Ao traçar um comparativo entre as figuras 7 e 8, percebe-se que por meio da utilização da tecnologia de GED juntamente com a tecnologia de Workflow, os procedimentos serão mais eficientes, não havendo, portanto, a necessidade de tirar cópias de um mesmo documento, cujo resultado será a segurança deste, já que o original permanecerá no arquivo do Setor de Protocolo, sendo disponibilizado em meio digital aos Setores competentes. Esse procedimento viabilizará respostas dentro dos prazos estipulados pelos solicitantes, economia de tempo, de material e de recursos operacionais e financeiros, além de padronizar as atividades.
tecnologia permite também localizar e armazenar os documentos em meio digital, como foi apresentado no item 2.4.1 deste relatório.
Sugere-se que ao digitalizar um documento seja utilizada a resolução de 200DPI11, quanto maior a quantidade de DPI maior é a nitidez da imagem e conseqüentemente ocupará maior espaço no disco rígido do computador, conhecido também como HD. No caso dos documentos a serem digitalizados, cuja prioridade é a informação contida no mesmo, não há necessidade de uma resolução maior, pois 200DPI são suficientes para tornar o documento nítido, além de ser mais vantajoso por ocupar menos espaço em disco.
Para obter uma prévia de quanto será ocupado de espaço no HD, é apresentado o cálculo da média de Kb gerados através da digitalização de um documento. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), o método de cálculo utilizado para uma previsão desses Kb gerados, possui fórmulas definidas. O resultado obtido por meio dessas fórmulas é aproximado, portanto deve-se ter em mente que na prática o mesmo terá uma pequena diferença, sendo esta maior do que o resultado apresentado.
Para um documento digitalizado, a fórmula é descrita levando em consideração os seguintes critérios:
* A – largura do documento em polegadas
* B – altura do documento em polegadas
* C – resolução desejada
* D – quantidade de bits e cores desejadas
* E – tipo de compactação de dados usado
Desse modo tem-se a fórmula
( ) ( )
E D C B C KB A
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
= ⋅
1024 8
Para calcular grandes volumes consideram-se os critérios:
* X – Tamanho mínimo em KB das imagens de cada grupo de imagens.
* Y – Margem de projeto
* Z – Número total de imagens a armazenar por grupo Desse modo tem-se a fórmula KB= (X + Y* X)* Z
Pode-se então calcular os Kb aproximados que serão gerados por meio da digitalização de documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e
11 “dpi - sigla inglesa para dots per inch (pontos por polegada quadrada) - conforme o Aurelião, medida que indica a resolução de uma imagem impressa ou a capacidade do equipamento de produzir imagem com determinada resolução” (jornal A Notícia, 2003).
Renda. Sendo considerado para método de cálculo o papel tamanho letter (8,5 x 11 polegadas); resolução de 200 DPI, por ocupar menos espaço em disco; monocromático (P&B), pois os documentos que entram nesta Secretaria são Ofícios, Cartas, Relatórios, Prestação de Contas, dentre outros cujo foco é a informação em caracteres contida no mesmo;
e utilizar o tipo de compactação CCITT Group IV, por compactar a imagem em 20:1, que significa compactar um documento em vinte vezes do seu tamanho real. Esse tipo de redução é utilizada com freqüência quando se trata de digitalizar documentos, pois o intuito é economizar a quantidade de KB disponíveis na memória do computador.
Logo, ao aplicarmos esses dados na fórmula
( ) ( )
E D C B C KB A
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
= ⋅
1024
8 , temos:
( ) ( )
KbKB 22,82 23
20 1024 8
1 200 11 200 5 ,
8 = ≅
⋅
⋅
⋅
⋅
⋅
= ⋅
Para verificar quanto será utilizado de espaço em disco ao final de um ano pode-se utilizar os dados de 80 doc/dia conforme informações do Setor de Protocolo, aumentando esse número para 160, a fim de considerar todas as páginas dos relatórios e prestações de contas recebidos, vezes a média da quantidade de dias no ano, sendo 366, considerando uma margem de 100% no projeto e 25Kb gerados por documentos digitalizados. Ao aplicar esses dados na fórmula KB= (X + Y* X)*Z, temos:
( )
Kb GbKB= 25+1.0∗25 ∗58.560=2.928.000 ≅2,93
Comparando o resultado obtido com a tabela 2, percebe-se que a quantidade de páginas utilizadas no cálculo são de 58.560. Essas se aproximam da quantidade de 60.000 páginas armazenadas em um metro cúbico encaixotado compacto, que se digitalizadas em 200 DPI, ocupariam 1,41 Gb de espaço em disco rígido.
