O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é uma tecnologia de informação disponível ao uso das empresas que desejam ser mais eficientes quanto à tomada de decisões que dependem de informações documentais, bem como na economia de tempo e na redução de custos com fotocópias desnecessárias.
O Jornal do GED (2004, n.61, p.10) define essa tecnologia como “um grupo de tecnologias divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação [...]. Essas tecnologias, trabalham reunidas ou isoladamente [...]”, de modo exemplificado o Jornal do GED (2004, n.63, p.11) apresenta o GED como
uma tecnologia que envolve a organização sistematizada e informatizada, interna e externa de documentos, ao longo do seu ciclo de vida, através de algum tipo de banco de dados ou seu equivalente. Isso é o que o GED, a grosso modo, faz. O GED e suas tecnologias ajudam a gerenciar e organizar documentos que circulam por uma empresa, uma tarefa nada fácil.
Essa tecnologia é bem aplicada na Automação de Escritórios que definida por Laudon e Laudon (1999, p.311) “é toda aplicação da tecnologia de informação com o objetivo de aumentar a produtividade dos trabalhadores da informação de escritórios [...] usada de início em referência ao gerenciamento e processamento de documentos3”.
Para Laudon e Laudon (1999, p.313) “o gerenciamento de documentos normalmente envolve cerca de 40% do total de horas trabalhadas em um escritório médio”. Assim, pode-se concluir que uma das formas recomendadas para a Automação de Escritórios ser eficiente, é a utilização do GED. Ainda para os autores, “as tecnologias de gerenciamento eletrônico são as tecnologias da informação utilizadas no processamento e no gerenciamento de documentos;
elas incluem edição de textos, editoração eletrônica e armazenamento em discos óticos”.
Desse modo, recomenda-se às empresas que trabalham com um grande volume de documentos e que possuem prazos para o encaminhamento das informações solicitadas formalmente, o uso do GED como ferramenta facilitadora na busca e no compartilhamento desses documentos. Segundo Andrade (2002)
3 Segundo Cervo e Bervian (apud, PÁDUA, 2000, p.56) documento “é toda base de conhecimento fixado materialmente e suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova”.
gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa não é tarefa fácil. Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades de correspondência de seus clientes e fornecedores, além da própria organização [...] tornando difícil a tarefa de armazenar, recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.
O GED possibilita a digitalização dos documentos em papel, armazenando-os em meio digital e viabilizando o planejamento e a coordenação do fluxo documental que dependem dessas informações para darem continuidade às atividades.
Conforme a afirmação de Antônio Paulo de Andrade e Silva, diretor do CENADEM4, no jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.6)
ter um sistema de GED numa empresa significa que todos os tipos de informação (texto, imagem, dados e som) podem ser acessados a partir de uma plataforma.
Podem ainda ser integrados a outros sistemas ou aplicações. E isso significa ter o poder de usar a informação certa no momento certo. Significa tomar decisões que conduzem a organização à competitividade.
Na tabela 1, pode-se realizar um comparativo entre as atividades em papel e em GED.
Observa-se também que o uso da tecnologia para esses processos torna a empresa mais ágil, bem como reduz os custos, no que tange ao fluxo desse tipo de documento.
Tabela 1: Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED
Atividade Papel GED
Capturar um documento São armazenados em armários e
pastas. Documentos são digitalizados para
gerar imagens.
Uso de mais de uma forma de armazenar documentos ou arquivos setoriais
Cópias são feitas e armazenadas em diversos arquivos.
Busca por índice de diferentes maneiras para localizar o mesmo documento. Sem limite físico.
Recuperação
Exemplo de fácil consulta: ir até a sala do arquivo, encontrar o documento, removê-lo, ir à copiadora, fazer a cópia, retornar o original ao local de origem.
Ir ao computador, pesquisar pelo índice desejado, visualizar ou imprimir.
Tempo de recuperação Desde vários minutos até semanas Segundos
Distribuição do documento
(imagem) Malote, correio interno Via mensagem eletrônica, própria
do sistema ou e-mail.
Espaço exigido para
armazenamento (documentos por
m³) Alguns milhares Milhões
4 Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação. (CENADEM, 2005)
Potencial de perda de documentos Alta Mínima Impacto na infra-estrutura de
computadores Nenhum Alto
Impacto no sistema atualmente em
uso Nenhum Potencialmente alto – pode
requerer revisão de processos.
Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p. 37)
Percebe-se que a utilização da tecnologia de GED, como substituição do processo manual da localização e do armazenamento de documentos, é potencialmente eficaz no que tange ao tempo despendido para o desenvolvimento de atividades morosas, conforme ilustrado na atividade “recuperação” com o “exemplo de fácil consulta” apresentado na tabela acima.
Dessa forma, recomenda-se às empresas e até mesmo aos órgãos governamentais que procurem utilizar a Tecnologia da Informação como um meio de viabilizar a ordem. No entanto, essas instituições acreditam que os sistemas desenvolvidos para controlar e coordenar processos possuem preço elevado. Todavia, conforme Gates (1999, p.346), pode-se perceber que
os países menos desenvolvidos talvez acreditem que a opção digital para a administração está fora de seu alcance, mas o fato é que, não havendo nenhum sistema, pode-se começar do zero com sistemas novos, que serão menos caros do que processos manuais.
No Brasil, segundo o jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.3)
[...] o presidente Luís Inácio Lula da Silva substituiu a caneta presidencial, a famosa com a qual se registra o documento do ato, pelo cartão n° 0001/2003, emitido pela Autoridade Certificadora da Presidência da República. Com ele, o presidente passará a assinar eletronicamente os mais diversos documentos oficiais. Mas, e o GED com isso? É que toda a documentação que se utilizará dessa tecnologia deverá, obviamente, estar em formato digital. E o sistema que garantirá o tráfego da documentação é dotado de ferramentas de GED e Workflow.
Ainda, conforme o jornal Mundo da Imagem (2003, n.56), existem algumas instituições, no Brasil, que utilizam o GED para aumentar sua eficiência e competitividade, como a Avon, a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, a Petrobrás, a Seara, a JUCESC – Junta Comercial do Estado de Santa Catarina, dentre outras.
Para a implantação de uma tecnologia de GED, é indicada à instituição uma pesquisa para descobrir qual é a melhor solução que se modelaria às necessidades da mesma. Essa
pesquisa evita os enganos ao adquirir uma tecnologia que ao ser implantada torna-se um empecilho que somente trará prejuízos ao comprador.
Atualmente as soluções de GED disponíveis são específicas para cada necessidade da empresa, bem como a relação entre os tipos de documentos utilizados, suas manipulações e finalidades. Dentre essas soluções podem ser citados o Document Imaging, Document Management, EDMS, Forms Processing, Image Enable e COLD.
2.4.1 Processamento, Arquivamento e Recuperação de Documentos ( Document Imaging)
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define Document Imaging como “processo de captação, armazenamento e busca de documentos, independetemente do formato original, usando imaging, microformas e/ou imagem digital”.
Para o gerenciamento da informação através do documento já pronto, o Document Imaging é a solução de GED recomendada, pois permite a digitalização desse documento, disponibilizando-o em meio digital para acessos simultâneos e agilidade nas tomadas de decisões.
A criação e revisão de documentos podem ser realizadas em papel, para depois ser digitalizado, processado e arquivado digitalmente. Tal situação pode ser representada por meio da figura 5.
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.48):
vale sempre a pena frisar que o que normalmente interessa a quem está procurando o documento não é sua forma física efetivamente. Normalmente estamos procurando a informação que ele contém. O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa no dia-a-dia para tomar as decisões são de fato as informações que estão nele. Portanto, ter esse mesmo documento em formato eletrônico vai permitir que você tome as decisões necessárias.
Figura 5: Ambiente de Document Imaging
Fonte: The Rheiner Group (apud BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002, p.49)
Conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, grifo nosso), esse tipo de aplicação, possui algumas características comuns a essa solução de GED, sendo interface de pesquisa, visualização e indexação; banco de dados para armazenar os índices; visualizador de imagens;
recursos de customização; recursos de programação; segurança; e funcionalidades comuns a saber:
• A interface de pesquisa tende a ser no modo de página WEB5, pois os funcionários estão familiarizados com esse modo de exibição, tornando o aprendizado mais compreensível;
• A visualização dependerá da escolha realizada pelo cliente, já que o software possibilita essa versatilidade;
• A indexação mais utilizada nessa aplicação é o preenchimento de data de entrada do documento, a escolha de índice, comparação com verificadores e a integração com o banco de dados da empresa.
• A armazenagem como índices viabiliza a busca de documentos. Quando as empresas já possuem um banco de dados como o SQL - Server, podem estar integrando ao software do Document Imaging. No entanto, é necessário verificar a estrutura para garantir uma integração que gere resultados positivos.
