Elaboração das planilhas e programação do sistema

Figura 7 – Planilha de controle dos gastos gerais.

Fonte – dados primários.

A aplicação dessas planilhas foi bastante importante para o levantamento de dados necessários para o início das análises sobre os custos da empresa. Bem como para a identificação de detalhes que deveriam ser alterados e melhorados para a elaboração de um sistema mais eficiente, com utilização mais simplificada e com a flexibilidade necessária no caso da incorporação de novos produtos à linha já existente. Com essas informações pôde-se então realizar as mudanças no conjunto das três planilhas iniciais e construir o sistema propriamente dito a partir dos dados já obtidos.

base nas mesmas. Na figura 8 é apresentado o fluxo das planilhas que compõem o sistema.

Figura 8 – Fluxo das planilhas do sistema.

Fonte: dados primários.

As planilhas referentes a materiais diretos, depreciação, gastos gerais, horas trabalhadas e receitas são utilizadas para a inserção de dados no sistema. As informações contidas nessas planilhas devem refletir a realidade dos números com o maior grau de precisão possível. Sempre levando em consideração a melhor relação de custo/benefício na obtenção dos dados. As informações que fazem parte do restante das planilhas são obtidas automaticamente ou através de solicitações do usuário. Interação essa que se dá especialmente nas planilhas de custeio, mark-up, ponto de equilíbrio e de gráficos, que geram informações importantes para a tomada de decisão e análises diversas.

A base de dados do sistema, que inicialmente tinha-se planejado ser formada pelas planilhas de materiais diretos, horas trabalhadas e gastos gerais, foi complementada com a inserção de mais duas planilhas, a de depreciação e a de receitas. Essas duas últimas necessárias para um tratamento e análise mais adequados e completos dos dados financeiros da empresa.

A planilha de controle dos materiais diretos é basicamente igual à utilizada como instrumento de coleta de dados. A estrutura de entrada de dados continua a

mesma, com o usuário informando as quantidades e valores dos materiais comprados e posteriormente a quantidade de materiais consumidos e as perdas de matéria-prima no processo. Entretanto, foram feitas mudanças na apresentação visual da planilha, com o intuito de facilitar a leitura e visualização dos dados históricos. Um bloco de informações sobre o estoque final foi também adicionado a planilha para uma análise mais completa da situação do estoque de materiais diretos ao final do mês. A figura 9 apresenta a nova estrutura utilizada na planilha de materiais diretos.

Figura 9 – Planilha de controle dos materiais diretos.

Fonte: dados primários.

A segunda planilha do sistema é a da depreciação. Essa planilha foi adicionada à base de dados para que seja possível realizar a depreciação de

máquinas, equipamentos, reformas, entre outros itens, de forma automatizada e com os devidos registros históricos. Essa planilha tem a função básica de fornecer informações a cerca de itens a depreciar, seus valores e o tempo restante ao final do exercício, bem como de “alimentar” a planilha de gastos gerais com o valor total da depreciação de cada mês.

Os dados referentes à descrição do item, seu valor total, a quantidade de meses em que deve ocorrer a depreciação e o mês em que se deve iniciar a contabilizar os valores são informados pelo usuário. Após a entrada dessas informações a planilha calcula automaticamente o valor mensal da depreciação do item e adiciona esse valor no mês em que se deve iniciar a contabilização. Após o mês de dezembro há um bloco de informações que apresenta os valores e tempos restantes a depreciar para os próximos exercícios. Na última linha da planilha é apresentada a soma da depreciação dos diferentes itens previamente descritos. Na figura 10 é possível visualizar melhor a estrutura da planilha de depreciação.

Figura 10 – Planilha de controle da depreciação.

Fonte: dados primários.

A terceira planilha que compõe a base de dados do sistema é a de gastos gerais. A estrutura inicial de contas utilizada na coleta de dados apresentou problemas de identificação de alguns gastos da empresa. Por esse motivo, no momento de construção do sistema, foram feitas mudanças visuais e de estrutura da planilha para uma análise mais acurada dos dados nela inseridos.

