UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL– IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
SILVANA CAMPOS LOUREIRO
A IMPORTÂNCIA DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO DE
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
NITERÓI 2013
SILVANA CAMPOS LOUREIRO
A IMPORTÂNCIA DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO DE
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Orientadora: Prof. MARGARETH DA SILVA
Niterói 2013
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
L892 Loureiro, Silvana Campos.
A importância dos procedimentos de gestão de documentos digitais para a implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos / Silvana Campos Loureiro. – Niterói: [s.n.], 2013.
48 f.
Orientador: Margareth da Silva.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2013.
Bibliografia: f. 46-48.
1. Gestão de documento. 2. Documento eletrônico. 3. Automação de arquivo. I. Silva, Margareth da. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
SILVANA CAMPOS LOUREIRO
A IMPORTÂCIA DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovada em de 2013.
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________________________________
Prof. MARGARETH DA SILVA - Orientadora UFF
______________________________________________________________________ Prof. ANA CÉLIA RODRIGUES
UFF
______________________________________________________________________
Prof. JOSÉ MAURO DA CONCEIÇÃO PINTO UFF
Niterói 2013
Dedico este trabalho aos meus pais e irmãs, pois fazem parte da minha estrutura e me ajudaram ser uma dia pessoa melhor a cada dia.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, pois a minha fé me fez acreditar que isso seria possível.
Agradeço aos meus Pais por seus ensinamentose palavras de incentivo que sempre me serviram de base para minha formação pessoal.
Agradeço as minhas irmãs, por existirem na minha vida, por serem tão companheiras e amigas, mesmo com nossas diferenças.
Agradeço a minha professora e orientadora Margareth, pelos ensinamentos no campo arquivístico, pela paciência, orientação e tudo que se dispôs a fazer por mim para o desenvolvimento desta monografia.
“A qualidade essencial dos arquivos está em que registram não somente as realizações, mas também os processos pelos quais foram efetuados. Por conseguinte, [...] os arquivos assumem maior importância, quer como precedente para o administrador quer como registro para o pesquisador e o historiador.” (H.L.WHITE)
RESUMO
A partir do levantamento de dados na literatura da área da Arquivologia, sobre Gestão de Documentos, Gestão de Documentos Digitais, Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, procura-se evidenciar a importância da adoção de procedimentos e instrumentos capazes de auxiliar especificamente os documentos de natureza digital e consequentemente sua gestão. O estudo parte desde os conceitos primórdios (básicos) da Arquivologia estendendo-se para definição e suas características essenciais. A intenção é propor a adoção de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos no ambiente jurídico, a fim de alcançar a eficiência e garantir a preservação para posterior acesso.
Palavras-chave: Gestão de Documentos. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais.
ABSTRACT
From the survey data in the literature of Archivology on Document Management, Document Management, Digital Management Information System Document Archival, seeks to highlight the importance of the procedures and adoption of tools to assist specifically documents digital nature and hence its management. The study starts from the beginning concepts (basic) of Archival extending to definition and essential characteristics. The intention is to propose the adoption of a Computerized Management of Archival Documents in legal environment in order to achieve efficiency and ensure preservation for later access.
Key words: Digital Records Management. Records Management. Electronic Records Management System.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 9
1 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS 13
1.1 O CONCEITO DE ARQUIVO 13
1.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO:
CARACTERÍSTICAS
16
1.3 INFORMAÇÃO, DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO
ARQUIVÍSTICO DIGITAL
21
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO DO CONCEITO E CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
25
2.1 HISTÓRICO 25
2.2 TRÊS IDADES E CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS 30
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS E O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
33
3.1 AUTENTICIDADE: O PRINCIPAL DESAFIO À GESTÃO DE
DOCUMENTOS DIGITAIS
34
3.2 POLÍTICA ARQUIVÍSTICA, PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS E O SISTEMA
INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS
37
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS 44
INTRODUÇÃO
O que pensar quando se ouve falar em arquivos, documentos, gestão, arquivologia, GED e Preservação Digital? A palavra arquivo, especialmente, possui muitos significados, e sua polissemia é inquestionável e é por meio de dicionários, livros e artigos que é possível verificar as múltiplas definições desse termo. No Dicionário de Língua Portuguesa Aurélio (FERREIRA, 2010), arquivo é definido como “lugar ou edifício onde se guardam documentos”. Esta definição só pode ser empregada, quando se refere a edifício para fins exclusivamente de guarda física. No entanto, como área de conhecimento científico, a Arquivologia tem seus próprios glossários e dicionários que expressam significados mais precisos acerca de como os arquivistas utilizam seus conceitos específicos.
Schellenberg (2006, p.40) afirmou que não há uma definição única para o termo arquivo, visto que vários arquivistas de diferentes países o definiram conforme o modo que se aplica aos materiais com que lidam. Ele exemplifica com o caso dos arquivistas holandeses, que denominaram arquivos o conteúdo de um archief, ou serviço de registro, e elaboraram regras para o arranjo e descrição codificados em seu manual. Este autor também menciona o arquivista inglês Jenkinson (1973 apud SCHELLENBERG, 2006, p. 40), que definiu arquivo como correspondendo aos antigos documentos públicos. Por último, Schellenberg (2006, p. 30) considera que o significado do termo arquivos deve incluir também o elemento seleção, pelo menos de forma implícita, pois o problema do arquivista atual consiste em selecionar os arquivos que serão avaliados para preservação permanente.
Thomassem (2006, p.7) considera que os arquivos são fundamentais para que as organizações registrem suas ações e transações de forma a garantir responsabilidade e evidência. Para ele, os arquivos funcionam como a memória dos produtores e da sociedade de forma geral, e por isso é de suma importância que a sociedade e as organizações estejam em pleno funcionamento e tenham responsabilidade sobre seus atos e registros para que sejam preservados ao longo do tempo.
Este autor considera que um ponto que merece ser destacado diz respeito à função dos arquivos, ou seja, o valor agregado a eles, uma vez que inicialmente é o de apoio às funções gerenciais e operacionais, de modo que a informação seja inserida nos processos de trabalhos, assegurando uma continuidade necessária para a integração e comunicação dos processos.
