POLÍTICA ARQUIVÍSTICA, PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS E O SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

Para o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 22), a definição da política arquivística tem como objetivo “produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades”. Assim, o e-ARQ Brasil enfatiza que a política arquivística deve se iniciar juntamente com uma declaração, ou algum documento oficial que explicite de forma resumida, como será realizado o sistema de gestão na instituição ou no órgão. Esse documento deve conter alguns pontos essenciais, como as diretrizes do programa de gestão, bem como os procedimentos que se farão necessários para alcançar os objetivos almejados.

Porém, esse documento sozinho não pode garantir um uma boa gestão arquivística de documentos. Para alcançar o sucesso da política, é necessário pontos fundamentais, como o apoio da direção superior e a destinação de recursos utilizados para sua implementação. É preciso que se monte um grupo de trabalho ligado aos altos níveis de hierarquia do órgão ou entidade, com a escolha de um responsável pelo cumprimento da política e pela implantação do programa de gestão arquivística.

Em relação à política arquivística, o e- ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 22) ainda ressalta que esta deve ser formulada com base na análise do perfil institucional e também estar articulada as demais políticas informacionais existentes. É necessária a participação e envolvimento de todos os funcionários da instituição na elaboração dessa política, sendo feito um trabalho de conscientização sobre a importância da gestão.

Neste sentido, a Resolução nº 20 do CONARQ, de 16 de julho de 2004 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004b), dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, e orienta que todos os órgãos formulem políticas de gestão arquivística de documentos digitais.

No artigo 1º, a Resolução nº 20 destaca que os órgãos e entidades na medida, que necessitam devem identificar dentre os documentos produzidos, recebidos, ou armazenados em meio eletrônico, os documentos arquivísticos que serão alvo do programa de gestão arquivística de documentos.

O artigo 2º estabelece que o programa deve contemplar os documentos independentemente da forma ou do suporte, seja em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que a informações são produzidas e armazenadas.

O art. 3º prevê que a integridade e a acessibilidade de longo prazo são aspectos importantes a serem observados no desenvolvimento dos sistemas, e que os requisitos funcionais, não funcionais e os metadados, devem assegurar que essas características se mantenham.

Art.3 A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004b).

Assim, o e-ARQ Brasil (2009, p. 27-32), com base na Norma Iso 15.489, estabelece uma metodologia para planejar e implantar um programa de gestão de documentos, por meio de oito passos. Essa metodologia pode ser desenvolvida em diferentes níveis, estágios, de forma interna, parcial ou a medida que o órgão ou entidade sinta necessidade, ou seja, gradualmente. Assim, a aplicação da metodologia está dividida em ciclos de aplicação conceituados nos tópicos a seguir:

a) Levantamento preliminar refere-se a identificar e registrar as normas, as regras, a legislação, o regulamento da entidade ou órgão. Este passo inicial tem por objetivo reconhecer e adquirir conhecimento sobre a missão, a estrutura organizacional e o mapa jurídico-administrativo no qual a entidade ou o órgão se baseia. O levantamento preliminar prevê uma análise geral dos pontos fortes e fracos relacionados à prática de gestão de documentos existentes. Ressalta-se que esta apreciação é a base para a o estudo do corpo geral do programa de gestão, sua importância é destacada, pois auxilia na escolha dos documentos que devem ser produzidos e capturados, bem como na preparação do plano de classificação e da tabela de temporalidade, ferramentas de suma importância, que devem ser elaboradas levando-se em conta as funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade.