Na planilha inicialmente utilizada a conta transporte incorporava os gastos com combustível e com o salário do motorista. Essa configuração mostrou-se ineficiente no momento da separação das despesas com a mão de obra da área comercial da empresa. Por esse motivo foi criada uma conta adicional referente ao salário do motorista que faz as entregas, objetivando assim uma melhor visualização e tratamento dos dados contidos nessa planilha. Outra alteração estrutural foi na linha correspondente a depreciação, onde inicialmente tinha-se planejado inserir os valores manualmente foi realizada uma nova programação que busca esses dados da planilha de depreciação automaticamente. Foram realizadas ainda algumas mudanças visuais com o intuito de tornar mais clara a leitura das informações. A nova estrutura da planilha de controle dos gastos gerais é apresentada na figura 11.

Figura 11 – Planilha de controle dos gastos gerais.

Fonte: dados primários.

A exemplo do que ocorreu com as planilhas de controle dos materiais diretos e dos gastos gerais, a planilha de controle das horas trabalhadas também sofreu alterações. Devido à ineficiência apresentada pela planilha na identificação da exata quantidade de horas utilizadas no processamento dos diferentes produtos, percebeu-se a necessidade de uma nova estruturação para essa parte da base de dados. Nesse sentido, a nova planilha utilizada para controle das horas trabalhadas foi elaborada separando-se os produtos em quatro blocos distintos (um para cada

produto), onde eram contemplados os meses e os dias para a entrada da quantidade de horas efetivamente utilizadas na produção. Na figura 12 é possível visualizar a nova estrutura utilizada na planilha.

Figura 12 – Planilha de controle das horas trabalhadas.

Fonte: dados primários.

O bloco de meses e dias referentes ao produto Marlete se repete para os demais produtos comercializados pela empresa. Ao final da planilha foi inserido um resumo mensal da produção, onde é possível visualizar as horas dispensadas no

processamento dos produtos de forma individual e no total geral. Um último bloco de informações referentes a quantidades produzidas no mês também foi adicionado à planilha com o objetivo de facilitar posteriores cálculos de produtividade.

Finalizando a base de dados do sistema, percebeu-se a necessidade de se conhecer informações a cerca das receitas da empresa. Mais especificamente sobre a participação de cada produto na composição do faturamento total. Essa informação é de vital importância para o rateio das despesas da empresa aos diferentes produtos e para o cálculo de seu ponto de equilíbrio. A planilha de controle das receitas é apresentada na figura 13.

Figura 13 – Planilha de controle das receitas.

Fonte: dados primários.

A “alimentação” dessa planilha é relativamente simples, bastando entrar com os valores correspondentes ao faturamento mensal de cada produto. Os demais cálculos são realizados automaticamente. O bloco de informações referentes à porcentagem de participação serve para, além de fornecer dados para outras planilhas, proporcionar um acompanhamento periódico do perfil de vendas da organização.

Finalizada a construção da base de dados do sistema partiu-se então para a elaboração e programação das planilhas que irão realizar o processamento dos dados levantados. Para tanto, formulou-se três planilhas, são elas: “Gastos com Mão-de-obra”, “Custos e Despesas” e “Rateios”. Essas planilhas tinham como objetivo principal realizar as devidas provisões, classificações e rateios dos gastos da empresa, que até então não haviam sido processados. As informações obtidas

nessas planilhas são então utilizadas na parte gerencial do sistema, onde são apresentados gráficos e informações mais trabalhadas sobre os custos da organização.

A necessidade dessas planilhas de processamento foi percebida no momento do levantamento dos primeiros dados sobre os gastos gerais da empresa. Um dos fatores que evidenciaram essa necessidade foi a identificação de que as informações sobre os salários e encargos trabalhistas eram consideradas sem que houvesse uma provisão mais adequada dos gastos com décimo terceiro salário e férias dos funcionários. Diante disso, optou-se por desenvolver uma planilha de controle que fosse capaz de realizar uma provisão, mesmo que aproximada, dos encargos trabalhistas não identificados anteriormente e do custo por hora da mão- de-obra direta da fábrica. Os dados que são processados por essa planilha são retirados exclusivamente da planilha de controle dos gastos gerais, mais especificamente nas linhas referentes à folha de pagamento e encargos (INSS e FGTS).

