PARTE I PLANO DE AÇÃO
3.4 Viabilidade
Nos dias atuais percebe-se cada vez mais a necessidade de aliar a gestão, até mesmo de um pequeno negócio, à idéia da sustentabilidade, voltada para a eficiência econômica aliada a eficácia ambiental e social. Esta visão da necessidade da adequação ao modelo de negócio sustentável é essencial ao se pensar em resultados futuros da organização como a prestação de um serviço de qualidade e diferenciado.
Neste contexto, quando se objetiva implementar um sistema de gestão sustentável na Pousada Mar de Jurerê, percebem-se as vantagens de possuir um sistema de gestão com padrões definidos para as atividades bem como a medição de desempenho sendo realizada efetivamente.
De acordo com o quadro do orçamento percebe-se que o que vai ser investido é de aproximadamente R$ 1.645,00 (hum mil e seiscentos e quarenta e cinco reais), um pequeno investimento, pois para realmente implementar o sistema de gestão se fazem mais necessários o planejamento, estruturação e documentação do que investimentos físicos. Entretanto este investimento recupera-se rapidamente, como por exemplo, com a diária do apartamento Loft Duplex em alta temporada, de R$
480,00 (quatrocentos e oitenta reais) (a partir de 5 dias) é necessário apenas 4 diárias para se obter esse valor, com o mesmo apto em baixa temporada, com diária de R$ 260,00 (duzentos e sessenta reais) são necessárias 6 diárias para obter o necessário para cobrir o investimento.
Além dos investimentos, todos os processos devem ser reestruturados, com foco na sustentabilidade, procurando atender aos indicadores de sustentabilidade.
Nesta proposta, a avaliação na eficiência no uso dos recursos e investimentos em tecnologia avançada e soluções de longo prazo foram bem evidenciadas ao longo do trabalho, quando o foco de todos os investimentos é no longo prazo e a preocupação com um resultado mais limpo da organização é constante.
Frente a todos estes fatores, se percebe a geração de vantagens competitivas, quando se volta à cultura organizacional à flexibilização, através de mudanças na estrutura da empresa como um todo. Por passar por estas mudanças, os colaboradores integram-se a uma cultura de mudanças, qualificando-os para futuros desafios.
Um fator importante é a mudança da percepção da comunidade em relação a imagem da empresa, pois com o desenvolvimento de ações que priorizam a integração entre empresa e o ambiente onde a mesma está inserida, ambos os lados ganham, a comunidade passa a se interessar mais pela empresa e percebe a importância que a empresa tem, bem como a empresa passa a ter mais facilmente mão de obra e serviços locais.
Também são notadamente vantagens competitivas as ganhas com produtividade em função dos investimentos com eficiência e a economia nos insumos, concomitantes à produção mais sustentável. Soma-se a isso a obtenção de
um produto com maior valor agregado, com a melhoria da imagem da empresa e das relações com a comunidade, possibilitando que o empreendimento busque selos de certificação, aumentando seu valor, possibilitando aumento de ganhos para os investidores no caso de venda do patrimônio.
Como resultado final, a disseminação da cultura da necessidade da preservação ambiental é uma valiosa contribuição deste sistema de gestão, demonstrando que com investimentos e a adoção de práticas voltadas à sustentabilidade, a organização além de ser mais rentável, garante sua perenidade e contribui para a manutenção do sistema onde está inserida.
Com os objetivos propostos neste trabalho plenamente atendidos, onde mapeou-se todas as atividades realizadas na pousada, possibilitando a melhoria imediata da qualidade dessas atividades, a criação de documentos, política, rotinas, manuais e procedimentos padronizados, também buscando a melhoria da qualidade e a diminuição de possíveis problemas, e a definição de indicadores para medição do desempenho, concomitante com a disseminação de uma nova cultura em todos os envolvidos tornam a implementação de um sistema de gestão sustentável algo totalmente palpável e possível de ser realizado.
Esta proposta de implementação de um sistema de gestão sustentável permitirá que a Pousada Mar de Jurerê se diferencie no mercado, agregando valor ao serviço prestado, melhorando significativamente a qualidade dos serviços oferecidos, controlarem de forma eficiente seus custos, e possibilitando que seu desenvolvimento permita também o desenvolvimento da comunidade local.
