Planejamento e
Organização de Eventos
Fundamentação
• Serviço:
– preponderantemente intangível, você não tem como prever, pois só depois de realizado você sabe se atendeu as expectativas ou não(corte de cabelo,refeição em restaurante...), existe a responsabilidade e a hora da verdade, o envolvimento de quem presta o serviço.
Fundamentação
• O que são os eventos:
O evento é uma atividade que cresceu e se desenvolveu com a necessidade dos homens reunirem-se em um local, com hora e data marcada, visando um objetivo específico. Tal atividade configura-se como um instrumento de comunicação e troca cultural, um espaço para promoção e comercialização de produtos, o que gera interesse social, político e econômico em torno da mesma.
Fundamentação
• Importância:
– sonho, experiência, troca de conhecimento, negócios, visibilidade e estreitar a relação com os clientes.
Fundamentação
- CLASSIFICAÇÃO
Quanto a sua natureza:
• Técnicos/Científicos: são mais formais, baseados em discussões e
questionamentos sobre temas específicos. Os participantes, geralmente, não se conhecem e o diálogo surge através dos temas que vão ser
contemplados, de interesse comum a todos.
• Sociais: na sua grande maioria, são compostos por pessoas que já se conhecem e têm laços familiares ou afinidade pessoal. Ex. Aniversários, bodas, casamentos, etc.
Fundamentação
- CLASSIFICAÇÃO
Quanto a sua natureza:
• Culturais: Peças de teatro, shows e outros.Ex.: desfile das escolas de Samba do Rio de Janeiro, coloca o Brasil em evidência no mundo inteiro
• Políticos: Movimentos eleitoreiros, passeatas, etc.
• Esportivos: Campeonatos de Futebol, Olimpíadas, etc.
• Religiosos: Procissões, cultos, etc.
Cenário do mercado de eventos
• O mercado de eventos é formado 90% por pequenas e médias empresas e conta com profissionais cujo domínio da expertise é cada vez mais
preponderante;
• Outro fato marcante do setor de eventos é o reconhecimento como uma das seis atividade econômicas relacionadas à cadeia produtiva do turismo, inserida na nova LGT.
• Atualmente, o setor de eventos movimenta 730 mil empregos diretos, 2.9 milhões de postos de trabalho, R$ 37 bilhões de reais de renda anual
(3.1% PIB) e R$ 4.2 bilhões em impostos.
Movimento econômico
Setores diretamente relacionados
• montagem de stands
• comunicação visual, decoração
• segurança
• buffet
• serviços gráficos
• sonorização, iluminação, cenário
• serviços de limpeza
• serviços de recepção
• hospedagem, pacotes e serviços de receptivo
• fotografia
• brindes, troféus, placas
• audiovisuais
• tradução e intérprete
• seguradoras
• transportes de passageiros e de cargas
• comunicação
• uniformes e trajes
Fundamentação
• O que é planejar?
Planejar é a arte de elaborar o plano de um processo de mudança.
Compreende um conjunto de conhecimentos práticos e teóricos ordenados de modo a possibilitar interagir com a realidade, programar as estratégias e ações necessárias, e tudo o mais que seja delas decorrente, no sentido de tornar possível alcançar os objetivos e metas desejados e nele preestabelecidos. Merhy define planejamento como “o modo de agir sobre algo de modo eficaz”.
No setor de eventos, o planejamento é o instrumento que permite melhorar o desempenho, otimizar a produção e elevar a eficácia e eficiência dos serviços.
• Pré – evento:
concepção, estudo de viabilidade (pesquisa), definição de data/período, nº de participantes, escolha do local, levantamento dos recursos/serviços (fornecedores), previsão de custos, definição das estratégias, desenvolvimento de projeto, análise de mercado (parceiros acionistas), business plan e cronograma de trabalho.• Trans – evento:
montagem, acompanhamento e controle (check- list), atendimento ao público, registro e desmontagem.• Pós – evento:
acerto de contas, compilação de dados, avaliação do evento, prestação de contas (apresentação do relatório), envio de agradecimentos e início pós-venda.Etapas
Etapas
• Pré – evento:
Primeiro momento é o da concepção do evento. Precisamos conhecê-lo, coletar informações que, direta ou indiretamente, lhe digam respeito, criar intimidade e perceber todos os seus detalhes. Esta é a fase em que é
traçado o perfil do evento. Com a elaboração deste perfil, você adquire subsídios para gerar o planejamento e o orçamento preliminares.