O primeiro bloco de informações da planilha de gastos com a mão-de-obra tem como principal objetivo organizar e realizar o cálculo das provisões dos dados referentes a gastos com pessoal da planilha de gastos gerais. Após esse processamento os valores totais dos gastos com mão-de-obra são então separados e classificados em gastos com mão-de-obra direta, indireta e de vendas. Onde também são realizadas as devidas provisões. Os cálculos da planilha, em sua maioria, são realizados automaticamente, com exceção para o custo horário da mão-de-obra direta. Nesse bloco de informações o usuário deve informar a quantidade de dias úteis nos respectivos meses e a carga horária padrão da fábrica, obtendo-se assim o custo por hora da mão-de-obra. As informações processadas nesse ponto são utilizadas pelas planilhas de custos e despesas e de rateios. A figura 14 apresenta a estrutura utilizada na elaboração da planilha.

Figura 14 – Planilha de gastos com a mão-de-obra.

Fonte: dados primários.

Após o processamento dos dados referentes aos gastos com a mão-de-obra, pode-se então realizar a separação dos gastos gerais totais da organização em custos e despesas. O sistema proposto realiza essa tarefa através da planilha de processamento dos custos e despesas. Os dados “tratados” nessa planilha são obtidos das planilhas de controle dos materiais diretos, dos gastos gerais, dos gastos com a mão-de-obra e das horas trabalhadas.

Todo o processamento e cálculos da planilha são realizados automaticamente. No primeiro bloco de informações os gastos referentes aos processos de obtenção de receitas são classificados como despesas. Sendo então subdivididos em despesas administrativas, despesas de vendas e despesas diretas (impostos e comissões). Os gastos que estão associados aos processos produtivos

são encontrados no segundo bloco de informações da planilha. São então classificados como custos e subdivididos em diretos e indiretos. No final da planilha foi adicionado ainda um bloco de informações referente ao percentual de participação de cada tipo de custo e despesa no total dos gastos gerais. A ilustração da planilha de custos e despesas é apresentada na figura 15.

Figura 15 – Planilha de custos e despesas.

Fonte: dados primários.

Cabe aqui destacar que os totais das contas referentes à energia elétrica e telefone aparecem como custos indiretos e despesas de vendas, respectivamente, devido a relativa dificuldade em realizar a separação de suas partes direta e indireta, bem como a identificação das partes que seriam custos e despesas. Isso ocorre principalmente devido ao fato de que a energia elétrica e o telefone são compartilhados para todo o prédio. Dessa forma, tanto a fábrica quanto os outros empreendimentos da família acabam utilizando esses recursos. Nesse contexto, após a constatação de que os valores não são relativamente expressivos frente às outras contas, decidiu-se classificar os gastos com energia elétrica e telefone dentro dos processos que mais consumiam esses recursos. Decisão esta tomada com base na inviabilidade referente a custo/benefício da identificação das diferentes partes dessas contas.

É importante ressaltar ainda que os custos diretos informados na planilha de custos e despesas aparecem em valores totais e também separadamente para cada produto. Essa formatação foi escolhida para simplificar a programação das demais planilhas do sistema. Com esse mesmo objetivo é que o campo referente à mão-de- obra ociosa (tempo de mão-de-obra da fábrica que não é utilizado diretamente na produção) foi mantido no bloco de custos diretos. Entretanto, esse valor é tratado como custo indireto e somado à mão-de-obra indireta na realização dos rateios.

Processo esse que poderá ser realizado com as informações geradas após a separação dos gastos em custos e despesas.

