Fluxograma

Para abranger a importância de fluxograma, Schmenner (1999, p. 54) explica que “[...]

é uma descrição seqüencial que destaca quais fases operacionais são executadas antes de outras e quais podem ser feitas paralelamente”. Corrobora Araújo (1994, p. 94) “[...] procura apresentar a rotina passo a passo, ação por ação”.

A finalidade dos fluxogramas para Rocha (1987, p. 98) é:

Colocar em evidência a seqüência lógica de um trabalho, de modo que haja uma visão para a execução de suas fases, dando assim condições, caso seja necessário, para que uma análise sobre as mesmas seja efetuada, com o intuito de melhorar o método utilizado, racionalizando, com tal procedimento, recursos humanos e materiais.

Existem vários tipos de gráficos, mas o mais importante por excelência, para trabalhos de análise administrativa, é o fluxograma, que representa o fluxo e a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento. Os símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação (CURY, 1994).

Entre as técnicas mais usadas, destaca-se o fluxograma, para Cruz (1997, p. 113) “[...]

pode assumir uma interminável série de nomes, formas e pequenos detalhes que não invalidam o caráter geral da técnica desenvolvida para desenhar o fluxo de processos, como, aliás, está no significado etimológico da palavra fluxograma”.

Os fluxogramas desempenham função importante dentro da empresa, estudando a maneira de desenvolver as atividades, através de uma completa, ordenada, detalhada e fidedigna disposição de fatos concernentes ao funcionamento de uma organização, auxiliando a descobrir pontos que, representam falhas de natureza diversas, podem responder pelas deficiências apontadas (ROCHA, 1987).

O procedimento de um processo de produção, na visão de Schmenner (1999, p. 55)

“[...] é mais que uma série de operações executadas em um conjunto de materiais, o fluxograma pode descrever o processo, a seqüência das etapas do processo, a tecnologia e os equipamentos, a capacidade dos passos do processo, as tarefas requeridas da força de trabalho”.

A função dos fluxogramas, para Rocha (1987, p. 98) “[...] é procurar mostrar o modo pelo quais as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o “chefe” diz aos funcionários que as façam”.

Para maximizar o levantamento, o analista pode utilizar 19 estratégias, que são as seguintes segundo Cury (1994, p. 296-298):

1- A análise dos serviços deve começar pelas rotinas mais importantes;

2- A revisão das rotinas mais importantes afetará as rotinas subsidiárias, que se agrupam em torno das mais complexas;

3- Na análise, sempre definir claramente, o objetivo ou a finalidade da rotina;

4- Iniciar, sempre, a análise por gráficos representativos das rotinas;

5- Trabalhar somente com casos reais, identificar todos os detalhes, que podem ser importantes para a solução final;

6- Trabalhar com cópias de relatórios e de todos os formulários que integram a rotina;

7- No levantamento, passar por todos operadores, ouvindo cada empregado, separadamente;

8- Verifique o que é feito, por cada operador, percorrendo, os arquivos utilizados e examinando a documentação pertinente;

9- Sente-se à mesa do empregado, pois assim ele ficará mais à vontade com você aprenderá melhor do que se o deslocar do locar de trabalho, onde ele poderá se sentir inibido;

10- Concentre sua atenção nas rotinas que você esta acompanhando, sem deixar de examinar as providências tomadas em casos especiais;

11- De cada operador, pergunte, durante a conversa: de quem ele recebe o trabalho?

Como ele recebe o trabalho? O que faz exatamente? Como ele passa o trabalho? Para quem ele passa o trabalho?

12- Lembre-se: as respostas recebidas dos diferentes empregados devem concordar com o fluxo geral do trabalho, qualquer dúvida ou omissão, utilize-se da observação pessoal;

13- É importante criar um clima propício, deixando o empregado à vontade, diga-lhe qual o seu papel; mostre que você está acompanhando o fluxo de trabalho e que não é o procedimento individual que lhe interessa no momento; faça o empregado sentir à importância de sua opinião para o sucesso do trabalho;

14- Concentre-se na rotina de trabalho, as pessoas explica-se melhor quando o analista é calmo, simpático e impessoal;

15- Quando se tornar importuno, pode-se conduzir o empregado a fazer comentários e dar explicações;

