UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO
BRUNO FERNANDES DA SILVEIRA ASTH
GESTÃO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DE LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Natal, junho de 2017.
BRUNO FERNANDES DA SILVEIRA ASTH
GESTÃO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DE LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Coordenação do curso de graduação em Administração da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração.
Orientador: Carlos David Cequeira Feitor, Dr.
Natal, junho de 2017.
Catalogação da Publicação na Fonte.
UFRN / Biblioteca Setorial do CCSA
Asth, Bruno Fernandes da Silveira.
Gestão de compras: um estudo de caso em uma empresa do ramo de locação de equipamentos / Bruno Fernandes da Silveira Asth. - Natal, 2017.
79f.: il.
Orientador: Prof. Dr. Carlos David Cequeira Feitor.
Monografia (Graduação em Administração) – Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Ciências Administrativas.
1. Gestão de compras – Monografia. 2. Análise de desempenho – Monografia.
3. Processo organizacional - Monografia. 4. Fluxograma - Monografia. 5.
Posicionamento estratégico - Monografia. I. Feitor, Carlos David Cequeira II.
Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/BS/CCSA CDU 658.7
GESTÃO DE COMPRAS: UM ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DE LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
BRUNO FERNANDES DA SILVEIRA ASTH
Monografia apresentada e aprovada em ______/______/______ pela Banca Examinadora composta pelos seguintes membros:
_______________________________________________
Carlos David Cequeira Feitor, Dr.
Orientador
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN
_______________________________________________
Daniel de Araújo Martins, Dr.
Examinador
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN
______________________________________________
Matilde Medeiros de Araújo, Dra.
Examinador
Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN
Natal, _____de_____________ de 2017.
Dedico este trabalho à minha incomparável família, em especial à minha esposa, companheira e incentivadora nos momentos fundamentais. E à minha tia Vanilza, que sempre deu todo tipo de força, apoio e motivação durante os primeiros anos da minha formação escolar.
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente à Deus por nunca ter me abandonado em todos os problemas e dificuldades que passei durante esta, ainda curta, caminhada da minha vida, e sem a Sua ajuda certamente não chegaria à conclusão deste curso.
Entre os “terráqueos”, não poderia ser diferente, devo começar meus agradecimentos à minha querida esposa, pois foi ela a grande incentivadora deste sonho, que nunca acreditei ser um dia possível. Sem ela certamente não seria.
Minha eterna gratidão à tia Vanilza, pelos conselhos, carinho, incentivo e pelo tempo dedicado a minha educação desde a minha infância. Sua ajuda e persistência foram fundamentais.
Agradeço à minha mãe, Luceli, pelo carinho, amor, paciência, incentivo e por me ensinar a manter a calma independentemente da situação, além, é claro, da facilidade para achar graça de tudo.
Agradeço à esta instituição, Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), aos funcionários e docentes, ou seja, agradeço a todos os que fazem parte da UFRN pelo trabalho e ensinamentos.
Agradeço ao meu orientador, que, em um mar de dúvidas e incertezas, ajudou-me neste árduo trabalho.
Agradeço aos professores, Dr. Daniel de Araújo Martins e Dra. Matilde Medeiros de Araújo, por terem aceitado fazer parte dessa banca. Obrigado pela disponibilidade e contribuição.
Agradeço aos gerentes e funcionários da Rodante pela ajuda e liberdade para que eu pudesse realizar este trabalho.
Agradeço também à turma do fundão, da qual tive orgulho de fazer parte, juntamente com Bilu, Gustavo, Lemos e Alex. Agradeço a todos pela amizade, paciência, por todos os trabalhos na LL alguma coisa e pela convivência destes 5 anos que serão inesquecíveis.
Enfim, todo este trabalho é dedicado a vocês, pessoas que, de maneira direta ou indireta, contribuíram significativamente para meu desenvolvimento enquanto aluno e, principalmente, enquanto pessoa.
À aqueles que acreditaram em mim, obrigado.
“A pontualidade é um roubo que se faz ao tempo”.
(Oscar Wilde)
RESUMO
Atualmente, a Função Compras representa um papel estratégico e um fator crucial na administração de uma empresa, pois, dependendo de como é conduzida, pode agregar valor, reduzir o custo, potencializar os lucros e gerar vantagens competitivas, garantindo assim o crescimento das organizações. Diante das mudanças ocorridas nas organizações, a Função Compras deixou de ser vista como uma atividade operacional e rotineira para se posicionar de forma estratégica e integrada com os objetivos da organização. Neste contexto, por meio de uma abordagem qualitativa, este estudo de caso analisou o processo de gerenciamento de compras em uma empresa do setor de locação de equipamentos para a construção civil. A metodologia utilizada consistiu na realização de questionário com o diretor e com o gerente operacional da empresa pesquisada. Além disso, foi realizado um fluxograma para detalhar e analisar os processos de compras baseado em pesquisa documental e bibliográfica. A metodologia utilizada permitiu identificar que o processo de compras na organização pesquisada segue o ciclo de compras proposto na literatura, porém a Função Compras da empresa não possui um posicionamento estratégico alinhado com os objetivos e metas da organização. A empresa não possui um sistema para análise de desempenho da Função Compras e tão pouco dos fornecedores e, dessa forma, o setor de compras na empresa atua em uma função meramente operacional. No entanto, constatou-se que o sistema de informação integrado (ERP), apesar de atender muito bem as necessidades da empresa, está sendo sub- utilizado, pois possui ferramentas que não estão sendo utilizadas, mas que podem auxiliar no processo de análise de desempenho da Função Compras e dos fornecedores. Portanto, foram feitas algumas sugestões para que a Função Compras da empresa tenha uma transição de uma atividade somente operacional para um posicionamento estratégico.
Palavras chave: Compras. Análise de desempenho. Fluxograma. Posicionamento estratégico.
ABSTRACT
Nowadays, the Purchase Section plays a strategic role and a crucial factor to management of a company since, depending on how it is conducted, it may add value, reduce cost, improve profit, generate competitive advantages, and contributes to the company growing. In face of changes in companies over the years, the Purchase Section is not seen as an operational and routine activity anymore, instead it has a strategic position aligned with the company aims.
Thus, the Purchase Section is instrumental to achieve the strategic aims and organizational goals of a company. The present work shows a case study which utilized a qualitative approach to evaluate the purchase management of a company that works with equipment lease for civil construction. For this purpose, it was realized a questionnaire with the director and the operating manager of the company and a flowchart in order to detail and evaluate the purchase process. The flowchart was based in a documental and bibliographic. These methodologies allowed to identificate that the purchase process of the company follow the steps suggested in the literature, however, the Purchase Section is not strategic aligned with the company aims. The company did not have a system for analyze the performance of the Purchase Section or the suppliers. Because of this, the Purchase Section acts in a purely operational function. In contrast, the Enterprise Resource Planning (ERP) utilized by the company meets its needs despite of being underused. The ERP has tools quite useful for the analysis of Purchase Section’ and supplier’s performance which are not being used.
