Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)

Um sistema ERP, é traduzido em português para (Planejamento dos Recursos Empresariais) e assim é compreendido como “uma arquitetura de sistemas de informações que facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa, tais como as quatro principais atividades da organização: fabricação, logística, finanças e recursos humanos”, sustenta (BATISTA, 2006, p. 115).

No entendimento de Rosini (2003, p. 195) o sistema ERP é definido como um “software integrado que abrange todos os processos da empresa, abordando o modelo até então em uso, onde cada processo era um sistema e muitas vezes desenvolvidos internamente e sem integração com os demais”.

Outra definição defendida por Batista (2006) é que, o ERP é normalmente um conjunto de atividades executadas por um software multimodular, no qual auxilia a organização em suas fases de negócios, compras de produtos, vendas, lançamentos financeiros, contado com fornecedores entre outros. Assim o autor conclui que este sistema tem seu principal foco no aumento da eficiência, tendo em vista suas transações internas com seus funcionários e com as tecnologias empregadas, e também o aumento da eficácia, ponderando-se transações externas da organização com seus clientes e fornecedores, tipicamente um sistema aberto.

Verifica-se na Figura 04, Davenport (1998 apud Padilha e Marins, 2005, p.

102) apresenta as funcionalidades dos sistemas ERP separando-as em funções internas (back-office), composta por manufatura, finanças e recursos humanos, e funções externas (front-office), composta por vendas e serviços, além da tecnologia e do chamado Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - SCM (Supply Chain Management).

Figura 04: Funcionalidades dos sistemas ERP

Fonte: Davenport (1998 apud Padilha e Marins, 2005, p. 102-113).

Em outra concepção, os sistemas ERP armazenam os dados em uma base de dados única ou central, nos quais são utilizados por um módulo, e ao mesmo tempo servem para ser manipulados por outros módulos, pois entre estes módulos as informações interagem entre si. Os módulos citados na Figura 05 estão presentes na maioria dos sistemas ERP. Além deles, alguns sistemas ERP possuem módulos adicionais, tais como: Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento de Manutenção, entre outros.

Figura 05 - Estrutura típica de funcionalidades dos sistemas ERP.

Fonte: Davenport (1998, apud Zancul; Rozenfeld, 1999).

Acrescenta Santos (2003), que o software ERP, é baseado na existência de bases de dados comuns que permitam partilhar a informação com diversos usuários, e em lugares diferentes da mesma empresa.

Complementando o exposto acima, um sistema ERP é composto por várias transações. Assim, uma transação,

“é um conjunto de processos instantâneos que atualizam outros processos, de forma automática. Por sua vez, um software ERP permite que diferentes unidades da organização tenham acesso a informações de diferentes transações do negócio (Kumar 2000; Gattiker e Goodhue, 2000). Por conseguinte, sistema ERP pode produzir benefícios quantitativos e qualitativos, tais como, maior produtividade, eficiência, satisfação do usuário/cliente, rapidez de tomada de decisão, redução de custos, controle gerencial, inovação tecnológica”. (HOLLAND,1999; ESTEVES; CARVALHO;

SANTOS, 2002 apud SANTOS et al 2003, p. 2).

Outro aspecto positivo dos ERPs está relacionado ao uso eficaz da informação. Na era da economia interligada, informações confiáveis, obtidas em tempo hábil, são um grande diferencial competitivo, (PORTER; MILLAR, 1995, apud CARNEIRO; DIAS, 2004).

Desta forma, os programas ERP, são focados para grandes empresas, sendo estes uns dos recursos empresariais caracterizados por investimento altos e de retornos diretos, promovendo grandes benefícios para a empresa, cita (Lucas, 2006).

Assim confirma Davenport (1998, apud Carneiro e Dias, 2004) Os ERPs exigem altos investimentos em software, hardware, acessórios, treinamentos e consultoria para sua implantação. Em contrapartida, os ERPs promovem grandes benefícios como, a redução substancial de custos, melhorias da qualidade da informação e agilidade nos processos internos das empresas, principalmente nos processos de comunicado interna e tomada de decisão. Também, prometem o monitoramento em tempo real das atividades da empresa.

