2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
3.4. Processo Alternativo de Controle de Contratos
antes da data combinada para a entrega tem que entrar em contato com o fornecedor para obter este tipo de informação, em alguns casos o questionamento ao almoxarifado já resolve o problema.
Já no item 7.4.3., da ISO 9001:2000, estabelece que deve ser implementado inspeção ou outras atividades necessárias para assegurar que o produto adquirido atende aos requisitos de aquisição especificados.
Já o Guia PMBOK®, não determina nenhum tipo de inspeção, porém alerta para a análise de desempenho como fator importante como análises de como os recursos estão sendo usados para atingir os objetivos.
No SOX, o fator importante é que seja montado um cenário para esta etapa ficando registradas as ações tomadas pelos responsáveis por esta etapa do processo.
(necessidades), seguindo um plano de ação elaborado com a participação das áreas envolvidas dentre elas PCP, Engenharia, C&Q, Compras e Gerência determinando prazos de entrega e quantidades.
3.4.2. Requisição de Compra
Assim, definido os parâmetros do estudo das necessidades, o requisitante em conjunto com as áreas de C&Q, Engenharia e Produção define as especificações técnicas e características de cada item a ser comprado, levando em consideração os pontos determinantes para avaliação e verificação do produto ou serviço no ato da entrega os quais devem ser de conhecimento do fornecedor.
De posse das especificações técnicas o requisitante emite o formulário de Solicitação de Orçamento no modelo demonstrado no Apêndice 01 que é encaminhada ao Departamento de Compras via e-mail para consulta dos valores.
Esta Requisição de Compra somente será emitida após o retorno do formulário de Solicitação de Orçamento preenchido pelo departamento de compras com os valores e prazos de entrega dos itens solicitados.
3.4.3. Solicitação de Cotação
O comprador responsável pela compra deverá preencher o formulário padrão com todos os dados e informações necessárias para que possa ser seguido um padrão de cotação entre todos os fornecedores.
Figura 18: Resumo de Cotação Fonte: Dados da empresa
Este formulário deve conter todos os dados técnicos possíveis para o processo de cotação, sendo que o mesmo deve ser enviado via fax ou e-mail para o fornecedor pré-qualificado no processo de Seleção, Avaliação e Qualificação de fornecedores.
No formulário de cotação o fornecedor irá inserir dados suficientes para a avaliação dos valores dos produtos fornecidos determinando um prazo para a resposta da mesma. Estes dados como ICMS, PIS/COFINS, IPI/ISS, irão nortear o comprador para a seleção da melhor proposta dos materiais ou serviços contratados. Estes dados possibilitam ao comprador refinar a sua avaliação quanto às condições de fornecimento, localização geográfica e logística do processo, o qual caberá nas condições exigidas pelo C&Q e requisitante.
Fornecedor:
Contato:
e-mail:
Telefone:
Data Validade da proposta:
Descrição do Item /
Serviço Quantidade Un. PREÇO (CIF, com
Impostos) R$ ICMS IPI/ISS Custo Unit.
R$
Custo com IPI (R$)
TOTAL COM TODOS OS IMPOSTOS (R$)
Total (s//impostos) Prazo de
entrega (dias)
Condição de
Pagamento Observações
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RESUMO DE COTAÇÃO
3.4.4. Seleção, Avaliação e Qualificação de Fornecedores
Através de formulário padrão confeccionado em conjunto com o C&Q e requisitante, monta-se um questionário com o intuído de verificar a capacidade de fornecimento, porte e idoneidade do fornecedor selecionado.
Este questionário (Apêndice 02) visa buscar fornecedores que se enquadrem nas exigências mínimas de qualidade requisitadas pela contratante, cabe a contratada avaliar o fornecedor para garantir a certificação do processo.
Nesta avaliação, por meio de notas, cada ponto contém um peso pré- estabelecido em conjunto com os setores envolvidos, a avaliação é dividida em três pontos, verde, amarelo e vermelho, descritos a seguir.
A verde o qual o fornecedor já está qualificado a fornecer o material ou serviço ficando a critério do setor requisitante e C&Q a exigência de uma avaliação de segunda fase que consiste em uma visita as instalações do fornecedor a fim de verificar a veracidade dos dados fornecidos no questionário, esta avaliação de segunda fase pode ser executada pelos membros da contratante ou uma empresa de consultoria terceirizada que fará a verificação conforme os padrões repassados pela contratante.