Logo, percebe-se que há uma diferença entre as informações dispostas na tabela e a aplicação da fórmula. Os autores informam, ainda, que pode ocorrer margem de erro de 20%
para mais ou para menos.
Diante disso, para este trabalho, por medida de segurança, será adotado o valor obtido por meio da fórmula mantendo a margem de 20%, ou seja, 2,93Gb + 20% = 3,52Gb. Mesmo sendo um resultado superior ao apresentado na tabela de Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.
148), este recurso, para os padrões atuais e aos observados na Secretaria, é aceitável e por se tratar de armazenamento de informações é prudente estimar um valor maior.
Tabela 2: Comparativo entre espaço de armazenamento analógico e digital
Armazenamento Quant.
Páginas
200 DPI Espaço em GB
200 DPI Quant. de CD
300 DPI Espaço em GB
300 DPI Quant. de CD
Estante aberta – 1 metro linear repleto de documentos
4.500 a 6.000
0.11 0.16 0.24 0.37
Caixa Box padrão (14 cm de largura)
600 a 800 0.03 0.046 0.07 0.104
Gaveta de arquivo de aço 3.000 0.07 0.11 0.16 0.24
Armário de arquivo de aço com 4 gavetas
12.000 0.28 0.43 0.64 0.98
Metro cúbico encaixotado compacto
60.000 1.41 2.17 3.18 4.89
Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.148)
Ao escolher o escâner apropriado para aquisição é recomendável levar em consideração a quantidade de entrada dos documentos. Como nessa Secretaria a média é de 160pág/dia, pode-se adquirir um escâner com capacidade de digitalizar 40 PPM (páginas por minuto), já que esse equipamento para ter 100% de produtividade, dependendo da rede e de outros fatores que podem intervir em uma quantidade menor de PPM do que a quantidade fornecida pelo fabricante.
Os fabricantes desse tipo de escâner são KODAK e FUJITSU. O escâner da KODAK (ver Anexo E) modelo i160, capta as imagens frente e verso simultaneamente, que em termos técnicos é chamado de duplex. Digitaliza documentos até o tamanho A3, e compacta internamente com o tipo de compactação CCITT Group IV, com módulo de saída em JPEG para imagens coloridas e tons de cinza e TIFF para imagens preto e branco. O escâner da FUJITSU (ver Anexo F) modelo ScanPartner® fi-4340C, digitaliza documentos de tamanho A8 até A4, no entanto a compressão é feita em JPEG.
Fazendo um comparativo entre os escâneres apresentados, acredita-se que o indicado para uso na implantação do GED seria o i160 da KODAK, uma vez que utiliza o modo de compressão CCITT Group IV que, conforme explicado anteriormente na resolução das fórmulas, compacta um documento em vinte vezes, já o escâner ScanPartner® fi-4340C, da FUJITSU, realiza a compressão em JPEG, que compacta um documento em dez vezes.
A digitalização será feita no Setor de Protocolo, onde os documentos entram e saem da Secretaria. Após o documento passar por esse procedimento, o mesmo será arquivado em uma sala situada neste mesmo Setor, organizando-os em pastas identificadas e em ordem alfabética com o nome dos órgãos emissores.
Os documentos escaneados podem passar pelo processo de reconhecimento de padrões em imagens. Neste caso seria o OCR (Optical Character Recognition) que reconhece caracteres processados pelo computador e utiliza a aplicação Full Text para reconhecer todo o documento. Essa tecnologia converte o formato bitmap em caracteres, como se o texto estivesse digitado no computador.
Os escaneres comercializados atualmente já possuem a tecnologia de OCR disponível para ser utilizada conforme programação a ser efetuada pelo usuário, segundo os manuais desses equipamentos.
