2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
3.5. Teste do Modelo Proposto
Figura 19: Fluxograma do Processo Alternativo Fonte: Dados do Trabalho.
mesmos e verificado o nível de pontuação que cada um deles obteve no questionário, neste processo diante das exigências do requisitante somente um obteve o nível de qualificação exigido.
Para garantir clareza no processo de qualificação dos fornecedores é emitida uma carta de qualificação positiva ou negativa aos fornecedores parabenizando ao fornecedor qualificado e agradecendo aos fornecedores reprovados.
Em conjunto ao processo de qualificação dos fornecedores o comprador emite o mapa de cotação com base nos dados fornecidos pelos fornecedores na resposta das cotações, o mapa serve de base para que o comprador possa caso o fornecedor que obtenha as melhores condições não seja o qualificado desenhar uma estratégia de negociação ou de preço junto ao fornecedor qualificado ou uma sugestão de melhorias ao fornecedor reprovado.
Após evidenciado todo o processo o comprador retornou ao requisitante o formulário de requisição de orçamento já com os valores para que o mesmo emita a requisição de compra para posterior emissão da ordem de compra e confirmação.
Já com a ordem de compra aprovada o comprador em formulários próprio emite uma confirmação de compra que é enviada ao fornecedor via fax ou e-mail constando dados suficientes para comportar a contratação, como parte integrante do processo o comprador imprime a ordem de compra gerada a partir do sistema Oracle R11i que será parte integrante do processo.
Todos os documentos que integram o processo desde a solicitação de cotação até a confirmação junto ao fornecedor são impressos e arquivados para suportar um processo de auditoria.
4.0. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com a realização deste trabalho buscava-se, além do desenvolvimento teórico e prático do acadêmico, elaborar uma análise do Processo de Controle de Contratos para a empresa Pepsico do Brasil Ltda., que permitisse desenhar um modelo compatível com as normas de qualidade de processos exigidas pela Lei Sarbanes Oxley (SOX).
Este trabalho se caracterizou pelo emprego do método de avaliação formativa, que segundo Roesch (1996), é um tipo de pesquisa que visa melhorar ou aperfeiçoar sistemas ou processos. A função da avaliação formativa, numa perspectiva ampla, supõe uma ação do avaliador em direção ao desenvolvimento e crescimento do avaliado. E diante da diversidade de metodologias, esta foi a qual melhor pode descrever o objetivo final deste trabalho.
Outro ponto que mereceu especial atenção foi à escolha dos padrões metodológicos que nortearam o desenvolvimento deste trabalho, pois, como o objetivo era que o acadêmico pudesse identificar a melhor maneira de avaliar o processo e os métodos empregados pela empresa, o mesmo obtou-se pela pesquisa qualitativa, com o emprego de fontes primárias, as quais foram obtidas junto aos colaboradores da empresa, baseadas nas suas experiências vividas.
Utilizou-se também as fontes secundárias, sendo estas encontradas em processos de compras e na observação participativa onde, o observante colocou - se não apenas como observador, mas ao nível dos outros elementos estudas e avalizados e a análise documental, as quais permitiram identificar os desvios e propor soluções.
Para que o trabalho fosse realizado com êxito, alguns objetivos foram traçados. O primeiro buscou caracterizar a empresa e a área de suprimentos a fim de reunir informações sobre a empresa e a área estudada.
O segundo objetivo procurou descrever o processo atual de controle de contratos com o intuito de reunir informações para a análise dos pontos relevantes ao estudo do caso, sendo como terceiro objetivo a identificação dos desvios de qualidade no processo de controle de contratos a fim de determinar os pontos aos quais necessitariam de melhoria e assim efetuar um comparativo entre
o processo atual e as necessidades exigidas pelas normas internacionais de qualidade.
A seguir o quarto objetivo procurou desenhar um processo alternativo para o controle de contratos, levando em consideração o comparativo entre o processo atual, normas de qualidade e o processo ideal. Dentre estes determinantes o desenho do processo alternativo levou em consideração, fatores exigidos pela lei Sarbanes Oxley, lei esta, que a empresa estará implantando no próximo ano, a fim de cumprir as exigências estabelecidas por ela para as empresas quem têm suas ações negociadas na bolsa de valores de Nova Iorque.
