A palavra almoxarifado é representada pelas operações de recebimento, conferência, estocagem, conservação, distribuição e controle de produtos. Na perspectiva de Viana (2006), o seu significado também inclui a guarda dos produtos, mas se estende com o objetivo de preservarsua integridade até o consumo final.
DIAS (1997 p. 173) contribui:
Um sistema correto de almoxarifado influi no aproveitamento da matéria-prima e dos meios de movimentação. Além de evitar a rejeição de peças por efeito de batidas e impactos, reduz as perdas de material no manuseio e impede outros extravios. Aeconomia nos custos de material reflete proporcionalmente sobre os produtos acabados ou semiprocessados.
Partindo deste ponto de vista, as empresas atuais deixaram de possuir meros depósitos com acúmulos de material mal organizado, e surgiu uma nova idéia de sistemas de manuseio, como descreve Viana (2006). Para o autor este fato resultou em redução de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurança nas operações de controle, com a obtenção de informações precisas em tempo real.
“[...] o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas [...]”. (VIANA, 2006, p. 275).
Santos (2001) reconhece a importância de minimizar os produtos em estoque, mas este procedimento não se aplica a todas as empresas, levando-as ao gerenciamento eficaz do seu almoxarifado.
Algumas empresas ainda portam a necessidade de manterem estoques para período mais longos, como na empresa base deste trabalho, e também por possuírem itens estratégicos e/ou de aquisição difícil.
2.5.1 Armazenamento de materiais
Quando se fala de armazenamento de materiais, é inevitável a lembrança dos mais variáveis tipos de produtos, partindo deste princípio, Viana (2006) assegura que o armazenamento se dá a critérios definidos pela estrutura da instalação e no layout da empresa para proporcionar condições físicas que preservem a qualidade dos materiais (podendo ser perecíveis, inflamáveis, tóxicos ou não).
“São as condições do trabalho que determinam as possibilidades reais de melhoria. Elas servem de base para a escolha do sistema de armazenagem de cargas e da operação do almoxarifado (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 213)”.
Os autores destacam a importância do armazenamento dos produtos para maximizar os lucros, pois o local de armazenamento devidamente limpo e bem segmentado evita perda de tempo no atendimento ao cliente e principalmente a perda de dinheiro através de danos em mercadorias.
Para um aproveitamento amplo do espaço de armazenagem, Viana (2006, p. 278) diz: “A melhor forma de guardar é aquela eu maximiza os espaço disponível nas três dimensões do prédio: comprimento, largura e altura”.
2.5.2 Layout
Viana (2006) relaciona o significado de layout através das palavras desenho, plano ou esquema. De acordo com o autor, o layout interfere na modificação do terreno (se necessário), na distribuição e localização dos produtos e também na movimentação dos materiais.
“Quando se fala em arranjo físico, pressupõe-se o planejamento do espaço físico a ser ocupado e utilizado” (VIANA, 2006 p. 310).
Dias (2007, p.137) diz:
A primeira necessidade sentida do layout ocorre quando a implantação de um depósito; está presente desde a fase inicial até a etapa de operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estação de trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem, expedição e dezenas de detalhes que vão desde a topografia do terreno até a presença ou não de janelas.
Messias (1977) continua com as peculiaridades, não menos importantes, de prever e programar o limite de altura do armazém, bem como a existência de portas largas, resistência do suporte de materiais e a distância da exposição dos materiais para o melhor desenvolvimento operacional.
Oautor analisa ainda o trabalho de espaço e movimentação, na qual se ressalta a quantidade e os tipos de materiais a armazenar, as mudanças previsíveis nas quantidades, as características técnicas de cada um, como serão organizados os materiais e o número e distribuição de colunas existentes no armazém, para em fim elaborar um layout funcional e flexível de acordo com a necessidade de cada organização.
Não existe um padrão, ou um critério exato para diagnosticar um layoutcorreto, entende-se que cada empresa possui sua peculiaridade. Dias (2007) justifica que as empresas podem se interessar pela ”[...] redução máxima da movimentação interna;
em outros, o custo mínimo de estocagem, ou ainda, a estocagem máxima independente do custo, para atender a certos picos ou regimes anormais de vendas”.
Referente à variação de demanda comentada anteriormente, Dias (2007) ainda explica que quando ocorre aumento ou redução de vendas se faz necessário o
estudo de capacidade ociosa, obsolência iminente do produto e adequação do equipamento existente.
“O depósito deve se modificar ao longo dos anos, de acordo com as condições tecnológicas e evolução dos métodos de trabalho, não podendo ficar parado no tempo (FRANCISCHINI; GURGEL, 2002, p. 214)”. Dias (2007, p.137) concorda e acrescenta que “o layoutsofre, pois, alterações periódicas que influem profundamente na vida do depósito”.
2.5.3 Localização de materiais
A definição da palavra localização traz a lembrança da identificação de um ponto específico. Este pensamento possui uma aplicação louvável quando se refere à organização e guarda de produtos, pois esses materiais representam o capital investido da empresa.
Teoricamente “um esquema de localização tem por finalidade estabelecer os meios necessários e proporcionar facilidades em identificar imediatamente o endereço da guarda do material no almoxarifado, de acordo com Viana (2006, p.
352)”.
Alt; Martins (2001, p. 161, grifo dos autores) também destacam a importância deste critério com a automatização dos almoxarifados. Obtendo o mesmo propósito citado por Viana (2006), os autores citam que “a localização dos estoques é uma forma de endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados”.
