MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO
SOCIAL E COMBATE À FOME
SECRETARIA NACIONAL DE SEGURANÇA
ALIMENTAR E NUTRICIONAL
MANUAL E ROTEIRO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS
DO PROJETO
O que é a prestação de contas?
É o conjunto de documentos que relata e comprova a execução das atividades propostas pelo Projeto, a destinação e o uso dos recursos recebidos, bens e mercadorias. É um instrumento muito importante, pois possibilita a avaliação dos resultados alcançados, além de ouvir suas críticas e sugestões.
Que documentos devem compor a prestação de contas?
1. Relatório Técnico:
É o conjunto de documentos que presta contas das atividades executadas pelo projeto, relatando, a metodologia, articulações realizadas, como se deu a operação logística, a listagem dos nomes das pessoas que compraram e respectivos CPFs, descrição do local escolhido e infraestrutura para realização do bazar solidário e quais os resultados alcançados (Anexo I). Trata-se de um importante instrumento de avaliação do Projeto, que permite checar se foram alcançados os resultados esperados e se há necessidade de aprimorar seus procedimentos.
Pontos importantes que devem ser observados durante a elaboração do Relatório de Prestação de Contas:
I. registrar os membros da comissão especialmente designada para identificação das mercadorias que foram eventualmente descartadas;
II. justificar o motivo de eventual ocorrência de mercadorias descartadas, com identificação do número do processo que foi formalizado pela comissão especialmente designada para motivação do descarte;
III. indicar o destino das mercadorias descartadas, evidenciando a justificativa do procedimento; e
IV. caso haja mercadorias restantes, após o período previsto no Plano de Trabalho para realização do bazar, indicar o destino, a forma e a proporção em que ocorreu/ocorrerá o repasse para as instituições, segundo os parâmetros fixados pela comissão a ser regulamentada pela SENAES/MTE.
2. Relatório Financeiro:
É o conjunto de documentos que informa o quantitativo e qualitativo de mercadorias recebidas, comercializadas e descartadas; os valores auferidos após a realização do bazar solidário; e o saldo de mercadorias em estoque (Anexo II).
OBS: Juntar cópia de extratos bancários das contas específicas, com registro de toda a movimentação bancária e saldo eventualmente disponível. Os recursos provenientes dos resultados dos bazares devem constar dos extratos bancários.
3. Cópia dos comprovantes:
Trata-se de cópia de todos os recibos e notas fiscais que comprovam as despesas efetuadas com os recursos auferidos por meio de leilão. Deverão ser autenticadas por um servidor público. Ressalta-se que, nas notas fiscais e nos recibos devem constar o nome da instituição executora selecionada, bem como o registro do Edital de Justificativa a que se refere a operação.
4. Registro fotográfico:
Apresentar fotos que registrem os bens doados pelo MDS, a realização do bazar solidário, a infraestrutura e os parceiros envolvidos na realização do bazar. Importante ressaltar que, junto às fotos que evidenciem os bens doados, deve-se inserir um registro com o número do Edital de Justificativa a que se refere a operação.
Como encaminhar a prestação de contas?
A Prestação de Contas deve ser enviada à Secretaria Nacional de Segurança Alimentar (SESAN), do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome, acompanhada de uma carta ou um Ofício da instituição proponente, para facilitar a tramitação. Esta carta ou Ofício deverá conter:
a) número do processo; b) título e o valor do projeto;
c) número do Memorando de Entendimento (contrato);
d) nome da organização proponente e do responsável por ela; e) endereço para correspondência; e
f) telefone, fax e e-mail da proponente.
IMPORTANTE:
A Prestação de Contas é obrigatória e sua não apresentação poderá acarretar prejuízos para a instituição proponente do projeto (por exemplo: a proponente poderá ser impedida de acessar recursos públicos para novos projetos).
