4.3 Os processos internos de prestação de serviços
4.3.2 Processos de trabalho no departamento pessoal
O departamento pessoal é constituído por três setores: admissão, compensação e desligamento.
● O setor de Admissão de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo de integração do indivíduo na empresa, dentro dos critérios administrativos e jurídicos.
● O setor de Compensação de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de controle de freqüência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições.
● O Setor de Desligamento de Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de desligamento e quitação do contrato de trabalho, estendendo-se na representação da empresa junto aos órgãos oficiais (DRT, Sindicato, Justiça do Trabalho, etc.) e cuidar de toda rotina de fiscalização.
Neste momento apresentam-se os processos de confecção da folha de pagamento, registro de funcionários e cadastro no sindicato, e posteriormente pode-se observar os processos do departamento pessoal através do fluxograma 14.
Confecção da folha de pagamento 1- Preparação mensal da folha de pagamento;
1.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em cálculos – inicializar (não esquecendo de verificar o grupo de empresa a ser calculado no momento);
2- Apurar as horas nas fichas de ponto das empresas que possuem horas extras;
2.1-Somar as horas extras, faltas e folgas dos funcionários, através de suas fichas de ponto;
2.2-Dentro da função inicializar, digitar todas as verbas necessárias sendo horas extras, falta, etc.
3- Cálculo da folha de pagamento do mês;
3.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em cálculos – calcular (também não esquecendo de verificar o grupo de empresa);
4- Imprimir os resumos da folhas de pagamento;
4.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em- relatórios - item relação de cálculo e resumo de cálculo da folha (não esquecer grupo de empresa);
5- Conferir os resumos da folha de pagamento;
5.1-Verificar se os valores dos salários, horas extras, reflexos horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, redução da hora noturna, art.71§4 e demais proventos; bem como os descontos do INSS, contribuições, demais descontos, e valor do FGTS estão corretos;
6-Refazer e imprimir novamente os resumos que apresentaram erros;
6.1-Utilizar os procedimentos dos itens 2, 3 e 4;
7- Imprimir as guias de GPS (INSS), GFIP E RE’S (FGTS) das empresas:
7.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em relatórios – guias – GFIP colocar o grupo de empresa ou número desejado e clicar no item arquivo que está do lado direito do quadro, após clicar no botão com formato de disquete e obedecer às instruções que o programa vai mostrando;
7.2-Dentro de o programa SEFIP clicar no botão importar folha que está localizado acima, depois de importado o arquivo clicar em executar e seguir as instruções do próprio programa;
7.3-Para envio do arquivo deve acessar o programa conectividade social (que já será acessado dentro do programa SEFIP) clicar no item operação com SEFIP em seguida envio de RE, irá abrir um outro quadro e clicar no item adicionar, após de adicionar o arquivo clicar no item enviar colocar a senha e aguardar, em seguida abrirá um quadro onde se deve clicar em salvar selo feito isso se fecha todos os programa conectividade social.
7.4 – Impressão das guias deve-se voltar ao programa SEFIP e clicar no item relatórios – GRF/protocolo onde serão impressas as guias de FGTS e protocolo de envio, para impressão da guia de INSS e RE entrarem em movimento também dentro do item relatório.
8- Após imprimir as guias de GPS e GFIP, devemos imprimir as guias de IRPF e PIS folha de pagamento das empresas que possuem:
8.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em relatórios – Darf onde se escolha o tipo de Darf a ser impressa seja IRRF ou PIS;
9- Imprimir os recibos de salários das empresas;
9.1-Dentro do sistema da folha de pagamento entrar em relatórios – recibo de pagamento;
10-Colocar os vencimentos nas guias;
10.1-Colocar em cima de cada guia do vencimento data de pagamento e o local do pagamento da guia;
11- Carnê de INSS
11.1-Imprimir carnê de INSS dos empregados domésticos e autônomos obedecendo à lista dos mesmos no programa GPS localizados na área de trabalho.
