Trabalho de Conclusão de Estágio

Gostaria também de agradecer aos meus amigos Eduardo (Dudu) e Rogério (com quem compartilhamos bons e maus momentos na universidade e cuja amizade levarei comigo) e ao meu orientador Prof. Luiz Carlos da Silva Flores por acreditar e apoiar minha projeto. Luiz Carlos da Silva Flores, Dr. e) Responsável pelo estágio supervisionado em administração Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSc.

INTRODUÇÃO

Problema de Pesquisa e Justificativa

Esse tipo de trabalho é importante para a empresa quando se pretende viabilizar qualquer processo que possa ser melhorado e que dê um bom resultado do ponto de vista de mercado. A viabilização deste trabalho foi alcançada através do acesso a informações, documentos e processos e a pessoas relacionadas à gestão e coordenação, sem gerar qualquer ônus para a empresa, que ao final deste fornece uma base teórica sobre o assunto, o que possibilitará sugestões para melhorias no processo atual.

Objetivos

Aspectos Metodológicos

Caracterização da Pesquisa
Participantes da Pesquisa
Instrumentos de Coleta de Dados
Tratamento e Análise dos Dados

Os dados utilizados neste trabalho tiveram como fonte principal as fontes primárias, que são descritas por Richardson (1999, p.253). Na coleta de dados foi utilizada a observação participante, descrita por Richardson (1999, p.261), como uma prática onde “o.

REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Administração

No que diz respeito à teoria baseada na estrutura, Chiavenato (1994, p. 9) afirma que “a preocupação com a estrutura da organização constitui uma expansão significativa do objeto de estudo da teoria da gestão”. Hampton (1990) fornece à Teoria da Contingência a projeção de um modelo próprio, independente de fórmulas anteriores e prontas; Não existe uma forma ideal de lidar com situações e as decisões são ocasionais, dependendo da interação entre organizações, ambiente e tecnologia.

Organização, Sistema e Métodos (OSM) e Qualidade

Controle de Processos

Segundo a ISO 9000:2000 Apud Mello (2002, p.43), um processo é “uma série de atividades interligadas ou interativas que transformam entradas em saídas”. Nesse sentido, qualquer atividade, ou conjunto de atividades, que utilize recursos para converter insumos em produtos pode ser considerada um processo.

Administração de Materiais

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (SCM)

Especificação de Produtos
Requisição de Compra
Seleção de Fornecedores
Coleta de Preços
Negociação
Pedido de Compras
Acompanhamento das Compras
Contrato
Recebimento dos Materiais
Inspeção dos Materiais
Avaliação do Desempenho do Fornecedor

Dentro da gestão de materiais, Chopra (2003, p.03) relata que “a cadeia de suprimentos inclui não apenas fabricantes e fornecedores, mas também transportadores, armazéns, varejistas e os próprios clientes”. A requisição de compra é um documento que registra informações sobre o produto a ser adquirido e sua quantidade, e inicia o processo de compra.

Gestão de Contratos

Nesta etapa, após todos os processos de cotação, análise, negociação e cadastro, o comprador deverá emitir um pedido de compra dos itens através do sistema Oracle R11i e enviá-lo para aprovação ao superior correspondente à área de demanda. Esta confirmação de compra deverá conter as mesmas informações da oferta para evitar distorções no processo. Através do sistema, o comprador transfere itens de um formulário de pedido para outro, inserindo dados relevantes para o processo, como

Como o Sistema de Compras é totalmente eletrônico, o comprador só poderá visualizar a Requisição de Compra após aprovação. Esta requisição de compra somente será emitida mediante devolução do formulário de solicitação de orçamento preenchido pelo departamento de compras com os valores e prazos de entrega dos itens solicitados. O comprador, de posse de todos os documentos que suportam o processo de compra, busca no sistema Oracle R11i a requisição de compra correspondente ao produto ou serviço desejado, que realiza uma verificação para detectar possíveis erros no processo de requisição.

Caso nenhum erro seja detectado, o comprador procede à criação do pedido de compra através do sistema Oracle R11i, preenchendo os campos fornecedor, qual armazém será abastecido, preço, prazo de entrega, impostos, frete e condições de pagamento. Após o preenchimento dos campos pertinentes à área de compras, o mesmo é enviado para aprovação via sistema Oracle R11i, o comprador recebe uma notificação de aprovação ou rejeição do pedido de compra via e-mail. O formulário deverá ser enviado por fax ou e-mail, no caso de envio por e-mail o comprador deverá anexar a confirmação de recebimento do e-mail enviado ao processo de compra.

