Instrução de Trabalho

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Serviço de Pós-Graduação

Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação | Universidade de São Paulo |

Av. Trabalhador São-carlense, 400 . Centro . São Carlos - SP CEP 13566-590 . Brasil . www.icmc.usp.br CQP

Instrução de Trabalho

Código:

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Procedimento:

Implementação de bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado - CNPq

Área: Financeira Setor: Convênios, Bolsas e Auxílios

Elaborado por: Dóra Versetti Elaborado em: 24/08/2010

Revisado por: Letícia Myazato Revisado em: 22/10/2010 No Revisão: 02 Aprovado por: Ana Carolina Murata Aprovado em:

1) OBJETIVO:

Cadastrar e atualizar as bolsas de estudo institucionais de Mestrado e Doutorado concedidas pelo CNPq.

2) DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA:

Relação atualizada dos alunos candidatos à bolsa, fornecida pelo Serviço de Pós-Graduação

Ficha do aluno do Sistema Janus

3) CONDIÇÕES NECESSÁRIAS:

Acesso à Internet, Intranet, CNPq - Plataforma Carlos Chagas, Janus e Cadastro de Discentes

Computadores Impressoras

4) PRÉ-REQUISITOS:

Especificados nas considerações a partir da página seguinte.

5) SEQUÊNCIA EXECUTIVA:

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Considerações Gerais

Período de manutenções de bolsistas (interface com o CNPq)

Mês Dias

Janeiro a Novembro 01 a 15 do mês da ocorrência

Dezembro 01 a 05 do mês da ocorrência

Recomendações da Prof. Agma:

Encerramentos: Sempre implementar dia 01 do mês subseqüente Cadastramento: Assim que a cota encerrada for liberada.

Caso a cota não seja liberada em 1 dia, enviar email para CNPq para verificar se existe algum problema.

Datas de vigência da bolsa:

Existem duas datas de vigência das bolsas CNPq, a do aluno e a da cota

- A do aluno, o início de vigência é a data de matrícula no curso e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa – 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado.

- A da cota, o início de vigência é a data do cadastramento da bolsa no CNPq e o fim de vigência é o tempo máximo da bolsa – 24 meses para mestrado e 48 meses para doutorado.

Para as atualizações nos sistemas JANUS e INTRANET, utilizamos como data de vigência: Início – data de início de vigência da cota;

Fim – data final da vigência da bolsa do aluno Os formulários e planilhas estão arquivadas na rede:

- drive Z: (Convenio em ‘Samba Server ICMC (tabajara)’ \BKP\Bolsas PósGraduação\CNPq

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DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS Inclusão/Substituição

Seleção do Bolsista

A seleção do bolsista a ser chamado deve obedecer a seguinte regra, de acordo com o aluno que estará substituindo:

Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado deverá seguir a seguinte prioridade:

1) Ser do mesmo orientador

2) Caso o orientador não tenha aluno na lista, deve ser chamado o aluno melhor classificado cujo orientador pertença ao mesmo grupo de pesquisa

3) Na ausência dos itens anteriores, seguir a ordem seqüencial.

Se o aluno que será substituído teve a bolsa encerrada por qualquer motivo EXCETO por ter conseguido bolsa FAPESP, o próximo a ser chamado é o melhor classificado na relação. Condições para ter a bolsa CNPq:

- Ter conta no Banco do Brasil – Deve ser o titular da conta (não pode ser conta conjunta) e deve ser conta corrente (não pode ser conta de poupança).

Regras específicas do programa CCMC: - Ter solicitado bolsa FAPESP

- Caso o aluno trabalhe, preencher o formulário de Autorização assinado pelo orientador.

OBS: Os alunos que trabalham serão os últimos a serem chamados, e terão sua situação revisada a cada 6 meses de bolsa.

Forma de convocação do aluno:

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Cadastramento Plataforma Carlos Chagas

1) Entrar opção "Coordenadores de Pós Graduação" 2) Informar CPF e senha do coordenador PGM 3) Selecionar "Gerenciamento de Bolsas" 4) Selecionar Indicação

5) Preencher campos da tela / Imprimir cópia da tela

6) Encaminhar para o CNPq via sistema / Arquivar cópia da tela na pasta do CNPq

Termo de Aceitação

O aluno deverá trazer ao setor o Termo de Aceitação da Bolsa assinado. Caso seja necessário imprimir o T.A. os passos são:

Acessar o Sistema Plataforma Carlos Chagas e após a identificação do responsável do programa, selecionar:

Gerenciamento de Bolsas / Lista de Bolsistas

Selecionar a modalidade (Mestrado ou Doutorado)

Aparecerá na telas os bolsistas da modalidade selecionada, com o status à direita. Verificar a situação do bolsista: Se ativa, significa que o bolsista aceitou a bolsa. Clicar no nome do bolsista / Termo de Aceite / Visualizar PDF e imprimir o T.A. Chamar o aluno assinar o documento.