12-Separar todos os resumos; guias e recibos por empresas;
12.1-Separar os resumos da folha de pagamento, guia de GPS (INSS), FGTS, IRPF, carnê INSS, PIS e recibos salários por empresas e juntar tudo com clips;
12.2-Fazer e imprimir o protocolo de cada empresa obedecendo à ordem e a data de vencimento das mesmas.
13- Entregar para a pessoa responsável pela entrega desses documentos;
14-Conferir o protocolo de entrega para verificar se as empresas receberam os documentos e assinaram o mesmo;
Registro de funcionário
1- Solicitar todos os documentos do empregado, conforme relação de documentos necessários para seu registro;
2- Solicitar o exame médico admissional do empregado, o qual deve ser feito antes de sua Admissão;
3- Registro de funcionário dentro do sistema de folha de pagamento;
3.1-Dentro de o sistema ir a cadastro – cadastro de empregado, após ter feito o registro imprimir a ficha de registro clicando no botão imprimir e informar o número em que o empregado foi cadastrado e imprimir a ficha cadastral básica I;
3.2-Para impressão do contrato de experiência (quando houver) deve-se ir a relatórios – relatórios cadastrais e imprimir o contrato de experiência II e demais documentos também serão impressos na opção acima.
4-Efetuar o registro do empregado na CTPS (Anotações devem ser feitas nas páginas de contrato de trabalho e Anotações gerais);
Cadastro de sindicato
1- Estar em posse da CCT - Convenção de Coletiva de trabalho do sindicado dos trabalhadores, após ler toda a convenção coletiva seguir adiante;
2- Entrar no sistema da folha de pagamento
2.1- Após abrir o sistema da folha, entrar em cadastro – cadastro de sindicato onde devem ser preenchidos todos os campos conforme está discriminado no sistema, observando o número de meses para média do 13°salário e férias, bem como o tempo mínimo de trabalho que o funcionário devera ter na empresas para ter direito as férias proporcionais, quando pede demissão na empresa, discriminar os meses em que terão desconto das contribuições
confederativas, assistenciais e outras como também o mês do desconto da contribuição sindical que deve ser descontada dos empregados;
2.2-Para cadastrar classe salarial deve-se entrar no item cadastro de classe e salários normativos tudo conforme consta na convenção coletiva. O fluxograma 14 descreve os processos do setor.
Figura 14: Fluxograma de Processos do departamento pessoal Fonte: Elaborado pela acadêmica
4.3.3 Processos de Trabalho no Despachante de Trânsito
O despachante de trânsito visa o atendimento de clientes de forma rápida, primando pela eficiência buscando sempre os menores prazos para execução de todos os serviços, com seriedade e extremo profissionalismo.
Atendimento a clientes no balcão, orçamento, xérox, telefone, fax, internet.
O cliente pode solicitar os seguintes serviços: licenciamento, transferência, 2ª via de CRV ou CRVL ou alteração de dados.
Processo de integração do indivíduo na empresa Critérios administrativos e jurídicos
Processo de controle de freqüência dos funcionários Pagamento de salários e benefícios
Impostos Pagamentos
Contribuições sindicais
Taxas
Processo de desligamento e quitação do contrato de trabalho
Representação da empresa
Nos órgãos oficiais
DRT Sindicatos Justiça do Trabalho Registro de
funcionários
Confecção de folha de pagamento Impressão
Importação para o dpto.
fiscal Exame
admissão
Exame demissional
Liberação FGTS
Informação do CAGED
Departamento Pessoal
Cadastro no
sindicato Rotina de
fiscalização Desligamento
Compensação Admissão
Itens a serem observados:
1 – Na entrega dos documentos do cliente para o despachante exige-se a entrega de um protocolo, na retirada dos documentos, os clientes são obrigados a entregar o protocolo e assinar a ordem de serviço.
2 – Três vezes por mês fazer visitas às garagens, mesmo que não haja documentos para pegar.