Segundo momento é o do planejamento, onde já se tem definido e
determinado o evento. Cada um de seus tipos tem suas características e particularidades. A sua organização deve estar muito bem detalhada para que se tenha sucesso, e ao planejamento, será destinada especial atenção.
Etapas
Itens que compõem o planejamento global:
• Público-alvo,
• Data do evento,
• Local,
• Temário,
• Programação,
• Estratégia de divulgação e vendas,
• Planejamento econômico,
• Apoio logístico,
• Seleção da equipe de trabalho,
• Transporte ,
• Hospedagem,
• Prazo para organização.
Etapas
• Pré – evento: Fase da pesquisa
– PUBLICO ALVO
Será definido mediante pesquisa ou informações da Comissão Organizadora e/ou Cliente.
• Quem é?
• Onde encontrá-lo?
• Grau de Instrução?
• Formação profissional?
• Faixa etária?
• Número esperado de participantes?
Etapas
• Pré – evento: Fase da pesquisa
– DATA
Para a escolha da data do evento devemos observar:
• O calendário nacional e internacional de eventos na região geográfica do evento;
• O calendário de eventos da mesma natureza naquele período;
• Datas comemorativas, feriados, final do período de férias ou próximo ao inicio das mesmas;
• As características climáticas de cada região.
Etapas
• Pré – evento: Fase da pesquisa
– LOCAL
A escolha do local temos que compreendê-lo sob dois aspectos:
A região geográfica:
• Um aspecto importante é a segurança. Os turistas, especialmente os estrangeiros, já estão evitando cidades grandes por temerem ser vítimas da violência
• Certifique-se que a cidade possui uma boa rede hoteleira
• Regiões muito caras devem ser descartadas, a menos que sejam efetivamente a melhor opção.
• Escolha regiões com atrativos turísticos, o que pode despertar ainda mais a atenção de pessoas.
Etapas
• Pré – evento: Fase da pesquisa
– O espaço físico
A visita é indispensável, para que se tenha a exata noção do ambiente, evitando surpresas desagradáveis.
• O espaço deverá preencher da melhor maneira o binômio preço e qualidade;
• Espaços renomados sempre transmitem uma maior credibilidade e confiabilidade ao evento;
• Infra-estrutura existente e serviços agregados;
• O acesso ao local (se necessário poderá ser entregue um impresso com o mapa respectivo);
• O local deve ser apto a abrigar qualquer recurso audiovisual que, porventura, necessite utilizar;
• O espaço deve ser compatível com a quantidade de pessoas esperadas e as atividades a serem realizadas.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- TEMÁRIO
É a determinação do título e tema do evento, bem como de todos os assuntos que serão abordados. O temário é definido pela Comissão
Organizadora do evento. Ele deve interessar ao público alvo, ser de fácil compreensão, claro, objetivo de linguagem simples e direta.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- PROGRAMAÇÃO
Consiste na distribuição, por datas e horários, de todas as atividades do evento, considerando-se não somente as relacionadas com o temário, mas também as sociais, turísticas, etc.
Cuidados especiais:
• Atenção a horários de vôos, temos que dar condições a todos os
participantes a se deslocarem para o evento e retornarem dentro de prazos confortáveis. Cuidado especial com cidades do interior.
• Para montagem e desmontagem de salões quando os mesmos abrigarem atividades cientificas e sociais em turnos diversos;
• Atividades turísticas muito atrativas poderão esvaziar plenárias;
• Horários dos intervalos para coffee-break (ideal de 30 min) e almoço (de acordo com capacidade do espaço);
• Pré – evento: Definições
- ESTRATÉGIA DE DIVULGAÇÃO E VENDAS
Para organizar o evento, você tem que dividir as estratégias de venda em dois segmentos:
1) A conquista de patrocinadores e parceiros para garantir a obtenção de recursos.
- Estruturar um plano de cotas comerciais com boas contra-partidas onde as empresas vislumbrem resultados a partir do investimento.
2) A sedução dos participantes, por meio de estratégias de divulgação.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- APOIO LOGÍSTICO
É o detalhamento de todos os itens necessários para a composição do evento, sem os quais ele não pode ser realizado. É formado pelos equipamentos audiovisuais, elétricos e eletrônicos e materiais diversos.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- SELEÇÃO DA EQUIPE DE TRABALHO
Para a realização de um evento é necessária a contratação de pessoal qualificado para:
• Serviço de secretaria,
• Serviço de recepção,
• Serviços de artes gráficas (material promocional), da criação a impressão,
• Serviços de fotografia, vídeo e som,
• Serviços de alimentação,
• Serviços de decoração,
• Serviços de recursos audiovisuais,
• Serviços de transporte,
• Serviço de assessoria de imprensa
• Serviços de segurança.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- TRANSPORTE
Transportadora Aérea Oficial – após contatar todas transportadoras aéreas, definimos pela que conceder ao evento um maior número de
vantagens, oferecendo os seguintes serviços:
• Colaborar na divulgação do evento através das agências de turismo ou da própria empresa.