A amarela no qual o será sugerido ao fornecedor caso tenha interesse na continuidade no processo algumas alterações nos itens que não obteve um melhor desempenho, estas alterações poderão ter auxílio da contratante, visto que é de seu interesse o aumento do leque de fornecedores qualificados.
E, vermelho onde o fornecedor está automaticamente desqualificado não fornecendo subsídios mínimos capazes de garantir os requisitos mínimos de qualidade exigidos pela contratante.
Para os casos de existência de um único fornecedor deverá ser expedido um Formulário de Fornecedor Especial/Único e ou Exclusivo (Apêndice 03), no qual deverão constar os dados do fornecedor, os produtos fornecidos, a aplicação, a justificativa, total anual da compra e observações. Este formulário deverá ser impresso e assinado pela área de compras, área responsável, coordenador de suprimentos, diretor de suprimentos, vice-presidente de operações e presidente.
Níveis de Alçada - os valores anuais até R$ 100.000,00 terão aprovação até o Diretor de Suprimentos, acima de R$ 100.000,00 até R$ 500.000,00, aprovação do Vice-Presidente de operações e valores anuais acima de R$
500.000,00 aprovação do presidente, este valores constam no manual de Políticas e Procedimentos COM-01, determinado pela empresa.
Após a avaliação o comprador emite um comunicado ao fornecedor sobre os resultados do processo de avaliação e qualificação do fornecedor conforme modelos apresentados (Apêndices 04 e 05).
3.4.5. Recebimento das Cotações
Ao receber as cotações o comprador deverá verificar se o fornecedor enviou sua proposta no prazo determinado, e se todos os dados solicitados foram respondidos corretamente, para que não existam desvios no processo de avaliação das propostas. Caso o comprador não se sinta seguro quanto às características técnicas dos produtos cotados o mesmo deverá solicitar auxílio a área requisitante para que em conjunto possam avaliar as propostas.
Nesta etapa do processo o comprador avalia a capacidade de resposta do fornecedor, levando em consideração se o mesmo cumpriu com todas as exigências determinadas no processo de cotação, esta avaliação serve para que futuramente o fornecedor possa ser considerado como fornecedor homologado.
Caso seja detectado alguma inconsistência na proposta, o comprador ao verificar que existe interesse comercial que o fornecedor continue no processo, o mesmo deverá informá-lo e determinar um novo prazo para que o mesmo efetue as correções necessárias.
3.4.6. Análise das Propostas
O comprador após todas as verificações correspondentes ao processo de cotação deverá efetuar uma equalização das propostas recebidas, estas
propostas deverão ser equalizadas em um formulário padrão chamado de Mapa de Cotação (Apêndice 06) com o intuito de facilitar a interpretação e negociação.
Após o preenchimento do Mapa de Cotação o comprador deve avaliar todos os itens da proposta e selecionar a que tiver melhor custo benefício, melhores condições técnicas e financeiras a fim de atender a necessidade do seu requisitante.
Após a avaliação das propostas no formulário Mapa de Cotação (Apêndice 06) o comprador justifica a sua escolha, sempre levando em consideração as melhores condições de custo/beneficio. O método de avaliação das propostas deve levar em consideração dados globais da proposta, sendo o preço um fator importante, porém nem sempre decisivo para a compra.
3.4.7. Aprovação da Requisição de Compra
O requisitante ao confeccionar a requisição de compra via sistema Oracle R11i já com os valores retornados na devolução da Solicitação de Orçamento, e deverá repassá-la ao seu superior imediato, que via sistema Oracle R11i deverá verificar os itens que estão sendo solicitados, suas quantidades, seus valores e, após esta verificação aprovar para que a mesma siga para a área de compras.
3.4.8. Recebimento da Requisição de Compra
O comprador ao verificar no sistema Oracle R11i a entrada de uma nova Requisição de Compra, deverá assegurar se os itens solicitados estão com suas especificações técnicas completas, caso não estejam o mesmo deverá comunicar ao departamento solicitante a inconsistência e retornar a requisição via sistema Oracle R11i.
3.4.9. Confecção da Ordem de Compra
O comprador de posse de todos os documentos que suportem o processo de compra busca no sistema Oracle R11i a requisição de compra correspondente ao produto ou serviço requisitado, o mesmo executa uma verificação a fim de detectar possíveis erros no processo de requisição. Caso ocorram erros na requisição de compra, o comprador retorna a mesma, via sistema Oracle R11i ao requisitante informando no campo “Justifications” o motivo do retorno.
