3- As considerações feitas pelas equipes estão dispostas abaixo.

(1)

MANIFESTAÇÃO DAS COORDENAÇÕES DE BIBLIOTECA

Analisa a necessidade de contratação do serviço

de suporte do Sistema GNUTECA para rede de

bibliotecas do IFRO.

1 – O fiscal de contrato substituto solicitou a manifestação das coordenações de

bibliotecas através de e-mail, para falar sobre a necessidade de contratação do suporte para o

sistema de bibliotecas do IFRO.

2 – No e-mail foram solicitadas três informações pontuais:



Justificativa para contratação do suporte;



Dar exemplo de uma ocorrência frequente e relevante que demande os serviços

do suporte;



Importância desse suporte para os serviços prestados pelas bibliotecas do IFRO.

3- As considerações feitas pelas equipes estão dispostas abaixo.

Porto Velho, 10 de junho de 2019.

MOISÉS LIMA MARQUES

Revisor de Texto Braille – Portaria nº 1612

Fiscal de Contrato Substituto – Portaria nº 1606

(2)

10/06/2019 E-mail de Instituto Federal de Rondônia - Gnuteca

https://mail.google.com/mail/u/0?ik=a932d331aa&view=pt&search=all&permmsgid=msg-f%3A1635062751774751822&simpl=msg-f%3A1635062… 1/1

Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Gnuteca

Coordenação de Biblioteca <cbib.colorado@ifro.edu.br> 31 de maio de 2019 11:43 Para: Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Bom dia!

O Sistema Gnuteca é de extrema importância no tocante ao gerenciamento e controle dos processos e serviços

da Biblioteca, bem como para a ampliação na cobertura, disponibilização e acesso da informação ao usuário.

A Biblioteca do Campus Colorado do Oeste dispõe de mais de vinte mil (20.000) exemplares catalogados no Sistema e atende mais de um mil e setecentos usuários (1.700) entre Servidores e discentes, sendo necessário um sistema totalmente digital e online para gerenciar todos os processos.

Portanto um suporte especializado para o Sistema se faz necessário para solucionar e evitar possíveis falhas, tais

como:

- Duplicação no empréstimo de mesmo exemplar para usuários diferentes; - Falha no registro de empréstimo, ocasionando a falta de controle na devolução;

- Devolução não efetivada, trazendo transtorno ao usuário e à coordenação de Biblioteca;

- Falha no módulo de reserva de material causando ingerência e descontrole tanto para usuário quanto a Coordenação de Biblioteca;

- Desativações espontâneas (saídas inesperadas) dos módulos de circulação de material ocasionando transtornos no empréstimo;

- Envio automático de recibos com falhas;

Todas essas e outras falhas possíveis tem forte impacto negativo na prestação do serviço de qualidade desde o processo de aquisição, catalogação, classificação, processamento técnico, acesso e busca e serviço de referência, afetando também na agilidade em todos os processos, dificultando o controle e a gestão da unidade Biblioteca. Certo da compreensão, agradeço.

Atenciosamente,

Em qui, 30 de mai de 2019 às 12:13, Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br> escreveu: [Texto das mensagens anteriores oculto]

--

Elan Carlos M. Oliveira

Coordenador de Biblioteca - Port. Nº 242/COL-CGAB/IFRO de 07/03/19 Contato: (69) 3341-7612 / (69) 3341-7611 / (69) 98478-9854

Instituto Federal de Rondônia - C. Colorado do Oeste __________________________________________ Não existe saber maior, existe saberes diferentes Paulo Freire

(3)

Gnuteca

Coordenação de Biblioteca <cbib.guajara@ifro.edu.br> 31 de maio de 2019 11:39 Para: Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Bom dia! Segue minhas considerações.

1. É necessário e importante toda plataforma ter um suporte, haja visto, que trabalhamos com informações e

passamos muitas horas catalogando obras, disseminando informação e a fornecendo aos nossos usuários. Sem um suporte, no caso de um problema de perda de informações ou ataques de hack, quem irá ajudar para que o

funcionamento retorne a normalidade?.

