DIREÇÃO ADMINISTRATIVA
Para que a Empresa funcione adequadamente ela precisa ser dirigida.
Em outros termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Sem a Direção, a Empresa fica à deriva, sem rumo certo. A Direção relaciona-se diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado através das atividades que devem ser realizadas.
Estabelecidos os objetivos, definido o Planejamento, Organizados os trabalhos, cabe à Direção fazer executar as coisas. Todo trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos. Se as pessoas que trabalham numa empresa não conhecem os objetivos que elas devem alcançar, os seus esforços serão feitos ao acaso. A Administração se baseia no trabalho de muitas pessoas em conjunto
e torna-se necessário orientar o comportamento dessas várias pessoas, integrá-las e dirigi-las rumo aos objetivos empresariais.
CONCEITO E CARACTERÍSTICAS
A Direção constitui a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planejamento e da Organização. Enquanto o Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos, a Direção é a etapa concomitante ou simultânea a ela. “Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas”. Significa orientar e coordenar os trabalhos dos subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. Trata-se de atuar diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades.
PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE
EXECUÇÃO
ANTES DURANTE DEPOIS
A importância da Direção está em que nada adianta um bom Planejamento e uma boa Organização, se as pessoas trabalham sem uma orientação coordenação adequadas. Daí, a Direção ser considerada a mais importante das funções administrativas, a essência do trabalho do bom Administrador.
A Direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber: a) PRINCÍPIO DA UNIDADE DE COMANDO
Cada subordinado deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é a de que deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na Empresa, para evitar a duplicidade de ordens.
b) PRINCÍPIO DA DELEGAÇÃO
É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas.
c) PRINCÍPIO DA AMPLITUDE DE CONTROLE
Também chamado Princípio de Âmbito de Controle, refere-se ao número ideal de subordinado que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente.
d) PRINCÍPIO DA COORDENAÇÃO
Também chamado Princípio das Relações Funcionais. Diz ele: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum..
Para dirigir os subordinados, a Administrador - em qualquer nível que esteja situado - deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar. Por isso, falaremos de ordens ou instruções, de comunicação, de motivação, de liderança e de coordenação, que são os principais meios de Direção.
O talento do bom Administrador reside em saber utilizar todos esses meios de Direção.
Vejamos cada um dos meios de Direção à disposição do Administrador:
INSTRUÇÕES E ORDENS
Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, para que estes saibam o que devem fazer e quando fazer. Tanto a ordem quanto a instrução servem para fazer iniciar, modificar e cessar uma tarefa ou atividade. Porém, a ordem se refere ao que fazer e quando, enquanto a instrução se refere ao como fazer alguma tarefa ou atividade. Enquanto a ordem é um imperativo de fazer algo, a instrução é uma orientação sobre a maneira de fazer algo.
Quanto a sua AMPLITUDE, as ordens podem ser GERAIS e ESPECÍFICAS.
• ORDENS GERAIS - são aquelas destinadas as pessoas da Empresa, indistintamente. Ex.: marcação do ponto, horários, crachás, etc. MEIOS DE DIREÇÃO INSTRUÇÕES E ORDENS COMUNICA ÇÃO LIDERANÇA COORDE NAÇÃO MOTIVAÇÃO
• ORDENS ESPECÍFICAS - são aquelas destinadas a determinadas pessoas. Ex.: relatório sobre o veículo (motorista), etc.
Quanto à FORMA pela qual são transmitidas, as ordens podem ser VERBAIS (ORAIS) ou ESCRITAS,
• ORDENS VERBAIS - são aquelas transmitidas de viva voz.
• ORDENS ESCRITAS - são aquelas transmitidas por escrito, através de alguma correspondência ou documento.
COMUNICAÇÃO
A Comunicação na empresa representa um dos maiores desafios para o Administrador. Para algumas empresas, a Comunicação representa o recurso mais importante no alcance dos objetivos. COMUNICAÇÃO é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma pessoa para outra. Toda comunicação envolve sempre duas ou mais pessoas, pois é um processo de interação de pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados entre duas ou mais pessoas.
Assim, comunicar não é somente transmitir uma mensagem. É sobretudo, fazer com que a mensagem seja compreendida pela outra pessoa. Se não houver essa compreensão do significado, não há comunicação. Se uma pessoa transmitir uma mensagem e esta não for compreendida pela outra pessoa, a comunicação não se efetiva.