Deste modo, os arquivos, além de garantirem eficiência e eficácia, devem possibilitar o controle do trabalho, analisando sua forma de execução e seus métodos empregados.
Assim, de acordo com Thomassen (2006, p, 8) garantir evidência e responsabilidade é dever dos arquivos, pois arquivos confiáveis contêm evidências confiáveis e assim auxiliam no processo de tomada de decisões, além de ter papel importante na avaliação de indivíduos e organizações, na execução das atividades e transações executadas e se essas ações e transações implicam os critérios de eficiência, bom gerenciamento e legitimidade. Portanto, arquivos confiáveis tornam pessoas e organizações responsáveis umas com as outras.
No mundo contemporâneo, à medida que as organizações exercem suas atividades e passam a registrá-las em documentos, torna-se quase inevitável o seu acúmulo, sendo necessário gerir e tratar essa massa documental a fim de manter a integridade do arquivo em condições de ser acessado. Para controlar e organizar os documentos produzidos é necessária a adoção de procedimentos que auxiliem na sua administração e manutenção, de modo eficaz e econômico, chamada de gestão de documentos.
A Gestão de Documentos, como conceito e prática, foi desenvolvida na segunda metade do século XX, especialmente a partir da II Guerra Mundial, nos Estados Unidos da América, a partir da percepção do governo federal da necessidade de enfrentar o desafio da explosão documental.
Por outro lado, a tecnologia da informação e comunicação trouxe mudanças radicais para a sociedade, governos e indivíduos aumentando a produtividade e consequentemente contribuindo para o aumento de ruídos nos canais de comunicação, podendo influenciar assim no controle e na segurança da informação.
Em 6 de Julho de 2004 foi publicado a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004a), com o objetivo de preservar e garantir o acesso a um novo tipo de tesouro da humanidade – o “patrimônio arquivístico digital”. Ainda segundo a Carta, existem algumas ameaças a esse patrimônio, como: o perigo de desaparecimento e de falta de confiabilidade. Por isso, proporcionar sua preservação beneficiará além da geração atual, as gerações futuras. Com o desenvolvimento da Tecnologia da Informação e com o aumento da produção de documentos em formato digital pelas organizações públicas e privadas, como textos, planilhas, bases de dados,
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mensagens eletrônicas, gravações sonoras, material gráfico, entre outros exemplos, é possível observar algumas vantagens que o uso da tecnologia proporcionou para o âmbito das organizações e para a vida das pessoas, entre elas: facilidades geradas pelas tecnologias digitais de processamento; emissão e armazenamento das informações, contribuindo, entretanto, para a redução de custos; aumento da eficácia nos processos de criação; auxilio na tomada de decisão; além de contribuir para a difusão da informação arquivista.
Além disso, a diversidade das funções e atividades do setor público e privado contribuiu para o crescimento exponencial de documentos, incluindo a produção de documentos arquivísticos digitais, tornando cada vez mais frequente a utilização desse tipo de formato para registrar as atividades desenvolvidas por uma organização. Assim, é de suma importância tratar de forma adequada os documentos em formato digital, assegurando sua preservação ao longo do tempo e o seu acesso contínuo.
Entretanto, com o crescimento e a utilização cada vez maior dos arquivos em formato digital, novos desafios se apresentam: a rápida obsolescência tecnológica, a vulnerabilidade das mídias digitais e a variedade de formatos e de tipos de documentos. Por outro lado, novas oportunidades surgem no que diz respeito à adoção de programas de gestão de documentos que contemplem os documentos fixados em suportes convencionais e também em formato digital a fim de administrar seu ciclo de vida e garantindo a sua preservação e acesso pelo tempo que for necessário.
A produção de documentos digitais trouxe a necessidade de rever os conceitos e métodos da Arquivologia para verificar se estes ainda seriam viáveis no ambiente digital, como os projetos de pesquisa realizados por Luciana Duranti (1994). Além disso, várias iniciativas buscaram desenvolver padrões e modelos para os sistemas ou softwares que produzem e mantém documentos arquivísticos como o Modelo de Requisitos para a Gestão de Documentos Digitais da União Européia–MoReq e o e-ARQ Brasil já que a gestão de documentos digitais é dependente de um bom sistema informatizado, pois um sistema incompleto poderá gerar documentos cuja autenticidade seja questionada.
Esta pesquisa mostra-se relevante para a Arquivologia, uma vez que pretende destacar a importância dos procedimentos da gestão arquivística de documentos digitais para a implantação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos ao tratamento dos documentos arquivísticos convencionais ou digitais, que mantenha documentos confiáveis, autênticos, preservados e em condições de serem acessados pelo tempo que for necessário.
O presente trabalho visa ressaltar o papel de destaque de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), através da adoção e implantação nas instituições, tanto nos setor público como no privado, tendo como base comparativa o modelo de requisitos elaborados pelo e-ARQ Brasil.
Este estudo tem como objetivo geral contribuir para uma discussão sobre o SIGAD, apresentando as visões atuais e debates acerca dessa temática, considerando a crescente utilização de sistemas para gerenciamento eletrônico.
Este trabalho tem como metodologia a coleta de dados junto a Biblioteca Central do Gragoatá e estudos publicados em periódicos convencionais e eletrônicos da área de Arquivologia, tais como: Arquivo & Administração, Arquivística. Net, Revista Ciência da Informação (IBICT), Revista Ponto de Acesso. Foram utilizadas fontes bibliográficas da área de Arquivologia disponíveis de formato eletrônico pelos websites específicos.
Além da análise teórica acerca da literatura arquivística, serão feitos estudos em SIGAD a fim de analisar os requisitos obrigatórios para a implantação.
Os dados empíricos para este estudo foram coletados através de manuais.
A base comparativa para esta análise foi o e-ARQ Brasil – modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
O trabalho está organizado em quatro capítulos. O primeiro capítulo consiste na apresentação do tema proposto, conceituando alguns termos fundamentais da Arquivologia e uma breve trajetória da ciência Arquivística até o momento em que emerge a Gestão de Documentos e as diversas questões que permeiam esse campo. O segundo capítulo pretende apresentaros conceitos referentes a documento, documento arquivístico, documento arquivístico digital, informação de modo a explicitar a base conceitual da Arquivologia contemporânea.