O teste do modelo proposto foi o fator determinante para a garantia da funcionalidade e auditabilidade do processo conforme as exigências determinadas pela lei Sarbanes Oxley.
Ao final da realização deste trabalho de pesquisa, pode-se afirmar que todos os objetivos específicos foram atingidos, e que os mesmos foram de suma importância para que o objetivo principal também fosse alcançado em sua plenitude.
Uma das principais dificuldades encontradas neste trabalho foi à falta de material teórico direcionado a administração de materiais, em especial a análise de processos. Porém mesmo com o confronto com as dificuldades foi possível o desenho de um modelo proposto ao qual será utilizado em parte na implantação das novas normas e procedimentos da empresa no próximo ano a fim de suprir as exigências determinadas pela lei Sarbanes Oxley.
5.0. REFERÊNCIA BIBLIOGRAFICA
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APÊNDICES
Apêndice 01.
Data: Área:
Solicitante: Ramal:
E-mail: C.Custo:
Gerente:
Ítem Quantidade Descrição DETALHADA Modelo/Referência
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Local de Entrega:
Local de Faturamento:
Contato:
Tel:
Ítem Quantidade Valor Unitário Valor Total Prazo de Entrega Observações 1
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Data:
Analista Compras Responsável:
Validade da proposta Observações:
Depto. Indiretos e Serviços Solicitação de Orçamento
Dados do Produto / Serviço
Reservado para Suprimentos
Apêndice 02.
Nome da Empresa:
CNPJ:
Planejamento Estratégico Peso Sim Não Nota Ações
Existe um plano estratégico formalizado para a empresa? 40% - Verificar se a empresa possui uma visão de futuro, identificação de suas carências e potencialidades.
Existe uma declaração formal de missão para a empresa? 60% - Verificar a divulgação da missão em murais, manuais ou em informativos internos.
Solidez / Tradição de Mercado Peso Sim Não Nota Ações
A empresa atua no mercado a mais de 05 anos? 30% - Verificar no contrato social a data de início das operações.
A empresa NUNCA esteve concordatária durante suas operações? 70% -
Questionar sobre o assunto com os responsáveis e caso haja necessidade, verificar nas entidades devidas.
Estrutura Organizacional Peso Sim Não Nota Ações
Existe estrutura organizacional formalizada? 35% - Verificar se a empresa possui organograma, divisão de responsabilidades nas áreas da empresa.
Existe manual descritivo da estrutura organizacional? 25% - Verificar a existência de manual com todas as unidades e suas responsabilidades
O organograma é divulgado para toda a organização? 15% -
Caso a 1° questão seja positiva, verificar se o organograma é divulgado na empresa e entendido pelos funcionários.
Os papéis e responsabilidades das áreas são bem definidos? 25% - Verificar se as responsabilidades das áreas são bem definidas e conhecidas pelos funcionários.
Apropriação de Custos Peso Sim Não Nota Ações
Existe estrutura formalizada para apropriação de custos? 40% - Verificar se existe área de orçamento e apropriação de custos.
Há apropriação de custos por Centros de Custos? 25% - Verificar se a empresa apresenta centros de custos relacionados com as áreas.
A empresa utiliza sistemas de apuração de custos (exemplo ABC)? 35% -
Verificar a sistemática de apropriação de custos (diferenciação de custos fixos, variáveis, margens etc)
Formação de Preços Peso Sim Não Nota Ações
Existe área responsável pela elaboração de orçamentos? 70% - Verificar se a empresa apresenta área de orçamentos.
Há controle dos pedidos de cotação pela área de orçamentos? 30% -
Verificar se há controle dos pedidos de cotação que a empresa recebe (preocupaçào com prioridades, prazos etc).
Instalações Administrativas Peso Sim Não Nota Ações
As instalações administrativas são separadas das instalações
produtivas? 15% - Verificar se existe áreas administrativas (escritório,
recepção etc) separadas da área industrial.
A área construída é bem dimensionada para realização das
atividades administrativas? 20% -
Verificar a organização da área administrativa relacionada com dimensão e disponibilidade de espaço para execução das atividades.
Há organização nos postos de trabalho administrativos? 40% - Verificar se há organização dos postos de trabalho, limpeza, arrumação, higiene etc.
Há luminosidade e ventilação adequadas? 25% -
Verificar a luminosidade e ventilação da área, intensivando o bem estar e produtividade dos funcionários.
PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES (marque com X) 1. Avaliação Gerencial
QUESTIONÁRIO DE PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES
O layout é adequado às atividades produtivas da empresa? 20% -
Verificar se a disposição das máquinas e eqtos representam as necessidades do processo produtivo e otimização da movimentação de materiais.
Existe organização na movimentação interna de materiais? 15% - Verificar se existe paleteiras, eqtos de transporte, corredores para movimentação de materiais.
Existe área destinada para armazenagem de ferramental,
equipamentos e utensílios para execução dos serviços? 20% - Verificar a existência de local apropriado para armazenagem de ferramental, spare parts etc.
Há organização dos postos de trabalho produtivos? 30% - Verificar se há organização dos postos de trabalho, limpeza, arrumação, higiene etc.
Há luminosidade e ventilação adequadas? 15% - Verificar a luminosidade e ventilação da área, intensivando o bem estar e produtividade dos funcionários.
Segurança do Trabalho Peso Sim Não Nota Ações
Existe uma Política de Segurança formalizada para a empresa? 30% - Verificar a existência de uma política de segurança formalizada para a empresa (manuais, folhetos, informativos etc)
Existe controle efetivo de Acidentes Com Perda de Tempo? 10% - Verificar a documentação para controle e monitoramento dos acidentes CPT.
Existe controle efetivo de Acidentes Sem Perda de Tempo? 10% - Verificar a documentação para controle e monitoramento dos acidentes SPT.
A empresa realiza exames médicos periódicos em seus funcionários? 5% - Verificar a relação de funcionários examinados e avaliados por responsáveis de saúde.
Existe controle eficaz sobre a utilização de Equipamento de Proteção
Individual (EPI)? 15% - Verificar o controle e monitoramento do uso de EPI's
e utilização pelos funcionários.
Os funcionários tem conhecimento sobre as funcionalidades dos
EPI's? 10% - Verificar se os funcionários conhecem as
funcionalidades dos EPI's.
Há formalização da CIPA? 4% -
Verificar a existência e formalização da CIPA (caso seja aplicável na empresa conforme número de funcionários)
Há formalização da Brigada de Incêndio? 6% - Verificar a existência e formalização da Brigada de Incêndio com as devidas distinções (uniformes) dos demais funcionários da empresa.
Existem Programas de Redução de Pontos de Risco (potenciais
fontes de acidentes)? 10% - Verificar a existência de programas internos de
redução de pontos de risco de acidente de trabalho.
Responsabilidade Social Peso Sim Não Nota Ações
A empresa possui normas transparentes que contemplam critérios e exigências relativas ao cumprimento da legislação trabalhista,
previdenciária e fiscal? 10% - Verificar a existência de normas específicas sobre legislação e controle sobre o devido cumprimento .
A empresa apresenta critérios específicos de responsabilidade social,
como proibição do trabalho infantil e adoção de padrões ambientais? 15% - Verificar a existência de critérios para eliminação de trabalho infantil, treinamentos para conscientização, estabelecimento de padrões ambientais.
A empresa discute com fornecedores e parceiros a questão do
trabalho infantil e os estimula a cumprir a legislação? 15% -
Verificar se a empresa participa de grupos de discussão, fóruns e palestras sobre erradicação do trabalho infantil.
A empresa verifica o cumprimento das cláusulas que proíbem o
trabalho infantil nos seus contratos com fornecedores? 15% -
Verificar se os responsáveis pela empresa conhecem sobre a legislação do trabalho infantil e se verificam a aplicação da mesma aos seus fornecedores.
da empresa, tempo de uso.
Existe sistema integrado de gestão? 15% - Verificar a existência de um sistema integrado de informações na empresa.
Existe banco de dados centralizado para gestão dos dados da
empresa? 18% - Verificar se existe servidor para armazenamento
das informações da empresa.
Existe investimentos programados em TI? 2% -
Questionar sobre a programação de investimentos em TI (gestão de informações, hardware, software etc)
A empresa trabalha com código de barras em seus produtos? 10% - Verificar se os produtos da empresa são fornecidos com código de barras.
A empresa trabalha com código de barras para recebimento dos
insumos adquiridos? 8% - Verificar se a empresa tem eqtos para leitura de
código de barras nos insumos recebidos.