Therefore, the present work proposed some action that could be used for the company to provide a strategic position to Purchase Section used it as a purely operational activity.
Keywords: Shopping. Performance analysis. Flowchart. Strategic positioning.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1-Ciclo de compras ...18
Figura 2-Exemplo de fluxograma horizontal...37
Figura 3-Fluxograma de compras - Empresa Rodante Peças ...44
Figura 4-Módulo de Compras - ERP Rodante Peças e serviços Ltda...59
Figura 5-Relatórios para avaliação de desempenho de compras utilizando ERP da empresa...60
LISTA DE QUADROS Quadro 1-Prioridades competitivas em Compras ...17
Quadro 2-Estágios Estratégicos de Características de desenvolvimento da Função Compras...28
Quadro 3-Critérios de mensuração para a Função Compras e suprimentos...29
Quadro 4-Indicadores que podem ser usados para um sistema de avaliação de compras...30
Quadro 5-As mensurações típicas propostas por Baily et al., (2000)...31
Quadro 6-Indicadores de desempenho em Compras...31
Quadro 7-Indicadores de desempenho das atividades logísticas...33
Quadro 8-Falhas identificadas e melhorias propostas:...57
Quadro 9-As mensurações típicas propostas por Baily el al., (2000)...59
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PROBLEMA ... 10
1.1.CARACTERIZAÇÃODAORGANIZAÇÃO ... 11
1.2.OBJETIVOSDAPESQUISA ... 13
1.2.1. Geral ... 13
1.2.2. Específicos ... 14
1.3.JUSTIFICATIVA ... 14
2. REFERENCIAL TEÓRICO ... 16
2.1.GESTÃODECOMPRAS ... 16
2.1.1. Receber e analisar solicitações de compra ... 19
2.1.2. Fornecedores ... 20
2.1.3. Coleta de preços ... 23
2.1.4. Negociações ... 24
2.1.5. Pedido de Compras ... 26
2.1.6. Recepção e aceitação das mercadorias ... 27
2.1.7. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento ... 28
2.2.AVALIAÇÃODEDESEMPENHO ... 28
2.3.PROCESSOORGANIZACIONAL ... 33
2.3.1. Mapeamento de processos ... 33
2.3.2. Fluxograma ... 35
3. METODOLOGIA ... 38
3.1.CARACTERIZAÇÃODAPESQUISA ... 38
3.2.POPULAÇÃOEAMOSTRA ... 38
3.3.DADOSEINSTRUMENTODECOLETA ... 39
3.4.TRATAMENTOESTATÍSTICOEFORMADEANÁLISE ... 41
4. ANÁLISE DE RESULTADO ... 43
4.1.MAPEAMENTOEDESCRIÇÃODOPROCESSODECOMPRAS ... 43
4.2.ANÁLISEDAESTRUTURADAFUNÇÃOCOMPRASNAEMPRESA ... 46
4.3.ANÁLISEDOPROCESSODECOMPRAS ... 48
5. SÍNTESE DAS SUGESTÕES DE MELHORIAS ... 57
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 62
6.1. RECOMENDAÇÕES PARA TRABALHOS FUTUROS ... 63
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ... 64
APÊNDICES ... 68
ANEXOS ... 72
1. INTRODUÇÃO E CONTEXTUALIZAÇÃO DO PROBLEMA
Atualmente, as empresas vivem em constante crescimento e evolução, e a concorrência, independente do ramo e do porte da empresa, é cada vez maior e mais acirrada, o que diminui a margem de lucro. Aliado a isso existem as pressões pelo desenvolvimento sustentável e as questões do meio ambiente, inovações tecnológicas, redução de custo e a preocupação com a crise econômica. Sendo assim, as empresas precisam buscar e implementar novas alternativas para conseguir acompanhar o fluxo de investimentos necessários para se manter competitivas e dar suporte ao desenvolvimento de tecnologias e aquisições.
Dessa forma, é fundamental para o sucesso de uma empresa que ela consiga reduzir os custos e aumentar a lucratividade. Paralelamente, deve possuir processos definidos e estruturados, além de uma boa relação com fornecedores, clientes e parceiros.
Diante dessa realidade, a área de Administração de Materiais e em especial a área de compras, objeto desse estudo, é uma forte aliada nesse processo, pois interfere diretamente nas áreas produtivas e financeiras. Por conta disso, é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento da empresa, uma vez que tem como objetivo assegurar o contínuo abastecimento dos materiais necessários para atender a demanda da produção. Aliado a um equilíbrio entre estoque, consumo e preço, o que influência diretamente os seus estoques e o relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização (DIAS, 2010).
Considerando o contexto da empresa a ser estudada e das crescentes exigências do mercado em relação a custo, qualidade e agilidade, a Gestão dos processos de compra assume um papel de grande importância. A aquisição de produtos e serviços representa um fator decisivo na atividade de qualquer empresa, pois dependendo de como é conduzida pode gerar redução nos custos e melhorias consideráveis nos lucros. Neste sentido cabe aos responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste processo (DIAS, 2010).
Baily et al., (2000) corrobora com Dias (2010), afirmando que o processo de compras está cada vez mais se envolvendo na tomada de decisões estratégicas das empresas, pois compras é vista como uma área de agregação de valor e não somente como uma área de redução de custos. Dessa forma, o profissional da área de compras ganha destaque e sua capacidade de negociação será de grande importância tanto na redução custo quanto no relacionamento com fornecedores e outras áreas da empresa.
O processo da área de Administração de Materiais, que é abordado neste trabalho, refere-se ao processo de Compras. No intuito de analisar o processo de gerenciamento de compras em uma empresa do setor de locação de equipamentos para a construção civil, será apresentado o ciclo de compras, que consiste em todo o processo de requisição de materiais, desde o recebimento da solicitação de compras até a aprovação da fatura para o pagamento do fornecedor. Essa análise será apresentada através de um fluxograma de todo o processo da área estudada e, além disso, será sugerido alguns indicadores de desempenho como forma de avaliação.
A empresa Rodante Peças e serviços Ltda, objeto desse estudo, apesar de ser uma empresa de médio porte e possuir quase 40 anos de existência, não possui um setor de compras documentado e estruturado. Não existe uma forma de avaliação dessa área, nem do profissional atuante. O estudo realizado se aplica ao Departamento de Compras da Matriz, localizada em Natal, e busca a otimização de seus processos para redução de custos, eliminação de desperdício e falta de insumos para a produção.