O terceiro capítulo abrange especificamente os conceitos de Gestão de Documentos e de Gestão de Documentos Digitais, apresentando suas características e especificidades.
O quarto capítulo pretende explicitar os requisitos e a metodologia necessários para a implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, de acordo com os requisitos estabelecidos pelo e–ARQ Brasil.
Por fim nas considerações finais, apresenta-se a importância de se articular a gestão de documentos digitais, levando em conta seus procedimentos e características como complemento e apoio a implantação de um sistema informatizado de gestão de documentos.
1 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Definir a palavra arquivo não é uma tarefa fácil, em virtude da variedade de definições, que torna complexa a sua conceituação. A literatura arquivística procura definir os termos da nossa área de conhecimento, seja nas obras dos autores, como também os dicionários de terminologia e os glossários.
Os arquivos como uma instituição teve sua origem na antiga civilização grega, como observa Schellenberg (2006 p. 25). O autor destaca que:
o desenvolvimento atingido pelos arquivos, durante o declínio das civilizações antigas e na Idade Média, exerce alguma influência no caráter dos arquivos que apareceram no início da Idade Moderna.
Neste capítulo serão desenvolvidos alguns conceitos que são essenciais a este trabalho. A seguir, serão apresentadas as definições e relações entre os conceitos de informação, arquivos, documento, documentos arquivístico, documento eletrônico, documento digital, documento arquivístico digital com o objetivo decompreender melhor a sua importância e aplicação nos procedimentos da gestão dedocumentos.
1.1 O CONCEITO DE ARQUIVO
Para o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional – DIBRATE - (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27) define-se arquivo como: “conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.”
Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística de Camargo e Bellotto (2010, p.21) arquivo é: “Conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.”
Para Schellenberg (2006, p.40) arquivo é definido como “lugar onde são guardados os documentos públicos e outros documentos de importância.”
Para o Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 1973, p. 13) a definição de arquivo consiste em:
Arquivo é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso,recebido ou produzido oficialmente por determinado órgão administrativo ou porum de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam apermanecer na custódia deste órgão ou funcionário.
Para Schellenberg (2006, p. 40), diante das inúmeras definições da palavra arquivo realizadas pelo diversos arquivistas pelo mundo, é perceptível uma semelhança entre eles quanto aos fatores concretos e fatores abstratos dos arquivos. Tratando-se dos fatores concretos, ou seja, a forma dos arquivos, a fonte de origem e o lugar de guarda e preservação, são características não tão essências para a caracterização dos arquivos, visto que as diversas definições do termo esclarecem que os arquivos podem possuir diferentes formas, podem possuir diversas fontes e podem ser guardados em diferentes lugares.
Para Schellenberg (2006, p. 37), o primeiro elemento a ser considerado é a razão de existência dos arquivos e sua acumulação, ou seja, para carregar o título de arquivos, os documentos precisam necessariamente terem sido originados e acumulados a partir de um objetivo, importa o porquê dos documentos serem produzidos e vieram a existir.
O segundo elemento essencial, para Schellenberg (2006, p. 38), diz respeito aos valores de importância para a preservação dos arquivos, seguindo a visão de Jenkinson (1973 apud SCHELLENBERG, 2006) que salientou a importância da preservação pelos criadores dos arquivos, seja “para sua própria informação” ou “para sua própria referência.” Assim destaca-se “para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados ou acumulados.” (SCHELLENBERG, 2006, p. 38)
O terceiro elemento trata-se da custódia. Schellenberg apresenta a visão de Jenkinson (1973 apud SCHELLENBERG, 2006) que, segundo esse autor, os documentos só serão de fato arquivos se pudermos estabelecer o “fato da custódia ininterrupta” ou se pudermos estabelecer uma “presunção razoável”. Ou seja, podemos caracterizar os arquivos se de fato provarmos a continuidade de uma linha imaculada de custódias responsáveis. Jenkinson (1973
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apud SCHELLENBERG, 2006) ao formular essa afirmação, provavelmente estaria pensando na possibilidade de estas características serem estabelecidas na base dos antigos rolos da Chancelaria.
Entretanto, Schellenberg considera essa visão de Jenkinson (1973 apud SCHELLENBERG, 2006) muito restrita, pois se tratando de documentos produzidos pela moderna máquina do governo, a “prova de linha imaculada” e de “custódia ininterrupta” não pode ser tomada como fator de caracterização de arquivos. A visão de Jenkinson quanto à custódia ininterrupta não seria aplicável para os documentos modernos, pois estes existem em grande volume, são de origem complexa e sua criação é frequentemente casual.
Essa situação impossibilitaria provar que os arquivos apresentariam a chamada “custódia intacta”, pois a maneira e a razão de serem produzidos acabam por tornar infrutífera qualquer tentativade controlar os documentos “per si” ou ainda de seguir “linhas imaculadas” de “custódia intacta”. Entretanto, se documentos modernos forem oferecidos a um arquivo, “estes serão aceitos como arquivos, desde que mantenham e satisfaçam os demais requisitos essenciais na “suposição razoável” de que sejam realmente documentos do órgão que os oferece.” (SCHELLENBERG, 2006, p. 39).
Para Schellenberg (2006, p. 39), os arquivos devem satisfazer outros requisitos essenciais para provar que realmente são documentos do órgão transferente. Assim, este autor apresenta três condições para que os arquivos recebam documentos arquivísticos sob sua custódia e ressalta que o arquivista moderno, interessa-se pela qualidade dos documentos que recebe de um órgão do governo, e ainda segundo ele o arquivista aspira a ter “a integridade dos documentos” preservados.
As características previstas por Schellenberg (2006, p. 39), quanto aos documentos dizem respeito a: conservação, ou seja, os documentos necessitam ser conservados num todo como documentos no órgão; no momento da guarda, ainda se possível, deve-se manter o arranjo que lhe foi dado do órgão no decorrer das atividades oficiais; por fim, deve-se manter a totalidade dos documentos na hora da guarda, evitando mutilações, modificações ou destruição não autorizada.
