Proposta de sistema de informação para o Setor de Transportes da empresa Planta Flor para auxiliar o processo de tomada de decisão na cidade de Biguaçu. Este trabalho tem como objetivo propor um sistema de informação para o Setor de Transportes da empresa Planta Flor para auxiliar o processo de tomada de decisão. Proposta de sistema de informação para o Setor de Transportes da empresa Planta Flor para auxiliar o processo de tomada de decisão, na cidade de Biguaçu.
OBJETIVOS
Objetivo geral
Objetivos específicos
JUSTIFICATIVA
Esta oportunidade de mesclar teoria e prática leva à convicção de que os ganhos do projeto não serão apenas pessoais ou operacionais. A sensação é que a sociedade como um todo tende a sair vencedora, pois a sofisticação da formação profissional faz com que eles tenham uma visão mais ampla e abrangente, o que contribui para a mobilização de um profissional qualificado para enfrentar os desafios impostos pelo mercado. O tempo é sempre uma questão a considerar na preparação de um projeto, pois os passos devem ser seguidos à risca para evitar erros de última hora.
A TOMADA DE DECISÃO E A NECESSIDADE DE INFORMAÇÃO
Ou seja, o setor de custos é um dos muitos setores do negócio que fornecem informações que serão utilizadas pelo gestor para orientar suas decisões. Assim, fica claro que para o bom desempenho de suas funções, o gestor necessita de um sistema de informação que possa ser utilizado como ferramenta de gestão que auxiliará no controle e na tomada de decisões.
O PAPEL DA INFORMAÇÃO NA TOMADA DE DECISÃO
- Aspectos conceituais da decisão
- Tipos de decisões
- Os sistemas de informação
- Sistemas de informação gerenciais (SIG)
O processo de classificação dos tipos de decisões segundo Lacombe e Heilborn (2003, p. 441) e Chiavenato (1994, p. 295) foi desenvolvido por Herbert Simom e é dividido em: decisões programadas e decisões não programadas. Lacombe e Heilborn (2003, p. 441) acrescentam que as decisões não programadas são novas, não têm precedentes e requerem tratamento especial devido à sua importância. Lacombe e Heilborn (2003, p. 449) acrescentam que a informação é o insumo mais importante para as decisões, apesar das influências psicológicas.
GESTÃO DE CUSTOS COMO FERRAMENTA PROCESSADORA DE
Terminologia de Custos
- Gastos
- Custos
- Despesas
- Custos e despesas fixos
- Custos e despesas variáveis
Começa por definir o gasto, que segundo Neves e Viceconti (2000, p. 11) é a renúncia de um bem pela entidade para fins de obtenção de um bem ou serviço, representado pela entrega ou promessa de entrega de bens e direitos (geralmente dinheiro). Na mesma linha de pensamento, Martins (2000, p. 25) afirma que despesa é um sacrifício financeiro que a entidade suporta para contratar qualquer produto ou serviço, sacrifício que é representado pela entrega ou promessa de entrega de bens (geralmente dinheiro ). Custo, segundo Leone (2000, p. 54), é o consumo de um fator de produção, medido em termos monetários, para obter um produto, um serviço ou uma atividade que pode ou não gerar renda teórica”.
Numa perspectiva semelhante, Neves e Viceconti (2000, p. 12) defendem que custo é uma despesa associada ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços; são todas as despesas relacionadas às atividades de produção. Na mesma visão, Martins (2000, p. 25) define custos como custos associados ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens ou serviços. Na visão de Leone (2000, p. 54), despesas são gastos aplicados ao desempenho de uma atividade que irá efetivamente gerar renda ou poderia, teoricamente, gerar renda.
Na mesma linha, Martins (2000, p. 26) define despesa como um bem ou serviço que é consumido direta ou indiretamente para obter renda. Numa perspetiva semelhante, Neves e Viceconti (2000, p. 12) definem despesas como despesas com bens e serviços que não são utilizados em atividades produtivas e são consumidos com a finalidade de obtenção de rendimentos. Neves e Viceconti (2000, p. 18) definem custos fixos como aqueles cujo valor é o mesmo independentemente do volume de produção da empresa.
