MANUAL DO SISTEMA FLEXISS PARA ACESSO DE MÉDICOS
VERSÃO ONLINE versão: 3.2.303 [22/07/2016]
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ... 3
2. VISÃO GERAL DO SISTEMA ... 4
2.1 MÓDULO MÉDICO ... 4 2.2 MÓDULO ENTIDADE ... 4 2.3 MÓDULO FARMÁCIA ... 4 2.4 MÓDULO AUDITORIA ... 4 2.5 MÓDULO ODONTOLOGIA ... 4 2.6 MÓDULO SEGURADO ... 4
3. REQUISITOS DE SOFTWARE E HARDWARE ... 5
4. SÍMBOLOS... 5
5. PÁGINA DE ACESSO ... 6
5.1 ACESSO AO SISTEMA ... 6
5.2 CRIAÇÃO E ALTERAÇÃO DE SENHA ... 7
6. TELA INICIAL– MÓDULO MÉDICOS ... 10
7. LIBERAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DURANTE A CONSULTA ... 11
7.1 ATENDIMENTO DE RETORNO A CONSULTA ... 12
8. REALIZAÇÃO DA CONSULTA DE RETORNO ... 12
9. HISTÓRICO DO PACIENTE ... 12
10. SOLICITAÇÃO DE EXAMES ... 14
11. RECEITA MÉDICA ... 18
12. IMPRESSÃO DE GUIA DE CONSULTA ... 19
13. ENCAMINHAMENTO MÉDICO ... 20
14. ATENDIMENTO DE UM ENCAMINHAMENTO PELO ESPECIALISTA ... 21
15. FINALIZAÇÃO DO ATENDIMENTO ... 22
16. CANCELA ATENDIMENTO ... 22
17. ATENDIMENTO DIÁRIO... 23
18. EXTRATO GUIAS ... 24
19. OUTRAS FONTES DE SUPORTE OU CONSULTA ... 25
1. INTRODUÇÃO
O sistema FleXiss foi desenvolvido para oferecer atendimento on-line e integrado entre os segurados, profissionais e entidades credenciadas com o Instituto de Seguridade dos Servidores Municipais (ISSEM). Seu principal objetivo é prover de maneira ágil e confiável as informações necessárias para a realização de consultas, retornos e encaminhamentos médicos, consultas e tratamentos odontológicos, solicitação de exames e medicamentos. O sistema também fornece informações em tempo real ao segurado, através de seus relatórios gerenciais, assim, o segurado poderá realizar pesquisas de consultas efetuadas, medicamentos solicitados, valores a pagar e demais informações. Tudo isso de forma segura e rápida, sem a necessidade do segurado deslocar-se até o instituto.
2. VISÃO GERAL DO SISTEMA
O Sistema FleXiss é dividido em 6 (seis) módulos. Médicos, Odontologia, Farmácias, Entidades, Auditoria e Segurado. Estes módulos são liberados automaticamente de acordo com o tipo de usuário que está realizando o login no sistema. Assim um usuário cadastrado como médico (por exemplo) não terá acesso ao módulo de farmácia, garantindo a confiabilidade das informações apresentadas ao usuário.
2.1 MÓDULO MÉDICO
Este módulo é utilizado pelo médico e tem por finalidade o gerenciamento dos atendimentos, realização de consultas, solicitações de procedimentos, prescrição de medicamentos e encaminhamentos para outras especialidades.
2.2 MÓDULO ENTIDADE
Este módulo é utilizado pelas clínicas credenciadas, laboratórios e centros de imagem e tem por objetivo a execução de exames solicitados pelos médicos.
2.3 MÓDULO FARMÁCIA
Este módulo é utilizado pelas farmácias credenciadas e proporciona as mesmas a realização de consultas e vendas de medicamentos solicitados pelos médicos.
2.4 MÓDULO AUDITORIA
Este módulo é utilizado pelos auditores credenciados pela entidade e permite aos usuários responsáveis autorizar (ou não) procedimentos solicitados por médicos e/ou dentistas.
2.5 MÓDULO ODONTOLOGIA
Este módulo é utilizado pelo dentista e tem por finalidade o gerenciamento dos atendimentos, realização de consultas, orçamentos odontológicos, execução de procedimentos.
2.6 MÓDULO SEGURADO
Este módulo é utilizado pelo segurado do instituto e possibilita ao mesmo visualizar todos os atendimentos realizados, solicitações em auditoria e acesso a lista de profissionais
conveniados. Estas informações são apresentadas ao segurado com base no número do cartão.