O autor enfatiza ainda que:
para os arquivistas o valor de prova material do arquivo baseia-se na maneira pela qual foram os documentos mantidos na repartição do governo, bem como passaram à custódia do arquivo e não no sistema pelo qual eram controlados na repartição. (SCHELENBERG, 2006, p.38-39)
Para Schellenberg (2006, p. 40) não há uma definição final do termo “arquivos”, tal referência e definições podem ser modificadas em cada país de acordo com as necessidades próprias. Ainda segundo ele, não se deve aceitar uma definição do termo não correspondente à realidade vivida, por exemplo, uma definição da época medieval pode não atender as necessidades dos arquivistas que trabalham com arquivos modernos. Para o autor, o arquivista moderno necessita buscar uma nova definição para o termo, adequada as atividades exercidas e suas próprias exigências.
Segundo Schellenberg (2006, p. 40), um dos maiores problemas que os profissionais de arquivo atualmente enfrentam consiste na seleção da massa de documentos destinados à preservação permanente. Um segundo aspecto a ser considerado diz respeito ao fato de que as características dos arquivos relacionam-se com as razões pelas quais os documentos foram criados e com as razões de sua preservação. Assim, os arquivos devem ser definidos com base no fato de que os documentos foram produzidos ou acumulados para alcançar um determinado objetivo e finalidade.
A Associação dos Arquivistas Holandeses através do Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 1973) denominaram arquivos como o conteúdo de um “archive” ou serviço de registro.
Contudo, o arquivista moderno Schellenberg (2006, p. 41) expressa a sua definição de arquivo:
[...] Conjunto de documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.
1.2 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: CARACTERÍSTICAS
Para o estudo da definição dos termos e a contextualização da aplicabilidade de cada conceito, pode-se afirmar que toda informação registrada em um suporte seja ele qual for, é considerada um documento. Porém, nem todo documento é um documento arquivístico.
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Procurando uma definição que melhor explique cada uma delas, a definição do termo Documento para Belloto (2007, p. 35) pode ser entendida como:
Segundo a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela criatividade humana.
Documento é uma fonte de informação, pois de acordo com Indolfo et al. (1995, p. 11) “documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, forma de vidas e pensamentosdo homem numa determinada época ou lugar.”
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73) expõe sobre a definição do termo o seguinte: “unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. Entretanto, para o Dicionário de Terminologia Arquivística (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 28) a definição de documento consiste em: “unidade constituída pela informação e seu suporte”.
Ainda, a definição estabelecida pelo Projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2012) pode ser entendida e definida como: “uma unidade indivisível de informação por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma sintaxe estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”. Por forma fixa o projeto InterPARES 2 (INTERPARES, 2007, p. 6) entende que o documento mantém a mesma aparência de quando foi criado e esta forma não pode ser alterada, independente se for documento arquivístico ou não. Já o conteúdo estável foi definido como a imutabilidade do documento, garantindo qualquer alteração seja feita somente utilizando-se novas atualizações dos materiais digitais.
Forma fixa: qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado. Conteúdo estável: característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam por meio do acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.
Segundo o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 7) documento é visto como “unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte”.
Duchein (2007, p. 18) define o conceito de documento como “um conjunto constituído por um suporte e pela informação que porta, utilizável para fins de consulta ou como prova”. O autor considera essa definição restritiva, pois em outro país, especificamente a França, o termo é utilizado num sentindo mais amplo e abrangente. Como documento arquivístico não deve ser considerado somente aquele que é mantido num arquivo de custódia, mas o que registre as atividades desempenhadas por instituição ou pessoa. Essa relação é imprescindível para que se considere a importância da criação de determinado documento.
Pensando nesse sentido, o Projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2012) apresenta uma definição de documento arquivístico, ressaltando que este é o resultado de uma atividade e mantido de acordo com as necessidades de quem o produz. Portanto, o documento arquivístico é um “documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática com instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência”.
Para Duchein (1986, p.17),
O documento de arquivo - ao contrário de um objeto de coleção ou de um dossiê constituído por peças heterogêneas de proveniência diversas – não tem razão de ser, isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em que pertença a um conjunto.
Em sua obra, Duranti (1994, p. 50) reconhece e expõe a importância do documento arquivístico, uma vez que ele é registro de ações efetivas e completas, derivadas de relação existentes entre o próprio documento e a atividade da qual ele resulta.
Os materiais arquivísticos, ou registros documentais, representam um tipo de conhecimento único: gerados ou recebidos no curso das atividades pessoais ou institucionais, como seus instrumentos e subprodutos, os registros documentais são provas primordiais para as sua suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções, ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido. (DURANTI, 1994, p. 50).
Duranti (1994, p. 50) ressalta, ainda, a importância da relação entre documentos e as atividades do seu produtor nessa passagem:
Essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e consequências, e de preservar e estender no tempo a memória e a evidência desses fatos, deriva da relação especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam, relação essa que é plenamente explorada no nível teórico pela diplomática e no nível prático por numerosas leis nacionais.
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A autora aponta ainda dois pressupostos básicos que determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos: “1. que os registros documentais atestam ações e transações, e 2. que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação” (DURANTI, 1994, p. 51).
Duranti (1994, p. 50) ainda esclarece que o documento arquivístico é fonte de prova, e não prova em si. A autora define algumas características do documento arquivístico, que evidenciam o seu potencial probatório. São características dos documentos arquivísticos: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade.
A primeira característica destacada pela autora é a da imparcialidade onde os registros documentais são natos verdadeiros, livres de preocupação, pois são provas originais dos fatos.
[...] Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, como diz o arquivista britânico Hilary Jenkinson, "livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje". Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos “na intenção ou para a informação da posteridade", nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real do corpus dos fatos, do caso. Porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados. [...] (DURANTI, 1994, p. 50).
A segunda característica destacada pela autora é a da autenticidade onde os registros documentais são autênticos quando são criados e preservados de acordo com os procedimentos adequados que podem ser provados a partir das rotinas estabelecidas.