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b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos produzidos: este passo caracteriza-se pela atividade de identificar, documentar e classificar cada função e atividade, assim, como os fluxos de trabalho e os documentos produzidos, seu objetivo é promover um modelo conceitual sobre o que o órgão ouentidade faz e como faz, evidenciando a relação dos documentos produzidos com amissão e as atividades desenvolvidas. Os resultados obtidos através desse passo incluem: esquema de classificação das funções e atividades; mapas do fluxo de trabalho, destacando quais os documentos são produzidos e recebidos como resultados das atividades exercidas. A análise das funções, também contribui para o desenvolvimento de ferramentas de gestão arquivística de documentos, que podem incluir: tesauro e vocabulário controlado, que auxiliam na identificação e na e indexação dos documentos de uma determinada atividade, código de classificação, tabela de temporalidade e destinação, ferramentas destinadas a estabelecer e definir os prazos de guarda e as ações de destinação dos documentos.

c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de documentos: esse passo consiste em identificar quais documentos devem ser produzidos, definira melhor forma do documento que retrata as funções e atividades desenvolvidas, bem como, decidir os responsáveis pela produção de cada documento. Para seguir esses requisitos, é necessário tomar por base a legislação, as normas internas e levar em conta as falhas decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivístico. Possui o objetivo de aperfeiçoar a produção, garantindo a elaboração de documentos realmente necessários e que sua produção seja feita de modo correto e completo. Os resultados adquiridos com essa fase são: lista das exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos, relatório de avaliação dos riscos decorrentes da falta de registro de uma atividade em documento arquivístico, documento formal regulamentando as exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos, ou seja, quais os documentos devem ser produzidos, qual a forma devem apresentar e os níveis de acesso.

d) Avaliação dos sistemas existentes: nesse passo é importante identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade. O ponto de partida são as lacunas

entre as exigências para a produção e manutenção de documentos e o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes. Esse passo é importante, por contribuir para a criação de novos sistemas ou alterações nos sistemas vigentes, no intuito de atender às requisitos identificados nos passos anteriores. Os resultados obtidos a partir desse passo são: inventário do sistema de gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade, relatório sobre os sistemas de gestão já existentes, avaliando as exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de documentos arquivísticos.

e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos: essa fase incide em julgaras estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que possibilitem o cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos. Esse passo preocupa- se em avaliar o potencial das estratégias em obter os resultados desejados e esperados, além de levar em conta os risco e as falhas caso haja. Para a implantação dessa metodologia, alguns itens precisam ser levados em conta, como os tipos de atividades desenvolvidas, o ambiente tecnológico existente, a forma como as atividades são conduzidas, a cultura institucional e as tendências tecnológicas. Os resultados esperados a partir desse passo incluem: lista das estratégias selecionadas para satisfazer as exigências para produção dos documentos arquivísticos, documento a ser encaminhado à administração, recomendando a elaboração de um projeto de gestão arquivística de documentos e relacionando as estratégias a serem adotadas.

f) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos: nessa etapaé necessário projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que incorpore as estratégias selecionadas no passo anterior, que atenda às exigências dispostas no item “c” e que esteja pronto para corrigir qualquer deficiência identificada no passo “d”, redefinindo os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. Mas qual o objetivo de se implantar um sistema de gestão arquivística de documentos? Projetar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e práticas correntes, determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a estão dos documentos arquivísticos no órgão ou

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entidade, adaptar ou adotar soluções tecnológicas, considerando, o quanto possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da obsolescência tecnológica. Para alcançar os objetivos finais, alguns requisitos são necessários como na hora da implantação do programa: definição de tarefas, responsabilidades e cronograma, estabelecer diagramas que representem os componentes do sistema, especificações detalhadas para construir ou adquirir componentes tecnológicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular, plano de segurança da informação (física e lógica) e de contingência, metodologia e procedimentos de auditoria, treinamento de pessoal, plano de teste.

g) Implantação do sistema de gestão arquivística de documentos: nessa etapa o enfoque na execução do projeto e quais atitudes devem ser levados em conta para por em prática o plano. Alguns itens essenciais como: treinamento de pessoal, introdução do sistema de gestão arquivística de documentos ou adaptação do já existente, integração do sistema de gestão arquivística de documentos com os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. A implantação deum sistema de gestão arquivística de documentos, pressupões um empreendimento complexo, mas quais são resultados obtidos? Entre tantos, destacamos: a regulamentação das políticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e manuais, material de treinamento, documentação dos processos de conversão e migração dos sistemas, relatórios sobre avaliação de desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos.

