Preocupado por ello, este trabajo tuvo como objetivo investigar la comunicación escrita de la empresa Clínica da Pele, ubicada en Florianópolis, Santa Catarina. Estos estudios y conocimientos fueron considerados de gran valor, ya que sirvieron de referencia para el reconocimiento de éxitos y adaptaciones en el acto comunicativo escrito de la Clínica da Pele.
Apresentação do tema e do problema
Era, de certa forma, uma obrigação e uma obrigação por parte da profissão de secretário, adequar a informação que tinha de ser transmitida com uma linguagem prática e de conhecimento comum a todos os que participam na empresa. Para tanto, questionou-se: Como conciliar a documentação interna e externa que circula no ambiente de trabalho secretarial da empresa Clínica da Pele.
Objetivos
Objetivos geral
Objetivos específicos
Justificativa
Atividades secretariais
A organização do local de trabalho é considerada essencial, pois a ordem é manifestação de um ambiente agradável, e é nele que o secretário e o executivo a quem presta serviços passam cerca de 8 horas. Segundo Ribeiro (1990, p. 89), “o secretário competente é aquele que sabe realizar o que se espera dele e o que espera de si mesmo”.
Comunicação
Elementos básicos da comunicação
Segundo Kelly (1990, p. 47), “para compreender o escopo da atividade de comunicação na empresa, é necessário saber quais são os elementos básicos”. Assim, por meio de um canal, o emissor envia ao receptor, em um código comum, uma mensagem, que pode remeter a um referente (CAMPADELLI, 1998, p. 336).
Modalidades da comunicação
- Comunicação oral
- Comunicação escrita
Esta informação é de extrema importância para análise do depoimento da empresa Clínica da Pele. As declarações emitidas na Clínica da Pele são escritas quando o certificado não pode ser utilizado. Como visto anteriormente, a utilização deste documento não é obrigatória em todas as situações.
Comunicação internas e externas
- Documentos internos
- Documentos externos
O aspecto formal dos documentos utilizados na comunicação interna e externa 31
A formalização dos documentos foi apresentada de forma generalizada, o que é de essencial importância principalmente para a empresa estudada. Manifesta-se através de um tom humano, amigável e sincero, reconhecível ao longo de toda a mensagem.
Padronização de formulários
Prontuário médico
O prontuário é o conjunto de documentos padronizados e ordenados, onde devem ser registrados todos os cuidados profissionais prestados aos pacientes e que atesta os cuidados médicos prestados a uma pessoa em instituição de assistência médica ou consultório médico. O prontuário corretamente preenchido é e tem sido efetivamente a principal defesa do médico nos casos de denúncia de má assistência com indícios de imperícia, descuido ou negligência, ou seja, na suposição da existência de erro médico.
Funções dos formulários
Padronização do atestado
Partes do atestado e sua disposição no papel
Assinatura: são necessários quatro espaços abaixo da data, acima do nome impresso apenas em letras maiúsculas.
Atestado médico
O atestado médico utilizado na Clínica da Pele é um documento oficial que cumpre praticamente todas as normas relativas à sua emissão. Portanto, optou-se primeiro por analisar cada uma dessas mensagens escritas que circulam na Skin Clinic.
Padronização de declaração
Partes da declaração
Declaração médica
Padronização da agenda
Agenda eletrônica
A agenda eletrônica é considerada uma daquelas ferramentas que permite ao usuário definir uma programação diária, semanal e mensal, em alguns casos até anual, no computador. Segundo Hernandes e Medeiros (1995, p. 109), “o diário eletrônico define níveis de prioridade dos compromissos, contém calendários e relógio e pode totalizar compromissos financeiros e transferir compromissos não cumpridos”.
Agenda médica automatizada
Com a aplicação destes estudos, acreditou-se que poderíamos contribuir para a reestruturação da comunicação escrita que circulava interna e externamente na empresa Clínica da Pele. Abaixo, é descrito detalhadamente um dos objetivos concretos, bem como as atividades escritas que são praticadas diariamente na Clínica da Pele. A declaração médica (Anexo B) é distribuída na Clínica da Pele, elaborada com o objetivo de indicar ou expor informações relacionadas à saúde dos pacientes.