ENDEREÇO PARA ENVIO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome
Secretaria Nacional de Segurança Alimentar e Nutricional
Departamento de Apoio à Aquisição e à Comercialização da Produção Familiar Esplanada dos Ministérios - Bloco “C” - 4º andar - sala 443
70.046-900 – Brasília/DF Telefone: (61) 2030-1204
ROTEIRO PARA A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE
PRESTAÇÃO DE CONTAS
ANEXO I
Relatório Técnico 1 - IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO 1.1 - Título do Projeto:1.2 - Nome da instituição proponente: 1.3 - Edital de Justificativa n°_________ 1.4 - Este relatório se refere a:
( ) Prestação de Contas parcial. ( ) Prestação de Contas final.
2 - CONTEXTUALIZAÇÃO
Descreva o problema que o projeto pretendia solucionar ou equacionar; a
relevância ou resultado esperado que o projeto tinha em relação aos
beneficiários e sua influência sobre o público alvo; o impacto ou benefícios previstos do projeto e as transformações positivas e duradouras obtidas; a área
geográfica em que o projeto se inseriu; e as características demográficas,
socioeconômicas, ambientais e culturais da população; e o estágio de organização e mobilização das comunidades, quando for o caso.
OBS: Os aspectos destacados devem ser apresentados sob a forma de itens específicos.
3 – DESCRIÇÃO DA METODOLOGIA
Comente como as atividades foram implementadas, incluindo os principais procedimentos, as técnicas e instrumentos empregados. Destaque outros aspectos metodológicos importantes adotados.
3.1 – Articulação.
3.2 - Logística (transporte, armazenagem, organização das mercadorias). 3.3 - Organização das mercadorias (triagem, classificação outros).
3.4 - Listagem de nomes e CPF dos compradores.
Nome CPF
3.5 - Divulgação do evento.
4 - RESULTADOS ALCANÇADOS
Descreva os resultados e índices apurados pelos indicadores quantitativos e qualitativos dos resultados esperados, assim como os meios de verificação.
4.1 – Produtos ofertados (quantitativo e qualitativo).
4.2 – Produtos comercializados (quantitativo e qualitativo). 4.3 – Produtos descartados (quantitativo e qualitativo). 4.4 – Despesas com custeio operacional.
4.5 – Resultado financeiro.
4.6 – Os resultados previstos no projeto (parcial ou final) foram alcançados? ( ) plenamente
( ) quase plenamente ( ) parcialmente
( ) os resultados não foram alcançados
5 - AVALIAÇÃO
Neste item, solicitamos que sejam informadas as limitações e oportunidades (pontos positivos e negativos) identificados ao longo do percurso, bem como recomendações e sugestões da instituição proponente, para que seja possível aperfeiçoar os procedimentos adotados.
5.1 – Foi necessário fazer alterações nas atividades previstas no projeto? Sim ( ) Não ( )
Caso as alterações tenham sido autorizadas pela SESAN/MDS, descreva brevemente quais itens foram alterados:
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
5.2 – Quais foram as principais dificuldades encontradas na realização das atividades? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
5.3 – Os recursos auferidos com a realização dos bazares solidários possibilitaram o fomento ao desenvolvimento local e solidário em territórios e comunidades rurais e urbanas?
Sim ( ) Não ( )
Caso positivo, descreva quantitativa e qualitativamente:
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
5.4 - Os recursos auferidos com a realização dos bazares solidários
Local e Data: ___________________
Nome do representante da instituição proponente:_________________ Assinatura: ___________________________________________
ANEXO II
Relatório Financeiro
Listagem das mercadorias recebidas. Especificação da mercadoria Local de armazenagem (origem) Quant. recebida Valor unitário (R$) Valor total (R$)
Listagem das mercadorias comercializadas e total de recursos auferidos. Especificação da mercadoria Local de armazenagem (origem) Quant. vendida Valor unitário (R$) Valor total arrecadado (R$)
Listagem das mercadorias descartadas. Especificação da mercadoria Local de armazenagem (origem) Quant. descarta da Valor unitário (R$) Valor total (R$)
Listagem das mercadorias em estoque. Especificação da mercadoria Local de armazenagem (origem) Quant. estoque Valor unitário (R$) Valor total (R$)
ANEXO IV
Anexe, abaixo, extratos bancários da conta específica do bazar solidário, de forma que fique comprovada toda a arrecadação, bem como todas as movimentações bancárias realizadas e saldo eventualmente disponível.