Segundo Baily et al., (2000), a atuação integrada da Função Compras contribui significativamente para o alcance dos objetivos estratégicos e das metas das organizacionais.
Dessa forma, a análise do processo de gerenciamento da Função Compras da empresa estudada permite identificar possíveis falhas e oportunidades de melhorias no processo de compras utilizado atualmente pela empresa.
Diante do exposto, o estudo abordou os processos de compras utilizados pela empresa, visando identificar se o processo de compras utilizado está de acordo com o que é proposto pela literatura e sugerir melhorias que possam aumentar a contribuição da Função Compras para o alcance dos objetivos e metas da empresa. Sendo assim, a pergunta problema de pesquisa é: Quais as melhores práticas da Função Compras devem ser utilizadas pela Rodante Peças e Serviços?
1.1. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A Rodante Peças e Serviços é uma empresa de locação de seus equipamentos para empresas de construção civil. Fundada em 02 de setembro de 1982, a Rodante nasceu com o objetivo de comercializar peças e serviços para tratores de esteira, um nicho pouco explorado naquele período, que serviu de incentivo para o crescimento da empresa no mercado potiguar.
Entretanto, os investimentos governamentais no setor de infraestrutura diminuíram
consideravelmente com o tempo. A Rodante tinha sua atividade voltada para atender as prestadoras de serviços que atuavam neste âmbito. Com o faturamento em baixa, a Rodante decidiu então diversificar o mix de serviços no final de março de 1994, iniciando a locação de seus equipamentos para empresas de construção civil. Essa mudança proporcionou um retorno no crescimento da empresa, sendo a base para a abertura da primeira filial em 18 de outubro de 1999, com a parceria do Armazém Pará. A segunda filial veio em 2002, abrangendo o mesmo formato e firmando a locação de equipamentos como a principal atividade da Rodante.
Daí por diante, a Rodante resolveu expandir, criando uma filial na cidade de Mossoró em setembro de 2007, a fim de suprir a carência de maquinário existente na região Oeste com parceria da loja Queiroz e Filhos, durando até 2009, quando as portas da terceira filial foram reinauguradas em um endereço próprio. Nessa trajetória de crescimento, em abril de 2008 foi aberta no Recife a quarta filial da empresa, visto que naquele momento iniciava-se uma grande expansão na área de construção civil e industrial do mercado pernambucano. Por fim, em setembro de 2010, foi aberta em Cabedelo a quinta filial com o objetivo de atender ao mercado da Paraíba.
Atualmente, a empresa possui somente duas filiais, uma em Cabedelo e a outra em Mossoró. Conta com 50 colaboradores, sendo 24 desses voltados para a área de produção, onde são consertados os equipamentos que foram locados e devolvidos com avarias pelos clientes.
Missão da Empresa:
“Superar as expectativas dos nossos clientes em sua necessidade de locação de equipamentos para construção civil e indústria, oferecendo produtos de qualidade e um atendimento diferenciado”.
Valores:
“Compromisso em atender as necessidades dos nossos clientes, com credibilidade e respeito”;
“Oferecer aos nossos colaboradores um ambiente saudável e comprometido com a sua evolução pessoal e profissional”;
“Proporcionar a sociedade em que estamos inseridos, ações efetivas que venham a melhorar a vida das pessoas, minimizando os impactos das nossas operações e dos nossos clientes”.
Política:
O comprometimento da Rodante com o bem-estar dos seus colaboradores reflete na filosofia da empresa em ajudar a proporcionar o progresso para nossos clientes e o local onde atuamos. Todo trabalho exercido pela Rodante é refletido em uma empresa que conquistou inúmeros parceiros por sermos uma das empresas mais completas no nosso segmento.
Seguimento de Mercado:
Apesar de nos últimos anos a área do rental ter vivido um bom momento, o cenário atual apresenta uma das maiores crises enfrentadas por esse segmento, devido a atrasos e paralisações de muitos empreendimentos previstos no país.
Atualmente o segmento vive um momento de realinhamento diante dos novos desafios, e a empresa precisa estar alinhada com as inovações tecnológicas, possuir equipamentos em boas condições ou novos e principalmente garantir uma boa assistência técnica além de bom preço.
Concorrentes:
Diante do cenário de crescimento vivido pelo setor nos últimos anos e em especial pela realização da copa do Mundo no Brasil o número de empresas de locação em Natal cresceu significativamente nos últimos sete anos, saindo de três locadoras para a média atual de 20 empresas.
Clientes:
A maior parte dos clientes se localiza em Natal e no interior do Rio grande do Norte, porém a empresa atende também os estados da Paraíba e Pernambuco. O número de clientes é variável, a empresa possui atualmente perto de 40 clientes ativos e mais de 200 inativos, mas que em algum momento voltam a trabalhar com a empresa.
1.2. OBJETIVOS DA PESQUISA
1.2.1. Geral
Analisar o processo de gerenciamento de compras em uma empresa do setor de locação de equipamentos para a construção civil na cidade de Natal-RN.
1.2.2. Específicos
Mapear os processos de gestão de compras;
Identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhoria nos processos de gestão de compras;
Propor melhorias para o processo de compras com base nos pontos fracos evidenciados.
1.3. JUSTIFICATIVA
O intuito deste trabalho é buscar um entendimento sobre o tema e consequentemente ajudar em pesquisas, seja de alunos, empresas ou pessoas interessadas em conhecer o processo de gerenciamento do setor de compras em uma empresa do setor de locação de equipamentos para a construção civil, visto o contato diário do autor com o setor e sua vivência da rotina de compras de materiais e serviços pela Rodante Peças e Serviços Ltda, não existindo estudo anterior dessas rotinas na organização em questão.
Para o âmbito acadêmico, o estudo em questão contribui como uma fonte de pesquisa e consulta para novos trabalhos sobre a Função Compras, seja no mesmo seguimento de mercado ou em outros, visto que não é comum encontrar trabalhos sobre o tema em uma empresa do ramo de locação de equipamentos.
Além disso, poucos autores falam sobre o tema de forma detalhada e, na maioria dos casos, a Função Compras possui um capitulo pequeno e pouco abrangente. Dessa forma, este estudo contribui para divulgar e discutir a importância da Função Compras para as organizações.
Para a empresa, o estudo tem valor, pois procura analisar os processos de compras buscando identificar os pontos fracos nos processos e propor melhorias. Atualmente, a gestão de compras possui importância fundamental no controle de custos e na satisfação das necessidades de suprimento ou abastecimento a curto e longo prazo. Em razão disso, selecionar os fornecedores e manter relacionamentos duradouros é de fundamental importância para obter vantagem competitiva. A lucratividade torna-se decorrência da capacidade da empresa em possuir processos eficientes, reduzir seus custos, aumentar sua produtividade e satisfazer às necessidades dos clientes.