Na Clínica da Pele não enviam muitos e-mails, pois no período investigado (dezembro) foram enviados 6 (seis) para fornecedores e pacientes. O segundo documento analisado é o atestado médico2, que é utilizado na Clínica da Pele e é definido como um documento contendo informações diversas. O objetivo deste questionário é coletar dados sobre a documentação externa e interna da Clínica da Pele com o objetivo de padronizar sua comunicação escrita.
Padronização de e-mail
Comunicação organizacional
Prova disso é que não há quem não fale, mas há muita gente que não conhece nenhum sistema de escrita. Os funcionários que não entendem o que é esperado no local de trabalho têm poucas chances de alcançar os resultados alcançados (STONER e FREEMAN, 1995, p. 388).
Fatores que influenciam a comunicação nas organizações
Eles acreditam que o papel de uma autoridade superior na hierarquia administrativa muitas vezes não é interpretado de forma consistente. Segundo Chiavenat (1936, p. 576), “a especialização leva as pessoas a desenvolverem orientações de trabalho diferentes em função do seu ambiente de trabalho”.
Tipos de comunicação organizacional
Comunicação formal
A comunicação formal segue um sistema mais rigoroso utilizado para formalizar um fato já comunicado por meio de comunicação informal. No entanto, é evidente a relevância da comunicação formal para as organizações e, independentemente das contradições, a comunicação informal não é menos relevante.
Comunicação informal
Não é fácil evitá-lo, porém, serve a muitos propósitos, pois não acontece por meio de canais formais, mas esse tipo de comunicação é necessário para o sistema de comunicação organizacional. Não é fácil evitá-lo, porém a comunicação informal serve muitos propósitos, pois não acontece através de canais formais, mas este tipo de comunicação é necessária para o sistema de comunicação organizacional.
Considerações parciais
A empresa Clínica da Pele é uma pequena empresa que presta serviços médicos (clínicos e estéticos). A estrutura física da Clínica da Pele é considerada pequena, mas contém diversas salas, equipamentos, instrumentos e materiais. A descrição das atividades escritas diárias na Clínica da Pele foi realizada com base na observação participante e registro documental realizado em dezembro de 2004.
Na Clínica da Pele cada médico atende um total de 28 (vinte e oito) pacientes por dia, o que significa que quando todos são atendidos pela primeira vez são gerados 28 (vinte e oito) prontuários, essa é a média diária. . Este é um documento com o qual a secretária da Clínica da Pele não tem contato direto, pois geralmente é solicitado quando o paciente está no consultório. Para evitá-los, a Clínica da Pele propõe a implementação de um documento (Anexo E), que contém em sua estrutura o logotipo da empresa, com tamanho e fonte padronizados.
Característica da pesquisa
Delineamento da pesquisa
O objetivo deste trabalho foi explorar dois universos de pesquisa, um relacionado aos funcionários e outro aos documentos que circulavam no ambiente de secretaria da Clínica da Pele. Em seguida, de acordo com os objetivos específicos apresentados, são descritas as atividades escritas realizadas diariamente na clínica de pele, por meio de observação participante e análise documental, realizadas em dezembro de 2004. Durante o período da pesquisa, constatou-se que documentos internos, como o prontuário e o diário médico, e documentos externos, como atestado médico, atestado médico e e-mail, circulam diariamente na secretaria da Clínica da Pele.
Por e-mail, os funcionários da Clínica da Pele podem entrar em contato com os pacientes, receber e enviar exames ou até mesmo tirar dúvidas sobre seus diagnósticos. Três informantes disseram que trabalham na Clínica da Pele há cinco a dez anos, ou seja, estão juntos desde o início da organização. Como toda pesquisa, esta também teve seus pontos negativos, como a falta de tempo para analisar outros materiais (livros, periódicos, internet), dificuldades na obtenção de dados e informações da Clínica da Pele e problemas com o computador.
Coleta dos dados
Análise dos dados
Foi apresentada uma análise comparativa e interpretativa dos mesmos, a fim de obter respostas às questões sobre a comunicação escrita da empresa. Ao final, são apresentadas propostas de inovações para a comunicação escrita dentro e fora da empresa.