Entre as vantagens e desvantagens do ERP, é a padronização que ele fornece. “Padronização oferece muitas vantagens para uma empresa”, comenta Lucas (2006, p. 246). Porém, afirma que pode ser difícil fazer com que funcionários adotem o mesmo padrão. Na visão de Carneiro e Dias (2004, p. 3) “o ERP cumpre esse papel ao propor a padronização de dados e processos nas empresas, facilitando as interligações.

Em comentário a questão acima, Lucas (2004), explica que como os processos de negócios são complexos e detalhados, a administração deve entender que eles só podem ser simplificados até um ponto. Então, têm-se os manuais de treinamento para usuários de computadores. Mesmo assim, se torno difícil manuseá- los quando se desconhece o uso das transações.

Nesta fase, cabe aos administradores selecionar o fornecedor mais adequado para dispor dos sistemas ERP.

2.9.1.1 Fornecedores de sistemas ERP

Atualmente os principais desenvolvedores de ERP são: SAP, Oracle, Peoplesoft e BAAN. No Brasil, o principal desenvolvedor é a empresa Microsiga.

Comentam (CARNEIRO; DIAS, 2004); (LUCAS, 2006).

A empresa onde foi realizado este estudo trabalha diretamente com o fornecedor SAP. Por estas razões o presente trabalho enfatizou apenas este fornecedor.

A origem do ERP ocorreu na Europa, precisamente na indústria de manufatura, na década de 70, quando a empresa alemã SAP (Systema, Anwendungen, und Produkte in datenverarbeitung) desenvolveu a primeira versão de seu software ERP o programa conhecido como R. (CARNEIRO; DIAS, 2004).

Historicamente o “R” é a primeira letra de “real-time data processing”

(processamento de dados em tempo real), conhecido como sistema “R/1” e de acordo com seu sucesso, a SAP foi desenvolvendo novas versões, conforme Quadro 03, abaixo.

ANO GERAÇÃO DE SOFTWARE CONCEITO

1970/1972 R/1 Processamento de dados em tempo real.

1979/1980 R/2

Indicado para mainframes, para lidar com diferentes idiomas e moedas e integravam dados operacionais e financeiros, em um único banco de dados.

1990 R/3 Mudança de plataforma do mainframe para servidores de médio porte com sistema operacional UNIX e arquitetura cliente-servidor.

1999 mySAP.com Une soluções de comércio eletrônico com aplicativos ERP já existentes, usando tecnologia Web “state-of-the-art”.

2000 SAP Workplace

Com a Internet, o usuário passou a ser o foco dos aplicativos, portal corporativo e acesso à informação de acordo com o perfil do usuário.

Atual SAP NetWeaver

Integrar pessoas, informação e processos dentro e fora da companhia, sendo a base técnica das soluções SAP Business Suíte.

Quadro 03: Evolução da SAP AG

Fonte: www.sap.com.br/brazil. Adaptado pelo acadêmico.

Para um melhor entendimento da abrangência destes sistemas, é oportuno apontar alguns casos de sucessos que este fornecedor SAP conseguiu agregar

entre seus clientes ao longo de seu trabalho, conforme compilado do site da SAP Brasil.

• Cia. Siderúrgica Belgo Mineira (2002) — tendo como desafio integrar unidades de modo a organizar seus processos internos. Para atingir este objetivo, a empresa optou pelas soluções de ERP da SAP — o software SAP ERP e o SAP Supply Chain Management (SAP SCM).

• Degussa (2003) — Com a implementação do SAP ERP, a empresa consolidou seus sistemas se preparando para o crescimento. Outro caso, de exemplo prático de parceria, a Degussa pode dizer sobre processo de treinamento fornecido pela SAP Education aos usuários finais da solução SAP ERP.

• Grupo São Martinho (2004) — Visou tornar os processos de negócio uma vantagem competitiva, então procurou uma solução no mercado que apoiasse seu novo modelo de gestão. A empresa escolheu as soluções SAP ERP e SAP BW (Business Information Warehouse).

• Petroquímica Triunfo (2005) — Para sustentar sua estratégia de negócios, a empresa fincou pilares em softwares SAP para organizar as informações, de forma a torná-las estratégicas. Hoje, TI está enraizada no negócio.

• UOL — Universo Online (2003) — Um dos maiores provedores de acesso à Internet e maior prestador de serviços de conteúdo online da América Latina, o Universo Online (UOL) integrou todas as suas operações com as soluções SAP ERP e o SAP BW (Business Information Warehouse).