Quando o pedido chega, o departamento de recebimento no sistema Oracle R11i verifica a real existência de um pedido de compra para entrega no prazo e realiza a verificação dos dados cadastrais, valores, quantidades e descrições. Após concluir todo o processo, o comprador devolveu ao requisitante o formulário de solicitação de cotação com os valores para que este pudesse emitir a solicitação de compra para posterior emissão e confirmação do pedido de compra.

DESENVOLVIMENTO DA PESQUISA DE CAMPO

Características da Organização

Produtos e Processos
Força de Trabalho
Clientes, Mercados e Concorrência
Concorrência e Ambiente Competitivo
Estrutura Organizacional
Atribuições da Área de Compras

Recebimento das Requisições
Busca de Fornecedores
Emissão e Envio das Cotações
Recebimento e Análise das Cotações
Cadastro de Fornecedores
Emissão da Ordem de Compra
Confirmação de Compra
Acompanhamento do Pedido

A Pepsico do Brasil Ltda é uma empresa multinacional com sede em Nova York - EUA e de propriedade privada. Suas atividades tiveram início em 1898 com a criação da Pepsi-Cola. O negócio de bebidas da PepsiCo foi fundado na virada do século por Caleb Bradham, um farmacêutico da Carolina do Norte que formulou a Pepsi-Cola. Em 1991, a Pepsi-Cola marcou a sua entrada no mercado de bebidas não carbonatadas estabelecendo uma parceria com Thomas J.

Em 1941, as ações da Pepsi-Cola começaram a ser negociadas na Bolsa de Valores de Nova York. No ano seguinte a esta aquisição, a engarrafadora da Pepsi-Cola foi transformada numa empresa de capital aberto - The Pepsi Bottling Group. Entre seus principais concorrentes, a Pepsico pode dizer que a Coca-Cola é a sua mais forte no setor de bebidas, nos achocolatados o Nescau concorre diretamente com o Toddy, entre os salgadinhos a Elma Chips é a líder, mas compete na preferência do consumidor com seus produtos. semelhantes, mas de qualidade inferior.

Dentro dos parâmetros definidos pelo Manual de Políticas e Procedimentos – COM-01, as atribuições da área de compras consistem em receber requisições de compras via sistema Oracle R11i, buscar fornecedores no mercado, submeter e enviar ofertas de compra, receber ofertas, analisar ofertas , cadastro de fornecedores, emissão de pedido de compra, confirmação do pedido e acompanhamento do pedido, que serão descritos a seguir.

Apresentação do Processo Atual de Controle de Contratos

Requisição de Compra ou Serviço
Recebimento da Requisição
Fornecedores
Preparação e Envio das Cotações
Recebimento das Cotações
Análise das Cotações
Negociação
Confecção da Ordem de Compra
Acompanhamento da Compra
Fluxograma do Processo de Compras

Porém, nos casos em que não há histórico de compras anteriores, o comprador dispõe de diversas ferramentas como revistas pertinentes ao material solicitado, troca de informações com compradores de outras unidades ou consulta a sites especializados voltados para encontrar fornecedores. Dentro da política de compras, o comprador elabora o orçamento em papel timbrado para ser enviado aos fornecedores por fax ou e-mail. O Manual de Políticas e Procedimentos – COM-01 exige que os formulários de cotação contenham no mínimo item, unidade de medida, quantidade solicitada, descrição do item a ser cotado, preço unitário, imposto, preço total, prazo de entrega, condições de pagamento e especificação de o tipo de frete, que pode ser FOB (Free on Board) pago pelo destinatário ou CIF (Coust in Free) pago pelo remetente.

Com as ofertas em mãos, o comprador pode avaliar se possui propostas suficientes exigidas pelo Manual de Políticas e Procedimentos – COM-. Após esta entrada de dados, o comprador envia o Pedido de Compra via sistema para o gestor da área que requisita o material e aguarda a notificação do sistema sobre a aprovação do Pedido de Compra. Esta confirmação deverá incluir todos os dados acordados durante o processo desde a oferta até a negociação final, e também dados como número do pedido de compra, unidades de medida, quantidades, descrição do material ou serviço a ser contratado, valor unitário, valor total, impostos, entrega prazo, condições de pagamento, condições de envio e descontos negociados.