3. REQUISITOS DE SOFTWARE E HARDWARE
Por se tratar de um sistema Web, que é acessado através da Internet, o FleXiss não necessita de uma estrutura de Hardware (Equipamentos) específica, mas sim de simplesmente um computador ligado à Internet. Já para os requisitos obrigatórios de Software, é necessário que o cliente utilize os navegadores INTERNET EXPLORER 8.1 ou superior (Navegador padrão do Windows) ou instale o navegador Mozilla FireFox, disponível no endereço.
https://www.mozilla.org/pt-BR/firefox/products/
4. SÍMBOLOS
Os símbolos apresentados abaixo fazem parte da maioria das telas apresentadas no sistema e tem por objetivo melhorar a interação entre o usuário e o sistema garantindo um ambiente agradável e de fácil entendimento.
SIMBOLO NOME DESCRIÇÃO
Imprimir Imprimir documentos gerados no sistema, como guia de venda e medicamentos e orçamentos.
Atualizar Atualizar tabela de uma determinada tela, Esta opção pode ser utilizada assim que o usuário aplicar um filtro de relatórios.
Sair Sair da tela atual, retornando a tela anterior. Esta opção não salva as alterações efetuadas na tela, para isto, deve-se utilizar o botão de salvar.
Excluir Exclui o item de uma lista ou exclui o registro selecionado.
Selecionar Seleciona o registro para uma ação.
Confirmar Confirma informações de uma determinada tela.
5. PÁGINA DE ACESSO
Para acessar o sistema, é necessário que o usuário informe o endereço:
http://cartao.issem.com.br no navegador Internet Explorer 8.1 ou superior. Este endereço irá redirecionar o usuário para a página de acesso, conforme imagem abaixo:
Figura 1. Tela de Acesso ao Sistema FleXiss.
5.1 ACESSO AO SISTEMA
Ao acessar o sistema o usuário deverá informar o LOGIN (Código de acesso fornecido pelo ISSEM) e SENHA (Senha de acesso, fornecida pelo ISSEM), em seguida deverá clicar no botão “Acesso ao Sistema”.
5.2 CRIAÇÃO E ALTERAÇÃO DE SENHA
Na tela de acesso ao sistema também é possível realizar a alteração da senha, entretanto, por uma questão de segurança, é permitido ao usuário realizar este processo somente uma vez dentro do período de validade da solicitação de alteração de senha. Caso seja solicitado mais que uma vez o link para alteração, quando solicitado o segundo será automaticamente cancelado o primeiro.
Figura 2. Tela de Acesso ao Sistema FleXiss.
Inserindo o login do usuário, ao clicar em ‘Esqueceu sua Senha?’ o sistema verificará se as informações estão corretas, e após redimensionará para a página abaixo:
Caso insira usuário incorreto ou não insira, deixando em branco, abrirá a tela para confirmar o login..
Figura 4. Tela de confirmação de usuário.
Para realizar o processo é necessário que o usuário informe o LOGIN e em seguida clicar no link “Confirma Login”. Em seguida abrirá a tela (conforme imagem 3) para responder a pergunta que está sendo solicitada na tela, no qual a resposta deve ser de acordo com o cadastro informado no ISSEM. Ao clicar em Enviar será encaminhado o link para alteração de senha no e-mail cadastrado.
Figura 5. Tela de confirmação do envio.
Figura 6. Tela do e-mail enviado para alteração de senha.
Figura 8. Tela de senha alterada.
Caso já tenha sido alterado a senha dentro do período permitido, apresentará a mensagem abaixo:
Figura 9. Tela de senha já alterada.
6. TELA INICIAL– MÓDULO MÉDICOS
Ao acessar o sistema, a tela abaixo será exibida, permitindo ao usuário informar o número do cartão do Segurado.
Figura 10. Tela para identificação do cartão.
ATENÇÃO!!! Ao informar o número do Cartão, digite somente os números. Não informe os espaços e pontos!
Logo em seguida na tela é informado o código da Consulta, descrição, valor, número e Ano da Guia. O código e nome do paciente, com sua dependência, órgão público e data de nascimento e idade.
Figura 11. Tela de Lista de Atendimento.
7. Liberação de procedimentos durante a consulta
Respeitando o Horário de Atendimento, para fazer os lançamentos para Solicitação de Exames, Receita Médico, Impressão da Consulta, Encaminhamento Médico e Finalização do Atendimento ou Cancelamento do Atendimento, deve-se marcar qual consulta vai prosseguir.
Figura 12. Tela de Informação de funcionamento da lista de consulta.
