Leiaute

Nos últimos anos, tem se observado um crescente interesse por parte das empresas com referência ao leiaute de suas instalações, criação ou ampliação de alguma instituição, seja para fim burocrático (escritório) ou industrial (fábricas).

De acordo com Machline, 1971, p.383 (apud Rocha, 1995, p.242) :

Leiaute é a posição relativa dos departamentos, seções ou escritório dentro do conjunto de uma fábrica, oficina ou área de trabalho; das maquinas, dos pontos de armazenamento e do trabalho manual ou intelectual dentro de cada departamento ou seção; dos meios de suprimento e acesso às áreas de armazenamento e de serviços, tudo relacionado dentro do fluxo do trabalho.

Segundo Viana (2000) e Oliveira (2005), o significado de leiaute pode ser explicado por meio das palavras, desenho, plano, esquema, maquetes, planta baixa e cronograma da implantação ou seja, é o método pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma planta, podendo-se afirmar que o leiaute é uma maquete no papel.

Para elaboração de um leiaute, algumas considerações práticas devem ser feitas inicialmente, por exemplo, planejar o todo e depois as partes e planejar o ideal e depois o prático, pois determinando o local que será estudado, inicia-se o leiaute com uma visão global, que será detalhado posteriormente. (MARTINS, 2006, p. 137)

Para Oliveira (2005), a empresa pode decidir em estudar seu arranjo físico atual se ocorrer alguns dos seguintes problemas:

• demora excessiva no desenvolvimento dos trabalhos;

• excessivo acúmulo e concentração de pessoas e formulários;

• fluxo de trabalho inadequado e outros.

Segundo o autor, dentro dos objetivos, destacam-se:

• propor a comunicação entre as unidades organizacionais de maneira eficiente, eficaz e efetiva;

• melhorar utilização da área disponível da empresa; tornar o fluxo de trabalho eficiente;

• facilitar na coordenação;

• reduzir a fadiga do funcionário no desempenho de uma tarefa, incluindo o isolamento contra ruídos;

• propor situações favoráveis a clientes e visitantes;

• ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com o desenvolvimento dos sistemas relacionados e possíveis mudanças nas tecnologias;

• ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.

Para Chinelato (2000, p.68), “o estudo do arranjo físico de imóveis e equipamento em qualquer local de trabalho é de importância indiscutível, pois depende o bem-estar e, consequentemente, o melhor rendimento das pessoas”. Para o autor, as finalidades do arranjo físico são as seguintes:

• conseguir a eficiência no fluxo de documentos;

• facilitar a supervisão por parte das chefias;

• melhorar o desempenho dos empregados e;

• otimizar a utilização de máquinas, equipamentos, móveis e espaço físico.

Na visão de Kurt apud Rocha (1995, p.243),

todo planejamento que tem por finalidade uma distribuição do espaço em uma área de trabalho deve atingir os seguintes objetivos: Aparência e conforto: proporcionar um conforto aos funcionários independentes da posição que ocupem; Economia nas operações: economia no tempo, assim como esforço despendido no tempo; Facilitar o fluxo de pessoas e de materiais: proporcionar a distribuição mais racional entre

móveis, máquinas etc.; Utilizar a melhor maneira possível à área disponível;

Permitir uma futura expansão, através de áreas de reserva; As linhas de instalações elétricas, hidráulica, ar condicionado, comunicação, etc, devem ser traçados do modo mais econômico possível; Permitir um controle qualitativo e quantitativo da produção; Propiciar conforto e segurança aos funcionários, de modo que facilite a supervisão exercida pelas chefias; e dar flexibilidade em caso de modificações. Para desenvolver um estudo de arranjo físico é necessário seguir algumas etapas:

levantamento da situação atual; estudo das soluções alternativas; consolidação da solução escolhida, implementação e avaliação do arranjo físico escolhido. (OLIVEIRA, 2005, p.355)

Já para Chinelato (2000, p.73), são necessários também alguns princípios para elaboração um arranjo físico: agrupar setores que realizem trabalhos similares; alocar arquivos, armários e outros utensílios perto das pessoas ou setores que deles façam uso freqüente; alertar para a localização de portas, janelas, tomadas, lâmpadas, dependências de serviço e outros.