A má localização e identificação dos materiais trazem prejuízos para as empresas, pois uma vez que não localizados, são efetuadas compras e reposição de um material desnecessário e já existente.
Viana (2006) conclui que todo material deve ter um endereço certo, implicando a utilização de uma codificação representativa no local de armazenagem, evitando distorções e possíveis equívocos.
Além do estudo para implantação de sistema eficiente de localização dos materiais, o autor Gonçalves (2004) descreve a necessidade de avaliar também a
flexibilidade do sistema de armazenamento, no que se refere às facilidades de retirada de um material de seu local de armazenagem. Este pensamento está ligado ao fato de que a localização dos materiais deve ser planejada de modo que ao retirar algum produto estocado não haja a necessidade de remover outro produto que esteja obstruindo a passagem.
2.5.4 Inventário
Todos os autores compreendem inventário, de uma forma geral, como a contabilização física dos materiais em estoque na empresa, com o intuito de comparar os valores existentes e registrados.
Viana (1952) concorda com a definição e acrescenta que esta atividade tem o objetivo de garantir a plena confiança e exatidão de registros contábeis e físicos, sendo essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida.
O inventário é realizado geralmente de dois modos: periódico ou rotativo. O inventário periódico ocorre quando feito em períodos, como exemplo o fechamento de um ano fiscal ou duas vezes por ano, realizando a contagem física de todos os itens do estoque, acrescenta Alt; Martins (2001).
Neste caso, coloca-se um número de pessoas bem maior com a função específica de contar os itens. É uma força tarefa exclusivamente para este fim, já que deve ser feito no menor espaço de tempo possível (geralmente de um a três dias).
Inventário rotativo é quando os itens em estoque são frequentemente contados.
Esta política exige um número de pessoas que trabalham integralmente nesta função, o ano todo.
Gasnier (2002, p. 118) afirma que “[...] são diversas as vantagens do inventário rotativo, sendo esta uma prática usual entre as empresas bem organizadas.” Este autor também traz algumas diferenças entre o inventário geral e o inventário rotativo, dentre elas que o inventário geral, aquele feito geralmente de ano em ano, tem o esforço concentrado, que há um pico custo. Já no inventário rotativo, os almoxarifes
tornam-se especialistas no processo e no ajuste, sem ter um pico de esforço e custo, sendo uma constante.
O inventário rotativo também é destacado por Dias (2006), com suas contagens frequentes e concentrada cada mês em menor quantidade de itens e tempo, proporcionando melhor controle e análise.
O Autor acredita que para a realização deste, deve-se dividir os itens de estoque em três grupos. Primeiro grupo é composto pelos itens mais significativos, comportando inventários de três vezes ao ano, o segundo grupo consequentemente é formado pelos itens de importância intermediária que pode ser contabilizado duas vezes ao ano. Por fim os demais itens, são representados pelo grupo três que necessitam de contagem anual.
O principal objetivo do inventário rotativo é identificar os furos nos processos, para que seja possível corrigi-los. O maior benefício é certificar-se que as quantidades no computador correspondam às quantidades físicas efetivamente disponíveis. É preciso atuar nas causas, para que não se repitam.
Ao finalizar o inventário Alt; Martins (2001, p. 156) informam que “caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.” Permitindo então calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade, quanto em valor.
2.5.5 Capital de giro
São encontradas várias definições para o assunto em diversas autorias, entretanto o consenso geral está relacionado diretamente aos itens circulantes do balanço patrimonial.
“Definimos como todo o valor monetário (dinheiro) investido em materiais sejam estes matérias-primas, materiais em processo ou produtos acabados.”(GASNIER, 2002, p. 137)
O custo financeiro do capital de giro, na prática, é mais incômodo quando a empresa se dá conta que o capital imobilizado é grande e que este poderia estar
sendo contabilizado em outras maneiras mais rentáveis, como por exemplo, investido em trabalhos, que seria um custo de oportunidade.
Gasnier (2002, p. 137) contribui: “A questão relevante para o gestor de materiais consiste em como quantificar este custo, para então gerenciá-lo".
Segundo Martins; Assaf Neto (1985 apud DI AGUSTINI, 1996, p. 19):
O conceito de capital de giro ou capital circulante está associado aos recursos que circulam ou giram na empresa em determinado período de tempo. Ou seja, é uma parcela de capital da empresa aplicada em seu ciclo operacional.
Agustini (1996) descreve o capital de giro próprio como uma comparação entre o retorno real oferecido pelo mercado financeiro com o retorno pelo lucro gerado por sua operação. Se o retorno real for superior ao lucro, a empresa terá a tendência de diminuir seu nível de atividade, concentrando a maior quantidade possível de recursos; caso contrário, os investimentos em capital de giro serão direcionados apenas às atividades operacionais.
O capital de giro de terceiros é devido aos gastos excessivos ao obter o capital de giro, que é provocado pelas taxas de juros, que devem ser repassados para o preço do produto. Um dos principais motivos do elevado número de falências e concordatas das empresas é a falta do capital de giro ou capital de giro negativo. É notória a importância e a complexidade de administrar os riscos da indexação das receitas, dos passivos e dos custos. (AGUSTINI, 1996).
3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
Esta seção tem como objetivo apresentar a empresa na qual as acadêmicas realizaram o trabalho de conclusão de estágio, abrangendo seu histórico, o segmento de mercado em que atua, portfólio de produtos, principais clientes e fornecedores.