A chamada solução Can foi fornecida para o Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina S.A. CIASC firma contrato com SDS/SC, resultando em maior segurança e confiabilidade, e os serviços desta empresa oferecem tecnologia para instituições públicas e particulares do país. Santa Catarina desde 1975 Quanto à metodologia utilizada neste relatório, há um estudo de caso com análise quantitativa, mas principalmente qualitativa.
Apresentação do tema
GED é a tecnologia que fornece uma maneira de armazenar, localizar e recuperar facilmente informações existentes em documentos e dados eletrônicos ao longo de seu ‘ciclo de vida’.”
Apresentação do problema
Diante disso, e pela falta de gestão das informações internas e externas nesta Secretaria, são gerados prejuízos pela má distribuição das informações e retrabalho. Essa falta de controle gera ineficiência, custos financeiros e operacionais, além do tempo gasto na execução.
Objetivos
Objetivo Geral
Essa manipulação ocorre de forma um tanto errática, pois não existe uma padronização para esse processo. Porém, devido à falta de gerenciamento documental e controle do fluxo de trabalho, além da criação de cópias desnecessárias, existe uma grande probabilidade de que esses documentos se percam entre os inúmeros documentos espalhados pelo diretório.
Objetivos Específicos
Justificativa
A informação no século XXI
Com isso, a globalização também provocou uma revolução, a Revolução da Informação, que difundiu as tecnologias da informação e desenvolveu o crescimento das redes de computadores. Segundo Dertouzos (apud LASTRES e ALBAGLI, 1999, p.33) “em termos ideais, a Revolução da Informação repetirá os sucessos da Revolução Industrial.
Sistemas de Informação
Sistemas de apoio à gestão: o objetivo é fornecer informações e suporte para a tomada de decisão eficaz dos gestores. Esses sistemas são divididos em sistemas de informações gerenciais que disponibilizam informações em relatórios e vídeos.
Tecnologia da Informação
Os dispositivos de saída de dados são: impressoras, terminais de vídeo, DVD, CD-ROM, monitor de computador. Existem também dispositivos de entrada e saída, como fax modem, disco rígido (HD) e unidade zip.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
- Processamento, Arquivamento e Recuperação de Documentos ( Document Imaging)
- Gerenciamento de Documentos (Document Management)
- Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (EDMS)
- Processamento de Formulários (Forms Processing)
- Image Enable
- ERM/COLD
- Cases
As soluções GED disponíveis atualmente são específicas para as necessidades de cada empresa, bem como para a relação entre os tipos de documentos utilizados, suas manipulações e finalidades. A criação e revisão de documentos podem ser feitas em papel, que você digitaliza, processa e arquiva digitalmente. O controle de versão do documento garante que apenas a versão mais atualizada esteja disponível aos usuários e fornece níveis de autoridade para comparar versões.
A utilização de modelos pré-definidos de documentos ou formulários eletrônicos advém da padronização e normas estabelecidas na empresa para implementação de documentos, desde faxes até os mais diversos documentos de comunicação, com possibilidade de combinação de informações, desde o modelo que é utilizado, para o banco de dados. . A gestão de documentos em construção permite ao usuário determinar através de uma interface objetiva qual documento está em construção e quem é o responsável pelo seu desenvolvimento. O EDMS requer consideração especial, pois, segundo os autores, esses documentos possuem propriedades específicas que os distinguem dos demais, como temporalidade, tamanho físico dos documentos, documento em permanente mudança, visualização de documentos CAD e híbridos, acessibilidade dos documentos. manutenção, integração com outros sistemas de engenharia e custos deste documento.
Workflow
Percebe-se, portanto, que o mercado de GED, em conjunto com outras tecnologias - especialmente Workflow - é responsável pela redução de custos, cumprimento de prazos e agilidade nos processos de processamento em instituições que precisam prestar serviços de maior qualidade e assumir a gestão e controle de seus Informação. Módulo com ferramentas de design de Workflow que “permite a criação de templates para serem utilizados no fluxo de trabalho”. Módulo com ferramentas para ativação de Workflow que “é responsável pela ativação dos modelos utilizados no workflow”.
O módulo com ferramentas para direcionar e controlar Workflow, que “é o módulo responsável por duas atividades básicas para automatizar qualquer fluxo de trabalho. A empresa Scitech Consulting afirma que a tecnologia Workflow “aumenta a produtividade através da automação de processos centrados no trabalho. E Fruscione (apud THIVES, 2002) vê o workflow como um avanço tecnológico que, ao combinar o processamento eletrônico de imagens de documentos com diversas ferramentas de processamento de informações, permite que as organizações construam fluxos de trabalho automatizados com o objetivo de reduzir o tempo de processamento de transações comerciais críticas, melhorando comunicação com o cliente e redução do tempo de desenvolvimento do produto.
Caracterização da pesquisa
Segundo Pádua (2000, p.52) “a pesquisa bibliográfica baseia-se em conhecimentos de biblioteconomia, documentação e bibliografia; Sua finalidade é colocar o pesquisador em contato com o que já foi produzido sobre o seu tema de pesquisa.” Portanto, este estudo de caso utiliza essas definições como princípios para o desenvolvimento da pesquisa que será utilizada neste trabalho.
População e Amostra
Coleta de dados
Além disso, a característica da pesquisa documental é a fonte de coleta de dados que se limita a documentos, escritos ou não (LAKATOS e MARCONI, 1991). Para auxiliar na coleta de dados que possibilitem a coleta de informações necessárias ao desenvolvimento deste trabalho, o Sr. Carlos Senz, Coordenador de Serviços e Negócios do CIASC/SC, concedeu uma entrevista informal. Segundo Pádua (2000, p. 66), a entrevista informal “é geralmente utilizada em estudos exploratórios para permitir ao pesquisador um conhecimento mais profundo do tema sob investigação”.