Como a comunicação é um processo de transmissão e compreensão de uma pessoa para a outra, existem cinco etapas que ela deve percorrer:
A) EMISSOR : é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem.
B) TRANSMISSOR : é a etapa que codifica a mensagem. Ex.: a voz humana em língua portuguesa, o telefone da pessoa que está comunicando a mensagem, etc.
C) CANAL : é o espaço situado entre o emissor e o destinatário. Ex.: a sala onde as duas pessoas se encontram, a central telefônica etc.
D) RECEPTOR : é a etapa que decodifica a mensagem. Ex.: o ouvido da outra pessoa, o telefone da pessoa que recebe a mensagem, etc.
E) DESTINATÁRIO : é a pessoa a quem a mensagem é destinada. Contudo, a Comunicação geralmente sofre ruídos e interferências. Ruídos é uma perturbação em qualquer uma das etapas do processo acima, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem. Ex.: o emissor fala mal a língua portuguesa ou tem problema de prolação, o telefone apresenta linhas cruzadas, etc. Interferência é uma perturbação externa que interfere no processo, provocando distorções ou distúrbios. Ex.: muito barulho devido à presença de outras pessoas, intempéries ou trovoadas que interferem no sistema telefônico.
Isto significa que nem sempre aquilo que o emissor pretende comunicar é exatamente aquilo que o destinatário interpreta e compreende. E é este o desafio das comunicações nas nossas empresas. Além dos desvios, distorções e perdas, a que nos referimos, as comunicações podem sofrer acréscimos, como é o caso do boato.
EMISSOR TRANS
MISSOR CANAL RECEP TOR DESTINO
Quanto ao TIPO, a comunicação pode ser:
A) FORMAL - é a comunicação endereçada através dos canais de comunicação existentes no organograma da empresa. A mensagem é transmitida e recebida dentro dos canais de comunicação formalmente estabelecidos pela empresa na sua estrutura organizacional. É basicamente a comunicação veiculada pela estrutura formal da empresa. Quase toda a comunicação formal é feita por escrito e devidamente documentada através de correspondência ou formulários.
B) INFORMAL - é a comunicação desenvolvida espontaneamente através da estrutura informal da empresa e fora dos canais de comunicação estabelecidos pelo organograma da empresa. Geralmente, a comunicação informal veicula mensagens que podem ou não ser referentes às atividades da empresa.
As comunicações formais fluem dentro da empresa através dos seguintes canais de comunicação:
1- CANAIS VERTICAIS - podem ser descendentes(de cima para baixo) e se referem à comunicação entre o superior e subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes (de baixo para cima) e se referem à comunicação entre o subordinado e o superior, veiculando informações a respeito do trabalho executado. 2- CANAIS HORIZONTAIS - referem-se às comunicações laterais entre dois órgãos (dois departamentos ou duas seções, por exemplo) ou dois cargos (dois gerentes ou dois auxiliares administrativos) no mesmo nível hierárquico.
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O OPPRREESSIIDDEENNTTEEDDIIZZAAOOGGEERREENNTTEE::Na próxima 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley estará nesta área. Trata-se de um evento que ocorre somente a cada 78 anos. Assim, por favor, reúnam os
funcionários no pátio da fábrica, todos de capacete de segurança, quando explicarei o fenômeno a eles. Se estiver chovendo, não poderemos ver o espetáculo a olho nú. Nesse caso, todos deverão ir para o refeitório, onde
será exibido um documentário sobre o cometa.
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OGGEERREENNTTEEFFAALLAAPPAARRAAOOSSUUPPEERRVVIISSOORR::
Por ordem do Presidente, na 6ª feira, às 17:00hs, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúnam os funcionários, todos de capacete de segurança, e os encaminhem ao refeitório, onde o fenômeno
terá lugar, o que acontece a cada 78 anos a olho nú.
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OSSUUPPEERRVVIISSOORRPPAARRAAOOCCHHEEFFEEDDEEPPRROODDUUÇÇÃÃOO: :
A convite do nosso querido Presidente, o cientista Halley, de 78 anos, vai aparecer nú e usando capacete no refeitório da fábrica, na 6ª feira, às 17:00hs, pois vai ser apresentado um filme sobre o problema da chuva na
segurança. O Presidente levará a demonstração para p pátio.