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ANEXOS
ANEXO A – QUADRO DE RESUMO DE IMPLEMENTAÇÃO DA ETAPA 01
ANEXO B – QUADRO DE RESUMO DE IMPLEMENTAÇÃO DA ETAPA 02
ANEXO C – QUADRO DE RESUMO DE IMPLEMENTAÇÃO DA ETAPA 03
ANEXO D – QUADRO DE RESUMO DE IMPLEMENTAÇÃO DA ETAPA 04
APÊNDICES
APÊNDICE A – MODELO DAS ATIVIDADES MAPEADAS
APÊNDICE B – MODELO DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRONIZADOS
POUSADA MAR DE JURERÊ
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP
Florianópolis, 2007
Nome da Tarefa: Duplicatas a pagar Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.1
Materiais Utilizados: Sistema Desbravador, notas e cupons fiscais, faturas de cobrança.
Atividades:
- Abrir o Sistema Desbravador;
- Abrir a janela ”Financeiro” em seguida apontar para contas a pagar e por fim duplicatas a pagar;
- Clicar no campo “lançar” e preencher os campos “fornecedor, numero, conta, centro de custo, vencimento e valor bruto” sempre de acordo com as informações contidas na duplicada em questão;
- No caso de faturas sem números definidos seguir a ordem crescente dos outros lançamentos;
- Clicar em “confirma” para finalizar;
- No caso de entrada de insumos realizar o lançamento de duplicatas a pagar seguindo os passos anteriores.
Cuidados Especiais: Sempre estar atento aos valores digitados, datas de vencimento.
Ações Corretivas: Estorno de duplicatas, alteração de movimento, se as datas e os valores estiverem incorretos.
Resultados Esperados: Pagamento no dia do vencimento, manter as contas em dia, eficiência.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Duplicatas a receber Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.2
Materiais Utilizados: sistema desbravador Atividades:
- Abrir o Sistema Desbravador;
- Abrir a janela “Financeiro” em seguida apontar para contas a receber e por fim duplicatas a receber;
- Clicar no campo “lançar” e preencher os campos “fornecedor, numero, conta, centro de custo, vencimento e valor bruto” sempre de acordo com as informações contidas na duplicada em questão;
- Clicar em “confirma” para finalizar;
- Nos fechamentos de contas realizados a prazo ou cartão de crédito e débito, automaticamente se gera uma duplicata a receber.
Cuidados Especiais: Sempre estar atento aos valores digitados, datas de vencimento.
Ações Corretivas: Estorno de duplicatas, alteração de movimento, se as datas e os valores estiverem incorretos.
Resultados Esperados: Eficiência, recebimentos em dia.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Baixa de duplicatas Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.3
Materiais Utilizados: Sistema desbravador, calculadora, notas e cupons fiscais.
Atividades:
- Abrir o Sistema Desbravador;
- Localizar a duplicata que será realizada a baixa pelo valor;
- Após localizar a duplicata clicar em “baixar”;
- Realizar a baixa verificando conta, centro de custo, vencimento e valor bruto”
sempre de acordo com as informações contidas na duplicada em questão;
- No caso de valores de duplicatas a pagar não encontradas deve-se verificar o fornecedor, pois poderão ser várias duplicatas de valores menores que resultarão no valor que aparece no extrato;
- Todo início de mês as duplicatas a receber de cartões de crédito apresentam diferença de valor, que se refere à taxa de aluguel do POS, conforme valor abaixo:
VISA: R$ 84,00 MASTER: R$ 68,00 AMEX: R$ 11,00
Cuidados Especiais: Realizar a baixa verificando os valores, datas, centro de custo corretamente,
Ações Corretivas: Realizar estorno de duplicatas caso necessário, realizar nova baixa corrigindo os valores.
Resultados Esperados: Eficiência, contas acertadas, baixa de duplicatas realizadas.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Lançamento de movimentos Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.4
Materiais Utilizados: Sistema Desbravador, notas e cupons fiscais, pasta suspensa.
Atividades:
- Abrir o Sistema desbravador;
- Clicar em “financeiro”, apontar para conta corrente e depois em lançar movimento;
- Preencher o campos data com a data referente ao lançamento, - Preencher a conta em que se realizou a atividade,
- Preencher corretamente o centro de custo,
- Adicionar um complemento que facilite a identificação do movimento;
- Adicionar o valor correto da transação;
- Destinar a nota ou cupom fiscal para o local adequado, na pasta de notas fiscais, armário B.1
Cuidados Especiais: Lançar sempre todos os campos solicitados de forma correta, o complemento deve facilitar a identificação, verificar lançamento antigos para seguir o padrão.
Ações Corretivas: Verificar os valores lançados e o valor das notas e cupons, verificar se o centro de custo está correto.