5 Segundo AISA (2004) WEB ou WWW significa world wide web, que pode ser traduzido em “uma grande teia de cabos e comunicações via satélite ligando servidores e micro-computadores de todo o mundo entre si através do padrão de comunicação da Internet”.
Criação Revisão Processamento Arquivo MundoAnalógico
Mundo Digital
• O visualizador de imagens, possibilita a visualização da imagem digitalizada, possuindo recursos de sublinhamento, marca-texto, Zoom + e -, anexar anotações e bloqueio das áreas de conteúdo sigiloso.
• A customização do software é possível de ser realizada, porém deve-se tomar o cuidado para tal procedimento, com o intuito de que o mesmo seja viável para os usuários, ou seja, esse recurso deve ser simples, sem a necessidade de utilizar linguagens de programação. Para atender as necessidades que vão surgindo na empresa, são utilizados recursos de customização, dentre os quais podem ser citadas a integração ao sistema de correio eletrônico e às tecnologias que necessitam de imagem, como o workflow.
• A segurança é viabilizada por meio de níveis de acesso e sigilo dos documentos. Os acessos, bem como as alterações nos documentos, são controlados por senhas e tornam-se mais seguros quando integram os recursos da rede com o GED.
• As funcionalidades comuns permitem a extração de um documento do GED, e sua posterior inclusão, possibilita também exportá-lo de um local de drive ou de rede com o grupo de documentos e índice, além da geração de relatórios dos documentos para simples conferência ou auditoria.
Ao analisar as características e a definição desse aplicativo de GED, percebe-se a eficiência na usabilidade do mesmo, quando se refere a diferentes tipos de formatos de documentos, uma vez que esse aplicativo permite captar quaisquer imagens para o meio digital.
2.4.2 Gerenciamento de Documentos (Document Management)
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define Document Management como sendo um
“software que controla e organiza documentos pela empresa, incorpora captação de conteúdo e documentos, Workflow, repositórios de documento, sistemas de saída e COLD/ERM e sistemas de busca de informação”.
Esse aplicativo permite o gerenciamento de documentos desde sua criação até o seu arquivamento. A utilização desse software é mais indicada para a empresa cujo documento é
desenvolvido em meio digital. Suas funções típicas são: controle de versões de documentos, uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com programas geradores de novos documentos, gerenciamento de documentos em construção, fluxos documentais e suporte a diversos tipos documentais, conforme representado na figura 6 e definido por Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, grifo nosso) como:
• O controle de versões de documentos permite que somente a versão atualizada esteja disponível aos usuários, dispõe níveis de alçada para comparar as versões. Esse controle é indicado para desenhos técnicos, como plantas de engenharia elétrica que podem estar sendo modificadas.
• O uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos decorre da padronização e de normas estabelecidas na empresa para a execução de documentos, desde fax aos mais diversos documentos de comunicação, podendo mesclar informações, de um modelo a ser utilizado, com o banco de dados.
• A integração com programas geradores de novos documentos permite que um novo documento, padronizado pela empresa, seja desenvolvido simultaneamente com a indexação no Document Management, o que agiliza o processo, pois o mesmo não precisa ser digitado duas vezes.
• O gerenciamento de documentos em construção possibilita que o usuário identifique através de uma interface objetiva que o documento está em construção e quem é o responsável por seu desenvolvimento.
• Os fluxos documentais permitem que os usuários recebam notificações em forma de índices para os documentos que devem ser verificados, viabilizando o acesso simultâneo e o controle para alterações documentais conforme a alçada.
• O suporte a diversos tipos documentais possibilita o gerenciamento de tipos diferentes de documentos, desde os digitalizados até apresentações de slides e páginas HTML.
Figura 6: Ambiente de Document Management
Fonte: The Rheinner Group (apud BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002, p.58)
Conforme as definições e a figura acima, percebe-se que esse aplicativo é recomendado para o uso em instituições que desejam coordenar e gerenciar os documentos criados em meio digital, tais como projetos de engenharia e outros documentos que necessitam de constantes mudanças até a sua aprovação final.
2.4.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (EDMS)
Os documentos técnicos que o EDMS (Engineering Document Management Syutem) permite gerenciar são desenhos, manuais, normas, dentre outros. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.65) “o propósito básico do EDMS [...] é gerenciar durante todo o Ciclo de Vida documentos técnicos da empresa, seja na fase da implantação, seja durante a vida útil do empreendimento”, e ainda afirmam que esse gerenciamento diferencia-se do Document Imaging pelo fato de ser voltado para trabalhos com documentos técnicos, sendo a estrutura entre esses dois gerenciamentos muito parecida.