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OCCHHEEFFEEDDEEPPRROODDUUÇÇÃÃOOFFAALLAAPPAARRAAOOMMEESSTTRREE::
Na 6ª feira, às 17:00hs, o Presidente, pela primeira vez em 78 anos, vai aparecer no refeitório da fábrica para filmar o Halley nú, o cientista famoso e sua equipe. Todo mundo deve estar lá de capacete, pois será apresentado um show sobre a segurança na chuva. O Presidente levará a banda para o pátio
da fábrica..
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FIINNAALLMMEENNTTEE,,OOMMEESSTTRREEDDIIZZPPAARRAAOOSSFFUUNNCCIIOONNÁÁRRIIOOSS::
Todo mundo nú, sem exceção, deve estar com os seguranças no pátio na próxima 6ª feira, às 17:00hs, pois o manda-chuva (o Presidente) e o Sr. Halley,
guitarrista famoso, estarão lá para mostrar o raro filme “Dançando na Chuva”. Caso comece a chover mesmo, é para ir para o refeitório de
capacete. O show será lá, o que ocorre a cada 78 anos.
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AVVIISSOOAATTOODDOOSS
Na 6ª feira, o Chefe da Diretoria vai fazer 78 anos e liberou geral para a festa, às 17:00hs, no refeitório. Vai estar lá, pago pelo manda-chuva, Bill Halley e Seus Cometas. Todo mundo deve estar nú e de capacete, porque a banda é
muito louca e o Rock vai rolar no pátio, mesmo com chuva !!!
MOTIVAÇÃO
qualquer coisa que leva uma pessoa a praticar uma ação. Um motivo é a causa, a razão de algum comportamento. Como as pessoas são diferentes entre si e reagem individualmente a uma mesma situação, a Direção deve levar em conta essas diferenças individuais e tratar as pessoas adequadamente.
Na prática, toda essa teoria pode ser aplicada através dos fatores de Motivação. Os fatores de Motivação mais importantes são:
Trabalho interessante e que propicie desafios para a pessoa; Remuneração adequada ao trabalho executado;
Oportunidades de progresso na Empresa;
Projeção e prestígio social decorrente do trabalho feito; Reconhecimento pelo superior e colegas de trabalho.
TEORIA DA MOTIVAÇÃO DE HERZBERG
Segundo Herzberg , quando as pessoas sentem-se insatisfeitas com seus serviços , preocupavam-se com o ambiente que estavam trabalhando e quando sentem-se bem no serviço isso se liga ao trabalho propriamente dito. Para melhor explicar isso Herzberg dividiu em fatores de Higiene e Motivadores.Fatores de Higiene (AMBIENTE) - Programa de administração
- Supervisão
- Condições de trabalho - Relações interpessoais
- dinheiro , status , segurança
Fatores Motivadores (O SERVIÇO) - Reconhecimento por realização - Trabalho que é desafio
- Maior responsabilidade
- Crescimento e desenvolvimento
A pesquisa motivação-higiene serviu a todos os níveis da organização , servindo para aumentar sentimentos de competência , auto-estima , auto-confiança e autonomia.
QUESTÕES REFLEXIVAS
- DIANTE DO CONTEÚDO ANTERIOR, FAÇA UMA BREVE ANÁLISE E CITE O QUE VOCÊ(S) ENTENDE(M) O QUE SEJA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO NAS EMPRESAS ATUAIS.
- O QUE MAIS MOTIVA OS FUNCIONÁRIOS NO TRABALHO? - E O QUE MAIS DESMOTIVA?
TEORIA DA MOTIVAÇÃO “ X” E TEORIA “Y” .
Apresentada por Douglas McGregor.Teoria X : Nela supõem-se que a maioria das pessoas preferem ser dirigidas , não se interessam por responsabilidades e desejam a segurança acima de tudo , acredita-se que as pessoas são motivadas por dinheiro vantagens de emprego e ameaças de castigo. Com o uso desta teoria segundo os administradores admite-se controlar , supervisionar rigorosamente admite-seus empregados que não merecem confiança , são irresponsáveis e imaturas.
Após a utilização da hierarquia estabelecida por Maslow , McGregor conclui que a Teoria X são de modo geral imprecisas e que os métodos de administração criados a partir delas muitas vezes deixavam de motivar os indivíduos para trabalhar na busca dos objetivos da organização.
Teoria Y: Nela supõem-se que as pessoas não são preguiçosas e merecedoras de confiança , podendo o homem se motivar adequadamente governar-se e ter criatividade no trabalho , despertando a potencialidade.
A realização dos objetivos do funcionário é direcionado seus esforços para realização dos objetivos da organização.