h) Monitoramento e ajustes: essa última etapa objetiva-se porrecolher, de forma sistemática, informação sobre o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos. O objetivo deste passo é avaliar o desempenho do sistema, detectar possíveis deficiências e fazer os ajustes necessários. As atividades envolvidas nessa etapa são: entrevistas com a administração, equipe e outros parceiros, aplicação de questionários para medir o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos, exame da documentação (manuais de procedimentos, material de treinamento) desenvolvida durante a implantação do sistema de gestão arquivística de documentos, observação, análise e auditoria das informações e dos procedimentos implementados. Os resultados obtidos através desse passo são: desenvolvimento e aplicação de uma metodologia para avaliar objetivamente o

sistema de gestão arquivística de documentos, documentação do desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos, relatório para a administração com conclusões e recomendações.

Segundo Bearman (1993 apud RONDINELLI, 2002, p. 62), um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos consiste em sistemas “organizados para cumprir com as funções específicas de criar, armazenar e acessar documentos arquivísticos para fins de prova”. Ainda de acordo com esse autor, apesar desses sistemas serem capazes de recuperar informações para fins de pesquisa, os mesmos são projetados para atender às instituições, não somente aos pesquisadores, ou seja, “são otimizados para apoiar negócios e transações da organização criadora mais do que para recuperar informação de um modo geral” (BEARMAN, 1993 apud RONDINELLI, 2002, p. 62). Sobre as diferenças entre sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos e sistemas de informação, o autor considera que:

Sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos mantêm e apoiam a recuperação de documentos arquivísticos, enquanto sistemasde informação armazenam e fornecem acesso à informação. Sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos são diferenciados de sistemas de informação, dentro das organizações, pelo papel que desempenham em fornecer às organizações prova de transações. (BEARMAN, 1993 apud RONDINELLI, 2002, p. 62)

Rondinelli também expõe a visão de Duranti e MacNeil (1996 apud RONDINELLI, 2002, p. 62), em que “um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos integra um todo chamado sistema de documentos arquivísticos, do qual também faz parte o sistema de preservação de documentos.”

Assim, para as autoras:

Um sistema de gerenciamento arquivístico de documentos compreende um conjunto de regras internamente consistentes que governam a elaboração, o recebimento, a retenção e o manuseio de documentos arquivísticos correntes e intermediários, no curso usual dos negócios do criador e as ferramentas e mecanismos usados para implementá-las. (DURANTI; MACNEIL, 1996 apud RONDINELLI, 2002, p. 62).

Rondinelli (2002, p. 63) chama a atenção para uma diferença na concepção de sistema de gerenciamento arquivístico de documentos entre Bearman e Duranti e MacNeil. As autoras apresentam esse sistema dividido em fases, ou seja, refere-se à aplicação do conceito de ciclo vital no ambiente dos documentos arquivísticos digitais. Ao passo, que para Bearman, o

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gerenciamento arquivístico de documentos em suporte magnético ou óptico é incompatível com o conceito de ciclo de vida.

Apesar dessas diferenças, de acordo com Rondinelli (2002, p. 64), a comunidade arquivística internacional adota o sistema de gerenciamento arquivístico de documentos como um instrumento que garante a manutenção e a criação de documentos eletrônicos confiáveis ou, conforme a diplomática arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos arquivisticos fidedignos e autênticos.

Segundo Rondinelli (2002, p. 65),

a idoneidade de um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico é garantida por dois métodos: um refere-se à prevenção e o outro à verificação. O primeiro inclui limitação de acesso à tecnologia que envolve o sistema e adefinição de regras de workflow. Quanto ao método de verificação, este consiste no estabelecimento de uma trilha de auditoria, ou seja, de um mecanismo que permite registrar todas as intervenções feitas no documento. (...) neste sentido, o método de verificação se constitui também em garantia de autenticidade do documento arquivístico.

A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital do CONARQ (CONSELHO NACIONAL DOS ARQUIVOS, 2004a, p.2) afirma que o objetivo da preservação de documentos arquivísticos digitais é manter a sua autenticidade e sua integridade e o maior desafio da preservação é garantir o acesso contínuo aos conteúdos e funcionalidades desses documentos.