3 – Três vezes por mês fazer visitas aos bancos, e ficar em contatos com os operadores.
4 – Fazer relatório mensal, receita, despesas e valores a receber.
5 – Material para o setor sempre em dia, o estoque de cadastro e protocolos exige-se 300 de cada por mês, papel para xérox e formulário contínuo.
6 – Cobrança sempre em dia, através de telefonema, SPC e quando necessário se vai à casa do cliente.
Serviços Solicitados:
Licenciamento
1 - Xérox do licenciamento ou recibo Transferência
1 - Xérox da identidade e CPF
2 - Xérox comprovante de residência (água/luz ou telefone) em nome do proprietário ou do pai ou da mãe. Caso não esteja, assinar e reconhecer uma declaração de residência.
3 - Vistorias feita pela Citran de Camboriú – SC, ou vistoria lacrada com a (C.I).
4 - Recibo de compra e venda assinado e reconhecido pelo vendedor e assinado pelo comprador. Caso o vendedor passe poderes para outro reconhecer o recibo para desistência, providenciar a procuração.
2ª via CRV ou CRVL
1 – Requerimento de solicitação de 2ª via, reconhecido em cartório.
2 - Xérox identidade e CPF autenticados
3 - Xérox comprovante de residência (água/luz ou telefone) em nome do proprietário ou do pai ou da mãe. Caso não esteja, assinar e reconhecer uma declaração de residência.
4 - Vistorias feita pela Citran de Camboriú – SC, ou vistoria lacrada com a (C.I), exceto 2ªvia CRVL (não precisa de vistoria).
5 - B.O. (boletim de ocorrência).
1º Emplacamento
1 - Nota Fiscal original (com decalque do chassi e motor) 2 – Xérox da identidade e CPF
3 – Xérox comprovante de residência (água/luz ou telefone) em nome do proprietário ou do pai ou da mãe. Caso não esteja, assinar e reconhecer uma declaração de residência.
Alteração de dados
1 – Xérox da identidade e CPF
2 – Xérox comprovante de residência (água/luz ou telefone) em nome do proprietário ou do pai ou da mãe. Caso não esteja, assinar e reconhecer uma declaração de residência.
3 - Vistorias feita pela Citran de Camboriú – SC, ou vistoria lacrada com a (C.I).
4 – Recibo de compra e venda
5 – Requerimento assinado e reconhecido solicitando a alteração 6 – Notas fiscais da alteração e peças quando necessário
7 – Quando for alterar carroceria/combustível exige-se atestado do INMETRO.
8 – Quando for alterar para aluguel exige-se alvará e declaração da prefeitura.
Depois de solicitado o serviço, o documento é colocado para cadastrar, imprimir cadastros, protocolos, pagar taxas, emitir relatório diário, fazer ficha do cliente, imprimir e colocar no fichário. Entrar no Creditan para fazer os pagamentos de taxas, seguros, IPVA e multas se houver. O dinheiro recebido é depositado na conta do Besc ou no Creditran.
Para entrar no banco creditran (cooperativa) 1 – Entrar na internet www.creditran.com.br 2 – Digitar número da conta
3 – Digitar a senha
4- E escolher o que você deseja pagar
- Documentos são enviados para delegacia fazer e emitir, no prazo de 2 dias para nos devolver. Diariamente é pego os que estão prontos e devolvidos com problemas.
- Documentos prontos são baixados no relatório diário manual e computador, se pega as ordens de serviços e anexa ao documento.
- Quando são veículos zero, é enviada para Citran a nota fiscal e é gerada primeira placa e renavam e devolvidos pra nós, e em seguida é incluída no sistema a placa e renavam. Pago a taxa de primeiro emplacamento, IPVA e seguro e é enviado novamente para Citran, quando prontos nós pegamos e trouxemos para o escritório e então é feito à placa. Todos os documentos prontos são ligados para os clientes, avisando-os para que busquem seus documentos.
- Os devolvidos com problemas pela Citran, são resolvidos imediatamente, quando for por problemas de bancos, é ligado e passado fax para os mesmos. Quando for por outros
problemas (garagens, documentos faltantes) é ligado para o cliente para o mesmo comparecer no escritório para solucionar os problemas possíveis.
- Despachantes de fora e garagens ligam para nós buscar documentos. O documento é apanhado, separado, colocado à data que recebemos e a data que vai vencer o recibo na frente do documento, anota-se o que está faltando e liga-se para o cliente. Estes documentos e os que recebemos no balcão são colocados em uma prancheta por ordem de vencimento do recibo aguardando o cliente.
- Todos os meses, entre o dia 25 a 30, são emitidos as cartas de aviso para os clientes que tem veículos com vencimento de emplacamento no mês seguinte, para lembrar-lhe que poderá pagar o IPVA parcelado e fazer o licenciamento. A entrega da mesma vai até o dia 5 do mês correspondente.
- O controle do dinheiro do caixa é feito todos os dias, lançamento no caderno, e baixado no sistema computadorizado, quando for cheque pré-datado, é arquivado aguardando a data de vencimento, e todos os dias são conferidos (controle), para fazer o respectivo depósito.
- No dia primeiro de cada mês a fábrica de placa envia os comprovantes das despesas de placas e tarjeta feitas por nós, é conferida e alguns dias depois a fábrica é paga pela contabilidade pelo respectivo serviço prestado.
- Despachantes de outras cidades nos enviam licenciamentos para fazermos o mesmo por fax, o documento é feito e colocado no correio, mediante o comprovante de depósito do honorário.
- Todos os meses entre o dia 09 e 10, é avisado por telefone a alguns clientes que desejam pagar ou que já estão pagando o IPVA, para não esquecerem de efetuarem o pagamento.
O fluxograma 15 exibe os processos internos do despachante de trânsito.
Figura 15: Fluxograma de Processos do departamento de despachante de trânsito Fonte: Elaborado pela acadêmica
Despachante de Trânsito
Licenciamento Transferência Alteração de Dados 2ª via CRV ou CRVL
Serviço Solicitado vai para o Detran
Analisa os Processos
Emite Processos corretos
Devolve Processos com Problemas 1º Emplacamento
Entrega das cartas aos Clientes Cobrança por telefone e SPC
Despachante Resolve
Encaminha novamente para Detran
Documentos prontos são entregue para Despachante No Despachante, documentos são baixados como prontos É pego ordem de serviço
Avisado ao cliente que esta pronta
Cadastros e Protocolos
Volta para o despachante para pagar taxas Processos Corretos
Depois de pagos volta para o Detran
Gera taxas Fábrica
de Placas
Entrega vales de placas e tarjetas para conferência
Sim Aprovado cadastro
Não Aprovado cadastro
Cliente
Pagamento até dia 05 de cada mês a fábrica de placas
Guardados na gaveta para entrega Solicitação
do Serviço
Até o dia 05 de cada mês
Emissão de cartas avisos nos dias 25 a 30
4.3.4 Processos de Trabalho no Departamento Societário
A função do departamento societário representado no fluxograma 16 é de acompanhar os processos desde abertura até encerramento de empresas e certidões negativas.
Procedimentos e rotinas do departamento:
1. motorista
Serviços externos em órgãos federais, estaduais e municipais;
2. Elaboração contrato prestação de serviços.
2.1.Contrato de prestação de serviços contábeis; (modelo para necessários ajustes).