Esse trabalho tornou-se viável pelo fato do autor estar inserido na organização e ter acesso aos gerentes, supervisores e ao diretor proprietário, todos envolvidos no processo de compras, tendo assim acesso as informações necessárias para a efetivação da pesquisa.
Para tanto, foi necessario obter conhecimento sobre como funciona o processo da Função Compras na empresa, o que foi obtido através de avaliações que o autor deste trabalho fez visto que o mesmo possui um vínculo empregatício com a empresa.
Além disso, foram feitas revisões bibliográficas com as teorias relacionadas ao tema deste trabalho como Dias, Idalberto Chiavenato, Arnold, Baily e Pozo, entre outros que contribuiram para fortalecar as bases teóricas do estudo em questão.
2. REFERENCIAL TEÓRICO
O presente trabalho tem como embasamento os conceitos mais pertinentes sobre a administração de materiais e, em especial, o departamento de compras que tem suas funções, objetivos e etapas definidas. Por fim, finaliza-se com uma explicação referente a processos e suas modalidades.
O referencial teórico serve de sustentação para a elaboração do estudo de caso, onde será analisado e mapeado o processo de gerenciamento de compras na empresa escolhida. A revisão teórica será dividida em três tópicos principais e seus respectivos subtópicos.
O primeiro tópico trata da "Gestão de compras", onde aborda conceitualmente o tema, explica os seus objetivos, sua importância e apresenta o ciclo do processo de compras. Os subtópicos seguintes explicam o conceito e a função de cada etapa do ciclo de compras proposto por Arnold (1999). Já o segundo tópico apresenta os principais critérios para avaliação de desempenho do setor de compras. Enquanto o terceiro e último tópico aborda os conceitos de processos, mapeamento de processos e a técnica de fluxograma.
2.1. GESTÃO DE COMPRAS
A administração de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento das empresas e que influencia diretamente nos seus estoques e no relacionamento com os clientes, estando também relacionada à competitividade e ao sucesso da organização.
Para qualquer atividade industrial, antes que o processo de produção comece a funcionar é necessário que os insumos produtivos estejam disponíveis na quantidade e qualidade adequada à programação. Se, ao iniciar a produção, alguns desses pontos não estiverem de acordo com o planejado, provavelmente o pedido não será entregue na data correta e isso pode gerar deficiência na qualidade, clientes insatisfeitos e, consequentemente, diminuir o lucro.
Evitar os problemas citados acima é a função do setor de compras, que busca evitar a falta de insumos produtivos, estoques elevados, além de prezar pela qualidade dos materiais e evitar compras de urgência, que podem aumentar os custos. Outra função do setor de compras é qualificação e seleção de fornecedores que pode tornar o processo de compras mais confiável, possibilitando melhores resultados à empresa.
Para Dias (2010, p.271):
“A função compra é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.”
Segundo Pozo (2002), assim como Dias (2010), o setor de compras é fundamental para o processo produtivo e ainda acrescenta que, por meio das negociações de preços, é um excelente sistema de redução de custos.
Sendo assim, a administração de compras pode ser usada como uma ferramenta para reduzir custos e melhorar a competitividade da empresa (POZO, 2002; DIAS, 2010). Ainda, o setor de compras ocupa uma posição importante na maioria das empresas, pois os insumos comprados representam, em geral, de 40 a 60% do valor final das vendas de qualquer produto.
Isso significa que reduções de custos conquistadas no processo de compras de materiais podem ter um grande impacto sobre os lucros (BALLOU, 2004).
Dias e Costa (2012) defendem que compras é um instrumento fundamental na obtenção de vantagens competitivas das organizações e citam a qualidade, entrega, flexibilidade, atendimento e preço como sendo as prioridades competitivas de compras. Para os autores, a análise das prioridades competitivas da empresa pode confirmar a capacidade da área de compras de afetar positivamente ou negativamente o desempenho da empresa.
O quadro 1 demonstra as prioridades competitivas em compras:
Quadro 1 - Prioridades competitivas em Compras QUALIDADE
A qualidade dos produtos produzidos pela empresa sempre será afetada pela qualidade dos insumos comprados e, dessa forma, é preciso que se tenha a capacidade de analisar e escolher os fornecedores adequados.
ENTREGA
Compras pode afetar o prazo de entrega de um pedido se não conseguir atender a produção dentro do prazo estabelecido. Portanto, compras precisa fazer a sua parte para não afetar o lead time dos clientes.
FLEXIBILIDADE
Algumas empresas perdem clientes pela baixa flexibilidade, dessa forma, compras deve ser flexível para atender a necessidade da empresa e consequentemente a dos clientes.
ATENDIMENTO
A empresa deve possuir um excelente atendimento antes, durante e depois de receber um pedido de seus clientes. Compras contribui nesse processo evitando que algum pedido atrase devido a falta de insumos para a produção.
PREÇO
A área de compras tem um grande impacto na formação dos preços praticados pela empresa e, portanto, se a empresa conseguir comprar os insumos produtivos com preços mais baixos, conseguirá uma vantagem competitiva e poderá praticar preços de vendas mais competitivos.
Fonte: Elaborado pelo autor com base em Dias e Costa (2012).
Os objetivos básicos da Função Compras seriam: obter um fluxo continuo de suprimentos que atenda aos programas de produção; coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento; comprar materiais e insumos com menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos; e procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento (DIAS, 2010).
Com os objetivos acima citados, pode se observar que o gestor de compras tem função relevante no custo do produto e, consequentemente, nos resultados da empresa em geral.
Portanto, é necessário que se tenha organização para se conseguir os resultados esperados. A figura 1 é uma adaptação sobre o ciclo de compras proposto por Arnold (1999, p. 209) onde o autor propõe uma divisão para o ciclo de compras, que consistem em: recebimento da solicitação de compras, passando pela seleção de fornecedores, determinação do melhor preço, emissão do pedido de compra, acompanhamento quanto ao prazo de entrega, recebimento do produto comprado e por fim, aprovação da fatura para o pagamento do fornecedor.
Figura 1: Ciclo de compras
Fonte: Adaptado de Arnold (1999, p. 209).
Outro fator importante para o bom funcionamento da área de compras é a pesquisa. A pesquisa e a análise podem determinar o melhor preço, o encontro da qualidade certa e do fornecedor adequado, que são fundamentais para a definição de qual material deve ser comprado ou fabricado (DIAS, 2010).