2. O campus Guajará-Mirim ainda não teve ocorrência muito grave, porém, atualmente, após a finalização do contrato já apresentou um problema, os e-mail de confirmação de empréstimo/devolução não estão chegando aos usuários da biblioteca, e que por meio legal devemos registrar que o usuários devolveu ou emprestou tal obra, e isso é feito através do e-mail de confirmação do empréstimo/devolução.

3. O suporte é importante por que auxiliar no pleno funcionamento do sistema, no decorrer do tempo o sistema começa a apresentar alguns problemas e a equipe de suporte ajuda na correção desses problemas, bem como, na manutenção da plataforma.

Atenciosamente.

--

Fernanda Leite Dias

Coordenadora de Biblioteca do Campus Guajará-Mirim Especialista em Gestão de Bibliotecas Públicas

Instituto Federal de Rondônia

Portaria CGM/IFRO nº 111 de 12/08/2016

(4)

Biblioteca campus Ji-Paraná

SUPORTE AO GNUTECA

1 Justificativa para contratação de suporte

O sistema de gerenciamento de Bibliotecas Gnuteca, além de manter um catálogo online do

acervo disponível na biblioteca, oferece o módulo de circulação com o empréstimo

automatizado. Embora a intensidade de inserção de materiais no sistema tenha diminuído,

pois o acervo atual de Ji-Paraná já está todo informatizado, a qualidade das atividades de

circulação de materiais é que justifica todo o trabalho feito anteriormente. Como este módulo

possui diversas funções e está atrelado a conta de e-mail e dados dos usuários, é mais passível

de instabilidades, exigindo constante suporte, pois as ocorrências são imprevisíveis.

2 Ocorrência recente que demanda suporte

Empréstimo do mesmo exemplar para dois usuários diferentes. A ocorrência foi identificada

mediante a reclamação de um dos usuários que não havia retirado o exemplar. Quando o

operador foi devolver, realizou a devolução para outro usuário e o mesmo continuou

emprestado para o reclamante. Esta ocorrência além de desqualificar os serviços

prestados,precisa de interferência direta do suporte do Gnuteca. Seguem imagens dos recibos

e histórico do usuário:

(5)

(6)

3 Importância do suporte

O processo de informatização de uma biblioteca demanda esforços de uma equipe de trabalho

que depende totalmente da eficácia do sistema adotado pela instituição. Contudo o resultado

destes esforços é percebido nos serviços que este sistema oferece aos usuários finais. No caso

aqui referido todo o esforço até agora desprendido só terá validade se for mantida a

continuidade no acesso ao catálogo online, serviço de reservas, renovações e empréstimo

automatizado. Estes serviços além de disponibilizados precisam ser constantes e não

apresentar falhas recorrentes, pois isto coloca em xeque a qualidade do sistema. Diante das

possíveis falhas como a exemplificada acima a garantia de suporte rápido e eficaz se torna

indispensável para a manutenção da qualidade dos serviços oferecidos. Considerando que o

IFRO não dispõe de pessoal para realizar este suporte a contratação se torna necessária e

urgente para a continuidade do serviço.

Outro aspecto relevante é o cenário informacional que está em constante mudança e

atualização, levando a biblioteca a buscar meios para se adaptar e atender a novas demandas.

As ferramentas de catalogação, as normas de referências utilizadas pelo gerenciador de

referências do sistema estão em constante atualização exigindo que o sistema se adeque às

novas propostas. Atualizações essas que só podem ser viabilizadas pelo suporte da empresa

que gerencia o sistema.

(7)

Gnuteca

Coordenação de Biblioteca <cbib.jipa@ifro.edu.br> 31 de maio de 2019 14:15 Para: Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Boa tarde Moisés!

Ontem na pressa de responder esqueci de relatar outra ocorrência do Gnuteca. Já faz uns três meses que o módulo de circulação está travando. Quando o operador acaba uma operação, ele trava. Ai é necessário sair da página e entrar novamente para abrir nova janela. A princípio pensamos que era problema na internet,ou no computador, mas mandamos formatar a máquina, e não resolveu, está ocorrendo em outras unidades.

Exemplo:

Operação consulta usuário - finaliza - pra renovar a obra não abre nova janela - sair da página - voltar pra realizar a renovação.