Análise dos dados
Caracterização da Empresa
A Diretoria de Ação Social é responsável por garantir, em colaboração com organizações governamentais e não governamentais, a operacionalização da Lei Orgânica de Assistência Social (LOAS) no estado, de forma a garantir maior justiça social e qualidade nos serviços sociais públicos; promover a integração, o acompanhamento e o controle sistemático da implementação dos programas de ação desenvolvidos pela gestão, além de manter contatos com órgãos públicos e privados relacionados aos interesses da família, visando a integração de ações de captação de recursos. A Direção de Juventude, Trabalho e Rendimento é responsável por desenvolver políticas, coordenar e implementar ações no domínio do trabalho, emprego e rendimento, e avaliar permanentemente os seus resultados. A Diretoria de Habitação é responsável pelo acompanhamento e fiscalização de programas, projetos e ações na área habitacional, contando com a participação da Secretaria, da Companhia de Habitação do Estado de Santa Catarina e das Prefeituras.
Cada direcção está subordinada directamente ao Secretário de Estado dos Assuntos Sociais, do Desenvolvimento Urbano e do Ambiente, com o apoio do seu gabinete, e indirectamente ao Director-Geral, com o apoio do seu gabinete.
Levantamento e análise dos dados: observação participante e questionário
Aplicação e análise do questionário
Ao analisar os dados do gráfico 3, podemos verificar que 49% dos colaboradores possuem bons conhecimentos de informática e 35% possuem conhecimentos regulares de informática. Ao analisar os dados, fica claro que 48% dos entrevistados aprenderam informática em cursos, enquanto 39% aprenderam de forma independente. Ao analisar os dados apresentados no gráfico 4, verifica-se que 78% dos colaboradores são públicos ou contratuais (43% públicos + 35% contratuais).
O Gráfico 8 mostra que 45% responderam que o sistema de protocolo do seu setor é automatizado, enquanto 55% deram respostas negativas. Analisando os dados do Gráfico 10, percebe-se que 6% dos entrevistados afirmam que os recursos utilizados para os fins mencionados na questão são excelentes, 68% dizem que é bom e 26%. Analisando os dados do Gráfico 11, percebe-se que 48% têm dificuldade em encontrar documentos no seu setor (45% às vezes + 3% raramente) e 52% afirmam ter facilidade em encontrar o mesmo local.
Fluxo de documentos
O atual fluxo de documentos representado pela Figura 7 mostra que os documentos entram e saem do setor protocolar e que há necessidade de preenchimento manual de guia de transporte para entrega dos documentos no “respectivo setor”; após este formulário ser assinado e datado como recebido, ele é devolvido ao Setor de Protocolo para arquivamento. Caso haja uma ordem do “Respectivo Setor”, no documento ou na forma de um CI, solicitando feedback sobre a informação, o “Outro Setor” responde com uma ordem no próprio documento, em um CI, ou encaminha um minuta, anexando os documentos necessários à formalização da resposta, ou encaminhar o ofício preenchido. Assim que o documento oficial é assinado, uma cópia do mesmo é arquivada e outra cópia é enviada ao setor de protocolo para envio aos correios.
A Seção de Protocolo continua recebendo e enviando documentos, mas ao invés desta Seção preencher manualmente uma guia de acompanhamento, levar a guia e o documento para a “Seção Relevante”, devolver a guia e arquivá-la, esta Seção irá digitalizar o documento, indexar . no sistema GED e Workflow e depois arquivar o documento. Este funcionário, após olhar o documento, verifica se o mesmo exige resposta e se essa resposta depende de “Outros Setores”, caso não haja dependência, o próprio Setor responde, coleta assinatura no documento resposta e encaminha para dois. cópias ao Departamento de Protocolo que digitalizará e arquivará uma cópia, enviando a outra aos Correios. Caso haja dependência da resposta do “Setor Correspondente”, então uma mensagem é enviada através do Workflow para a estação de trabalho, ou para estações de trabalho em “Demais Setores”.
Roteiro para implantação do GED
Você pode então calcular o Kb aproximado que será gerado pela digitalização de documentos na Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social, Mercado de Trabalho e. Essas capturas de tela facilitam a compreensão de como funciona a gestão eletrônica de documentos em instituições empresariais, sejam elas públicas ou privadas. A Figura 9 representa a janela de acesso ao sistema onde são solicitados login e senha do usuário.
Caso o usuário não saiba em qual pasta o documento está armazenado, poderá ser realizada uma busca no documento inserindo alguns dados como a data ou período de criação do documento. Este Roteiro de Implementação da Gestão Eletrônica de Documentos – GED serve para apoiar a aquisição de novas tecnologias de informação que possam agregar capacidades, agilidade e resultados aos procedimentos que utilizam documentos. A tecnologia de gestão eletrônica de documentos, por meio da solução Document Imaging, permite à instituição reduzir custos operacionais e financeiros, pois reduz o número de cópias, o tempo de resposta, além de se tornar mais eficiente na busca e transmissão de informações.
Com isso, o funcionário poderá aproveitar melhor seu tempo, pois o gastará principalmente no desenvolvimento de ideias, por meio de projetos e na execução de tarefas atuais, ao invés de buscar documentos nos departamentos e arquivos da Secretaria de Estado. Desenvolvimento social, trabalho e renda. Realizar testes no protótipo para verificar se algum processo de tratamento de documentos e informações ou permissões de acesso a determinados conteúdos do sistema precisa ser reajustado.
