A gestão de documentos possui um papel fundamental no tratamento dos documentos arquivísticos e tem a finalidade de permitir um gerenciamento eficaz do fluxo informacional arquivístico desde o momento de produção do documento até a sua destinação. Na literatura arquivística, os trabalhos e as pesquisas publicados a cerca dos documentos arquivísticos convencionais e digitais, podemos destacar os autores: Luciana Duranti, Rosely Cury Rondinelli, T.R. Schellenberg e Ana Celeste Indolfo entre outros ilustres autores que contribuíram como fonte de consulta, base e apoio para a realização da construção do escopo teórico desse trabalho.
A emergência dos documentos em formato digital tem contribuído para apresentar aos profissionais de arquivo vantagens em relação à produção e utilização da gestão de documentos em ambiente digital. Para entender a utilização e a manutenção desses documentos específicos, é necessário conhecer e estudar os documentos arquivísticos no cenário digital e principalmente saber gerenciar o ciclo de vida, visando o acesso e a preservação em longo prazo. Frente a esse quadro, a gestão de documentos precisa acompanhar os procedimentos tecnológicos e englobar sua atuação em documentos digitais e convencionais.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009), como contribuição a literatura arquivística brasileira sobre os sistemas informatizados voltados aos documentos de arquivo, de maneira que pudesse acompanhar os trabalhos desenvolvidos internacionalmente.
O registro das ações de órgãos e entidades em sistemas informatizados necessita de procedimentos rigorosos quanto à sua criação e manutenção, pois a autenticidade desses documentos pode ser questionada ou mesmo se perder por não serem adotados métodos eficazes para manter a sua autenticidade.
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Ao longo do estudo na literatura sobre o tema, pode-se verificar que os documentos digitais são mais dependentes de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) devido a sua instabilidade e vulnerabilidade, impactados pela obsolescência tecnológica de uma maneira muito rápida. Um sistema informatizado incompleto ou falho pode acarretar perda, adulteração ou mesmo pode invalidar a força probatória dos documentos arquivísticos digitais.
Cabe ressaltar que documento digital deve ser alvo de preocupação constante para os profissionais da informação.
É possível concluir, que as organizações precisam gerenciar o ciclo de vida dos seus documentos arquivísticos digitais. Para tal, é de suma importância a adoção de um programa de gestão de documentos arquivísticos, no qual é imprescindível o conhecimento profundo dos conceitos da Arquivologia e da Diplomática e suas aplicações no ambiente digital, a fim de auxiliar na preservação desses documentos.
Com este trabalho, procurou-se demonstrar as condições para implementação de um SIGAD, bem como as funcionalidades e os requisitos necessários à sua aplicabilidade, assim como, ressaltar o papel do arquivista que deve assegurar que o documento arquivístico, possa ser mantido na sua forma íntegra, em estrutura, forma e conteúdo, características essências aos documentos, determinantes para sua formação.
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