AUTENTICIDADE: O PRINCIPAL DESAFIO À GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

A Tecnologia da Informação facilitou a produção, transmissão e acesso aos documentos em formato digital, porém esses documentos comparados com os convencionais apresentam problemas e desafios quanto à sua autenticidade, preservação e acesso.

De acordo com Rondinelli (2002, p. 29), as relações entre Arquivologia e a Informática se iniciam no período final dos anos 1960 e a década de 1970, o qual foi caracterizado pelo binômio impacto/tentativa de assimilação.

Segundo Rondinelli (2002, p. 29), no caso brasileiro, as relações entre a arquivologia e a informática na década de 1970 apresentavam um quadro peculiar. Apesar de contar com um representante no Comitê de Automação do CIA, os arquivistas brasileiros se limitavam a refletir sobre as novas tecnologias, sempre a reboque de outros profissionais da informação, não tendo mudado significativamente o quadro na década de 1980.

Na década de 1990, é possível perceber uma mudança no quadro terminológico dos termos utilizados para se referir aos documentos eletrônicos. Nesse sentido, verifica-se a inserção de novos termos. Rondinelli (2002, p. 33) descreve que os termos “novos arquivos”, “documentos informáticos” dão lugar a uma nova nomenclatura: “documentos eletrônicos”. Essa busca e convergência para a alteração de termos reflete uma afirmação e uma segurança dos profissionais de arquivo, frente a uma maior identificação dos documentos gerados em meio eletrônico.

Rondinelli (2002, p. 33) também discorre acerca das mudanças e avanços, não só no sentindo terminológico, mas na busca por afirmação de um espaço próprio, os documentos eletrônicos enfrentaram e enfrentarão questões relacionadas à fidedignidade autenticidade, preservação e aplicabilidade dos princípios arquivísticos nos documentos de formato digital. Esses são alguns pontos a serem enfrentados pelos profissionais de arquivo e necessitam ser estudados e solucionados, para que os profissionais estejam preparados para enfrentar os desafios expostos por este tipo de formato de documento.

Para Rondinelli (2002, p. 35), as abordagens sobre a informática na arquivologia, também foram alvo de estudo e análise das autoras Marilena Leite Paes e Ana Maria Camargo, em trabalhos publicados em 1994.

Em 1992, Jardim (1992, p. 258) publica um artigo que identifica o momento de ápice vivido pela Arquivologia, além de lidar com questões a serem enfrentadas pelos arquivistas. Para o autor, esses enfretamentos, que os profissionais terão que lidar, dizem respeito à

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produção dos documentos resultantes das novas tecnologias, a necessidade de as instituições arquivísticas compreenderem as demandas de usos desses documentos eletrônicos e a interação do arquivista com outros profissionais de outras disciplinas do campo da informação.

No ano de 1997, foi apresentado o primeiro trabalho acadêmico envolvendo arquivologia e informática. Trata-se da dissertação da arquivista Anna Carla Almeida Mariz (1997 apud RONDINELLI, 2002, p. 35), intitulado “O correio eletrônico e seu impacto na formação dos arquivos empresariais: estudo dos casos da Shell e do Club Mediterranée” apresentada no Curso de Mestrado em Memória Social e Documento da Universidade do Rio de Janeiro. Não podemos esquecer que o segundo trabalho relacionado a esse tema, foi apresentado por Vanderlei Batista dos Santos (2001 apud RONDINELLI, 2002, p. 35) sobre o título “Gestão de documentos eletrônicos sob a ótica arquivística: identificação das principais correntes teóricas, legislação e diagnóstico da situação nos arquivos públicos brasileiros.”

Em 1998, Rondinelli (2002, p. 35) publicou um artigo que abordou a fidedignidade e a autenticidade do documento arquivístico fundamentados nos estudos de Luciana Duranti e Heither Macneil.

De acordo com Rondinelli (2002, p. 37), no final da década de 1990 e início do século XXI, a comunidade arquivística internacional, tanto de profissionais como de acadêmicos, passaram a tratar a gestão de documentos arquivísticos digitais, propondo que a intervenção dos arquivistas seja feita desde o momento da concepção do sistema informatizado.

Rondinelli (2002, p. 15-16) e o CONARQ, com a Carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2004a), ressaltam que os documentos digitais são muito mais passíveis de alteração do que os documentos convencionais especialmente os de suporte papel. Rondinelli (2002, p. 16) cita o caso dos arquivos da antiga Alemanha oriental e do chamado “Caso Somália” onde foram detectados problemas quanto à obsolescência tecnológica, a fragilidade dos suportes, a falta de segurança dos sistemas, negligências quanto aos registros nos sistemas entre outros fatores que ameaçam a confiabilidade, autenticidade e por conseqüência a preservação e o acesso contínuo a esses documentos.

A partir do caso Somália, Rondinelli (2006, p.17) conclui que a ausência de procedimentos padronizados no momento da criação pode comprometer a confiabilidade ou fidedignidade dos documentos e que a falta de mecanismos de segurança e de auditoria dos sistemas pode comprometer a autenticidade. Assim, RONDINELLI (2006, p.17-18) destaca:

Em que pese ao reconhecimento do potencial dos sistemas eletrônicos, advogados, historiadores e arquivistas reconhecem a necessidade de métodos que assegurem a fidedignidade e a autenticidade dos documentos ali contidos. Tais métodos pressupõem a implantação de uma política arquivística que comtemple a criação de sistemas de gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos.

Para Duranti (1995 apud RONDINELLI, 2002, p. 66), documentos arquivísticos digitais autênticos:

são aqueles que dão testemunho sobre si mesmo devido à intervenção, durante ou após sua criação, de uma autoridade pública representativa, garantindo sua genuidade. Documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e do lugar indicados no texto e assinados com (os) nome(s) da(s) pessoa(s) competente(s) para cria-los. Documentos historicamente autênticos são aqueles que atestam eventos que verdadeiramente aconteceram ou informação verdadeira.

Portanto, para a diplomática, para ser completo e, consequentemente, fidedigno, um documento eletrônico tem que apresentar um conjunto de elementos que segundo MacNeil (2000 apud RONDINELLI, 2002, p. 65) são os seguintes:

Data do documento, hora e lugar da criação, transmissão e recebimento, identificação dos nomes do autor, destinatário e escritor (se cada um ou ambos forem diferentes do autor), nome(ou timbre) do criador, título ou assunto, código de classificação e qualquer outro elemento exigido pelos procedimentos do criador e/ou sistema jurídico.

É possível afirmar, portanto, que os documentos arquivísticos como são registros de ação e participam ou resultam das atividades de indivíduos e organizações, constituem-se em testemunho autêntico dessas atividades.

Para o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.18), os procedimentos de gestão de documentos são indispensáveis para garantir a autenticidade dos documentos. Lacombe e Silva (2007, p. 116-117) enfatizam que procedimentos padronizados de gestão de documentos são fundamentais para garantir a sua autenticidade. As autoras destacam que:

Para se garantir as características do documento arquivístico digital como a confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo é indispensável a implantação de procedimentos desde o início do ciclo de vida do documento digital, bem como adotar uma política de preservação digital.

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3.2 POLÍTICA ARQUIVÍSTICA, PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS