3.4.1 Fase Interna
Outro grande diferencial do Pregão com relação às demais modalidades de licitação é a sua economicidade, pois, como os licitantes podem baixar suas ofertas e disputar a venda do objeto em questão, os preços costumam chegar a patamares bem mais baixos do que os conseguidos com as demais modalidades. Também a redução do tempo em que se transcorre a licitação é menor, e isto viabiliza contratações mais rápidas e eficientes.
A fase interna do processo licitatório compreende todos aqueles atos necessários para a formação do mesmo. Durante esta fase, os trabalhos são realizados em âmbito interno, com a participação do dirigente responsável por compras e licitações da unidade administrativa responsável pelo processo e dos servidores envolvidos na sua formulação, de modo a alcançar o sucesso deste.
Destaca-se a necessidade de pessoal capacitado para a preparação da licitação, permanecendo estas pessoas sob a orientação do responsável. Este ato de coordenar a confecção do edital da licitação confere à pessoa responsável a gerência de administrador. Sobre o ato de administrar, Bruno73 expõe que:
O sentido da palavra administrar é o de gerir interesses alheios segundo o direito, a moral e a finalidade intrínseca do bem, impondo ao administrador o dever de zelar e de conservar o bem ou interesse colocado sob sua guarda, diferentemente do proprietário, que pode dispor do bem ou interesse alienando-o ou mesmo destruindo.
A pessoa do administrador torna-se o ponto chave para o fiel cumprimento da legislação, respeitando desta forma os princípios que regem o sistema de licitações.
3.4.2 Fase Preparatória
A fase preparatória do pregão deverá observar os requisitos previstos nos incisos do artigo 3º da Lei nº 10.520; dentre estes, destaca-se o inciso I:
I – a autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação de prazos para fornecimento.
Conforme o inciso acima descrito, a instauração de procedimento licitatório na modalidade pregão dar-se-á por ato da Autoridade Competente, que examinará e aprovará a minuta de Edital com seus anexos.
73 BRUNO, Reinaldo Moreira, Direito Administrativo, p. 156.
O Edital não pode estipular exigências inibidoras da ampla participação, quais sejam: a exigência de apresentação de garantias de proposta;
a fixação de preço para aquisição do Edital; a exigência de pagamento de quaisquer outras taxas e emolumentos, exceto o custo de reprodução gráfica do Edital.
Acerca dos quesitos necessários para a aprovação do Edital, Di Pietro74 pondera:
As normas sobre a fase interna constam do artigo 3º da Lei n. º 10.250 e exigem basicamente: justificativa da necessidade de contratação, definição do objeto do certame, exigências de habilitação, critérios de aceitação das propostas, sanções por inadimplemento e cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento.
A instauração da licitação será instruída por um ou mais documentos que deverão fundamentar a necessidade da compra ou contratação, além de especificar o seu objeto e a respectiva previsão orçamentária.
O Edital em si deverá ser produzido baseado na composição de dados, de informações oriundas de documentos previamente elaborados pela Unidade Administrativa ou a área que demanda a realização da licitação e que, portanto, conhece detalhadamente os bens ou serviços a serem adquiridos.
Estes documentos que instruem o processo licitatório irão compor o Termo de Referência, formando assim um documento único onde os licitantes interessados poderão obter as informações necessárias sobre o objeto licitado, e as demais informações pertinentes a possível celebração de contrato.
Sobre o termo de referência, Meirelles75 explica:
74 MEIRELLES, Hely Lopes. Licitação e Contrato Administrativo, p. 396.
75 MEIRELLES, Hely Lopes. Licitação e Contrato Administrativo, p. 105.
Os elementos indispensáveis a essa definição deverão constar de um termo de referência, bem como o respectivo orçamento, considerando os preços praticados no mercado, a descrição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato, conforme determina o Decreto 3.555, de 2000.
No caso da contratação de serviços, é indispensável que o Termo de Referência especifique os deveres do contratado e os mecanismos e procedimentos de fiscalização do serviço prestado, bem como as respectivas penalidades aplicáveis.
Por outro lado, o inciso II do artigo 3º da Lei nº 10.520, determina expressamente que sejam evitadas especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, trazendo assim incompatibilidade com a finalidade desta modalidade, que é a participação do maior número de licitantes, trazendo o menor custo para o ente público.
Por este motivo a elaboração do Edital deve primar pelas características e elementos evidenciados pela documentação preparada para instauração da licitação. Ressalta Bruno76 que
(...) tal descrição, minuciosa no rol de características do objeto, não poderá obstar a competitividade e, por conseguinte, constituir- se em flagrante infração ao princípio da impessoalidade, regente das ações administrativas.
Para Nóbrega77,
(...) indicando as suas características básicas e gerais, bem como os quantitativos a serem fornecidos no certame, torna-se indispensável ao regular processamento da licitação e ao pleno alcance de seus fins.
76 BRUNO, Reinaldo Moreira. Direito Administrativo, p. 216.
77 NÓBREGA, Airton Rocha. Fórum de Contratação e de Gestão Pública, n. 20, p. 2.421.
Para o processamento da licitação, deverá a autoridade competente designar dentre os servidores do órgão da Administração Pública, o pregoeiro e a respectiva equipe de apoio, sendo-lhes atribuídos o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.
Conforme dispõe a legislação vigente, deverá sempre ser observada a necessidade de parecer jurídico, exigido ao processo de instauração da licitação, podendo ser emitido pela Procuradoria ou área de apoio jurídico do órgão ou entidade, por meio do qual é verificada a legalidade do Edital da licitação.
3.4.3 Autoridade Competente
Na medida provisória que instituiu a modalidade pregão, a pessoa que se incumbe à administração denomina-se Autoridade Competente, autoridade esta que detém poder para comandar a formulação do processo.
Destaca-se do inciso II, do artigo 3º da Lei Federal nº 10.520 que na fase preparatória do pregão observar-se-á a necessidade da autoridade competente, pessoa que à qual se destina a responsabilidade da formulação do processo licitatório, ou seja, nada mais do que a pessoa do administrador público.
A Autoridade Competente deve ser pessoa designada no Regimento do órgão ou entidade, sendo normalmente nas diversas situações o dirigente responsável pela administração das compras e contratações.
Autoridade competente, para Meirelles78, “é aquela que dispõe de poderes legais para determinar a aquisição de bens e serviços indispensáveis à Administração, porque sem competência o ato será inválido”.
78 MEIRELLES, Hely Lopes. Licitação e Contrato Administrativo, p. 105.
As atribuições delegadas à Autoridade Competente, de uma maneira geral, contemplam o seguinte:
a) determinar a abertura da licitação;
b) designar o pregoeiro e os componentes da equipe de apoio ao pregão;
c) estabelecer os requisitos e critérios que regem a licitação e a execução do contrato;
d) decidir os recursos contra atos do pregoeiro;
e)homologar a adjudicação do pregão;
f) determinar a celebração do contrato.