Caso não seja detectado nenhum erro o comprador procede à confecção da ordem de compra via sistema Oracle R11i, preenchendo os campos de fornecedor, qual almoxarifado será entregue, preço, prazo de entrega, impostos, frete e condições de pagamento.
Após o preenchimento dos campos pertinentes a área de compra o mesmo envia para aprovação via sistema Oracle R11i, o comprador recebe o comunicado de aprovação ou reprovação da ordem de compra via e-mail.
3.4.10. Confirmação de Compra
Após o recebimento do e-mail de aprovação da Ordem de Compra, o comprador confecciona em formulário padrão (Apêndice 07) a confirmação dos materiais requisitados.
Este formulário deve ser o espelho da Ordem de Compra, neste o comprador preenche os campos como número da ordem de compra, nome do fornecedor e contato, unidade de medida, quantidade, descrição, valor unitário, impostos, frete, prazo de entrega e condições de pagamento.
O formulário deve ser enviado via fax ou e-mail, para os casos de envio via e-mail o comprador deve anexar ao processo de compra a confirmação de recebimento do e-mail enviado.
3.4.11. Acompanhamento do pedido
Através do processo de Follow-up o comprador acompanha os prazos de entrega dos materiais comprados com o intuito de verificar a capacidade de cumprimento dos prazos de entrega do fornecedor estipulado.
Este processo de acompanhamento dos prazos de entrega é de suma importância visto que o requisitante ao solicitar o material ou serviço programa-se para que o mesmo esteja no prazo desejado ou informado por compras, caso este prazo não seja cumprido o comprador deve informar a área solicitante o atraso e em conjunto montar uma estratégia alternativa para a solução do caso.
Quando por ventura o fornecedor atrasar uma entrega de material, esta ocorrência deve ser registrada e informada ao fornecedor, visto que este é um dos pontos de qualificação do fornecedor durante o processo.
3.4.12. Recebimento do Pedido
Quando da chegada do pedido o departamento de recebimento verifica no sistema Oracle R11i a real existência de uma ordem de compra para a devida entrega, executa a verificação dos dados cadastrais, valores, quantidades e descrições. Após esta verificação o Departamento de Recebimento preenche um formulário chamado de “Contagem Cega” (Apêndice 08) e informa ao almoxarifado a chegada do material.
O almoxarife verifica as condições de chegada do material (embalagem), confere as quantidades recebidas e aciona o responsável técnico do setor solicitante, este confere as condições técnicas do material recebido e libera ou rejeita o material.
No caso de liberação, o almoxarife preenche o formulário de “Contagem Cega” devolvendo ao setor de recebimento e informando ao setor de compras as quantidades e a data de chegada do material. Caso seja rejeitado o responsável técnico emite um laudo técnico (Apêndice 09) relatando o motivo de devolução deste material e repassa ao setor de compras para que o comprador tome as
medidas cabíveis junto ao fornecedor. Caso o material esteja de acordo com o solicitado o vistoriador técnico aprova e assina em conjunto com o recebedor.
O comprador ao receber o laudo de devolução registra esta devolução e informa ao fornecedor sobre o ocorrido e quais medidas devem ser tomadas para tais problemas detectados.
3.4.13. Auditabilidade do Processo
De acordo com o padrão de normas ao qual a empresa melhor se identifica, o presente estudo irá trabalhar com a metodologia de auditoria da Lei Sarbanes-Oxley (SOX) que tem como base a evidência dos processos, isto é, todos os processos têm que ter base no padrão de processo desenhado pela empresa.
O processo ao qual foi desenhado está baseado nas exigências da Lei Sarbanes-Oxley, evidenciando que todas as empresas ao qual possuem transações de ações negociadas na bolsa de valores de Nova Yorque e que já foi relatado no item 3.3. deste trabalho, devem seguir o que tange a lei.
Para a certificação da auditabilidade dos processos de compras todos os pontos desde o início na identificação da necessidade até o recebimento final serão verificados com base nos formulários padrão estipulados na implementação do processo. Estes formulários durante o processo de auditoria são considerados como evidências do processo, demonstrando assim a clareza e a confiabilidade nos dados nele inserido.
3.4.14. Fluxograma do Processo Alternativo de Controle de Contratos.
Dentro do desenho proposto será demonstrado a seguir o fluxograma do processo alternativo.
Figura 19: Fluxograma do Processo Alternativo Fonte: Dados do Trabalho.