Para iniciar a digitalização o documento precisa passar pelo processo manual de tratamento, cujo objetivo é retirar os grampos, clips, amassados e quaisquer outros empecilhos que podem prejudicar a fidelidade do documento e o escâner.
Para localizar os documentos digitalizados, os mesmos serão indexados em pastas de índices e o acesso se dará por meio de permissões, fato este relacionado à segurança e integridade das informações que estarão disponíveis para circulação na rede local da Secretaria.
Desse modo, para efeito de exemplificação, o Setor de Prestação de Contas terá acesso aos relatórios de prestação de contas, a Diretoria de Trabalho e Renda terá acesso aos documentos do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e da Delegacia Regional do Trabalho – DRT, por exemplo, já o Secretário e o Diretor Geral terão acesso livre a todos os documentos que circulam no software.
O Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina S.A. – CIASC, por ter direito de uso do software DocMan, ele pode fornecer essa solução de GED além de agregar a tecnologia Workflow, conforme contrato e solicitação do cliente. Sendo objeto de contrato a aquisição por licença de uso desse software, no contrato fica embutido o custo final da implantação com direito a atualização de versões por doze meses.
Conforme Carlos Senz, Coordenador de Atendimento e Negócios do CIASC, “o projeto contempla o objetivo fundamental de integração entre as novas tecnologias de GED
com os atuais sistemas informatizados pelo CIASC, gerando melhor atendimento aos clientes” (JORNAL DO GED, 2005, n.68, p.3).
O CIASC possui servidores exclusivos para o uso dessa solução, presta consultoria de projeto quando houver necessidade ou solicitação do cliente, possui suporte 24h e durante 7 dias na semana, e ainda, concede o treinamento aos funcionários que irão utilizar a tecnologia de informação adquirida
O fato de o CIASC disponibilizar essas tecnologias por meio de contrato com órgãos públicos, dispensa a licitação para contratar empresas que trabalham com esse tipo de software, gerando maior segurança, pois, havendo processo licitatório, as empresas poderão formar um consórcio objetivando ganhar a concorrência. Dispensa também a aquisição de servidores para armazenamento do banco de imagens, uma vez que o CIASC prevê a inclusão de um Storage com capacidade de 1 Tera byte para armazenamento de imagens.
Abaixo estão dispostas as telas do software de GED, DocMan, utilizado no CIASC e que pode estar sendo disponibilizado por meio de contratação de serviços e licença de uso.
Este Centro de Automação implantou esse software na Secretaria de Estado da Educação e Inovação e na Secretaria de Estado da Segurança Pública, as quais obtiveram êxitos nos resultados desejados.
Essas telas facilitam a compreensão e o entendimento de como funciona o Gerenciamento Eletrônico de Documentos nas instituições corporativas, sejam essas públicas ou privadas.
A figura 9 representa a janela de acesso ao sistema, em que há solicitação do login e da senha do usuário. O software irá, então, processar esses dados e abrir uma nova janela, conforme a permissão concedida anteriormente ao usuário durante o desenvolvimento do sistema.
Figura 9: Janela de acesso ao Sofware Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 10 representa a janela de índices para pesquisa. Pode-se observar a facilidade de localizar as informações necessárias, uma vez que o modo de estrutura de busca disposto em índices tem uma interface de simples entendimento e utilização.
Figura 10: Janela de índices para pesquisa Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 11 representa a janela de índices com a pasta desejada já selecionada. Nota-se que ao selecionar uma pasta, os documentos contidos na mesma são relacionados em lista ao lado do índice aberto. Esse modo de exibição evita que o usuário ao selecionar uma pasta incorreta necessite voltar à janela anterior para realizar nova seleção.
Figura 11: Janela de índices com pasta selecionada Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 12 representa a janela de localização de documento. Caso o usuário não tenha conhecimento em qual pasta está armazenado o documento, pode ser efetuada a pesquisa de documentos informando alguns dados como data ou período de criação do documento.
Figura 12: Janela de localização de documento Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 13 representa a pesquisa sendo realizada e o documento selecionado, cujos dados são apresentados no módulo ficha, na cor verde e no rodapé desta mesma janela.