• Albert Einstein (2006) — O mais moderno hospital da América Latina optou pelo SAP NetWeaver como uma plataforma tecnológica capaz de garantir a expansão do negócio. O grande desafio era unificar a entrada de dados e fazer a migração com cautela.

Junto a este fornecedor SAP a empresa onde foi realizado este projeto, implantou em 2001 o SAP R/3. Um sistema bem sucedido até os dias atuais. Entre os sistemas SAP R/3 hoje disponíveis na empresa conta com outros sistemas: SAP BW - BWP, SAP CRM - CRP, SAP APO - APP, SAP PIP, Isosystem e SAT.

O setor Financeiro do Centro de Serviços Compartilhados – CSC trabalha diretamente com o SAP R/3, e devido ao objetivo do trabalho faz-se oportuno conhecer um pouco mais sobre o ERP SAP R/3.

2.9.1.2 Sistemas integrados SAP R/3

O sistema SAP R/3 trata-se de um sistema integrada, permitindo um melhor planejamento e controle de negócio. Conforme Santos et al (2003, p. 2) um conceito de integração pode ser definido como o “[...} aumento sensível de complexidade do projeto e modelagem de dados do sistema ERP”. Assim, completa Davenport (2002, p. 112), “o R/3 da SAP mantém todos os sistemas unidos e é a espinha dorsal do sistema geral”.

Desta forma, o SAP R/3 tem como objetivo principal colaborar com a gestão e administração dos processos do negócio de uma empresa, simplificando suas atividades.

O sistema SAP R/3 é composto por um conjunto de módulos de software integrados ou bloco de funções. “Os módulos podem intercomunicar-se diretamente ou mediante a atualização de um banco de dados central”. (Davenport, p. 268, 2002). Neste caso, os blocos de funções correspondem a divisões departamentais das empresas, sendo elas (Financeira, Vendas, Logística, Produção, Controladoria, entre outras). Já os módulos são compreendidos como: Financeiro (Financeiro Contábil), Controladoria, Gestão de Materiais, Vendas e Distribuição, Gestão de Projetos, Gestão de Investimentos.

Para a empresa estudada, O SAP R/3 compreendo os seguintes módulos, conforme Quadro 04 e na Figura 6, a seguir, informações colhidas pelo acadêmico junto a empresa.

CONTROLADORIA... CO FINANÇAS... FI MATERIAIS... MM PRODUÇÃO AGROPECUÁRIA...

PRODUÇÃO INDUSTRIAL... PP

PLANEJAMENTO DA PRODUÇÃO...

VENDAS E DISTRIBUIÇÃO... SD

Quadro 04 - Módulos Implementados na Brasil Foods S.A.

Fonte: Dados secundários fornecido pela empresa Brasil Foods S.A em jun 2009.

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Figura 6: Cadeia de módulo SAP R/3: Sistema integrado

Fonte: Dados secundários fornecido pela empresa Brasil Foods S.A em jun 2009.

Com a implantação do SAP R/3, este sistema trouxe uma série de benefícios para a BRF - Brasil Foods S.A., nos quais competem as seguintes formas:

Integração: um sistema servindo a várias áreas garante, entre outros benefícios, segurança e qualidade dos dados e rapidez de processamento.

Arquitetura Técnica (cliente-servidor): parte do processamento do SAP R/3 está no micro onde a transação é realizada, o que garante maior rapidez e menos erros de processamento paralelo (rotinas batch, carga de dados, redigitação por relatórios, etc.). As informações (dados) são armazenadas no servidor.

Redução dos períodos de apuração de informações e garantia de sua qualidade, como resultado da integração do sistema.

Visualização de relatórios na tela, dispensando, se for o caso, a impressão.

Confiabilidade das informações.

Extensa utilização de dados mestres nas transações operacionais, reduzindo a entrada manual de dados.

Assim, contemplam uns dos objetivos específicos da pesquisa, relatar exemplos na prática de uso do sistema SAP R/3, que será revisto nos resultados desta pesquisa enfatizando apenas o setor de atividades Entrada de faturas.

Portanto, estes sistemas em muitas empresas são tratados por meio de uma gestão da informação ou por uma gestão do conhecimento.