16- Se, durante o levantamento, o empregado lhe disser algo confidencial, não faça anotações, não obstante serem valiosas no desenvolvimento do trabalho de racionalização;

17- Caso surjam algumas idéias ou lampejos, durante a entrevista, anote-os, pois eles podem não surgir uma segunda vez;

18- Estando completo o levantamento, será de grande valia a elaboração do fluxograma, para a visualização da rotina existente;

19- Um bom fluxograma pode mostrar que um trabalho que poderia ser feito por uma pessoa está sendo feito por várias pessoas; um fluxograma evidencia que os mesmos

documentos retornam a um mesmo operador várias vezes, assim, cada passo que constitui a rotina deve ser analisado com cuidado, a menos que seja evidente não ser necessário na rotina revista.

Com o levantamento, registrando realmente o método atual em que a empresa se desenvolve, segundo Cury (1994, p. 298) as vantagens podem ser:

Fornecer uma base para exame e discussão; fazer uso de boas idéias já existentes;

reduzir a possibilidade do analista não perceber atividades essenciais; fornecer um meio de avaliar um sistema em comparação com outro; auxiliar na redução de manuais de procedimentos.

O fluxograma mostra como está sendo o desenvolvimento dos processos, no diagrama, diferentes símbolos ganham diferentes significados entre eles como salientado por Schmenner (1999): o retângulo (fase do processo, uma atividade na qual algo é realizado), o triângulo (indica existência de estoque ou ponto em que o pedido ou processo pára à espera que outra coisa aconteça), o círculo (ponto de inspeção), o losango (ponto de decisão, geralmente dispondo de, no máximo, dois caminhos) e as setas (para indicar a interligação dos elementos do processo). A figura 01 mostra estes símbolos.

Figura 01. Descrição dos símbolos

Fonte: Mattos (1980 apud ARAÚJO, 1994, p. 102).

Para Araújo (1994) e Cruz (1997) as figuras de fluxogramas existentes podem ser:

sintético, blocos, esqueleto, procedimentos, vertical e horizontal, vertical, documentos, integrado. Colabora Schmenner (1999) com as figuras de fluxogramas de processo e de informação.

Na figura 02 a seguir apresenta o fluxograma sintético, onde Araújo (1994, p. 99) diz

“[...] nada mais é do que a representação de uma seqüência dos vários passos ou de grupo de passos relativos a determinado processo, onde é oferecida uma idéia genérica do que é feito na rotina”.

Essa técnica serve para representar genericamente um processo, um conjunto de atividades ou parte de um conjunto maior, é interessante quando precisamos ter apenas um conhecimento superficial do conjunto de operações e poder discutir (CRUZ, 1997).

Figura 02. Fluxograma sintético

Fonte: Ronchi (1976 apud ARAÚJO, 1994, p. 100).

A técnica que permite a representação do fluxo alternativo, ou seja, é possível estabelecer o processo positivo e negativo, que tem a finalidade orientar preliminarmente o levantamento detalhado do processo é o fluxograma de blocos, como mostra a figura 03 (ARAÚJO, 1994).

O fluxograma de blocos é esclarecido por Cruz (1997, p. 120) como “[...] pode apresentar o fluxo alternativo quando este existir; pode estabelecer se o processo é positivo ou negativo; os passos da atividade podem ser escritos dentro do símbolo”.

Figura 03. Fluxograma de blocos

Fonte: Faria (1982 apud ARAÚJO, 1994, p. 101).

A figura 04 de fluxograma esqueleto é explicada por Araújo (1994, p. 104) “[...]

oferecem documentos ou informações para o andamento do processo”.

Figura 04. Fluxograma esqueleto

Fonte: Mattos (1980 apud ARAÚJO, 1994, p. 101-102).

No fluxograma de procedimentos cada símbolo exprime um aspecto específico da rotina, é fundamental quando há uma reunião para discussão do objetivo de estudo é possível um detalhamento bem maior, a figura 05 mostra (ARAÚJO, 1994).

Figura 05. Fluxograma de procedimentos

Fonte: Addison (1976 apud ARAÚJO, 1994, p. 105).