Att.,

Cleuza Diogo Antunes Coordenadora de Biblioteca Port. DG nº 133 de 23/08/2016 Bibliotecária CRB 11/864 Instituto Federal de Rondônia Campus Ji-Paraná

(8)

Gnuteca

Coordenação de Biblioteca <cbib.portovelhocalama@ifro.edu.br> 31 de maio de 2019 14:06 Para: Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Bom dia!

Ciente da necessidade de termos o suporte para o sistema Gnuteca venho relatar que:

1- Desde a implantação do sistema Gnuteca em 2014 sempre precisamos pedir adequações para atender as necessidades específicas das bibliotecas e/ou de uma unidade, a empresa Solis entende as linguagens técnicas da área de Biblioteconomia, realiza treinamentos quando necessário, o que facilita quando precisamos solicitar

incorporação ou ajustes no sistema. Já ocorreu problemas do sistema mudar a sequência de tombamento da unidade Calama, o que impossibilitou a continuidade dos trabalhos técnicos até a rápida resolução do problema pela Solis. Além disso, o sistema possui constantes atualizações, não podemos deixar que o Gnuteca fique obsoleto e desassistido por técnicos que conhecem o sistema e possuem plena autonomia para solucionar os problemas em tempo ágil, pois somos uma rede e o sistema Gnuteca deve atender plenamente todas as unidades do IFRO. 2- Exemplos:

I. Cadastrar "ÁREAS DE INTERESSE" para que o usuário possa registrar quais são seus assuntos de interesse, com isso, o Gnuteca fará o serviço de alerta toda vez que for inserido novas obras de interesse do usuário. (DSI-Disseminação Seletiva da Informação).

II. Inclusão de Campo/debastamento: criação no sistema o campo debaste no módulo exemplares. III. Problemas com empréstimos.

IV. Problemas com alteração do número de tombo. V. Inserção de novos relatórios, etc.

3- Importância:

O serviço de suporte do sistema Gnuteca é de fundamental importância para garantir a assistência técnica, resolução dos problemas, falhas e panes que possa ocorrer, é um serviço que preserva as funcionalidades do sistema garantindo uma gestão de qualidade nos materiais bibliográficos e possibilitando uma excelência nos serviços de informação oferecidos pela biblioteca. Além de assegura um atendimento eficiente aos usuários, proporciona atualizações constantes e treinamento e capacitações dos operadores quando necessário. Atenciosamente,

--

Evandro Silva de Sousa Bibliotecário/Documentalista

Coordenador de Biblioteca Substituto -PORTARIA N° 158/PVCAL - CGAB/IFRO, DE 25 DE MARÇO DE 2019. Roseni Santos Rodrigues

Bibliotecária/Documentalista

Coordenadora de Biblioteca - Port. n.º 2.242 GR/IFRO de 01/12/2016

IFRO Câmpus Porto Velho Calama

Av. Calama, 4985, Lote 994, Quadra 169, Flodoaldo Pontes Pinto, Porto Velho/RO CEP 76.820-441 Fone: (69) 2182 8907

(9)

Gnuteca

Coordenação de Biblioteca <cbib.vilhena@ifro.edu.br> 31 de maio de 2019 17:54 Para: Moisés Lima Marques <moises.marques@ifro.edu.br>

Boa tarde Moisés,

Necessitamos de suporte ao Gnuteca porque o sistema apresenta algumas falhas que dificultam o nosso serviço, consequentemente, prejudica o atendimento ao nosso usuário.

Por exemplo: já aconteceu de ao realizar um empréstimo o sistema travar. Quando executa uma ação, tem que sair da página e depois entrar novamente para liberar uma nova ação.

Também na questão do empréstimo entre bibliotecas: aconteceu de o sistema não reconhecer o exemplar, a mensagem dizia que o exemplar não pertencia a esta biblioteca.

O suporte ao Gnuteca é muito importante, pois temos algumas sugestões a acrescentar no sistema, também

precisamos de auxílio no momento em que o sistema apresentar falhas e assim prestarmos um serviço de qualidade aos nossos usuários.

Att,

Marlene Fouz da Silva

Bibliotecária/Documentalista-CRB11/946 Coordenação de Biblioteca

IFRO - Campus Vilhena