[...] A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos escritos de suas atividades no passado". Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Alguns documentos resultantes de uma atividade prática desviam-se desse padrão legítimo deprocedimentos contínuos de preservação. Eles ainda assim são autênticos no que dizrespeito a seu criador, e pode-se atribuir-lhes valor como documentos evocativos do passado, mas sua fidedignidade como prova documental fica prejudicada, e eles serão sempre suspeitos em comparação com aqueles documentos mantidos sob um controle legítimo e contínuo. (DURANTI, 1994, p. 50)
A terceira característica destacada pela autora é a da naturalidade onde os registros documentais são criados e acumulados naturalmente no decorrer das atividades do seu produtor.
[...] Essa naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam nocurso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração". O fato de os documentos não serem concebidos fora dos requisitos da atividade prática, isto é, de se acumularem de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. (DURANTI, 1994, p.51)
A quarta característica destacada pela autora é a do inter-relacionamento onde os registros documentais possuem relações com os outros documentos do mesmo produtor, tornando-os interligados pelas suas ações na qual foram criados.
Esse inter-relacionamento é devido ao fato de que os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado "com outros tanto dentro quanto fora do grupo no qual está preservado e (...) seu significado depende dessas relações". As relações entre os documentos, e entre eles e as transações das quais são resultantes, estabelecem o axioma de que um único documento não pode se constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e atos passados: os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória. Em outras palavras, os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Na verdade, os registros documentais são um conjunto indivisível de relações intelectuais permanentes tanto quanto de documentos. (DURANTI, 1994, p. 51).
A quinta e última característica destacada pela autora é a unicidade onde cada registro documental representa seu lugar único na estrutura documental ao qual pertence.
A unicidade provém do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Cópias de um registro podem existir em um mesmo grupo ou em outros grupos, mascada cópia é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e - como foi enfatizado acima - um registro consiste num documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental: uma duplicata de um registro só existe quando ambos os elementos são perfeitamente idênticos, isto é, quando múltiplas cópias de um mesmo documento são incluídas em um mesmo lugar dentro de um mesmo grupo (e somente um criador de registro descuidado poderia fazer tal coisa!). (DURANTI, 1994, p. 51-52).
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As características de imparcialidade, autenticidade, naturalidade,
interrelacionamento e unicidade tornam a análise dos registros documentais o método básico pelo qual se pode alcançar a compreensão do passado tanto imediato quanto histórico, seja com propósitos administrativos ou culturais.
Essa autora ressalta que a emergência do documento digital vem modificando as formas de produzir e preservar documentos arquivísticos. Em virtude das inúmeras ameaças que afetam o documento digital, uma das características a serem preservadas diz respeito à autenticidade.
Neste sentido, foram desenvolvidos diversos projetos e iniciativas a respeito da gestão e da preservação dos documentos arquivísticos digitais. Conforme Rondinelli (2002) ressalta, o advento do documento digital tem propiciado e permitido uma revisitação dos conceitos da Arquivologia, especialmente o de documento arquivístico, contribuindo na dinamização do processo de construçãoteórico dessa área do conhecimento.
1.3 INFORMAÇÃO, DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
De acordo com o Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE informação é definida como “elemento referencial, noção, idéia ou mensagens contidos num documento.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 16).
No mundo atual vivemos uma época em que se produz, recebe e dissemina a informação em grande quantidade o tempo todo. Todos os dias uma grande quantidade de informação é apresentada pelos meios de comunicação, pelas redes socias, e claro no ambiente acadêmico, profissional e social. A cerca da informação, Thomassem (2006, p. 14) discorre que a qualidade da informação, está relacionada a harmonia e a qualidade dos vínculos existentes entre a informação e os processos envolvidos. Para ele, quando a informação é recuperada e analisada de forma correta, numa estrutura adequada e no cenário de sua procedência, a qualidade pretendida da informação se torna eficaz.
Segundo Thomassem (2006, p. 14), a informação no que diz respeito às formas de processos dependem tão só da qualidade e da chamada “estabilidade” das relações existentes entre essas informações e os processos existentes responsáveis por sua criação.
O Dicionário de Terminologia Arquivística (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 44) define a informação como "todo e qualquer elemento referencial contido num documento".
Já no Glossário do Projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2012), a definição de informação é “conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”.
Para Le Coadic (1996, p. 5) “a informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou numérica), oral ou audiovisual”. O autor afirma, ainda, que toda informação carrega um sistema de signos, a linguagem, que transmite o seu significado.
A informação comporta um elemento de sentido. É um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem inscrita em um suporte espacial, temporal, impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc. Essa inscrição é feita graças aum sistema de signos (a linguagem), signo este que é um elemento de linguagem que associa um significante a um significado: signo alfabético, palavra, sinal de pontuação. (LE COADIC, 1996, p. 5).
Para Duranti (2005, p. 7), a definição de informação consiste em “uma mensagem que tem como objetivo a comunicação através do espaço ou do tempo.”
Todas essas definições, expressas pelos diferentes autores para o termo informação, revelam que este tema ainda é muito discutido pela área da Arquivologia e pela Ciência da Informação, pois as acepções desse termo apresentam diferenças entre si, sobretudo aquela que trata a informação como conteúdo do documento e outra que define informação como mensagem a ser transmitida no tempo e no espaço.
Para começarmos a pensar em documento digital e documento arquivístico digital precisamos estabelecer que os termos documento eletrônico e documento digital não são sinônimos, ainda que pareçam ter o mesmo significado.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTEDE/CONARQ) estabelece que documento eletrônico é “informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico”. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 13)
Este mesmo Glossário ressalta que uma parte da literatura arquivística internacional utiliza o termo documento eletrônico (electronic record) como sinônimo de documento digital (digital record), o Glossário da CTDE/CONARQ considera o segundo como uma categoria do primeiro. Assim, define documento digital como “informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 13).
É necessário destacar que nem tudo que é produzido e armazenado em ambiente digital é documento ou documento arquivístico, apesar da grande facilidade, que se tem em
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produzir e armazenar documentos em formato digital. Para isso, é fundamental compreender as semelhanças e diferenças entre documento digital e documento arquivístico digital.