2.2. Contrato de prestação de serviço de constituições e baixas de empresas, (modelo para necessários ajustes).
3. Emissão de certidões negativas de débitos.
3.1. Receita federal, site: www.receita.fazenda.gov.br 3.2. Receita estadual, site: www.sef.gov.br
3.3.Procuradoria geral da república, site: www.pgfn.gov.br
3.4.Instituto nacional de previdência social, site: www.previdencia.gov.br 3.5.Fundo de garantia tempo de Serviço, site: www.caixa.gov.br
3.6.Certidão simplificada - junta comercial do estado de Santa Catarina, site:
www.jucesc.gov.br
3.6.1. Emissão boleto bancário no valor correspondente ao serviço solicitado.
3.6.2. Efetuado o pagamento, se aguarda liberação via NET.
3.6.3. Liberado, imprime a certidão simplificada.
3.7.Certidão negativa de falência e concordata fórum da comarca (cópia do CNPJ)
3.8. Certidão negativa débitos municipais. Prefeitura correspondente à localização da empresa.
3.9.Certidão de baixa inscrição municipal. Prefeitura correspondente à localização da empresa
4. Constituição requerimento empresário
Para constituição requerimento empresário, pedimos ao cliente os seguintes documentos:
Identidade e CPF (três vias autenticadas)
Comprovante de residência
Contrato de locação com firma reconhecida
Se casado, certidão casamento e CPF do cônjuge.
IPTU quitado do imóvel de locação
Habite-se imóvel
Depois que esses documentos estão no escritório, vamos elaborar a minuta do contrato.
Depois de elaborado o contrato, é conferido e se tiver tudo ok, damos procedimento ao trabalho.
Procedimento do processo junta comercial:
Capa tarja azul – código 213-5 Nome da firma
Número folhas contrato: 04 vias Código inscrição ato: 080 Descrição ato: inscrição Cidade e data da constituição Nome e assinatura titularem Telefone do titular
Abaixo da capa, e obrigado colocar dados da contabilidade:
Nome e endereço - e-mail – telefone - CNPJ.
Se a empresa for ME ou EPP, teremos que fazer outra capa:
Preenchimento capa tarja azul-código 213-5
Nome da firma
Número de folhas declaração: 02 vias
Código ato: 302 me e 305 EPP (ver tabelas de códigos)
Descrição ato: enquadramento
Cidade e data
Nome e assinatura titularem Telefone do titular
Abaixo da capa, e obrigado colocar dados da contabilidade:
Nome e endereço - e-mail – telefone - CNPJ.
Fazer declaração de ME ou EPP em duas vias, conforme modelo no site: www.jucesc.gov.br.
Fazer requerimento empresário em 04 vias, conforme modelo no site: www.jucesc.gov.br na assinatura requerimento empresário observar o seguinte: “assinatura da firma pelo empresário”: nome por extenso titular; “assinatura empresária”: assinatura titular.
Depois de elaborado todo o processo pagar as taxas:
DARC: R$ 30,00 site: www.jucesc.gov.br
DARF: R$ 2,05 código - 6621 programa do SICALC.
Processo fica assim distribuído:
Capa tarja azul preenchida corretamente;
Requerimento empresário 04 vias preenchidas.
Cópia identidade e CPF autenticada
Certidão casamento.
Declaração ME ou EPP 02 vias
Juntar os dois processos, com as devidas taxas e remetê-las ao escritório da junta comercial de Balneário Camboriú. Pegar o protocolo e aguardar.
Fazer acompanhamento do processo junto ao site: www.jucesc.com.br (processo fica retido junto comercial 01 semana).
Procedimentos processo receita federal.
Após o retorno do processo junta comercial, devidamente registrado, vamos providenciar junto à receita federal o CNPJ da empresa: este registro na receita federal é feito através de programa disponível na página da internet no site da receita federal www.receita.fazenda.gov.br
Sistema CNPJ
Preenchimento do documento FCPJ.
Código 101 - ver tabelas da receita federal.
Depois de preenchido o documento, gravar em disquete e transmitir via internet para receita federal.
A receita federal nos liberará um recibo de protocolo. Em 01 hora, se tudo estiver correto, a receita federal liberará o DBE para ser assinado e reconhecido pelo titular da empresa. Depois de assinado e reconhecido o documento, juntar o requerimento empresário (01 via autenticado) e a declaração de ME ou EPP (01 via autenticado) e remeter via sedex para receita federal. Correio custo R$ 8,10.