A pesquisa pode ser dividida em áreas distintas, onde são analisadas as necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos; a influência das variações econômicas sobre fornecedores, concorrentes e produtos; as qualificações e desempenho dos fornecedores ativos e em potencial; os custos e margens de lucro de um fornecedor e métodos alternativos de fabricação; os efeitos das localizações dos fornecedores sobre os custos e métodos alternativos de despachos; e, por ultimo, a análise sobre os controles dos formulários e preparação de relatórios (DIAS, 2010).
Portanto, um dos objetivos prioritários do setor de compras é encontrar fornecedores que tenham condições de fornecer os produtos ou serviços necessários dentro dos padrões de qualidade exigidos, no prazo acordado, com preço acessível e condições de pagamento satisfatórias para ambos os lados. Dias (2010) alega que um dos meios para reduzir custos é comprar bem e que existem alguns critérios que podem ajudar nesse processo.
Ainda segundo o autor Dias (2010, p. 271):
Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é, talvez, o mais importante na época de escassez e altos preços.
Outro ponto importante para o setor de compras é a capacidade de negociação do comprador, pois se a negociação for bem feita pode representar um beneficio para a empresa e, consequentemente, aumentar o lucro.
Além disso, um bom comprador pode conseguir convencer os fornecedores a enfrentar novas ideias e projetos para aproveitar futuras oportunidades de negócios.
De acordo com Dias (2010), atualmente o comprador é um elemento fundamental para qualquer empresa e sua função é reconhecida como uma das mais importantes. Dessa forma, o comprador atual deve estar preparado para exercer sua função com qualidade e, para tanto, deve possuir conhecimentos sobre as características dos produtos e os processos e fases de fabricação dos itens comprados. Assim, vai estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores.
Nos tópicos abaixo serão detalhadas as etapas do ciclo de compras proposto por Arnold (1999), com base na figura 1 (Ciclo de compras).
2.1.1.Receber e analisar solicitações de compra
A primeira etapa do processo de compras surge com a necessidade da empresa em obter um determinado produto, em uma determinada quantidade, dentro de um prazo de entrega definido. O prazo de entrega pode se referir à quantidade total do produto, ou a lotes pré- definidos, sempre de acordo com o planejamento da produção.
A solicitação de compras é um documento que autoriza ao comprador efetuar determinada compra, deve também informar a especificação do material que deve ser comprado, a identidade do requisitante, a aprovação assinada e a conta em que será debitado o custo, a quantidade, o prazo de entrega, o local de entrega e, em alguns casos, os fornecedores. A solicitação de compra pode ser originada por vários setores dependendo do tipo de material a ser comprado (ARNOLD, 1999; POZO, 2002; DIAS, 2010).
Após essa etapa, inicia-se o processo para encontrar fornecedores que tenham condições de fornecer os produtos ou serviços solicitados dentro dos padrões exigidos de qualidade, prazo de entrega e preço.
2.1.2.Fornecedores
Para Chiavenato (2005) define fornecedor como a empresa que produz as matérias- primas e insumos necessários e que se dispõe a vendê-los. Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras, pois a eficiência de um departamento de compras está diretamente ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, e essa relação é crucial e de dependência mútua para ambos os lados (ARNOLD, 1999; DIAS, 2010).
É preciso que haja harmonia na relação entre uma organização e os fornecedores, pois essa relação se torna de conhecimento do mercado, o que pode gerar vantagens em futuras negociações. O comprador tem um papel importante em criar e manter essa harmonia e, para tanto, é preciso que possua informações técnicas e habilidade de negociação.
Os fornecedores podem ser classificados como monopolistas, habituais e especiais. Os fornecedores monopolistas são fabricantes de produtos exclusivos, sendo que normalmente o volume de compra é que determina o grau de atendimento e relacionamento. Enquanto, os fornecedores habituais, os quais normalmente são consultados numa coleta de preço, são fornecedores com uma linha de produtos padronizada e bastante comercial. E por fim, os fornecedores especiais são os que poderão prestar serviços ocasionais a empresa dependendo de equipamento ou processos específicos (DIAS, 2010).
Ainda segundo Dias (2010), outras características do fornecedor podem variar de acordo com a necessidade ou a importância dos produtos. As características podem variar se o fornecedor é um fabricante, revendedor, representante, se o produto é especial, se o processo de fabricação depende de terceiros, se existe pedido mínimo para fabricação, se existe assistência técnica e, por último, dependendo da capacidade produtiva e da qualidade dos produtos.
Segundo Chiavenato (2005), possuir o registro de vários fornecedores é vantajoso para melhorar o poder de negociação e, além disso, cada fornecedor possui uma característica ou uma peculiaridade. Uma das principais responsabilidades do departamento de compras é continuar sempre pesquisando sobre novos fornecedores. A pesquisa de fornecedores é basicamente um levantamento de mercado para se verificar quais as possíveis fontes de suprimento do material requisitado. Um fornecedor poderá ser encontrado em um catálogo, um jornal especializado ou em uma lista telefônica.
Portanto, é importante que o comprador faça uma investigação para conhecer a estrutura e a real capacidade do fornecedor, a fim de verificar se o mesmo tem capacidade para produzir os materiais com qualidade e pontualidade. Outro ponto importante é que é melhor negociar diretamente com o fabricante, pois o preço e o prazo são menores do que o praticado pelos revendedores ou representantes (ARNOLD, 1999).
Para Dias (2010, p.313):
Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, o Departamento de Compras deve sempre manter em seu cadastro um registro de, no mínimo, três fornecedores para cada tipo de material. Não é recomendável uma empresa depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa.
Segundo Baily et al., (2000), alguns fatores devem ser observados para escolha de uma base de fornecedores adequada:
a) Atributos de um bom fornecedor: pontualidade na entrega; qualidade consistente;
bom preço; bons antecedentes de fornecimento; fornecer apoio técnico; permitir o fluxo de informações, dentre outras;
b) Tipo de compra que será realizada: o tipo de compra a ser realizada vai afetar a decisão de compra e a escolha do fornecedor. Existem diversos tipos de compras e alguns deles são: compras de suprimentos de consumo; materiais e componentes de produção;
compras de bens de capital; propriedade intelectual; subcontratações; serviços.
c) Seleção das fontes de suprimentos: o processo tradicional de compras normalmente segue um padrão e a definição sobre qual fornecedor apresenta o melhor potencial será
definida pelo tipo de compra a ser realizado. Após esse processo, inicia-se a seleção de uma lista de fornecedores disponíveis; envio de um pedido de cotação para cada um deles; seleção do melhor fornecedor de acordo com a proposta apresentada; realização do pedido especificando a quantidade, entrega, preço e qualidade exigida.
d) Identificação dos fornecedores corretos: Fornecedores chave são selecionados após criteriosa avaliação pautada em fatores técnicos, comerciais e as características de cada empresa. Os critérios de seleção dos fornecedores corretos devem estar de acordo com as necessidades específicas de cada organização e conforme o tipo de compra a ser realizado, porém a qualidade, quantidade, timing, serviço e preço são variáveis chaves.
e) Avaliação de fornecedores: Qualidade, quantidade, timing, serviço e preço são variáveis que determinam a escolha do fornecedor, portanto são critérios de avaliação dos mesmos. Um checklist de itens a serem vistoriados no fornecedor pode ser utilizado.