Há utilização de comunicação eletrônica com fornecedores/clientes
via EDI? 15% - Verificar se a empresa utiliza sistema de troca de
dados com clientes e/ou fornecedores.
Há utilização de comunicação eletrônica com fornecedores/clientes
via WEB? 15% - Verificar se a empresa utiliza sistema de troca de
dados com clientes e/ou fornecedores.
A empresa possui site institucional na WEB? 2% - Verificar se a empresa possui site na Internet.
A empresa realiza compras eletrônicas via WEB? 3% - Verificar se a empresa realiza compras eletrônicas na Web e quais os portais utilizados.
É possível adquirir itens no site da empresa? 8% - Caso a empresa tenha site na web, verificar a possibilidade de adquirir produtos pelo site.
Qualidade Peso Sim Não Nota Ações
Existe uma Política de Qualidade bem definida? 18% -
Verificar a existência de uma política de qualidade formalizada para a empresa (manuais, folhetos, informativos etc)
Existe Programa de Qualidade Total na empresa? 18% - Verificar a existência de programa de qualidade total na empresa (TQC)
A empresa possui certificação ISO 9000? 18% - Verificar a certificação ISO-9000 do fornecedor (vigência)
Existe manual da qualidade? 5% - Verificar a existência de manuais da qualidade
(procedimentos) A empresa possui certificação de programas de desenvolvimento
(PDF/PRODFOR)? 4% - Verificar se a empresa possui certificação
PRODFOR vigente.
Existe pesquisa de satisfação dos clientes da empresa? 4% - Verificar se a empresa realiza pesquisa de satisfação com os clientes da empresa.
Existe pesquisa de satisfação dos fornecedores da empresa? 4% - Verificar se a empresa realiza pesquisa de satisfação com os fornecedores da empresa.
Existe programa de melhoria contínua da qualidade? 14% - Verificar a utilização do programa de melhoria contínua na empresa.
A empresa pratica Gestão à Vista (disponibilização de informações
e indicadores de produção)? 10% -
Verificar se a empresa divulga informações de produção, produtividade, taxa de absenteísmo etc em locais específicos para acesso dos
funcionários.
A empresa realiza auditorias internas para avaliação da gestão da
qualidade? 5% - Verificar se existe auditores internos na empresa
para avaliação dos processos internos.
Meio-Ambiente Peso Sim Não Nota Ações
A empresa possui uma Área de Gestão Ambiental? 5% - Verificar se existe estrutura organizacional específica para meio ambiente.
A empresa adota procedimentos para caracterização e/ou investigação de solo e águas subterrâneas para avaliar possíveis alterações da qualidade do solo, compatíveis com a criticidade de seu processo?
5% - Verificar se existe designação formal de responsável.
Os empregados da área operacional recebem treinamentos
específicos em meio ambiente? 10% - Verificar se a empresa procura inserir a variável ambiental nas suas operações.
Os empregados recebem treinamentos, nos procedimentos operacionais, compatíveis com a natureza e a complexidade das atividades?
10% -
Verificar evidências de treinamentos relacionados a processos que gerem aspectos ambientais significativos.
Existem procedimentos internos para assegurar a conformidade das condicionantes do processo de licenciamento e outras exigências ambientais?
10% - Verificar se as condicionantes dos processos estão sendo atendidas.
A empresa possui certificação NBR ISO 14001? 5% - Certificação NBR ISO 14001.
A empresa possui um sistema de segurança e comunicação dos
riscos associados ao armazenamento de produtos perigosos? 5% - Verificar a consistência do sistema de segurança e comunicação.
A empresa possui programa e procedimentos de prevenção e de
controle de emergências? 10% - Verificar a implementação de procedimentos de
prevenção e controle de emergências.
Os resíduos gerados pela empresa são destinados em
conformidade com a legislação e as normas técnicas aplicáveis? 20% - Verificar se todos os resíduos gerados no processo têm destinação adequada e licenciada;
Existe não cumprimento de compromissos oficiais ou reclamações da comunidade, relacionadas aos meios de comunicação, Ministério Público, Órgão ambiental licenciador, outros órgãos federais, estaduais e/ou municipais?
20% -
Verificar se a empresa está cumprindo todos os compromissos assumidos e se existem reclamações e/ou processos ainda não equacionados pela empresa.
2. Avaliação Técnica