A aplicação da técnica de fluxograma vertical e horizontal exige uma razoável formação e experiência, que as pessoas em contato com o gráfico também conheçam sua elaboração, sua função é a rápida demonstração do fluxo, a redação dos passos permitida pelo gráfico, e o registro ou a unidade ou quem executa o passo, a figura 06 representa como é o funcionamento do processo (ARAÚJO, 1994).

Figura 06. Fluxograma vertical e horizontal Fonte: Addison (1976 apud ARAÚJO, 1994, p. 106).

O fluxograma de documentos, segundo Araújo (1994, p. 110) “é uma técnica de abordagem a problemas e demandas vinculadas a vias, cópias originais de documentos.

Devido a sua simplicidade de elaboração, leitura e interpretação, podem indicá-lo para uso em situações pouco complexas e com o pessoal envolvido, qualquer que seja o nível”. A figura 07 representa essa técnica.

Figura 07. Fluxograma de documentos

Fonte: Ronchi (1976 apud ARAÚJO, 1994, p. 109).

O fluxograma vertical foi criado segundo Cruz (1997, p. 121) “[...] para levantamento e análise de rotinas; permite que mesmo profissionais de países de idiomas diferentes o entendam; por utilizar uma simbologia conhecida internacionalmente”.

A característica do fluxo vertical é a sua simplicidade, a identificação do trajeto é imediato, fácil aplicação e entendimento (ARAÚJO, 1994). A apresentação dessa ferramenta é mostrada na figura 08.

Figura 08. Fluxograma vertical

Fonte: Mattos (1980 apud ARAÚJO, 1994, p. 108).

Para entendermos o fluxograma integrado, representado na figura 09, a inclusão das colunas para o tempo e distância preenche uma demanda de muitos interessados no campo da

análise organizacional, para Araújo (1994, p. 110) “[...] é uma tentativa de integrar todas as informações objetivas da rotina em uma só planilha. O gráfico é todo em colunas, e o sentido de seu preenchimento é vertical”.

Figura 09. Planilha de fluxograma integrado Fonte: Araújo (1994, p. 111).

Os fluxos 10 e 11, de processo e o fluxo de informação em parceria são de imensa ajuda as empresas, usados com níveis bastante diferentes e detalhados, com objetivo de se ter uma visão geral do processo (SCHMENNER, 1999).

Ao monitorar as estatísticas no próprio fluxograma de processo ou de informação, os trabalhadores e gerência podem examinar o processo com facilidade e começar a questionar o modo de fazer as coisas e quais seriam as melhores possíveis (SCHMENNER, 1999).

Figura 10. Fluxograma de informação Fonte: Schmenner (1999, p. 56).

A respeito de fluxograma de processo, são funcionais, ajudam à compreensão do trabalho de análise de processos, mas não devem ser superestimados, se o levantamento de dados não for bem feito, o fluxograma, qualquer que seja a técnica empregada, não servirá de nada (CRUZ, 1997). Pode-se verificar seu funcionamento na figura 11.

Figura 11. Fluxograma de processo Fonte: Schmenner (1999, p. 55).

Quando se trabalha com um diagrama mais detalhado do fluxo de processo, salienta Schmenner (1999, p. 57) que “pode ser acrescentado uma variedade de estatísticas úteis que

ajudam a definir o processo e seus problemas e capacidades: capacidades, tempo gasto, força de trabalho envolvida, resultados qualitativos, composição de valores ou de custos”.

As vantagens dos fluxogramas podem ser identificadas, segundo Cury (1994, p. 316):

Permitir verificar como funcionam, realmente, todos os componentes de um sistema, mecanizado ou não, facilitando a análise de sua eficiência; entendimento mais simples e objetivo do que o de outros métodos descritivos; facilitar a localização das deficiências, pela fácil visualização dos passos, transportes, operações, formulários etc...; aplicação a qualquer sistema, desde o mais simples aos mais complexos; o rápido entendimento de qualquer alteração que se proponha nos sistemas existentes, por mostrar claramente as modificações introduzidas.

Na elaboração de um fluxograma, deve retratar uma situação de fato, procurando demonstrar como as coisas são realmente feitas, através de pesquisa minuciosa junto às unidades organizacionais em exame, deve fazer um levantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo (CURY, 1994).