Arquivar o T.A. na pasta junto com as cópias das telas.

Atualização do Sistema Janus

Cadastrar a bolsa do aluno no sistema. Para isto:

Entrar em www.sistemas.usp.br e selecionar PÓS GRADUAÇÃO / Sistema Janus.

Selecionar PESSOA , Buscar e Selecionar Pessoa – informar o nome e clicar em busca fonética. Aparecerá a seguinte mensagem:

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1 aluno(s) encontrado(s).

NUSP Nome

7111111Txxxxx Hyyyyyyy Ryyyyyyy

Clicar sobre o nome do aluno e será mostrado a Ficha do Aluno. Selecionar no menu do lado esquerdo da tela as opções:

Aluno Regular / Bolsa, dedicação e vínculo / Adição e remoção de bolsas Informar os dados da bolsa do aluno, conforme descrito abaixo:

Informação certificada pela SPG: SIM Agência de Fomento: CNPq

Programa da agência de fomento: Cota Institucional (Demanda Social) Período de: a : Informar o período da bolsa (*)

Número do processo: Informar o número do processo da bolsa especificado no Termo

de Aceitação.

(*) Data de início do curso até o final do prazo máximo ba bolsa, ou seja, 2 anos para mestrado, e 4 anos para doutorado.

Atualização do Sistema Cadastro de Discentes

Cadastrar a bolsa do aluno no sistema. Para isto:

Entrar no site da CAPES: www.capes.gov.br e acessar Cadastro de Discentes. Digitar CPF e senha do coordenador do programa relativo ao bolsista.

Clicar na opção Cadastrar / Discentes. Selecionar os campos e teclar F9-Pesquisar.

Clicar no nome do aluno. Aparecerá tela com os dados do aluno. Atualizar as informações do item Nova Bolsa.

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Inclusão na INTRANET

Será utilizado como número do processo, o mesmo utilizado no sistema Janus. Encerramento

Existem dois motivos para o encerramento da bolsa: por defesa de tese/dissertação ou outros motivos.

Por defesa de tese, deverão ser cadastrados os dados da Comissão Julgadora.

Por outros motivos: Considerar um dos motivos: “Mudança de entidade de fomento” – caso tenha obtido bolsa Fapesp ou “A critério do curso” – para qualquer outro motivo. Deverão ser atualizados com a data de encerramento da bolsa, os seguintes sistemas:

 Plataforma Carlos Chagas,  Janus,

 Intranet e

 Cadastro Discentes CAPES.

OBS: Encerramento por data final expirada é realizada automaticamente pelo CNPq, não precisamos alterar a Plataforma Carlos Chagas.

Suspensão

Deverá ser atualizado com a data de suspenão da bolsa, o sistema Plataforma Carlos Chagas.

Reativação

Lembrar o aluno, via email, quando faltarem 2 meses data prevista para o retorno. Caso não tenha resposta, lembrá-lo novamente 1 mês antes.

Quando o aluno informar a data de retorno (via email), atualizar o sistema Plataforma Carlos Chagas.

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Rotina Mensal

Controle das datas de vigência das bolsas

Verificar se a data de término da bolsa está para vencer em 1 (um) mês.

Se estiver, verificar o próximo aluno a ter bolsa, considerando a lista dos classificados. Antes de efetivar a substituição, consultar a Coordenação do Programa para obter a confirmação do novo do bolsista.

Proceder ao encerramento do bolsista.

Controle das datas de vigência das cotas

Verificar se a data de término da cota está para vencer em 1 (um) mês.

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8/8 Chama próximo classificado da lista do SPG Cadastramento do bolsista na Plataforma Carlos Chagas Confirmação de inclusão CNPq Envia e-mail ao aluno Aceita Bolsa ? Imprime Termo de Aceitação Termo de Aceitação Assina Termo de Aceitação Setor de Bolsas Arquivamento na pasta do CNPq Aluno Atualização das informações da bolsa no Cadastro Discente CAPES Cadastramento das informações da bolsa na Intranet Sim Não 2 vias 1 via Operação Setor de Bolsas INÌCIO Atualiza data de encerramento na Plataforma Carlos Chagas Atualiza data de suspensão na Plataforma Carlos Chagas Atualiza informações no Sistema Janus, Intranet e Cadastro Discente CAPES FIM

Inclusão / Substituição Encerramento

Suspensão Cadastramento da bolsa no Sistema Janus Efetua cancelamento na Plataforma Carlos Chagas