O EDMS exige tratamento especial, pois segundo os autores esses documentos têm características específicas que os diferenciam dos demais, podendo ser apresentados como exemplo a temporalidade, o tamanho físico de documentos, o documento está permanentemente sujeito a alterações, visualização de documentos CAD e híbridos, disponibilidade de documentos em manutenção, integração com outros sistemas de engenharia e custo desse documento.
Document Management Mundo Analógico
MundoDigital
Criação Revisão Processamento Arquivo
Document Imaging
2.4.4 Processamento de Formulários (Forms Processing)
Essa solução de GED permite que os diversos tipos de formulários sejam indexados mais rapidamente, diminuindo o tempo e o número de pessoas que seriam utilizados para realizar esse procedimento. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.84) o conceito dessa solução
são tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários, normalmente produzidos exclusivamente com este fim. A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões como [...] código de barras, marcas, etc. Os dados colhidos podem ser apenas para indexação com objetivo de armazenar a imagem ou coleta de grande volume de dados, como para formulários de pesquisa de grande monta, usados no censo.
Desse modo, o Forms Processing viabiliza transformar algumas informações de uso contínuo em formulário para preenchimento dessas informações, diminuindo a quantidade de papel e tornando mais eficiente ao mensurar os dados colhidos.
A digitalização dos formulários, conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), permite que as pessoas usuárias desse tipo de sistema se ocupem com outras atividades que lhes proporcionem desenvolver outras aptidões, que podem ser tolhidas no desenvolvimento de tarefas rotineiras e exaustivas, haja vista essas pessoas ao utilizarem essa tecnologia, não necessitarem digitar todas as informações contidas nos formulários para o computador, bastando somente indexar os formulários.
Para que haja efeito e padronização, Baldam, Valle e Cavalcanti (2002) recomendam que os formulários sejam confeccionados em papel adequado e preenchido com tipos de letras e cores pré-estabelecidas. Desse modo, o Forms Processing vem a sanar o desperdício de tempo e maior precisão nas análises das informações dispostas no formulário indexado.
2.4.5 Image Enable
Essa tecnologia de GED objetiva proporcionar aos usuários a visualização dos documentos que seriam utilizados para o andamento das atividades do processo. Em uma instituição que utiliza um Banco de Dados - BD e não possui essa tecnologia, o usuário necessitará dirigir-se até o arquivo para procurar o documento que irá condizer com os dados apresentados no BD e assim completar as etapas da atividade.
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.77) “o objetivo do Image Enable é permitir que ambientes que não são GED possam “enxergar” os documentos necessários no processo”.
Para os autores, é possível visualizar os documentos por meio de links diretos no próprio BD ou integrar os índices de ambientes de GED ao Image Enable. Essa última sugestão é para os autores a mais adequada, já que permite ao usuário visualizar todos os documentos listados que pertencem a um mesmo processo, o que não é possível por meio de link direto ao BD, que possibilita visualizar somente o documento que está linkado.
2.4.6 ERM/COLD
Essa solução é voltada para empresas que utilizam relatórios extensos e que necessitam otimizar a busca dessas informações, sem precisar imprimir inúmeras páginas, causando morosidade no trâmite dos relatórios e informações.
Os autores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.80) afirmam que
esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento, de maneira mais automatizada e de fácil consulta. Os relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma aparência agradável e natural ao usuário que fará a consulta.
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define ERM/COLD como sendo uma tecnologia que
armazena e indexa saídas de computador (inicialmente relatórios) em discos magnéticos, discos ópticos e fitas magnéticas. Uma vez armazenados, os relatórios podem ser acessados, visualizados, impressos, transmitidos por fax ou distribuídos pela Internet. Freqüentemente usado para aplicações de contas pela Internet.
Essa forma natural de apresentar o relatório resulta uma interface adequada ao usuário, tornando seu trabalho ou pesquisa um pouco mais prazerosa, uma vez que não há poluição de imagens que podem tornar cansativa a busca e análise das informações.