A parte do sistema que é responsável pelo rateio dos custos e despesas indiretas aos produtos é a planilha de rateio. Os dados a serem processados nessa planilha são obtidos nas planilhas de gastos com a mão-de-obra e na planilha de custos e despesas. Outras duas planilhas do sistema geram informações para os rateios, são elas: horas trabalhadas e receitas. Porém, essas últimas servem basicamente como fonte de informações para os critérios de rateio utilizados. Os rateios realizados na planilha são dos valores correspondentes às despesas e custos indiretos, sendo informada a parte desses gastos que cabe a cada produto e os critérios de rateio utilizados. Na figura 16 é possível visualizar a planilha de rateios até o mês de junho.

Figura 16 – Planilha de rateios.

Fonte: dados primários.

A coluna da planilha de rateios onde aparecem os critérios utilizados na alocação tem uma função somente informacional para o usuário. Os cálculos utilizados nos rateios são realizados de forma automática, diretamente nas células correspondentes aos meses e contas detalhadas. A escolha dos critérios foi feita com base no grau de relação que existe entre as contas descritas e o critério a ser utilizado. Nesse sentido, o critério de rateio mais coerente para realizar a alocação

das despesas aos produtos é a porcentagem de participação nas vendas. Onde o produto que mais vende recebe uma parcela maior de despesas.

O mesmo raciocínio foi utilizado na escolha dos outros critérios, tentando sempre associar os gastos a ratear com os processos que tem mais relação com os seus fatores geradores. Dessa forma, o produto que mais consumiu tempo da mão- de-obra direta deve receber uma maior parcela dos custos referentes à mão-de-obra indireta, energia elétrica e refeitório. Pois esses custos possuem uma relação bastante próxima com a quantidade de tempo que se utiliza no processamento dos produtos. De forma análoga, os demais custos indiretos têm uma relação mais próxima com o volume de produção da fábrica, sendo possível utilizar então o consumo de matéria prima como critério de rateio.

Finalizado o processamento dos dados sobre os gastos da empresa pôde-se então realizar a programação da parte gerencial do sistema. As planilhas que compõem essa etapa do projeto têm como objetivo principal fornecer informações úteis para análise da situação dos custos dos produtos e que auxiliem na tomada de decisão. Para tanto foram projetadas quatro planilhas, são elas: Custeio por Produto, Mark-up, Ponto de Equilíbrio e uma parte destinada para Gráficos.

A primeira planilha gerencial do sistema é a de custeio por produto. Nessa planilha pode-se obter informações mensais sobre os custos de cada produto processado e comercializado pela organização. Os cálculos são realizados automaticamente, basta o usuário clicar no botão referente ao mês que se deseja realizar a análise. Ao lado direito dos botões aparecerá o mês que está ativo, ou seja, o mês cujas informações sobre os custos dos produtos estão sendo apresentadas nas tabelas.

O método de custeio que foi utilizado como base para a construção de todo o sistema foi o de custeio por absorção. Entretanto, algumas adaptações foram realizadas para melhor se adequar às necessidades de informações da empresa.

Um exemplo é a participação das despesas indiretas na composição do custo total dos produtos.

Segundo o conceito de custeio por absorção as despesas da organização não devem compor os custos dos produtos, mas sim serem lançadas diretamente contra o resultado da empresa. Porém, para a organização pesquisada, essa metodologia não seria muito eficaz, pois a identificação dos custos para o cumprimento de normas fiscais e composição de estoques geraria informações incompletas sobre o

custo total dos produtos. Nesse sentido, de forma complementar, optou-se por utilizar o método de custeio integral, abrangendo também as despesas indiretas da empresa. Dessa forma, as despesas administrativas e de vendas podem ser devidamente apropriadas aos diferentes produtos para que se obtenha uma “leitura”

mais completa da composição de seus custos totais. Na figura 17 é possível visualizar a estrutura da planilha de custeio por produto.

Figura 17 – Planilha de custeio por produto.

Fonte: dados primários.