Neves e Viceconti (2000, p. 18) definem custos variáveis como custos cujos valores mudam dependendo do volume de produção da empresa.
CONTROLE
Preventivo ou a priori – reduzir a frequência com que ocorrerão as causas de exposição serve de orientação; Robbins (2005, p. 141) afirma que é mais fácil compreender o processo de controle como consistindo em três etapas separadas e distintas: medir o desempenho real, comparar o desempenho real com o desempenho real e tomar medidas gerenciais para corrigir desvios ou padrões. Os gestores podem escolher entre três cursos de ação: não fazer nada, corrigir o desempenho real ou rever o padrão.
Segundo Chiavenato (2003, p. 654), toda organização necessita de um sistema básico de controle para utilizar seus recursos financeiros, desenvolver pessoas, analisar o desempenho financeiro e avaliar a produtividade operacional. Talvez o maior desafio seja saber utilizar tais controles, melhorando gradativamente o desempenho da organização como um todo. Primeiro, os controles estratégicos, que são chamados de controles organizacionais, incluindo o sistema supremo de tomada de decisão que controla o desempenho dos resultados da organização como um todo, por meio de decisões externas, bem como de informações internas, como previsões de vendas e previsões de custos, para o qual fornece um estado projetado.
Pouco depois iniciam-se os controles táticos que são realizados após os controles estratégicos e são de nível médio, referentes a cada uma das unidades operacionais, onde começa na prática o que foi planejado. Portanto, eles estão mais focados no médio prazo, por ex. , o ponto de equilíbrio, que é a intersecção entre a linha de vendas e a linha de custo total. Por fim, os controles operacionais são realizados no nível operacional da organização e têm foco no curto prazo. A ação disciplinar, segundo Chiavenato (2003, p. 656), é a ação corretiva realizada sobre o comportamento das pessoas, com o objetivo de orientar e corrigir desvios ou discrepâncias. Portanto, esse tipo de ação deve ser esperada, impessoal, imediata, consistente, limitada ao propósito e informativa.
Chiavenato (2003, p. 657) afirma que o controle é uma das formas de medir e corrigir o desempenho, garantindo que as metas e planos estabelecidos serão alcançados e que os controles táticos, estratégicos e operacionais servirão para oferecer segurança ao sistema que foi implementado, a organização também deve se preocupar com o ambiente em que o controle será implantado.
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS OSM
Quadro de Distribuição de Tarefas QDT
Oliveira (2005, p. 334) afirma que a empresa não deve ser vista como um todo estático, mas que opera em um processo dinâmico em suas unidades organizacionais, decorrente da necessidade de cumprir sua missão e atingir seus objetivos. O QDT ajudará a verificar se a execução das tarefas, distribuídas pelas áreas e unidades orgânicas, com base em critérios de natureza, semelhança e complementaridade, está estabelecida de forma harmoniosa. Ele menciona que uma das funções do QDT é funcionar como instrumento de estudo da situação existente e sua mudança na situação desejada, durante a organização da racionalização organizacional.
Na mesma linha de pensamento, Nogueira de Faria (apud ARAÚJO 1994, p. 114) acredita que o objetivo do QDT é permitir que um diagnóstico envolvendo a qualidade do trabalho, seu desempenho, sua eficácia e sua produtividade sejam verificados para determinar se este é o caso. Alguma intervenção é necessária para racionalizá-lo. Numa perspetiva semelhante, Cury (2005, p. 390) afirma que o QDT é a ferramenta utilizada com o objetivo de analisar as diferentes atividades atribuídas a cada uma das unidades orgânicas existentes na empresa e, através das tarefas, diagnosticar as tarefas executadas pelos colaboradores, avaliando a carga horária e a racionalidade da sua distribuição, se necessário. Na elaboração do questionário em preparação para um QDT, pode-se utilizar a estrutura sugerida por Simcsik (2002, p. 321), conforme mostra a Tabela 3.
Verifica-se assim que através da utilização do QDT é possível diagnosticar a carga de trabalho atual, obter informações que permitem identificar os seus executores e a forma como é executada.
