaram, é que eles tivessem mais treinamento sobre o sistema, o treinamento oferecido não foi o suficiente para que os mesmo adquirissem uma boa capacitação.
2.2 A implantação do programa ajudou você suprir suas necessidades? Ruim, Satisfatório, Bom, Ótimo?
Supriu as necessidades
0% 11%
61%
28%
Ruim Satisfatório Bom
Ótimo
Ilustração 9 Supriu as necessidades do colaborador Fonte: Dados Primários (2009)
Como podemos observar nas respostas dos colaboradores, grande maioria aprovou o programa, mesmo porque 90% do atual quadro de funcionário estavam trabalhando antes da implantação do sistema, eles vivenciaram toda a transição do programa. Um dos fatores que os colaboradores mais gostaram no sistema, é que uma vez que você insira uma informação no sistema, ela alimenta todas as planilhas, não sendo mais necessário ficar alimentando a mesma informação várias vezes.
Com o sistema os relatórios que eram feitos todos manualmente, hoje são todos gerados automaticamente e enviados via e-mail, sem ter a necessidade de ficar criando e enviando.
Estas duas perguntam feita aos clientes para saber o que a implantação do programa, trouxe de beneficio aos mesmos.
3 Qual o nível de satisfação dos clientes para com os serviços prestados pela ST Importações:
3.1 Como você avalia o programa Import Sys? Ruim, Satisfatório, Bom, Ótimo?
Avaliação do Programa
0%
0%
67%
33% Ruim
Satisfatório Bom
Ótimo
Ilustração 10 Avaliação do programa
Fonte: Dados primários
Os clientes foram os mais beneficiados com a implantação do sistema, o tempo de resposta para eles ficou bem mais ágil, todos os clientes tem acesso ao sistema, como o sistema é via web, os clientes ganharam senha e login para acessar o sistema, com isso a necessidade de ficar ligando ou mandando e-mail diminuiu em cerca de 90%.
3.2 A implantação do programa ajudou você suprir suas necessidades? Ruim, Satisfatório, Bom, Ótimo?
Supriu as necessidades
0%
0%
50%
50%
Ruim Satisfatório Bom
Ótimo
Ilustração 11 Supriu as necessidades do cliente Fonte: Dados primários (2009)
Os clientes são as pessoas que tiveram o maior índice de satisfação, como todos eles tem acesso ao programa para verificar o status do processo, economizaram tempo em telefone e e-mail, automaticamente ganharam muito no tempo de resposta.
Como as informações são on-line, o que eu altero no sistema, o cliente vai poder ter esta informação no mesmo instante.
A confiança que os clientes tiveram no sistema foi muito grande, todos os clientes receberam treinamento para poder utilizar o sistema, eles podem visualizar todo o processo, mas não podem alterar nada, somente podem consultar os dados.
Um dos problemas que o sistema apresenta é que ele depende da internet, caso ocorra qualquer queda na rede, ficamos sem sistema, e conseqüente sem informações.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O comércio entre países é fator indispensável para o desenvolvimento econômico e uma necessidade para as nações. Os países não são auto-sufificentes para produzirem vantajosamente todos os bens e serviços de que têm necessidade, recorrendo assim, a fornecedores de outros mercados. Diante deste fato, percebe-se a importância de termos profissionais de qualificados com recursos técnicos disponíveis para que prestem um trabalho de qualidade com maior agilidade.
Este trabalho teve por objetivo analisar a implantação de um programa de comércio exterior, pesquisou-se a percepção dos colaboradores, clientes e instituição, frente a esta nova tecnologia a qual fora exposta, seus aspectos facilitadores e limitadores no seu dia-a-dia de trabalho.
Ao concluir as atividades de pesquisa, percebe-se a importância de sua realização para a ST Importações, uma organização que está sempre em busca de novas tecnologias para atender tanto aos seus clientes quanto em suprir as necessidades de seus colaboradores, e almejando cada vez mais um mercado promissor no comércio internacional.
O programa Import Sys veio em um momento em que a ST Importações estava sofrendo um grande processo de transição, deixando de ser uma pequena importadora para ser uma das empresas com maior volume de importação nos portos de Santa Catarina.
O comércio exterior tem apresentado importante contribuição para a economia de muitos países, sendo responsável por parcela considerável do Produto Interno Bruto. O comércio internacional tem como atividades principais a importação e exportação de mercadorias entre os países, atividades estas, que também contribuem para o aumento do inúmeros empregos.
Quando as empresas nacionais decidem empreender transações internacionais, em geral, recorrem à prestadora de serviços em comércio exterior.
Para Fitzsimmons e Fitzsimmons (2000), uma das características dos serviços é a impossibilidade de estocá-los, sendo necessária à agilidade da empresa prestadora de serviços – e de seus funcionários – para realizar a operação. Esta ‘não estocabilidade’ está presente na intangibilidade dos serviços em comércio exterior, sendo que se este for mal executado (falta de competência), as empresas importadoras não terão como reclamar por tal serviço, porque a prestação e o consumo dos serviços ocorrem de forma simultânea.
O serviço prestado hoje pela ST Importações em comparação ao aplicado antes da implantação é uma mudança radical de mentalidade, antes éramos uma pequena importadora que tinha suas ambições e que sempre buscou um atendimento de qualidade para com seu clientes, acho que esse trabalho nos oportunizou a captar novos cliente, e agora com a tecnologia que temos em mão com certeza além de novos clientes poderemos prestar um serviço com maior qualidade e agilidade.
Através das conclusões apresentadas, é possível deixar algumas recomendações visando à continuidade dos trabalhos junto à empresa estudada.
Uma delas é entregar fichas de avaliação periódicas aos colaboradores para identificar futuros conflitos de quaisquer natureza, controlando assim um possível melhoramento no fluxo das atividades prestadas pela empresa.
Além disso, recomenda-se a elaboração de programas de treinamento e orientação para os colaboradores, a partir dos resultados levantados, na procura de um melhor aproveitamento do desempenho dos mesmos colaboradores.
Como sugestão para futuros trabalhos, pode ser realizado uma pesquisa para verificar a qualificação e perfil dos colaboradores.
Sugere-se à empresa, após o levantamento e das sugestões de seus clientes, com relação aos serviços prestados, analisar e verificar a possibilidade de se atender as necessidades dos mesmos.