Manuais de procedimentos

Também chamados de manuais de instruções ou de normas, estes manuais reúnem as normas ou etapas para a realização de uma atividade, ou procedimentos para o desenvolvimento de uma determinada situação da organização.

De acordo com Oliveira (2006, p. 356), normalmente esses manuais são mais numerosos e de utilização mais acentuada. Objetivam descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, assim como detalhar como elas são desenvolvidas.

Araújo (1994, p. 148) define como objetivo desses manuais “estabelecer normas e procedimentos orientadores de todas as comunicações de caráter normativo”.

Para Luporini e Pinto (1985, p. 208), esse tipo de manual estabiliza disposições sobre as atividades operacionais de uma empresa, e sobre as regras básicas de funcionamento, às quais deverão ajustar-se os colaboradores. Os autores complementam seu posicionamento afirmando que este tipo de manual reproduz descritiva e esquematicamente, através de uma linguagem clara e concisa, os elementos principais que constituem um conjunto com tais características.

Em perspectiva similar, Rocha (1987, p. 234) menciona que este tipo de manual “nada mais é do que um conjunto de instruções escritas, elaborado para destacar em todos os seus detalhes a rotina a ser seguida de uma função específica”. Ele esclarece as diretrizes da organização, propiciando dessa forma toda assistência para que o colaborador se mantenha dentro dos limites por elas estabelecidos.

Em perspectiva divergente, Chinelato Filho (2000, p. 87) apresenta uma nomenclatura até então não utilizada por outros autores para o manual de normas ou procedimentos. Para o autor, o manual que dá instruções e define rotinas e procedimentos de certas atividades é classificado como manual de operação.

Para ele, o manual de normas é aquele que “reúne leis, normas disciplinares, normas éticas e morais e normas de funcionamento”.

Segundo Cury (2000, p. 420), o manual de normas e procedimentos tem como objetivos:

• Veicular instruções corretas aos preparadores das informações para serem processadas por um centro de serviços;

• Proporcionar métodos que possibilitam a execução uniforme dos serviços;

• Atribuir às unidades organizacionais competência para definição das informações que são incluídas no manual;

• Coordenar as atividades das unidades organizacionais, permitindo a consecução racional da intenção da empresa.

O capítulo a seguir descreverá, de forma sintetizada, como foi realizado este trabalho, o período compreendido e os métodos adotados nas diferentes etapas, sendo que ao final do estudo apresentar-se-á a elaboração de um manual dos procedimentos da área de pessoal da empresa em estudo, com a finalidade de normalizar tais procedimentos.

3 PROCEDIMENTO METODOLÓGICO

As transformações ocorridas nos meios tecnológico e econômico, assim como as necessidades de assegurar vantagens competitivas no mercado, induziram as organizações a mudarem sua maneira de lidar com assuntos do meio pessoal, daí a importância de ter trabalhado parte destes processos na empresa Planta Flor.

De acordo com as citações de Roesch (1996, p. 64), percebe-se que o presente estudo se enquadra como uma proposição de planos, que significa apresentação de soluções para problemas, já identificados na organização, com isso estudando aplicações ou adaptações de soluções. A autora menciona ainda, que neste tipo de projeto podem ser incluídas, entre diversas sugestões, propostas e manuais em resposta aos problemas definidos na organização.

Este trabalho foi realizado na Planta Flor Comércio de Mudas e Plantas, localizada na Rua Geral Sorocaba de Fora, s/nº, no interior do município de Biguaçu, no estado de Santa Catarina. O presente estudo ocorreu no período de agosto de 2008 a junho de 2009.

Segundo Roesch (1996, p. 120), os instrumentos de coleta de dados podem combinar técnicas desenvolvidas em um outro paradigma. De acordo com a autora, podem-se utilizar dados primários, como entrevistas, questionários, observações e testes, ou dados secundários, como pesquisa documental ou bibliográfica.

Para a realização da coleta de dados, inicialmente foi feita uma pesquisa bibliográfica, que de acordo com Roesch (1996, p. 99), corresponde à parte de revisão da literatura, ou seja, leitura e análise de textos relevantes ao tema do projeto, seguida de um relato por escrito, e que tem por objetivo conhecer as diferentes contribuições científicas disponíveis sobre o tema escolhido. Os principais temas abordados nesta pesquisa bibliográfica foram: a área de gestão de pessoas e seus processos de gestão, descrição de cargos, manuais administrativos e manuais de procedimentos.

Os demais dados foram coletados através de entrevistas que, conforme abordado por Gil (1999, p. 117), “é a técnica em que o entrevistador se apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obter dados que interessam à investigação”, e através da observação que, de acordo com Lakatos

e Marconi (1991, p. 191), “é o método que ajuda o pesquisador a identificar e a obter provas a respeito de objetivos sobre os quais os indivíduos não têm consciência, mas orientam seu comportamento”.

Além destes instrumentos, a coleta de dados foi complementada com a pesquisa documental nos arquivos da própria empresa, e informações adquiridas pela acadêmica durante seu expediente de trabalho.

Os dados coletados foram utilizados no processo de descrição dos cargos existentes na organização, na elaboração do quadro de levantamento de situações-problema e suas respectivas sugestões de melhoria, e serviram de base para a elaboração do manual de normalização dos procedimentos da área de pessoal da empresa em estudo.

O manual de normalização dos procedimentos foi elaborado com o propósito de apresentar à empresa algumas ferramentas básicas da gestão de pessoas. Para tanto, utilizou-se ferramentas e sugestões de autores da área, e sugestões da acadêmica, por ter um conhecimento amplo dos procedimentos e políticas da organização.

4 RESULTADOS DO ESTUDO

A análise e interpretação dos dados estão segmentadas nas seguintes partes: caracterização da empresa, objeto de estudo, descrição de cargos existentes na organização, diagnóstico das situações-problema apresentadas na organização e a apresentação do manual de normalização dos procedimentos da área de pessoal proposto à empresa Planta Flor.