7.1 ATENDIMENTO DE RETORNO A CONSULTA
Quando o Segurado tiver Exames solicitados e tiver um Retorno para Análise dos Exames Complementares que não possam ser apreciados na mesma Consulta (Respeitando a Resolução CFM Nr. 1.958/2010 do Conselho Federal de Medicina para Retorno Médico), o sistema mostrará a mensagem abaixo e na lista de Atendimento, mostrará no Tipo = ‘RET’, que se trata de um retorno em decorrência de uma solicitação de exame. Nesse caso, o segurado deve ser atendido como retorno, não será gerado uma nova consulta para o mesmo e não gerará a cobrança de honorário médico para o profissional.
Cabe ressaltar, que em comum acordo com o Médico e o Segurado, poderá ser cobrado à consulta. Sendo que para isso, deve se cancelar o retorno e o sistema gerará automaticamente Nova Consulta, respeitando o Regulamento do ISSEM, quanto à forma de pagamento da mesma pelo Segurado.
Figura 13. Tela de Mensagem de direito a retorno.
8. Realização da Consulta de Retorno
É o mesmo procedimento da Consulta, ao invés do Tipo “CON”, será do Tipo ‘RET’, e o texto é mostrado de outra em relação a Consulta, conforme abaixo
Figura 14. Tela de funcionamento da lista de espera para retorno.
Após informar o código do Segurado, um menu com algumas opções aparecerá para realizar solicitações de exames, receita médica, encaminhamentos e demais ações para a guia (consulta) em questão, conforme exemplo abaixo:
Figura 15. Tela com menu de atendimento do médico para o paciente.
Veremos a seguir, a funcionalidade e como utilizar cada uma das 7 opções.
Para acessar o histórico, é necessário informar o código de Segurança, que deverá ser fornecido SOMENTE pelo Segurado, caso o mesmo desejar.
Figura 16. Tela de acesso para o histórico do paciente.
Será exibido o histórico conforme imagem abaixo, com campo de Período Inicial e Final. Permitindo visualizar as principais informações relativas a procedimentos e medicamentos. Clicando sobre o botão de sair (porta com seta verde), voltará para a tela de Consulta.
Figura 17. Tela de histórico do paciente.
Clicando no número da Guia (em verde, conforme imagem acima), abrirá uma tela onde teremos o detalhamento dos procedimentos realizados nesta guia.
Figura 18. Tela de detalhamento da guia, acessando pelo histórico do paciente.
10.
Solicitação de Exames
Para solicitar exame clique sobre o botão Solicitação de Exames e terá acesso à tela abaixo:
Figura 19. Tela para solicitação de exames.
Para dar continuidade à solicitação de exames, temos que preencher os seguintes campos: • Diagnóstico (opcional): Informe o diagnóstico quando o procedimento for de extrema
relevância.
• Doença Crônica (opcional): Informe se é Doença Crônica (Sim ou Não).
• Tempo Existência (opcional): Se for doença Crônica, informe o tempo de existência da doença.
• Justificativa (obrigatório): Informe a justificativa sendo o mais claro possível. • CBHPM (obrigatório);
Ao informar o código (CBHPM), utilize somente números incluindo o último dígito da CBHPM. Será exibida, ao lado, a descrição do procedimento e um novo campo para
Para pesquisar um procedimento, clique no ícone e o sistema mostrará a seguinte tela:
Figura 20. Tela de Popup de busca de procedimentos.
Na tela acima, no campo Procedimento, basta informar parte da descrição do mesmo e o sistema irá mostrando as opções, de acordo com o texto digitado.
Na lista de seleção, procure o procedimento que deseja e clique no ícone , ao lado do código do Procedimento para confirmar a escolha. Após o clique no ícone, o sistema retornará a tela anterior com o código selecionado. Tenha certeza que o procedimento escolhido está correto e corresponde ao código desejado.
Obs.: Enquanto o item não for válido (ou seja, procedimento não existe, quantidade ou
justificativa não estiver preenchido) o botão “Inserir Item” estará desativado. Somente após inserir todos os itens a solicitação estará pronta para impressão.
É importante frisar, que ao solicitar procedimentos que terão intervenção cirúrgica, o sistema
solicitará que sejam preenchidos os campos, conforme imagem abaixo:
Figura 21. Tela de indicação de local a ser realizado um procedimento específico.
O médico deve indicar se o procedimento será realizado na clínica ou no hospital.
Ao selecionar ‘Clínica’, o sistema mostrará automaticamente o nome da Clínica à qual o
médico está credenciado junto ao ISSEM.
