Estrutura organizacional

A empresa Clínica da Pele, com característica de pequena empresa, apresenta uma clara divisão de níveis hierárquicos, conforme organograma.

Figura 3: Organograma da Clínica da Pele Fonte: Primária (elaborada pela pesquisadora)

O organograma, segundo Tenório (1999, p. 58), “é uma forma de visualizar as relações de autoridade e de comunicação entre unidade e entre o grupo de trabalho”.

Ele mostra devidamente os departamentos e setores, facilitando a comunicação no âmbito interno e externo da empresa.

A principal função do organograma é a de representar a organização formal, configurada na estrutura oriunda do regulamento da empresa, demonstrando os diversos órgãos, seus posicionamentos, vias hierárquicas existentes e as linhas de autoridade, subordinadas e vinculação.

Qualquer estrutura organizacional é composta, basicamente, por órgãos de linha e por órgãos de assessoria.

DIRETORIA

SECRETÁRIAS MÉDICO

DERMATOLOGISTA MÉDICO

DERMATOLOGISTA MÉDICO PRESTADOR

DE SERVIÇOS (ENDOCRINOLOGISTA)

SERVIÇOS GERAIS

Atualmente, os dois sócios que se manteram na empresa exercem funções de médicos e de administradores. A idade deles e dos colaboradores está entre 22 e 45 anos e o nível de escolaridade é de ensino médio completo a superior, com especialização. Há duas secretárias que ficam responsáveis pelo atendimento de clientes e auxiliam nos trabalhos burocráticos voltados à área médica e à administrativa. O médico endocrinologista presta serviços à Clínica.

Os dermatologistas atendem de segunda a sexta das 8h 45min às 18h 45min, com um intervalo de uma hora e meia para o almoço. Quando necessário, faz-se o atendimento no sábado, no domingo ou, até mesmo, nos horários de intervalo.

Um desses especialistas trabalha apenas três semanas no mês, devido ao serviço que ocupa em outro consultório no estado de São Paulo. Essa jornada feita mensalmente por esse médico, deixa o paciente mais entusiasmado com o serviço oferecido, pois, eventualmente, ele traz novidades quando retorna de viagem. Nesse intervalo, procura-se manter sempre um médico dessa área na Clínica disponível a todos os pacientes.

O médico endocrinologista atende nas segundas e terças-feiras das 9h às 19h. O atendimento é feito apenas nesses dois dias devido a um número maior de pacientes atendidos em outra cidade. As esteticistas atendem de segunda a sábado das 08h às 19h.

Completando o quadro de funcionários, há, também, uma pessoa que auxilia nos serviços gerais da empresa.

Descrição, detalhada, das atribuições, de cada uma dessas funções:

a) Diretoria: As tarefas da diretoria (dois médicos) são: coordenar, dirigir e controlar toda a empresa. À diretoria, chegam as informações necessárias para a tomada de decisões importantes. Além dessas funções administrativas, realizam serviços relacionados à área médica, como consultas, que são feitas diariamente, procedimentos clínicos e cirúrgicos, realizados eventualmente pelos dermatologistas.

b) Secretárias: Além de executarem suas tarefas como atender à clientela na recepção da Clínica, ao telefone, enviar e receber e-mails, agendar pacientes e preencher prontuários, as secretárias ainda cuidam da área administrativa e comercial. Elas coordenam e controlam,

também, a empresa, repassam as informações à diretoria, estão encarregadas de efetivar pagamentos ou recebimentos, manter atualizado o sistema que controla o vencimento das obrigações financeiras e os recebimentos esperados. Também são suas atribuições: orientar a execução dos serviços gerais, conservar a higiene e limpeza da empresa, abastecer o local de trabalho quando necessário de material para escritório. Quanto à área comercial, elas são responsáveis pelo contato com os clientes por meio de telefone, e-mail ou pessoalmente na Clínica para agendamento de consultas e procedimentos cirúrgicos.

c) Médico (prestador de serviços): executa funções da área médica endocrinológica e clínica médica geral, duas vezes por semana.

d) Auxiliar de serviços gerais: auxilia nos serviços diversos voltados à limpeza do estabelecimento, uma vez por semana.

Além dessas funções, ressalta-se que os médicos e as secretárias, diariamente, têm um grande contato com algumas documentações internas e externas compostos por declaração, atestado, agenda, e-mail e ficha médica, conforme poderá ser verificado mais detalhadamente no item 4.2.

São explanadas essas funções para que se possa ter um conhecimento das atribuições exercidas por cada colaborador, assim se tem uma idéia da importância da posição de cada um na empresa.

É necessário saber que essa estrutura organizacional não é composta apenas pela divisão dos níveis hierárquicos, ou seja, abrange-se, também, outros aspectos como o espaço físico da Clínica que se compõe de salas, equipamentos e instrumentos que serão detalhados a seguir.

4.1.5.1 Estrutura física

A estrutura física da Clínica da Pele é considerada pequena, porém, comporta diversas salas, equipamentos, instrumentos e materiais. Explicando, detalhadamente, há três compartimentos onde ficam situados os consultórios médicos compostos de móveis, (mesa,

cadeiras, armários, pia, maca), equipamentos (ar condicionado, computador, calculadora, telefone) e materiais (blocos de atestado, declaração, folhas de ofício, receituário comum e controlado, guias de convênio).

Há outra sala maior identificada por sala de procedimentos cirúrgicos composta, também por móveis (mesas, cadeiras, maca, pia), por equipamentos (ar condicionado, telefone, autoclave, estufa, bisturi elétrico, aparelho de pressão) por instrumentos (tesouras, bisturi, pinça, pontas, cabos para bisturi elétrico) e materiais (agulha, seringa, gaze, luva de procedimento, luva estéril, lâmina de bisturi, fios de sutura, campos cirúrgico, micropore, pastilhas de formol, anestésico, água destilada, álcool iodado, sabonete anti-séptico, álcool 70%, povidine, algodão, caixas para cirurgia, lixeiro hospitalar, saco plástico hospitalar).

Ao lado da sala de procedimentos cirúrgicos, fica situada a sala de arquivo e, também almoxarifado. Nesse local se armazenam todas as fichas ou prontuários dos pacientes e os materiais diversos (papel de embrulho, tecido TNT, papel lençol, papel toalha, escada, blocos de convênios, envelopes, fichas). Na cozinha, há armários com materiais para o preparo do café e petiscos e, ainda, uma dispensa com materiais de limpeza. Próximo dessa sala está um banheiro para uso dos pacientes e funcionários.

Por fim, existe a sala de recepção onde se encontram, também, móveis, (cadeiras, mesas, sofás) equipamentos (ar condicionado, computador, calculadora, telefone, fax, televisão, porteiro eletrônico, câmera) e materiais (papel, blocos de convênio, lápis, caneta, borracha, clipes, corretivo, régua, fitas, blocos de anotações, agendas, caderno, envelopes, fichas, pastas).

A seguir, descreve-se, detalhadamente, um dos objetivos específicos, assim, as atividades escritas praticadas diariamente na Clínica da Pele.