Segundo Dias (2010), após o levantamento de quais fornecedores estão aptos para fornecer um determinado material, o próximo passo é a seleção de fornecedores, que será feita através do cadastro de fornecedores. O cadastro de fornecedores tem a função de buscar fornecedores que atendam as às quatro condições básicas de uma boa compra: preço, prazo, qualidade e condições de pagamento.
Para se obter um cadastro de fornecedores eficiente é necessário verificar e acompanhar o desempenho desses fornecedores. Uma das formas de realizar esse acompanhamento é manter as informações sobre fornecedores e mercadorias atualizadas, acompanhar as suas entregas, os recebimentos, as devoluções, as alterações de preço e condições de pagamento, os cancelamentos e as alterações de prazos de entrega.
Para Dias (2010), nas empresas de grande porte, a aprovação de um novo fornecedor não é responsabilidade da área de Compras e sim do setor de Engenharia de Desenvolvimento ou Engenharia de Produto. Um novo fornecedor somente é aprovado se conseguir atender as expectativas quanto ao preço, qualidade, condições de pagamento, condições de embalagem e transporte, segundo Viana (2006), além de cumprimento de prazos de entrega e desempenho do produto em serviço.
Na visão de Baily et al., (2000, p.131), existem cinto métodos usados para avaliar a capacidade do fornecedor, que são: Desempenho anterior, reputação, visita e avaliação, certificado de terceiros e avaliação de amostras de produtos.
Para o método do desempenho anterior, a compra efetuada pela empresa gera um registro que pode ser usado para verificar se o fornecedor entregou o produto no preço,
qualidade e prazo combinado. Essa informação pode ser usada para melhorar o desempenho dos fornecedores e para eliminar os fornecedores inadequados.
No método da reputação, as informações sobre o fornecedor são conseguidas através de referências dos clientes atuais da empresa e, também, por conversas entre o comprador e colegas, compradores e vendedores de outras empresas, sendo assim, uma boa reputação de qualidade pode ser um ativo comercial valioso.
Para método da visita e avaliação, alguém designado pela empresa deverá fazer uma visita ao fornecedor para avaliar se sua capacidade de produção pode atender a demanda de pedidos com qualidade e dentro do prazo estabelecido.
No método da certificação de terceiros, a visita e avaliação serão feitas por uma organização ou instituição independente. E, para o método de avaliação de produtos, o comprador checa as entregas e analisa se o produto está dentro da qualidade exigida e aceita ou rejeita o produto. Esse processo é considerado fundamental para o controle de qualidade.
A análise de desempenho dos fornecedores deve ser considerada uma prática benéfica e deve estimular os fornecedores a adotar as medidas recomendadas para manter a qualidade dos produtos, além de estruturados e em contínua evolução e, dessa forma, evitar a perda de um cliente para outros fornecedores.
Por fim, após selecionar os fornecedores que atendem as necessidades da empresa e estão aptos a fornecer os produtos desejados, inicia-se processo de coleta de preços ou cotação.
2.1.3. Coleta de preços
A cotação ou coleta de preços podem ser definidas como um requerimento que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir a competitividade e confiabilidade. Nas cotações são analisados os preços, descontos, especificações do produto, prazo de entrega, termos e condições de venda e pagamento.
Para a escolha do fornecedor é necessário que se avalie todos os pontos contidos na cotação e não somente o preço unitário e é importante que se tenha um equilíbrio entre os fatores técnicos e o custo total. Além disso, deve possuir informações claras sobre os produtos e ser de fácil acesso caso haja necessidade de análise ou auditoria (ARNOLD, 1999; POZO, 2002; DIAS, 2010).
Após as cotações serem recebidas, dá-se início ao processo de análise. O comprador fará uma comparação entre os fornecedores e vai decidir pelo que apresentar o melhor custo
benefício para a empresa, além disso, é nessa hora que entra o poder de negociação do comprador na busca pela redução de custos e prazos de entrega que atendam a necessidade da organização.
Para Baily et al., (2000), o comprador deve possuir informações suficientes para negociar e conseguir um preço justo. Também dever ser observado se o preço das cotações de algum fornecedor está fora da realidade e muito diferente dos seus concorrentes. O preço enviado pelo fornecedor é comparado com os de outros fornecedores e qualquer preço abaixo da média deve ser analisado cuidadosamente, principalmente se o fornecedor for desconhecido, pois em alguns casos o fornecedor pode reduzir a qualidade do produto para conseguir melhorar o seu preço.
O objetivo da cotação é definir, por meio de critérios técnicos e o preço, qual o fornecedor apresenta o melhor custo beneficio para a empresa. Conseguir o melhor preço é uma das tarefas mais importantes do departamento de compras, portanto próximo tópico é sobre o processo de negociação.
2.1.4. Negociações
Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador. Para Dias (2010), negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo.
Podemos afirmar que houve uma boa negociação quando ambas as partes saem ganhando.
Chiavenato (2005) corrobora com Dias (2010) e conceitua negociação como sendo os contatos entre o departamento de Compras e o fornecedor, a fim de reduzir as diferenças e chegar-se a um meio termo, onde cada parte cede um pouco para que ambas saiam ganhando.
Segundo Viana (2006, p.225):
“Trata-se de procedimento intermediário entre a concorrência e a contratação. Não se formaliza um contrato sem negociação, a qual visa obter o maior proveito possível, com vistas a vantagens técnicas e, principalmente financeiras [...] durante o processo de aquisição de bens ou serviços".
A princípio, a negociação pode parecer um processo desgastante por conta do interesse de ambos os lados em sair ganhando, porém, na verdade, ela é um importante aliado na busca pela harmonia e fortalecimento de laços de interesses com o fornecedor. É importante para a organização que seus fornecedores estejam também em processo de melhoria contínua, desenvolvimento e crescimento, dessa forma a negociação não pode ser uma disputa onde um ganha e outro perde (POZO, 2002).