Ainda, segundo os autores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), as funções gerais de um ERM são transformar os relatórios de um sistema em modo de consulta natural, indexar automaticamente, pesquisar pelos índices indicados, permitir impressão e visualização com
máscaras (pano de fundo), e permitir anexar comentários referentes ao registro, e também concluem (p.80) que
o nome COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer On-Line Data) ainda é extensivamente usado, porém pouco a pouco o termo vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management), que condiz com o moderno aspecto que esse sistema possui.
Conclui-se que essa solução de GED voltada ao uso de relatórios é viável tanto para a empresa quanto aos usuários, pois economiza com papéis, tempo, energia e dinheiro, sendo que aos usuários é disponibilizado uma interface amena e saudável.
2.4.7 Cases
O mercado de GED está em contínuo crescimento, não só em projetos, como também em aplicabilidades das soluções desenvolvidas. Isso acontece devido às empresas estarem mais preocupadas com a agilidade e a eficiência no processo de informatização dos métodos manuais, os quais se referem à eliminação de papel e organização dos documentos.
De acordo com Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem, “de ano para ano, o GED tem deixado de ser algo que só os especialistas em informática entendiam para ser algo que, aos poucos, vai se tronando uma ferramenta comum aos trabalhadores das empresas”. (Jornal do GED, 2004, n. 61, p.11).
Segundo O Jornal do GED (2004, n.61, p.5)
o grande desafio para todas as empresas, sejam públicas ou privadas, é tornar o conhecimento mais útil e valioso. No processo técnico e administrativo, a tomada de decisão é um elemento básico e fundamental e deve ser realizada sobre informações concretas.
Desse modo, a Assessoria Parlamentar em Brasília da Secretaria da Receita Federal - SRF, conforme o mesmo jornal, tinha como desafio agilizar o acesso ao acervo de Proposições Legislativas das Áreas Tributárias e Aduaneira, tornando assim o conhecimento mais útil e valioso.
Para que a Assessoria Parlamentar obtivesse sucesso na superação desse desafio, implantou-se com sucesso o projeto desenvolvido com o intuito de solucionar o problema, o qual utilizou uma tecnologia de GED. Os resultados apontados pelo jornal foram muitos,
dentre eles a diminuição do custo de material e agilização do fluxo de trabalho em 80%, conseqüência da viabilidade de consultas simultâneas a projetos diferentes.
A Assessoria Parlamentar utilizou sua própria infra-estrutura adquirindo apenas um escanner para a digitalização de imagens e um computador com capacidade de armazenar um banco de dados de aproximadamente 15 GB, e terceirizaram a digitalização dos documentos já existentes.
De acordo com o jornal Mundo da Imagem (2003, n.57, p.6) “O GED deu certo na Replan, Refinaria de Paulínia-SP, a maior de todas”. A Replan implantou o EDMS desde o ano de 2000 com módulo de Workflow, e entre 2001/2002 implantou o GED com Workflow, e cita-se como um dos principais benefícios adquiridos com a implantação dessas tecnologias,
“que somente um sistema de EDMS e Workflow pode fornecer, é garantir ao projeto subsídios necessários para o cumprimento dos prazos”. Outras refinarias como a Repar (PR), Rlam (BA), Reduc (RJ), Revap (S. J. dos Campos – SP) e Regap (MG) utilizam tecnologias de GED.
O jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.4) diz que na Transpetro, subsidiária da Petrobrás responsável pela logística e transporte de petróleo e derivados, o “GED com Workflow via Internet é o que está fazendo com que a busca por um documento leve apenas 20 segundos”, além de ter reduzido em 75% as cópias reprográficas de documentos. E cita também a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos que por meio de seu Correio Híbrido, transforma os “dados físicos em dados eletrônicos, através da digitalização de formulários, comprovantes e outros documentos”.
Ainda, o Jornal do GED (2004, n.63, p.3) expõe um case internacional, sendo o sistema de GED utilizado no FBI. Tal tecnologia está auxiliando a polícia americana a encontrar um serial Killer desaparecido há 25 anos. Este serial mantém contato com a polícia por meio de cartas, confessando e detalhando mais de 70 assassinatos. Desse modo o chefe de investigação do caso, Cliff Thomas, reconhece o uso do GED afirmando que
os registros policiais investigativos críticos estão indexados no sistema, que por ter clareza e organização, permite aos policiais estudar as similaridades nos casos, o que não era possível há 25 anos, já que as pistas eram guardadas em pequenos pedaços de papel. Além disso, os novos policiais que vão se envolvendo ao longo do processo, podem se inteirar do assunto ou pesquisar detalhes específicos sem precisar ler toneladas de arquivos.