A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital – CONARQ salienta que os documentos arquivísticos digitais podem ser de vários tipos e formatos:
As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais transformando ou produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital, como textos, bases de dados, planilhas, mensagens eletrônicas, imagens fixas ou em movimento, gravações sonoras, material gráfico, sítios da Internet, dentre muitos outros formatos e apresentações possíveis de um vasto repertório de diversidade crescente. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004a, p. 1).
Para o Glossário do Projeto InterPARES 3 (INTERPARES, 2012), a definição de documento digital consiste em “um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento.” Este Glossário apresenta também outra definição: “Informação registrada codificada em dígitos binários , acessível e interpretável por meio de sistema computacional”. (INTERPARES, 2012).
Com relação ao termo componente digital, o Glossário do Projeto InterPARES 3 o define como “todo objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, requerendo uma determinada ação de preservação” (INTERPARES, 2012).
Tanto os documentos arquivísticos como os documentos não arquivísticos possuem em sua composição características específicas que os definem como documentos. Um documento, segundo o Projeto InterPARES 2 (INTERPARES, 2007, p. 6) deve possuir: conteúdo estável, forma fixa e suporte estável.
A característica de conteúdo estável segundo o InterPARES 2 (INTERPARES, 2007, p.7) diz respeito à característica de que a informação e os dados contidos no documento são imutáveis. Isto implica que o conteúdo contido nos documentos arquivísticos não pode ser alterado, sobrescrito, apagado ou expandido. Tratando-se da forma fixa, o Projeto InterPARES 2 (INTERPARES, 2007, p. 7) destaca que este termo é mais complexo de se definir, na sua essência, significa que a mensagem a ser transmitida por um documento arquivístico digital(ou outro objeto digital) poderá conter a mesma apresentação documental que possuía na tela quando foi recebido e salvo pela primeira vez, ou seja, os componentes que formam o documento digital e determinam sua apresentação digital podem até mudar, porém sua apresentação documental não pode. Assim, segundo o Projeto InterPARES 2 forma fixa significa:“Qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou
apresentação documental cada vez que o documento é recuperado. (INTERPARES, 2007, p. 7).
Portanto, um sistema que contém informações ou dados em constante mudança não contém documento arquivístico. Este só existirá se alguém salvá-los com uma forma fixa e um conteúdo estável.
Além disso, de acordo com Projeto InterPARES 2, a forma documental possui elementos extrínsecos e intrínsecos. Os elementos extrínsecos “constituem sua aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fontes, gráficos, imagens, sons, layouts.” (INTERPARES, 2007, p. 8).
Os elementos intrínsecos “expressam a ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive osnomes das pessoas envolvidas na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence.” (INTERPARES, 2007, p. 8).
Por último, porém não menos importante, a característica que compõe e distingue um documento arquivístico digital é o suporte, que segundo o Glossário do Projeto InterPARES é o “material físico ou substancia sobre o qual a informação pode ser ou está registrada ou armazenada.” (INTERPARES, 2012).
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS: HISTÓRICO DO CONCEITO E CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
Atualmente, é possível constatar que a gestão de documentos vem assumindo importante papel tanto no âmbito público como no setor privado. A legislação arquivística, especialmente a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (BRASIL, 1991), que determinou o dever público quanto à gestão documental e mais especificamente o artigo 3º da Lei, que define o termo gestão de documento como:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Nesse sentido, Roncaglio (2004, p. 1) afirma:
Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos.
Neste capítulo, serão abordados a trajetória do conceito, o ciclo de vida e a temporalidade dos documentos.
2.1 HISTÓRICO
A Gestão de Documentos representa um marco da ciência arquivística e tem sua origem no período da Segunda Guerra Mundial, momento em que o grande volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e estabelecer critérios e valores para avaliar os documentos arquivísticos.
Desta forma, iniciou-se o processo de sistematizar os procedimentos de avaliação de todos os documentos produzidos de forma racional, a fim de reduzir a massa de documentos
existentes, preservando apenas aqueles com informações que poderiam ser usadas de forma estratégica. Rondinelli também observa esta necessidade deracionalização quando afirma que:
O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. Nesse sentido, comissões governamentais foram instaladas nos EUA e no Canadá, e, como resultado, vemos surgir o conceito de gestão de documentos. (RONDINELLI, 2002, p. 41).
Segundo Indolfo (2007, p. 30), ainda na década de 1940, foi elaborado nos Estados Unidos o conceito de gestão de documentos, o chamado records management, momento este em que a ótica era nitidamente mais administrativa e econômica do que arquivística, pois se tratava de otimizar o funcionamento da administração. Destacamos este ponto, pois Jardim (1987, p. 35) garante que:
Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto concepção teórica e os desdobramentospráticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial.
Rondinelli (2002, p. 41) informa que a gestão de documentos restaurou a compreensão dos arquivos como apoio à administração:
O conceito de gestão de documentos restaura e dinamiza a concepção dos arquivos como instrumentos facilitadores da administração, que vigorou até o século XIX , quando, como já vimos, por influência de uma visão dos arquivos apenas como guardiães do passado eles passaram a desempenhar funções de apoio à pesquisa histórica.
De acordo com Indolfo (2007, p. 31), as origens do conceito de recods management residem nas décadas iniciais dos séculos XX, quando um crescimento vertiginoso e acelerado da documentação ocorreu em virtudeda proibição legal de destruí-la. Para tentar resolver o problema decontrolar o crescimento dos documentos, foram criadas comissões, visando autorizar a eliminação de documentos, assim como desenvolver procedimentos e técnicas da administração moderna para serem aplicados aos documentos arquivísticos.
Em virtude dessa situação, comissões foram criadas, atividades censitárias foram desenvolvidas e atos legislativos foram expedidos, visando autorizar a eliminação de documentos, estudar procedimentos de aplicação das técnicas da administração moderna ao governo federal, recensear o volume de documentos acumulados nas
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agências federais, bem como autorizar a construção de um edifício para o arquivo Nacional. (INDOLFO, 2007, p. 31).
De acordo com as descrições de Indolfo (2007, p. 31), na década de 1940 o norte-americano Philip C. Brooks foi identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se consolidou na criação de programas de gestão de documentos, onde é necessária a implementação de melhores procedimentos de guarda e a formulação de políticas necessárias a uma gestão responsável de documentos. Já Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg são considerados os responsáveis pela difusão e aplicação da gestão de documentos nas décadas de 1950 a 1960.