Segundo Dias (2010): O processo de negociação obedece a seis etapas que precisam ser cumpridas para que o resultado final seja positivo. São as seguintes:
a) Preparação: Onde os objetivos e metas são definidos. É importante tentar prever o comportamento do outro negociador para ajudar na negociação.
b) Abertura: Esta etapa serve para reduzir a tensão, consolidar o objetivo comum e criar um clima de aceitação. Uma conversa descontraída pode ser uma boa estratégia para reduzir a tensão e, em seguida, deve-se apresentar de forma clara o objetivo da negociação e os benefícios do trabalho em conjunto.
c) Exploração: Nessa etapa deve-se identificar se existe um interesse em negociar. Se for detectado que existe um interesse mutuo, as ideias, produtos ou serviços são apresentados e a negociação prossegue. Caso seja detectado que não existe interesse, a negociação não deve prosseguir para não atrapalhar uma futura negociação.
d) Apresentação: Os objetivos e expectativas de ambos os lados devem ser relacionados e evidenciados de acordo com a necessidade de cada um.
e) Clarificação: Consiste em ouvir atentamente as objeções e considerá-las como oportunidades para fornecer mais informações.
f) Ação final: É a conclusão de todo o processo e seu objetivo final é conseguido através de um acordo ou decisão que satisfaça as partes envolvidas.
Um bom comprador sabe que ter um bom relacionamento, conhecimento e um bom planejamento podem ser diferenciais para fechar uma boa compra. Além disso, o comprador deve encarar a negociação como um processo contínuo, ser flexível, ter a mente aberta para perceber as necessidades da empresa e do fornecedor e ser criativo para resolvê-las, ser cooperativo, competitivo, mas prezar pela harmonia. Alguns procedimentos que devem ser evitados durante a negociação incluem impessoalidade, julgamentos morais, preocupação com punições e prêmios, concentrar-se nas limitações das pessoas, utilizar de terminologias de medo ou risco e o próprio modo de se expressar (DIAS, 2010).
O processo de negociação tornou-se fundamental para o setor de compras, visto que pequenas reduções no custo das aquisições podem refletir positivamente no lucro da empresa.
Portanto, o comprador precisa negociar taxas cada vez melhores com os fornecedores, mantendo ou aumentando a qualidade dos produtos e serviços. Das competências que um comprador precisa, a negociação talvez seja uma das mais importantes. Após o processo de negociação e a definição de qual será fornecedor responsável por fornecer um determinado produto ou serviço, inicia-se o processo do pedido de compra.
2.1.5. Pedido de Compras
O pedido de compras é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características estabelecidas no ato da compra. É de suma importância que o fornecedor esteja ciente de todas as clausulas e pré-requisitos do pedido, uma vez que o pedido de compra possui força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica no atendimento de todas as condições pré-estabelecidas como quantidade, qualidade, preço unitário e total, especificações técnicas do fornecimento, embalagens, transporte, condições de fornecimento, frequência de entrega, prazos e local de entrega (ARNOLD, 1999, p. 210; POZO, 2002; DIAS, 2010).
A partir do momento que o pedido é realizado, o setor de compras é responsável por fazer o controle dos materiais, ou seja, garantir que o fornecedor entregue a mercadoria correta, não danificada e no prazo determinado, como também é responsável por informar o fornecedor sobre as prioridades da demanda. Esse processo é conhecido como follow-up e tem por objetivo documentar e fazer o acompanhamento e a fiscalização das compras realizadas para evitar possíveis atrasos ou antecipações do fornecedor e, com isso, tomar as decisões necessárias (ARNOLD, 1999; POZO, 2002).
Para Dias (2010, p. 292), algumas condições ou características especiais de compra as empresas podem usar no verso do pedido. Essas condições poderiam ser de maneira geral as seguintes:
1. As mercadorias deverão ser entregues dentro do prazo combinado ou o pedido pode ser cancelado.
2. No ato da entrega o material deve estar de acordo com o especificado no pedido de compra ou será rejeitado. Pedidos rejeitados por incompatibilidade com o pedido de compra terão as despesas com transporte repassadas ao fornecedor.
3. A quantidade do material entregue deve estar de acordo com o pedido de compra ou o que estiver diferente será devolvido e as despesas com transporte serão repassadas ao fornecedor.
4. O pedido só pode ser faturado se estiver de acordo com o pedido original e qualquer modificação deve ser informada para a aprovação.
5. As despesas com transportes serão aceitas somente se estiverem especificadas no pedido de compra.
6. Se for autorizado, qualquer debito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre transportes deverá ser corretamente documentado junto a nota fiscal correspondente ao fornecimento feito.
7. Fica expressamente entendido que o fornecedor será considerado estritamente responsável por qualquer obrigação ou ônus resultante da venda ou fabricação de qualquer dos itens deste Pedido de Compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de Copyright ou marcas registradas.
8. Não assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias entregues que não tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra ou que não estejam de acordo com os termos e especificações do pedido.
9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos em beneficio recíproco avisar-nos, por qualquer meio, sobre
qualquer adiamento que venha a sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre a impossibilidade de cumprir qualquer das cláusulas acima.
Seguindo o ciclo de compras, após o envio do pedido de compra ao fornecedor e o acompanhamento da entrega do pedido, a próxima etapa é a recepção e aceitação das mercadorias.
2.1.6. Recepção e aceitação das mercadorias
Segundo Arnold (1999), usando a sua própria cópia do pedido de compra, o departamento responsável pela recepção das mercadorias deverá inspecionar as mercadorias recebidas para garantir que estejam de acordo com a quantidade e as especificações acordadas no pedido de compras, além de verificar se houve algum dano causado no transporte ou alguma avaria de fabricação. Se for necessária à inspeção pelo controle de qualidade, os produtos serão enviados ao setor correspondente ou retidos para inspeção e serão liberados ou não pelo setor responsável.
Assim, desde que as mercadorias estejam de acordo com o pedido e não possuam avarias, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque. Porém, se for constatada alguma avaria ou desacordo com o pedido de compra a mercadoria é retida e o departamento de compras deve ser avisado para tomar as devidas providencias.
Para Viana (2002), a recepção e a aceitação das mercadorias visam garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que elas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada na encomenda.
Segundo Matins (2001, p.25), os procedimentos para o recebimento de materiais devem verificar:
• Pedido de compra que originou a entrega;
• Elementos contábeis e fiscais da nota fiscal que acompanha o material;
• Preços unitários preços totais;
• Embalagens;
• Quantidade dos materiais.
• Quando for necessário, o responsável pelo setor da qualidade de ser consultado para maiores esclarecimento sobre a qualidade do material;
• Condições gerais de fornecimento.
Portanto, se as mercadorias estiverem de acordo com o pedido, é preciso programar o pagamento ao fornecedor, o que será explicado no próximo e ultimo tópico sobre o ciclo de compras.
2.1.7. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento
Segundo Arnold (1999), quando é recebida a fatura do fornecedor, a sua aprovação está condicionada a três fatores: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura.
Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos em termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. Se estiver de acordo com o pedido de compra, a fatura será enviada para o setor de contas a pagar. Se houver divergência, é função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças.
2.2. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
Avaliar o desempenho da função compras depende dos mesmos pressupostos de avaliação nas organizações como um todo, ou seja, é necessário identificar os pressupostos da área que se pretende avaliar, além de respeitar o contexto, as características e as particularidades de cada organização. Visto que existem diversos tipos de organizações, respeitar as características da organização é fundamental para medir o desempenho e definir quais abordagens devem ser aplicadas em cada situação (BAILY et al., 2000).
Dessa forma, no quadro abaixo proposto por Baily et al., (2000), é possível identificar quatro estágios estratégicos de desenvolvimento da Função Compras.
Quadro 2: Estágios Estratégicos de Características de desenvolvimento da Função Compras
Estágio Características
Passivo
A Função Compras não apresenta direção estratégica, trabalha passivamente atendendo solicitações de outras Funções. As principais características desses estágios estão voltadas para elevado gasto de tempo com operações rotineiras, pouca comunicação interfuncional, preço e disponibilidade são as bases das negociações de aquisição.
Independente
Apesar de adotar técnicas e práticas mais recentes, a direção estratégica de Compras é independente da estratégia competitiva da empresa. Redução de custos e medidas de eficiência são as bases do desempenho da área de Compras. Função Compras é reconhecida como importante para alcançar a rentabilidade.
Apoiador A Função Compras fortalece a posição competitiva da empresa ao adotar técnicas e práticas voltadas para este fim. Fornecedores são desenvolvidos, constante monitoramento e análise de mercados, produtos e fornecedores.
Integrativo
A Função Compras possui estratégia totalmente integrada com a estratégia competitiva da empresa e faz parte de um esforço conjunto entre os funcionários para formular e implementar um plano estratégico. Comunicação permanente entre as outras áreas funcionais e desempenho mensurado em termos de contribuições para o sucesso da empresa.
Fonte: Adaptado de Baily et al. (2000).
Pode-se avaliar o desempenho da função compras de acordo o seu estágio de evolução, ou seja, nos estágios iniciais de desenvolvimento, a função compras possui um status baixo e é uma operação reativa e sua eficiência é medida de acordo com a habilidade em resolver atividades administrativas. Em estágios mais avançados, a eficiência é medida de acordo com atividades como negociação, desenvolvimento de fornecedores e redução de custos (BAILY et al., 2000).
No quadro 3 são evidenciados os critérios de mensuração para a Função Compras e suprimentos:
Quadro 3: Critérios de mensuração para a Função Compras e suprimentos
Fonte: Van Weelle (1985) apud Baily et al. (2000, p. 402).
Corroborando com Baily et al., (2000), Dias e Costa (2012) afirmam que, se a organização analisar seus objetivos de compras, poderá encontrar alguns critérios de mensuração que podem ser usados para um sistema de avaliação de compras.
Posição da função
compras Status
Avaliação de desempenho da função
compras
Foco em
As compras são
fragmentadas e
realizadas,
principalmente, pelas áreas funcionais; a área de compras dedica-se mais ao trabalho burocrático.
Baixo Muito pouca; limita-se
aos Orçamentos. Obtenção dos bens.
A função compras é estabelecida; trabalho Principalmente
burocrático; as áreas funcionais estão envolvidas nas compras.
Baixo, mas melhorando;
reporta-se via outra
função à alta
administração.
Mensuração da eficiência do trabalho burocrático;
isto é, das rotinas de pedidos e Requisições.
Eficiência do trabalho burocrático.
A função compras exerce papel mais comercial.
A função é reconhecida e seu gerente reporta-se a um diretor, por exemplo, ao diretor financeiro;
todas as aquisições são feitas pelo departamento de compras.
Eficiência do trabalho burocrático de compras, isto é, economias, redução de custos,
eficiência na
negociação.
Eficiência do trabalho burocrático.
Envolvimento de trabalho estratégico.
O gerente de compras Reporta-se diretamente ao principal executivo.
Como no estágio anterior, maior desenvolvimento de fornecedores e da interface organizacional.
Como no estágio
anterior, mais início de mensuração da
eficácia global em prazo mais longo.
A área de compras é uma função estratégica do negócio.
A função é dirigida por um diretor de compras.
Como no estágio anterior, mas maior preocupação com o desenvolvimento
estratégico, JIT etc.;
mensuração do “custo total de suprimento”.
Eficácia estratégica.
Dias e Costa (2012) sugerem alguns indicadores que podem ser usados para um sistema de avaliação de compras:
Quadro 4: Indicadores que podem ser usados para um sistema de avaliação de compras
Elemento Indicadores
Departamento de Compras como um todo
Custo do pedido.
Tempo de atendimento de requisições.
Número de fornecedores exclusivos.
Número médio de propostas por aquisição.
Compras em caráter de emergência.
Os fornecedores
Assistência prestada pelos fornecedores.
Controle de entregas e pontualidade.
Qualidade dos materiais recebidos
Rotatividade de pessoal de empresas terceirizadas
O desempenho econômico-financeiro do departamento
Desempenho econômico-financeiro propriamente dito.
Valor das aquisições
Valor das aquisições e número de itens adquiridos.
Valor das aquisições e receitas da empresa.
Ciclo financeiro
A eficiência de Compras em relação à política de estocagem e administração de materiais
Giro de estoque.
Recebimento de materiais excedentes.
Valor do estoque.
Obsolescência.
Requisições internas com estoque zero.
Evolução do consumo.
Os compradores Avaliação técnica.
Avaliação pessoal Fonte: Adaptado de Dias e Costa (2012).
Os critérios de mensuração são dinâmicos e seu foco é alterado de acordo com a mudança e desenvolvimento da organização, ou seja, inicialmente é avaliado o desempenho das atividades burocráticas, porém, à medida que a organização e a função compras se desenvolvem, a forma de se avaliar o desempenho muda de foco e os critérios são voltados para a área tática e estratégica da função e não somente para a área operacional. Durante a passagem de um nível de desenvolvimento para outro ocorrem várias mudanças e, geralmente, essa transição de nível não é muito tranquila (BAILY, et al., 2000).
O estágio da função compras é que vai determinar a forma e a intensidade como ela será avaliada, porém existem outros fatores que podem ser usados como critério para a avaliação.
Quadro 5: As mensurações típicas propostas por Baily et al., (2000).
Área Mensuração
Qualidade
Porcentagens de rejeição de bens recebidos.
Porcentagens de peças rejeitadas na produção
Porcentagem de matérias-primas rejeitadas na produção.
Quantidade Porcentagem do estoque que não se movimentou em um período específico.