FATORES PESSOAIS E RENDIMENTO NO TRABALHO A) Frustração no contexto motivacional; frustração: Pessoa motivada em relação a um objetivo e este é interferido. Diz-se que esta frustrada.
Podem existir três tipos principais de barreiras ou bloqueios que causam frustrações:
1- Barreiras situacionais: Pode ser de natureza física e de ambigüidade , que impedem o indivíduo de realizar um objetivo.
2- Barreiras interpessoais: São entre as pessoas ou grupos que impedem a satisfação do motivo. Acontece geralmente quando em uma organização um indivíduo criativo é punido ou barrado por seu chefe superior.
3- Barreiras intrapessoais: Observados quando o indivíduo não atinge seus objetivos devido a alguma deficiência física ou mental , e também caracterizada pela existência de motivos conflitantes da própria pessoa.
B) Frustração e improdutividade:
Quando o indivíduo não atinge um objetivo inicialmente pretendido , coloca-se a perseguir outro , tornando-se necessário optar em ficar insistindo no objetivo inicial ou ceder a um outro mais viável , e quando levado a assumir uma das posições atender apenas a uma delas , passa a viver uma sensação interior de grande tensão que lhe será desconfortável e infelicitante, ficando em um estado psicológico conhecido como ansiedade.
Todos esses fatores , conflito , ansiedade e tensão geram no indivíduo a frustração e improdutividade.
LIDERANÇA
Para dirigir as pessoas, não basta apenas dar ordens e instruções, comunicar e motivar. É preciso ainda, Liderar. E aí está outro desafio para o Administrador. Liderança é a capacidade de influenciar as pessoas. Para dirigir pessoas, deve-se influenciar os seus comportamentos. Durante muito tempo, achava-se que a Liderança era uma qualidade pessoal determinada por
características de personalidade. Atualmente, aceita-se a existência de três fatores de liderança, isto é, três fatores que influem na capacidade de liderar pessoas:
POSIÇÃO HIERÁRQUICA - decorrente da autoridade em relação aos subordinados. Quanto mais alta a posição hierárquica, maior força de liderança oferecida pela estrutura organizacional ao Administrador.
COMPETÊNCIA PROFISSIONAL - é resultante dos
conhecimentos gerais (cultura geral) e específicos (cultura técnica) que o Administrador possui. Quanto maior a competência profissional, maior a força de liderança que o próprio Administrador possui.
PERSONALIDADE - decorrente das qualidades pessoais do Administrador, como o seu temperamento, caráter, relacionamento humano, inteligência, compreensão etc. A Personalidade constitui uma base importante para a liderança. Se não houver facilidade no tratamento com as pessoas, de nada valem a posição hierárquica e a competência profissional. Convém lembrar que liderar é influenciar o comportamento das pessoas.
Existem três tipos de Liderança, a saber:
AUTOCRÁTICA - Também chamada liderança “Autoritária”. Sua principal característica é a de que o Líder é quem toma as decisões e impõe as ordens aos subordinados, sem sequer explicá-las ou justificá-las. Os subordinados não têm liberdade de atuação, pois o líder autocrático controla rigidamente a sua atividade e não lhes explica o objetivo de seu trabalho.
LIBERAL - Também chamada “Laissez-faire”. O Líder se omite e não se impõe, enquanto os subordinados se tornam os donos da situação. Há uma completa e total liberdade de atuação para os subordinados. Nenhum controle sobre o seu trabalho. Todavia, os objetivos do trabalho não são explicados.
DEMOCRÁTICA - é o tipo de liderança que fica no meio-termo entre os dois já citados, evitando as desvantagens de ambos. O
diversas alternativas de execução e os objetivos que devem ser alcançados. O assunto é debatido com os subordinados que fazem sugestões, as quais, se viáveis, são aceitas pelo Líder.
COORDENAÇÃO
Para dirigir os subordinados, o Administrador deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e, além disso, também coordenar as diferentes atividades dos diversos subordinados.
Coordenar significa unir e harmonizar todas as atividades e esforços de diferentes pessoas ou órgãos da Empresa, tendo em vista um objetivo comum.
A importância da Coordenação reside no fato de que todas as atividades de uma empresa precisam ser integradas e sincronizadas para que os seus objetivos sejam alcançados plenamente. Se apenas algumas pessoas ou órgãos funcionam bem, os objetivos empresariais podem ser sacrificados. Torna-se necessário que a Empresa - como um todo - funcione integralmente para o pleno sucesso. Este é o papel da Coordenação.