Fluxograma
Formulários
Assim, segundo Cury (2005, p. 340), fluxograma é uma representação universal que representa o fluxo ou sequência normal de qualquer obra, produto ou documento, com o objetivo de esclarecer a origem, o processamento e o destino da informação. O design pode seguir padrões rígidos ou mais flexíveis dependendo da estrutura do negócio e de sua utilização. Assim, um formulário é uma ferramenta que permite a recolha e registo de dados, que podem posteriormente ser convertidos em informação.
PROCEDIMENTO METODOLÓGICO
CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
Desanimado com a situação, o Sr. Peter Johannes Reiner Bovee deixou a Holanda em 1949 e chegou ao Brasil com a família para tentar reconstruir uma nova vida. Ao chegarem ao Brasil, estabeleceram-se em Holambra/SP e passaram a trabalhar no cultivo de plantas ornamentais e outras atividades agrícolas. Por volta de 1960, mudou-se para Santa Catarina e fixou residência no município de Biguaçu, região de Tijuquinhas.
Mais tarde, com expressividade e cultivo de diversas espécies, nasceu a empresa Floranda, dirigida pelo Sr. Peter e sua família. Em 1983, o Sr. Peter e seus filhos decidiram dividir a herança adquirida através do trabalho familiar. A partir daí cada uma das crianças passou a trabalhar sozinha, o Sr. Lamberto João José Bovee, um dos filhos, continuou cultivando plantas ornamentais.
Em 1984, o Sr. Lamberto adquiriu terras na região de Sorocaba de Fora e deu continuidade com a família às atividades já desenvolvidas, ou seja, o cultivo de plantas ornamentais. Eles ganham uma área para cultivar determinados tipos de plantas e podem contratar seus associados para ajudar nas atividades. A empresa ainda está sediada em Sorocaba de Fora, no município de Biguaçu, mas os projetos de crescimento são outros: a empresa.
Recentemente foi adquirido um terreno localizado às margens da BR 101, na região de Areias de Cima, município de Governador Celso Ramos, onde se pretende erguer a nova sede da empresa, por ser um ponto estratégico e com boa localização . .
COLETA E ANÁLISE DOS DADOS
- Processo de abastecimento dos caminhões Atual
- Processo de manutenção - Atual
- Processo de lubrificação dos veículos Atual
- Processo de registro, vistoria e relatório utilizado - Atual
Desta forma, com o objetivo de desenvolver uma melhor compreensão do atual trabalho de recolha e análise de dados, foi criada a figura 6, que representa os passos utilizados para atingir os objetivos definidos. É importante destacar que os dados foram coletados nos setores de transportes e armazéns que atuam direta ou indiretamente nos processos atuais relacionados à frota da empresa. Por outro lado, quando é mencionado o setor de frotas, não se refere a um espaço físico reservado na empresa para este setor, mas sim a processos e pessoas envolvidas na atividade, uma vez que a empresa não dispõe de um funcionário específico o que não não funciona apenas com a marinha.
O reabastecimento de veículos é o processo de abastecimento do tanque de combustível do caminhão com óleo diesel, pois todos os veículos da empresa utilizam esse tipo de combustível. Esse processo geralmente ocorre na empresa, pois a empresa possui tanque próprio. A partir deste contexto, o QDT foi criado com o objetivo de verificar como são feitos os registros de entrega.
A Tabela 4 ilustra os dados coletados pela aplicação da tabela de distribuição de tarefas no processo de abastecimento. Quando o veículo é abastecido na empresa, é preenchido um formulário. Não existe formulário de registro de veículo. Ao abastecer fora da empresa, basta o motorista apresentar a nota ao departamento financeiro para ajustar os gastos.
Não existe um controle específico para cada veículo que permita saber por meio de relatório quando foi realizada a última troca e quando deverá ser realizado o próximo serviço.
SUGESTÕES DE MELHORIA
- Abastecimento do veículo
- Manutenção dos veículos
- Controle de lubrificações
- Registro dos veículos, vistoria e relatório
- Pasta para arquivamento
- Formulário para vistoriar veículos
- Relatórios Mensais por veículo
- Relatório Gerencial
- Consumo de combustível
- Quilômetros rodados no mês
- Desempenho km x litros
- Custos das manutenções por veículo