Indolfo (2007, p. 31-32) ainda destaca as ações das Comissões Hoover, de 1947 e 1953, e Federal Records Act, de 1950, onde determinava que os organismos governamentais devessem dispor de um record management program (programa de gestão de documentos). A atuação das Comissões Hoover no período de 1950-1960 teve papel importante na busca por estabelecer as práticas para a consolidação da área arquivística, introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária, assim como a difusão de manuais de procedimentos.
Segundo Indolfo (2007, p. 33), o governo federal do Canadá também desenvolveu ações que estimulavam a aplicação da gestão de documentos nos órgãos departamentais, em virtude da administração e da conservação dos documentos públicos tornarem-se cada vez mais onerosas, conforme demonstraram os diagnósticos e avaliações realizadas tanto pela Comissão Massey (1951) como pela Comissão Glassco (1961-1962).
De suas recomendações concretizaram-se, em 1956, a construção de um depósito central para os Arquivos Públicos do Canadá e, em 1966 o programa de gestão de documentos governamentais passou a ser coordenado pelo arquivista federal (Dominion Archivist). (INDOLFO, 2007, p. 33).
Essas ações em gerir e racionalizar os documentos acumulados demonstram que as comissões tiveram grande importância tanto nos Estados Unidos quanto no Canadá para o desenvolvimento do conceito e da prática de gestão de documentos, tornando-os países líderes nas iniciativas de controle do ciclo de vida, bem como no esforço de fundamentar teoricamente a gestão de documentos moderna.
A autora (2007, p. 33-34) ainda afirma que não é possível tratar a gestão de documentos como um conceito único e de aplicação universal, uma vez que em sua
elaboração e desenvolvimento participam fatores que são determinantes, em que se destaca uma específica tradição arquivística e administrativa, bem como um contexto histórico e institucional. De fato, segundo a autora “não se pode falar, ainda, de um modelo de gestão de documentos, mas de diversidades que se produziram com as práticas em diferentes países”. (INDOLFO, 2007, p. 34)
Para Indolfo (2007, p. 34), os elementos economia, eficácia e eficiência, sem esquecer o fator produtividade, são ressaltados, normalmente, em quase todos os conceitos uma vez que as mudanças por que passavam as organizações, governamentais ou não, no início do século XX, tanto no processo de produção, como na organização racionaldo trabalho, passaram a exigir a adoção dos princípios da administração científica, preconizada pelo taylorismo.
Indolfo (2007, p. 34) esclarece que, por meio do Programa Records and Archives Management Program–RAMP, desenvolvido pela UNESCO, a sociedade arquivística teve contato e pôde conhecer o trabalho de James Rhoads publicado em 1983 e traduzido para o espanhol em 1989. Em seu texto, o autor descreve as fases e os elementos que compõem um programa de gestão de documento. As fases descritas por Rhoads (1989 apud INDOLFO, 2007, p. 34) consistem em :1) elaboração, 2) utilização e manutenção, 3) eliminação de documentos. e realizado todas as finalidades pertinentes, ou sua “reencarnação” como arquivos, caso possua valor e interesse de conservação.
Indolfo (2007, p. 37) cita o caso de outros autores como Fishbein (1970) e Cook (1982), que idealizaram a gestão de documentos como a aplicação da administração científica com fins predominantes de eficácia e economia, sendo considerados os benefícios culturais e de pesquisa, para os futuros pesquisadores, meros subprodutos.
Jardim (1987, p.35) aborda o conceito de gestão de documentos de Lawrence Burnet. Para Burnet (19-? apud JARDIM, 1987, p. 35) “gestão de documentos é uma operação arquivística, é o processo de produzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos”. Segundo Burnet (19-? apud JARDIM, 1987, p. 36), a gestão de documentos é uma operação arquivística que pode ser entendida como o processo de diminuir seletivamente a massa de documentos acumulados, uma das características da administração moderna, como forma de conservar de maneira permanente os documentos que têm um valor cultural futuro sem deixar de lado aintegridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Para Jardim (1987, p. 35), o conceito e a prática de gestão de documentos no âmbito de atuação das instituições arquivísticas, influenciou o perfil destas instituições, como é destacado nesse trecho:
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Estas transformações tiveram impacto bastante relevante no perfil das instituiçõesarquivísticas – como também na Arquivologia e nos profissionais da área – inserindo-as profundamente na administração pública, na medida em que não mais se limitavam a receber, preservar e dar acesso aos documentos produzidos pelo Estado, mas, antes, assumem a liderança na execução das políticas públicas relacionadas à gestão de documentos.
Nesse sentido, para destacar a importância da gestão de documentos, Jardim (1987, p. 36) ressalta que “a gestão de documentos veio contribuir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos”. Essas séries de aspectos, segundo o autor contribuíram no sentindo de garantir medidas que visem entre elas: garantir que as políticas e a atividade dos governos fossem documentadas adequadamente; possa garantir a mistura de documentos inúteis e transitórios aos documentos de valor permanente, trata-se também, de proporcionar melhor organização a esses documentos, caso cheguem a fase permanente; contribui para a diminuição da eliminação de documentos de valor permanente, ao garantir sua definição de forma criteriosa da parcela de documentos.
Ainda para Jardim (1987, p. 35), a gestão de documentos engloba todo o ciclo de existência dos documentos, a partir de sua origem até sua destinação final seja para posterior preservação ou sua efetiva eliminação, atividades essas inerentes às idades correntes e intermediárias. Desse modo, ele afirma que:
sob tal perspectiva, a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária.