Esta confirmação é considerada um contrato de compra e fornecimento de materiais e serviços, daí a necessidade de dados completos para que não haja dúvidas sobre o processo e a confiabilidade do material ou serviço executado.

Identificação dos desvios da Qualidade

O processo de Compras
Requisição de Compras
Recebimento da Requisição de Compra
Fornecedores
Preparação e Envio das Cotações
Análise das Cotações
Negociação
Acompanhamento das Compras

Para o padrão PMBOK®, a requisição de compra é definida pelas necessidades do projeto e por quem orientará esta fase, definindo parâmetros de processo que envolvem considerações de como, o quê, quanto, se e quando comprar. Para atendimento à Lei SOX, as compras são uma continuação do processo e em nenhuma hipótese devem ser redirecionadas sem antes uma avaliação conjunta da solicitação de compra entre a área solicitante e a área de compras. A ISO 9001:2000 estipula que os fornecedores devem ser pré-qualificados através do processo de avaliação, qualificação e seleção.

A norma ISO 9001:2000 estabelece que esta etapa do processo é desenhada de acordo com a política da organização, levando em consideração a confiabilidade do processo como um todo. No guia PMBOK®, o pedido de compra ou ordem de compra é considerado um documento legal que gera obrigações para ambas as partes, tanto para o fornecedor entregar o produto adquirido, quanto para o comprador pagar ao fornecedor por esse produto. A SOX não deixa claro como deve funcionar essa etapa do processo, mas estipula que tudo seja documentado para que o processo fique o mais claro possível.

Com o SOX é importante que seja criado um cenário para esta fase, registrando as ações realizadas pelos responsáveis por esta fase do processo.

Processo Alternativo de Controle de Contratos

Estudo das necessidades
Requisição de Compra
Solicitação de Cotação
Seleção, Avaliação e Qualificação de Fornecedores
Análise das Propostas
Aprovação da Requisição de Compra
Recebimento da Requisição de Compra
Acompanhamento do Pedido
Recebimento do Pedido
Auditabilidade do Processo
Fluxograma do Processo Alternativo de Controle de Contratos

Este formulário deverá conter todos os dados técnicos possíveis para o processo de cotação e deverá ser enviado por fax ou e-mail ao fornecedor pré-qualificado no processo de seleção, avaliação e qualificação de fornecedores. Após a avaliação, o comprador emite um comunicado ao fornecedor sobre os resultados do processo de avaliação e qualificação de fornecedores conforme modelos apresentados (Anexos 04 e 05). Após receber as cotações, o comprador deverá verificar se o fornecedor enviou sua proposta dentro do prazo e se todos os dados solicitados foram respondidos corretamente, para que não haja desvios no processo de avaliação da proposta.

Nesta fase do processo, o comprador avalia a capacidade de resposta do fornecedor, tendo em conta se cumpriu todos os requisitos definidos no processo de cotação, esta avaliação serve para garantir que o fornecedor poderá ser considerado como fornecedor aprovado no futuro. O comprador, após todas as verificações correspondentes ao processo de cotação, deverá realizar uma conciliação das propostas recebidas. O solicitante, ao preparar a solicitação de compra através do sistema Oracle R11i, já com os valores devolvidos durante a devolução da Solicitação de Cotação, deverá encaminhá-la ao seu superior direto, que através do sistema Oracle R11i deverá verificar os itens solicitados , as quantidades, seus valores e, após esta verificação, está aprovado para ir para a área de compras.

Através do Processo de Acompanhamento, o comprador monitora os prazos de entrega dos materiais adquiridos para verificar a capacidade do fornecedor de cumprir os prazos de entrega estipulados.

Teste do Modelo Proposto

Verifique se há controle sobre as solicitações de cotação que a empresa recebe (em relação a prioridades, prazos, etc.). Verifique se a disposição das máquinas e equipamentos representa as necessidades do processo produtivo e a otimização da movimentação de materiais. Verifique se a empresa participa de grupos de discussão, fóruns e palestras sobre erradicação do trabalho infantil.

Verifique se os responsáveis pela empresa conhecem a legislação sobre trabalho infantil e se ela é aplicada aos seus fornecedores. Verifique se a empresa publica informações sobre produção, produtividade, absenteísmo, etc. em locais específicos para acesso. Verifique se a empresa cumpre todos os acordos firmados e se há reclamações e/ou processos que ainda não foram solucionados pela empresa.

CONSIDERAÇÕES FINAIS