Foi construída uma tabela de custo para cada produto. Os campos referentes aos custos diretos, custos indiretos, despesas indiretas de vendas e despesas indiretas de administração foram separados e detalhados de tal forma que se torne possível uma identificação mais fácil e rápida das contas que tem maior impacto no custo total do produto. A coluna das tabelas referente aos totais das contas tem seus valores retirados das planilhas de custos e despesas e de rateios. Esses valores são então divididos pela quantidade produzida no mês, que é apresentada na coluna de unidades (Kg), gerando a informação dos custos unitários de cada produto. Além de gerar informações importantes para análises diversas por parte da gerência da empresa, a planilha de custeio fornece ainda dados para a próxima planilha gerencial do sistema, a planilha de mark-up.

Com o intuito de simplificar a programação e a utilização do sistema o cálculo do mark-up é realizado com base no mesmo mês de análise utilizado na planilha de custeio. Assim sendo, para melhor identificar a fonte dos dados que estão sendo utilizados, no início da planilha de mark-up há um campo indicando qual mês está ativo no momento da visualização. Caso o usuário necessite alterar o mês de análise isso deve ser feito clicando no botão do mês desejado na planilha de custeio.

A formatação utilizada na planilha de mark-up segue as mesmas linhas da planilha de custeio, tendo uma tabela para cada produto. O Mark-up é calculado com base no custo integral do produto. Como já se conhece os valores totais das despesas administrativas e de vendas que cabem a cada produto elas aparecem automaticamente nas tabelas. Caso o usuário opte por utilizar a porcentagem média de participação das despesas indiretas no total das receitas, basta informar o valor correspondente no campo “despesas indiretas (opção)” que os valores monetários inseridos por padrão são retirados do cálculo. O usuário deve ainda informar a alíquota de imposto que incide sobre seus produtos, o percentual de comissões que são pagas aos vendedores e a margem de lucro desejada na comercialização dos produtos. Após a inserção desses dados a planilha gera o Mark-up divisor e multiplicador, bem como o preço de venda sugerido com base nas informações fornecidas.

Essa planilha não tem o objetivo de simplesmente apontar qual será o preço de venda que deve ser praticado pela empresa. Uma vez que esses preços são definidos por uma série de variáveis de mercado, as informações obtidas com a

aplicação do mark-up devem ser utilizadas como balizadoras para a tomada de decisão. A figura 18 apresenta uma ilustração da planilha de cálculo do mark-up.

Figura 18 – Planilha de cálculo do mark-up.

Fonte: dados primários.

A última planilha gerencial do sistema é a de ponto de equilíbrio e há também sete gráficos após as planilhas. Os gráficos servem para fornecer uma visualização mais clara do comportamento de alguns números apresentados no sistema durante o período apurado de 12 meses. Esses gráficos serão mais bem explicados e analisados juntamente com os dados da empresa. Já a planilha do ponto de equilíbrio, por sua vez, foi construída com o objetivo de calcular esse indicador que

se constitui em uma informação importante para o gerenciamento e controle dos níveis de produção e venda da organização.

Para o cálculo do ponto de equilíbrio optou-se por realizar uma média trimestral dos valores correspondentes ao indicador. Esse período de tempo de três meses foi adotado pelo fato de que não seria interessante somente identificar qual foi o ponto de equilíbrio em um determinado mês, mas sim se ter uma noção aproximada do ponto em que as receitas se igualam aos custos totais da empresa.

Dessa forma os gestores podem melhor acompanhar e projetar os volumes de produção e vendas da organização.

A estrutura utilizada na construção da planilha de ponto de equilíbrio é similar as demais planilhas gerenciais do sistema. Na parte superior da planilha encontram- se os botões referentes aos trimestres que se deseja analisar. Ao lado direito desses botões é apresentado o trimestre ativo, ou seja, aquele cujas informações estão sendo mostradas nas tabelas. Após a escolha do trimestre desejado e da inserção das informações sobre preço, impostos e comissões a planilha calcula automaticamente o ponto de equilíbrio da empresa. A planilha de ponto de equilíbrio é ilustrada na figura 19.

Figura 19 – Planilha de ponto de equilíbrio.

Fonte: dados primários.