Vale ressaltar ainda que, segundo Jardim (1987, p.36), embora a concepção teórica e aplicabilidade da gestão de documentos tenham se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a gestão documental possuía raízes já no final do século XIX como já foi abordado em capítulos anteriores. Nesse período, segundo o autor, as instituições arquivísticas públicas eram caracterizadas pela função de órgão especialmente ligado ao apoio à pesquisa, empenhados com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor permanente. Essa concepção, porém, opunha-se a de documento administrativo, uma vez, que os problemas existentes eram considerados exclusivamente dos órgãos da administração pública que os produzia e consequentemente os utilizavam. Deste modo, destacamos:
[...] as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservaçãoe acesso aos
documentos considerados de valor histórico. A tal concepção opunha-se de forma dicotômica, a de ‘documentoadministrativo’ cujos problemas eram considerados da alça exclusiva dos órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam. (JARDIM, 1987, p.36).
No Dicionário de Terminologia Arquivística, o Conselho Internacional de Arquivos (1984 apud CAMARGO; BELLOTO, 1996) define gestão de documentos como a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos arquivísticos.
Já no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100), gestão de documentos é definida como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
Assim, podemos concluir que gestão de documentos é a área da Arquivologia que tem por objetivo controlar o documento arquivístico desde o momento de sua produção até a sua destinação final.
2.2 TRÊS IDADES E CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
Em se tratando do conceito de ciclo vital, Rondinelli (2002, p. 42) afirma que ao final do século XX, o conceito de ciclo vital apresentava aceitação unânime de um lado e aplicação diferenciada de outro. Para a autora, essa convivência até certo ponto “pacífica” teve seu momento de abalo especificamente a partir da década de 1980, ocasião em que as instituições públicas, passaram a valer-se cada vez mais dosdocumentos em formato digital. Assim, um processo de revisão dos princípios e métodos arquivísticos foi iniciado, possibilitando estabelecer um marco histórico nessa área do conhecimento.
Rhoads (1983 apud INDOLFO, 2007, p. 36) sobre a gestão de documentos, afirma ainda que as fases e os elementos essenciais que compõem a gestão de documentos devem conduzir comeconomia e eficácia o ciclo vital dos documentos. Para Rhoads (1983 apud INDOLFO, 2007, p. 36):
“bons” arquivos dependem em grande medida de “bons” programas de gestão de documentos, já que somente estes podem garantir que os documentos de valor
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permanente sejam produzidos em materiais duráveis, sejam organizados de modo que possam serencontrados facilmente, sejam cuidados adequadamente durante o período ativo de sua existência, sejam registrados, avaliados e recolhidos aos arquivos.
Além disso, para Rhoads (1983 apud INDOLFO, 2007, p. 37), a aplicação de um programa de gestão de documentos pode ser desenvolvida em quatro níveis: mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo. O primeiro consiste no nível mínimo, que estabelece que os órgãos devam contar, com programas de retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos e padrões para recolher à instituição arquivística pública aqueles que contenham valor permanente; o nível mínimo ampliado, é entendido como complemento do primeiro, uma vez, que prevê a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário; o nível intermediário, é formado pelos dois primeiros, bem como a adoção de programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências e a implantação de sistemas de arquivos; por ultimo, o nível máximo, que inclui todas as atividades descritas, bem como, a implementação da gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos da automação.
De acordo com Rhoads (1983 apud INDOLFO, 2007, p. 36), um sistema integral de gestão de documentos englobará tudo o que diz respeito aos documentos de uma organização através de seu ciclo de vida, portanto, o sistema deverá incluir os documentos desde o seu “nascimento”, passando por sua fase ativa e produtiva, como meio de cumprir com as funções e atividades da organização, chegando a fase final de destruição ou “morte” quando tenham cumprido.
De acordo com Rodrigues (2006, p. 103), o conceito de três idades compreende que a vida dos documentos de arquivo é composta por três idades ou fases: administrativa ou corrente, intermediária e histórica ou permanente. A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, referindo-se num processo de avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Há aqueles documentos que só saem do âmbito do seu produtor quando este encerra suas atividades ou quando as altera significativamente. Seriam os documentos que provam a sua existência e definem suas atividades além de outros que contribuem para isso.
Pelo e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 20-21) o conceito de gestão arquivística de documentos, se baseia na teoria de que os documentos
passam por três fases. A fase corrente refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas que são objeto de consultas frequentes; eles são conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão produtor. A fase intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e e destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. A fase permanente refere-se aos documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
O e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.21) define ainda que:
A passagem dos documentos de uma idade para outra é definida pelo processo de avaliação, que leva em conta a frequência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seu valor primário e secundário.
Assim, frente a essas abordagens sobre o conceito do ciclo de vidas dos documentos e sobre as três idades, é possível perceber que há uma diferença interessante entre as abordagens feitas por Rodrigues (2006) e pelo e- ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009). A primeira abordagem estabelece que a passagem dos documentos de uma fase para a outra é determinada por um instrumento chamado Tabela de Temporalidade, para a segunda, a passagem dos documentos de uma fase para a outra é definida pelo processo de avaliação.
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS E O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSITCA DE DOCUMENTOS
Com a grande a produção de documentos arquivísticos em formato digital, a partir da segunda metade do século XX, se tornou cada vez mais necessária a implantação de programas de gestão arquivística para os documentos digitais. Os documentos digitais são produzidos, em sua grande maioria, em aplicativos e softwares e, portanto, necessitam de sistemas informatizados que sejam confiáveis e que garantam a criação e manutenção de documentos arquivísticos autênticos e preserváveis ao longo do tempo.
Segundo o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 9), a grande produção e utilização dos documentos digitais contribuiu para a criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Porém, para garantir e assegurar que os documentos arquivísticos sejam confiáveis e autênticos e possam ser consequentemente preservados com essa qualidade, é de extrema importância que os sistemas possam incorporar e preservar os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos.
A Carta para preservação do patrimônio arquivístico digital (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004a, p. 2) afirma que com o crescimento da produção e utilização dos documentos arquivísticos gerados em formato digital, torna-se cada vez mais difícil sua preservação. A infra-estrutura tecnológica, hardwares, softwares e formatos, tornam-se obsoleta rapidamente, e também as mídias de armazenamento digital são vulneráveis à degradação física e à obsolescência tecnológica. Assim, hoje, os sistemas informatizados não são capazes de garantir a preservação de longo prazo e o acesso contínuo aos documentos digitais e por isso é necessária a adoção de ações e estratégias que assegurem que documentos permaneçam preservados e acessíveis.