A mudança de arranjo físico é freqüentemente uma atividade difícil e de longa duração por causa das dimensões físicas dos recursos de transformação movidos. Se o arranjo físico estiver errado, pode levar a padrões de fluxos longos ou confusos. (SLACK, 2002, p. 201)

A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um bom leiaute, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão de obra e a segurança do pessoal e do armazém. Portanto, “para que haja um projeto perfeito, há que se ter um planejamento, tem que existir o leiaute .” (VIANA, 2002, p.309),

Para Gaither (2002, p.199) e Moura (1998.p.115), existem cinco tipos de leiautes:

• por processo: usam máquinas de uso geral que podem ser mudadas rapidamente para novas operações para diferentes projetos de produto. Essas máquinas são organizadas de acordo com o tipo de processo que é executado. Os leiautes por processo exigem planejamento contínuo, programação e funções de controle para assegurar uma quantidade ótima de trabalho em cada departamento e em cada estação de trabalho;

• por produto: são idealizados para acomodar somente alguns poucos projetos de produto. Esses leiautes são projetados para permitir um fluxo linear de materiais ao longo da instalação que faz os produtos. Os leiautes por produto usam

máquinas especializadas que são configuradas uma única vez para executar uma operação especifica durante um longo período de tempo em um produto;

• posição fixa: algumas empresas de manufatura e construção usam um leiaute para organizar o trabalho, o qual localiza o produto numa posição fixa. Este leiaute é usado quando um produto é muito volumoso, grande, pesado ou frágil;

• híbridos: a maioria das instalações de manufatura usa uma combinação de tipos de leiaute. Os departamentos são organizados de acordo com os tipos de processos, mas o produto flui através de um leiaute por produto;

• manufatura celular: é a divisão física das maquinas da instalação de manufatura em células de produção. Cada célula é projetada para fazer uma família de peças, que é definida como um conjunto de peças que exigem máquinas, ferramentas, operações de maquinas e dispositivos semelhantes.

Para Rocha (1995, p.252), existem dois tipos de leiaute:

• leiaute burocrático: tem aplicação geral na reforma de escritório, rearranjo de áreas de trabalho burocrático, de auditórios, salas de aula e outros.

• leiaute industrial: é dividido em dois grupos:

¾ leiaute por produto imóvel: caracteriza-se pelo grande peso ou a inviabilidade de movimentação do objeto do trabalho, assim os operários trabalham em pontos diversos do produto, nem sempre homens e máquinas têm condições de apresentar um ponto fixo de localização relativo ao conjunto fabril como, por exemplo, os trabalhos realizados nas torres das refinarias etc.

¾ leiaute por produto móvel: é quando o produto é móvel, e as seqüências das máquinas são divididas em:

a) leiaute em linha (por produto): as máquinas e os processos envolvidos na obtenção ou montagem de um produto ou série de produtos são agrupados juntos e em seqüência, de modo a proporcionar que os materiais ao entrarem na fase de produção, sigam sempre a mesma linha entre os pontos de processamento;

b) leiaute funcional (leiaute por processo): todas as operações semelhantes ou máquinas do mesmo tipo são agrupadas para aproveitar ao máximo sua potencialidade. Possui esta nomenclatura para determinar sua função, em outras palavras, a posição das máquinas indicará sua função ou finalidade;

c) leiaute agrupado: resulta do conceito de grupos de peças ou produtos que passem por processos semelhantes. Dentro dos grupos, a fábrica pode apresentar um arranjo por produto ou por processo (em linha ou funcional). Este tipo de leiaute economiza meios de transporte interno de matérias primas e dispositivos para maquinas e/ou equipamentos.

Ainda para Rocha (1995), destacam-se alguns fatores ambientais que podem afetar no bom andamento de uma organização:

• iluminação: afeta na produtividade;

• ruído: afeta na concentração e na produtividade;

• som ambiente: pode gerar insatisfação e baixa produtividade nas organizações;

• cores: exerce um bem estar nas pessoas;

• ventilação: está ligado na produtividade. Pode ser obtida de duas formas:

Ventilação natural (através das janelas e aberturas para a circulação do ar) e a ventilação artificial (obtida por meios mecânicos, como por exemplo, o vento, os circuladores de ar, os compressores e os condicionadores de ar);

• temperatura:tanto o homem como a máquina é sensível ao seu efeito.

Dessa forma, o leiaute pode ajudar a organização a utilizar melhor o seu espaço e principalmente ajudar no fluxo das pessoas e dos materiais.As ferramentas administrativas permitem uma melhor organização dos materiais e do fluxo das informações e das pessoas.

Para armazenar as informações e/ou documentos utiliza-se normalmente de técnicas de arquivo. A seguir será comentado sobre arquivo.