Figura 13: Janela de consulta de documentos Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 14 representa a janela de localização aberta. Essa janela representa a ficha escolhida para pesquisa, que no exemplo abaixo consta o dossiê de um funcionário, no qual pode ser localizado o assunto desejado, além de apresentar a localização física do mesmo por meio do N°Caixa.
Figura 14: Janela de localização aberta Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
A figura 15 representa a janela do documento localizado. Dentro da ficha escolhida pode-se ainda, escolher o assunto desejado, que para ilustração neste relatório foi utilizado o aviso de férias. Depois de realizada a seleção do assunto, abre-se uma nova janela para possibilitar a visualização do documento com as opções de zoom +ou-, impressão, salvar imagem, enviar via correio eletrônico, dentre outras.
Figura 15: Janela do documento localizado Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
Esse roteiro para implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED serve de suporte para a aquisição de novas Tecnologias da Informação que possam agregar capacidades, agilidades e resultados aos procedimentos que utilizam documento.
Percebe-se que as facilidades proporcionadas através do software de Document Imaging, que pode estar sendo licenciado pelo CIASC para uso na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda, são altamente eficazes se comparadas à
diminuição do tempo despendido na busca de documentos, na redução de cópias em papel e na segurança do documento original.
Para auxiliar na implantação, foi elaborado um levantamento de prazos que seriam necessários para o cumprimento das etapas de procedimentos administrativos e operacionais, conforme segue:
• Contrato de licenciamento entre o CIASC/S.A. e a SDS/SC: 1 mês.
• Aquisição de escâner: 15 dias.
• Instalação do software: 15 dias.
• Treinamento intensivo com os funcionários: 5 dias.
5 CONCLUSÃO
A análise e interpretação dos dados levantados levaram a concluir que a Tecnologia da Informação agregada às tarefas dos funcionários, incluindo os documentos, permite um gerenciamento da informação de maneira padronizada e ágil. Permite também, atender os objetivos do Projeto Cícerus, o qual visa a modernização das atividades operacionais e administrativas no âmbito do Governo do Estado de Santa Catarina.
A tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por meio da solução Document Imaging, permite à instituição reduzir custos operacionais e financeiros, uma vez que diminui a quantidade de cópias, de tempo de resposta, além de tornar-se mais eficaz na busca e na transmissão de informação.
Ao agregar a tecnologia workflow à tecnologia Document Imaging, os trâmites dos documentos entre os setores internos serão mais rápidos, uma vez que, a tecnologia permite integrar e dinamizar as tarefas e solicitações dos usuários.
Observou-se através da coleta de dados que os funcionários acreditam na excelência da tecnologia da informação aplicada às suas atividades, no que se refere aos documentos, pois irá otimizar as atividades internas, sendo atualmente, algumas morosas devido à busca dos documentos necessários para confeccionar respostas às solicitações de outras instituições, ou até mesmo para desenvolver projetos.
Com isso, o funcionário poderá aproveitar melhor seu tempo, utilizando a maior parte deste para o desenvolvimento de idéias, por meio de projetos, e concluir suas tarefas em andamento, ao invés de ficar procurando os documentos nos setores e nos arquivos da Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda.
6 RECOMENDAÇÃO
As recomendações a serem sugeridas e seguidas em uma pós-implantação de novas Tecnologias da Informação, mais especificamente o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o Workflow, na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda, são as seguintes:
• Desenhar e aplicar um novo layout para o Setor de Protocolo, que será o responsável pela guarda física dos documentos e pela digitalização destes.
• Capacitar os profissionais do Setor de Informática constantemente para manter a rede e os equipamentos de informática em funcionamento.
• Realizar testes no protótipo para verificar se há necessidade de readaptar algum processo de tramitação de documentos e informações, ou de permissões para acessar determinados conteúdos do sistema.
• Realizar pesquisas dentro da instituição para levantar possíveis aperfeiçoamentos a serem realizados no novo Sistema de Informação adotado.
A Tecnologia da Informação quando bem aplicada, tende a somar na administração e a incentivar os gestores a investir mais em projetos, em consultoria e em aquisição de novas tecnologias que possam vir a auxiliar na gestão de recursos, de informação e de conhecimento.
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