Figura 22. Tela de Popup para busca de hospitais.
Quando o procedimento for auditável pelo ISSEM, a mensagem ao lado aparecerá e o segurado deverá aguardar a liberação do médico auditor do Instituto.
O Segurado poderá consultar a liberação acessando, com seu Login e senha, a área exclusiva para verificação de procedimentos em auditoria.
Caso tenha solicitado um item por engano, será possível realizar o cancelamento clicando no “X” (conforme abaixo) e após, inserir o procedimento correto.
Figura 24. Tela com a lista de procedimentos.
Após inserir todos os exames necessários, clique na impressora (localizada no topo direito da tela) para imprimir a guia, conforme imagem abaixo:
Figura 25. Tela com a guia de solicitação de procedimentos.
Na guia de solicitação abaixo, está um exemplo dos procedimentos que deverão ser auditados antes da execução.
11.
Receita Médica
Figura 27. Tela de solicitação de receituário.
Na tela acima, podemos realizar solicitações de medicamentos. Informe obrigatoriamente o medicamento desejado, quantidade e posologia (demais campos são de preenchimento opcional).
Para pesquisar um medicamento, clique no ícone e o sistema mostrará
a seguinte tela:
Figura 28. Tela para pesquisa de medicamentos.
Na tela acima, no campo ‘Descrição’, basta informar parte da descrição do medicamento e o sistema irá mostrando as opções, de acordo com o texto digitado. Caso ao informar a descrição e o medicamento não aparecer na lista de seleção, clique no ícone de atualizar a tela, para que o sistema possa realizar a busca novamente.
Na lista de seleção, procure o Medicamento que deseja e clique no ícone , ao lado do nome do medicamento. Após o clique no ícone, o sistema selecionará o medicamento e voltará à tela anterior.
Para cada medicamento selecionado, clique em “Inserir Item” e os dados serão inseridos na tabela abaixo do botão, podendo cancelar e/ou realizar a inclusão de outro
Figura 29. Tela com a lista de medicamentos incluídos na guia.
Medicamentos sem cobertura do ISSEM poderão ser receitados através do sistema e constarão na receita, porém, não estarão aptos para venda através do convênio com o
Instituto. Na impressão do receituário médico, constará a informação de que o medicamento
não é liberado pelo ISSEM.
Medicamentos de uso contínuo serão controlados pelo sistema, que estará apto a liberar a venda a cada 25 dias, durante 06 meses, quando expira a validade do receituário. Medicamentos controlados poderão ser solicitados pelo sistema, mas será necessária a
emissão do receituário de medicamento controlado conforme exigência da ANS.
Nesta impressão temos os dados da GUIA, a descrição e valor da consulta. O receituário será impresso logo abaixo com a relação de medicamentos, sua devida posologia e orientações necessárias e validade da receita.
É obrigatória a apresentação destes documentos, devidamente assinados pelo profissional médico e/ou segurado, para a efetivação da compra de medicamentos e/ou cobrança da consulta.
Figura 31-Tela da Impressão de guia de consulta.
Ao clicar no botão Encaminhamento Médico pode-se realizar o encaminhamento do paciente a uma especialidade credenciada ao ISSEM, desde que não seja a mesma do médico solicitante.
Figura 331. Tela de encaminhamento médico.
Para isso, basta selecionar a especialidade, e digitar uma justificativa para o encaminhamento(campo obrigatório), conforme imagem acima. Após informar os campos, clique sobre o botão para concluir o encaminhamento. Após a conclusão, os campos serão bloqueados para digitação, sendo possível visualização apenas para leitura.
Após isso, clique botão para voltar à tela anterior. Uma mensagem aparecerá informando que houve encaminhamento, não sendo possível gerar outro ou alterar o encaminhamento para este segurado.
Figura 34. Tela de funcionamento da lista de atendimento.
Ao clicar no quadrinho, o sistema habilitará os botões e mostrará a mensagem informando que houve um Encaminhando e não permitirá que se faça outro encaminhamento, pois o botão ‘Encaminhamento Médico’ foi desabilitado.
14.
Atendimento de um Encaminhamento pelo Especialista
Quando o profissional vai atender um Segurado que foi encaminhado por outro Profissional, deve digitar o Código do Cartão do Segurado e automaticamente o Sistema vai verificar se tem um Encaminhamento para a Especialidade. Se tiver mostrará a tela abaixo e deve prosseguir como os mesmo procedimento de um Consulta Normal.
Figura 35. Tela de atendimento médico com um encaminhamento.
15.