Acompanhar processo através do recibo de protocolo pela internet. Após 03 dias o CNPJ é liberado via internet no site da receita federal.
Procedimentos para inscrição estadual.
Agora devemos registrar a firma na secretaria da fazenda estadual, e requerer a inscrição estadual.
Programa FAC
Pagar taxa dar R$ 50,00.
Preenchimento FAC em duas vias. (conforme programa FAC).
Juntar com a FAC, o requerimento empresário, declaração ME ou EPP, identidade e CPF e a taxa paga e encaminhar para escritório da receita estadual-exatoria de Bal.Camboriú.
Se tudo estiver correto, o número da inscrição estadual é fornecido em três dias.
Procedimentos para inscrição municipal
Levar documentação na prefeitura e providenciar o seu cadastro.
Providenciar os devidos alvarás junto à prefeitura.
Pagar as referidas taxas, para andamento de sua inscrição. Inscrição em 01 semana.
Fazer carimbo de inscrição CNPJ e inscrição estadual. (custo R$ 20,00)
Mandar registrar livro na junta comercial – custo taxa DARC R$ 7,50 - “termo de registro de utilização de documentos fiscais e termos de ocorrências”.
Após todos os registros, abrir pasta da firma para IRPJ e IRPF.
Remeter a pasta com registros para todos os setores da contabilidade, para os seus devidos cadastros junto aos órgãos da contabilidade.
Após o retorno da pasta, arquivá-la.
Observação: analisar tipo de atividade do comércio para ver se não precisa registrar a firma em outros órgãos que a compete. Exemplo:
IBAMA
CREA
FATMA
DNPM
ANTT e outros.
Processo de constituição requerimento empresário finalizado.
Constituição sociedade empresária limitada
Para constituição sociedade empresária limitada, pedimos aos clientes os seguintes documentos:
Identidade e CPF (três vias autenticadas dos sócios)
Comprovante de residência dos sócios
Contrato de locação com firma reconhecida
Se casado, certidão casamento e CPF do cônjuge.
IPTU quitado do imóvel de locação
Habite-se imóvel
Depois que esses documentos estão no escritório, vamos elaborar a minuta do contrato.
Depois de elaborado o contrato, é conferido e se tiver tudo ok, damos procedimento ao trabalho.
Procedimento do processo junta comercial.
Capa tarja vermelha – código 206-2 Nome da firma
Numero folhas contrato: 03 contratos Código inscrição ato: 090
Descrição ato: inscrição Cidade e data da constituição
Nome e assinatura sócia responsável Telefone do sócio
Abaixo da capa, e obrigado colocar dados da contabilidade:
Nome e endereço - e-mail – telefone - CNPJ.
Se a empresa for ME ou EPP, teremos que fazer outra capa:
Preenchimento capa tarja vermelha-código 206-2
Nome da firma
Número de folhas declaração: 02 vias
Código ato: 302 me e 305 EPP (ver tabelas de códigos)
Descrição ato: enquadramento
Cidade e data
Nome e assinatura sócios Telefone do sócio
Abaixo da capa, e obrigado colocar dados da contabilidade:
Nome e endereço - e-mail – telefone - CNPJ.
Fazer declaração de ME ou EPP em duas vias, conforme modelo no site: www.jucesc.gov.br.
Fazer contrato social em 03 processos, conforme modelo no site: www.jucesc.gov.br.
Observação: todos os sócios devem assinar contrato social em todas as vias, juntamente com duas testemunhas do escritório, mais assinatura do advogado Ricardo Garcia do escritório contábil.
Para as empresas limitadas, deverão ser preenchidas as FCNs 01 e 02, conforme site da junta comercial.
Depois de elaborado todo o processo pagar as taxas:
DARC: R$ 50,00 site: www.jucesc.gov.br