Caracterização da Empresa
- Histórico
- Missão, objetivos, negócios e metas
- Localização
- Área de atuação
- Estrutura organizacional
- Estrutura física
A empresa Clínica da Pele está localizada na Avenida Professor Osmar Cunha, nº. 77, centro de Florianópolis/SC. A empresa Clínica da Pele, com características de uma empresa de pequeno porte, apresenta uma clara divisão de níveis hierárquicos, conforme organograma.
Atividades escritas diárias na Clínica da Pele
Documentos internos em uso na clínica
Quanto à estrutura, é importante ressaltar que as agendas utilizadas na clínica são manuais, revestidas com papel offset e capa de papelão medindo 130 x 280 mm e 216 folhas. Quanto à frequência de utilização deste documento, nota-se que todas as agendas médicas são amplamente utilizadas na clínica, principalmente para agendamento de consultas.
Documentos e correspondências externas em uso na clínica
Para acessar o e-mail da Clínica da Pele, primeiro foi preciso se preocupar em conectar computadores que estão conectados a uma rede local, que, por sua vez, está conectada à Internet. Aqui detalharemos e analisaremos o questionário aplicado, de 1º a 12 de abril de 2005, aos três funcionários (dois dermatologistas e uma secretária) da empresa Clínica da Pele, buscando assim a percepção de cada um a respeito dos documentos escritos enfocados. neste estudo. Com essa proposta, haverá formalização, padronização, redução de custos (para seu preenchimento são utilizados formulário, caneta e envelope, corretivo, arquivo e espaço físico de armazenamento) e racionalização de tempo por parte das secretárias e médicos da Skin. Clínica.
Preocupado com isso, foi desenvolvida uma pesquisa que examinou detalhadamente a comunicação escrita na Clínica da Pele, propôs sua reformulação e adaptou as informações necessárias a serem transmitidas, utilizando uma linguagem prática e de conhecimento geral a todos os participantes da empresa.
Aspectos redacionais e estruturais que precisam de alteração
Análise dos documentos em estudo
- Estrutura e redação dos documentos internos
- Documentos e correspondências externos
Apresentação e análise dos resultados
Sugestão de melhorias da linguagem e da estrutura dos documentos internos e
Documentos internos sugeridos
Em relação ao prontuário (Anexo E), a proposta que mais se adequaria à questão acima citada seria a automatização deste documento. Neste agendamento de pedido (prontuário), é possível identificar um paciente por nome, endereço, bairro, cidade, estado, CEP, telefone residencial e comercial, fax e celular, e-mail, site que ele marca (quem é fornecido por médico), naturalidade, nacionalidade, escolaridade, sexo, cor da pele, estado civil, ocupação, data de nascimento, contrato (com todos os espaços para detalhamento do contrato), identidade, CPF, data de retorno, data de registro, pendências , nome do pai, nome, profissão e data de nascimento, nome da mãe, profissão e data de nascimento, nome do cônjuge, profissão e data de nascimento e observações.
Documentos e correspondências externos sugeridos
Quanto ao e-mail, um documento já informatizado precisa ser ligeiramente alterado em texto e estrutura após pesquisa documental. Sabe-se que o conteúdo que uma pessoa escreve em um e-mail é apenas sobre ela, ela pode escrever como quiser sem muitas preocupações, mas isso só acontece se as mensagens forem pessoais, pois aquelas que dizem respeito à empresa importam. onde você trabalha nunca pode conter erros. Para realizar essa reestruturação é necessária uma padronização entre esses documentos e a correspondência analisada (prontuário, atestado médico, diário médico, atestado médico e e-mail), ou seja, encontrar a estrutura e o texto de cada um deles, melhorando o layout do dados (fonte, tamanho da fonte, logotipo, cabeçalho, etc.) e consequentemente seu idioma.
Vale ressaltar também, no que diz respeito a documentos e correspondência, que os administradores das Clínicas podem ministrar aos secretários treinamento anual para atualização da redação e da linguagem de comunicação escrita.