Finalização do Atendimento
Após terminar todos os lançamentos de tratamentos e o atendimento ao Segurado, é necessário realizar a finalização do atendimento.
Para isso, clique sobre o botão “FINALIZA ATENDIMENTO”. Feito este processo, não será permitida mais nenhuma outra alteração ou continuação desta consulta.
Atendimentos não finalizados pelo profissional serão finalizados automaticamente, ao final do dia, pelo sistema.
16.
Cancela Atendimento
O Cancelamento somente será possível enquanto o atendimento não for finalizado. Desta forma, o orçamento, Consulta e tratamentos serão excluídos permanentemente.
17.
Atendimento Diário
Figura 36. Tela de Atendimento Diário.
No menu ‘ATENDIMENTO DIÁRIO’, temos uma lista de todos os atendimentos individuais realizados no dia.
Caso o atendimento esteja em Aberto (identificado pela letra “A - aberto” na coluna destacada em preto), será possível realizar a sua finalização ou Cancelamento. Para isso, é necessário marcar na última coluna (identificada pelo “X” ao lado do Status), e clicar sobre “FINALIZAÇÃO DA CONSULTA” ou “CANCELA GUIA” conforme necessidade.
Nas colunas destacadas em vermelho, temos 3 opções:
Impressão É impressa a Guia por completo em PDF, caso a mesma não tenha sido cancelada;
Exames Caso a Guia esteja em aberto, a tela de Exames aparecerá, permitindo a inserção/alteração de exames e poderá ser impressa a guia de solicitação;
Receita Caso a Guia esteja em aberto, a tela de Receituário aparecerá, permitindo a inserção/alteração de medicamentos e poderá ser impressa a guia de consulta com a receita;
Após a finalização da consulta, somente será possível a visualização do documento, conforme gerado anteriormente e a impressão deste.
18.
Extrato Guias
Figura 38. Tela de Extrato de Guias.
No menu ‘EXTRATO GUIAS’ podemos realizar a consulta de todas as guias geradas pelo médico considerando um período inicial e final e o Status entre Abertas, canceladas, geradas ou todas. Após a escolha dos filtros, as guias exibidas poderão ser detalhadas clicando sobre o número das mesmas, em azul, aparecendo como na imagem abaixo:
Figura 39. Tela de detalhamento de guias.
No Extrato de Guias é possível, a Reimpressão da Guias de Consulta e Receita e Guia de Solicitação de Procedimentos, para tanto, basta clicar na Guia que deseja imprimir, na opção
para Imprimir a Guia de Consulta com a Receita Médica ou para Imprimir a Solicitação de Exames
19.
Outras fontes de Suporte ou consulta
Site do Instituto: http://www.issem.com.br/sobre-o-projeto.html E-mails contato instituto:[email protected] [email protected]
20.
MENSAGENS DE ALERTA
O Sistema FlexSis tem como premissa, proporcionar um ambiente confortável, estável e seguro ao usuário, tornando sua utilização simples e ágil. Com o objetivo de melhorar a interação entre o sistema e usuário, são exibidas mensagens de alerta, indicando quando uma ação é executada de forma equivocada. Abaixo são apresentados alguns exemplos de
mensagens e as respectivas resoluções. Ressaltando que, em caso de dúvidas o usuário poderá recorrer ao suporte especializado do ISSEM.
ALERTA AÇÃO
Indica que o número do cartão do segurado foi digitado de forma incorreta. O usuário deverá informar o número correto do cartão.
Indica que o cartão informado está bloqueado, portanto o segurado não poderá realizar a compra. O usuário deverá entrar em contato com o ISSEM para a resolução.
Indica que o cartão informado não existe ou foi digitado de forma incorreta. O usuário deverá informar o número correto do cartão. Caso o número esteja de acordo,
Indica que o cartão informado está cancelado, portanto o segurado não poderá realizar a compra. O usuário deverá entrar em contato com o ISSEM para a resolução.
Indica que não foi inserido nenhuma quantidade para o procedimento solicitado, permanecendo ‘0’.
Indica que, caso o paciente ainda tenha carência a cumprir, o sistema emitirá a mensagem e o procedimento não poderá ser realizado até que seja cumprido o prazo de Carência.
Indica que já foi registrado consulta neste mês e que o segurado pagará participação total.
Indica que já foi gerado consulta pelo Cartão e/ou consta na Lista de Atendimento. Não será permitido emitir mais de uma consulta diária para o mesmo segurado, atendido pelo mesmo médico.
Indica que o número de consultas excedeu a lista de atendimento. O médico deve atender o segurado e
posteriormente liberar da lista de atendimento com a