Resultados Esperados: Eficiência, lançamentos corretos.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Conferências do Caixa Hotel Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.5
Materiais Utilizados: Sistema Desbravador, caixa hotel, calculadora, caderno caixa.
Atividades:
- Abrir o sistema desbravador;
- Clicar na opção caixa e solicite fechamento de caixa;
- Abrir o extrato de contas;
- Verificar o saldo atual do caixa hotel;
- Conferência no caixa de dinheiro em espécie e cheques;
- Checar se os valores são idênticos;
- Anotar no caderno de caixa o valor de caixa recebido;
- Anotar no caderno de caixa o valor de caixa fechado.
- Assinar o caderno de caixa.
Cuidados Especiais: Sempre estar atento se os valores estão iguais,(o do caixa hotel com o extrato no desbravador), verificar se os lançamentos estão nos dias corretos, anotar corretamente os valores de recebimento e fechamento do caixa, trancar o caixa com a chave sempre.
Ações Corretivas: Recontagem do caixa, conferência dos lançamentos, verificar valores anteriores anotados no caderno de caixa.
Resultados Esperados: Os valores corretos do caixa, eficiência.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Conferências do Caixa Governança Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.6
Materiais Utilizados: Sistema Desbravador, caixinha, calculadora.
Atividades:
- Abrir o sistema desbravador;
- Ver no extrato de contas, a situação atual do caixa governança;
- Conferência no caixinha do valor em dinheiro;
- Separar os cupons e notas fiscais por fornecedor;
- Realizar entrada de insumo dos itens conforme POP CE.03.5;
- Não lançar duplicatas a pagar;
- Somar o valor das notas e cupons fiscais por fornecedor;
- Lançar duplicata a pagar (FI.03.1) for fornecedor com o valor total das notinhas;
- Realizar a baixa da duplicata na conta caixa governança;
- Realizar transferência do caixa hotel para o caixa governança (complemento caixinha), sempre com o valor de R$ 50,00;
- Os valores em dinheiro no caixa e no sistema devem ser idênticos.
Cuidados Especiais: Verificar diferenças com a Governanta, somar as notas com atenção, transferir sempre o valor de R$ 50,00.
Ações Corretivas: Recontagem do caixinha, verificar valor total das notas.
Resultados Esperados: Os valores corretos no caixa, eficiência.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Conferências da conta HSBC Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.7
Materiais Utilizados: Sistema Desbravador, extrato da conta, conta HSBC, calculadora.
Atividades:
- Imprimir o extrato de conta no site do banco;
- Ver no extrato de contas, a situação atual do caixa do banco da conta HSBC - Conferência no extrato de conta no Sistema Desbravador verificando saldo do dia anterior;
- Lançar entradas e saídas do dia anterior;
- Realizar a baixa das duplicatas a pagar e das duplicatas a receber;
- Realizar o lançamento de movimentos;
- Localizar as duplicatas a pagar e receber pelo valor da duplicata no Sistema;
- Conferir o valor do extrato da conta com o saldo da conta no Sistema Desbravador;
- O extrato de conta impresso deve ser destinado a reutilização.
Cuidados Especiais: Verificar se os valores não foram lançados em duplicidades, lançar nas datas corretas seguindo extrato bancário, lançar na conta e centro de custo correto.
Ações Corretivas: Estornar os lançamentos, verificar datas, contas e valores corretos.
Resultados Esperados: Eficiência no lançamento das entradas e saídas de contas.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI
Nome da Tarefa: Alterar movimentos e duplicatas baixadas Data: 23/10/2007
Responsável: Recepcionista Revisado:
Setor: Financeiro COD: FI.03.8
Materiais Utilizados: Desbravador, extrato da conta, conta HSBC, calculadora.
Atividades:
- Identificar o movimento que deve ser alterado;
- Clicar em “financeiro”, apontar para conta corrente e depois em alterar movimento;
- Sempre localizar o valor que se deseja alterar pelo valor do movimento;
- Se o movimento a ser alterado for um simples movimento deve-se clicar em alterar, fazendo os ajustes necessários;
- Se o movimento a ser alterado for uma duplicata, deve inicialmente estornar a duplicata, descrevendo o motivo do estorno;
- Posteriormente realizar a nova baixada duplicata, realizando os ajustes necessários.
Cuidados Especiais: Verificar se a conta, centro de custo e valor estão corretos.
Ações Corretivas: Estornar os lançamentos.
Resultados Esperados: Eficiência nas entradas e saídas de contas, saldo das contas corretos.
Assinatura Responsável:
EVERTON AVI