• Motivar os participantes em potencial do evento, utilizando-se das equipes de promoções da empresa.
• Auxiliar na distribuição de cartazes, folders, folhetos explicativos, dentre outros
• Fornecer desconto especial na tarifa para os participantes do evento.
• Conceder passagens aéreas cortesias para divulgação do evento.
Etapas
• Pré – evento: Definições
- PLANEJAMENTO ECONÔMICO
É a elaboração da Previsão Orçamentária , relação de todas as despesas e receitas prováveis do evento. A relação custo x beneficio tem que apresentar saldo positivo. Caso contrário, os procedimentos têm que ser reformulados até que se obtenha este equilíbrio.
•Despesas – cálculo estimado dos gastos com todos os itens que permitem a realização do evento. Esse cálculo deve ser feito com base na média dos preços mais altos, encontrados a partir de levantamento prévio de custos.
•Receitas – quantia apurada com as inscrições, permutas e patrocínios, em função das necessidades de despesas. São estimadas pelas menores médias encontradas. Ao discriminar a receita, deve-se analisar a viabilidade real de sua execução.
Etapas
PRAZO PARA ORGANIZAÇÃO
TIPO DE EVENTO PRAZO
Congressos internacionais 3 anos
Congressos Nacionais 2 anos
Congressos Regionais 1 ano
Seminários locais 6 meses
Reuniões locais 3 meses
Feiras ou exposições internacionais 3 anos Feiras ou exposições nacionais 2 anos Feiras ou exposições regionais 1 ano Festas ou comemorações formais 6 meses
Etapas
Quanto a dimensão - Segundo a EMBRATUR
Evento de grande porte: acima de 500 pessoas Evento de médio porte: de 251 a 500 participantes Evento de pequeno porte: de 50 a 250 participantes
- ORGANIZAÇÃO
Entidade Promotora – responsável pela realização do evento, formada por um grupo de profissionais que dirige uma associação ou sociedade e que é a fonte decisória de todas as ações que visem o objetivo final. A entidade promotora é a que elabora a programação e o temário, indica os palestrantes, orienta sobre o público-alvo, informa o histórico do evento, enfim, fornece ao organizador todos os dados necessários para o seu trabalho.Muitas vezes também dá dicas e suporte para o trabalho de captação de recursos financeiros facilitando a missão do organizador.
Empresa organizadora – empresa especializada contratada pela Entidade Promotora para organizar o evento previsto por eles.
Etapas
- ORGANIZAÇÃO
Patrocinador – empresas privadas ou organizações públicas que tenham identidade ou afinidade com o evento ou com o perfil do público-alvo.
Para tanto, disponibilizam verba para associar sua logomarca a itens promocionais do evento.
Expositor - aluga um espaço e paga um valor estipulado para durante o período de duração do evento manter um contato constante com seu público de interesse.
Apoio – geralmente não disponibiliza verba financeira para divulgar sua logomarca junto ao material de divulgação do evento. A sua logomarca dá credibilidade ao evento, reforçando assim o mesmo perante seu público- alvo e patrocinadores.
Etapas
- ORGANIZAÇÃO
Definição das Comissões: esta função é da entidade promotora:
Comissão Organizadora – geralmente composta pela diretoria da entidade promotora.
Comissão Cientifica – o coração do evento é esta reunião que elabora o programa cientifico.
Comissão Financeira – definição de taxa de inscrição e patrocínios.
Comissão de Divulgação – reforça a divulgação do evento, geralmente seus integrantes são de cidades ou regiões longe da sede do evento.
Comissão Social – organiza todas as atividades sociais; é responsável pela recepção dos convidados especiais; escolha de presentes e elaboração de cartões de Boas Vindas.
Etapas
Ferramentas utilizadas nos Eventos e suas funções
• Cronograma: Tem o papel de ordenar as atividades e seus prazos durante o processo de planejamento até a sua execução.
• Plano de Custo: Estabelece de onde vem os recursos financeiros e para que se destinam.
• Check-list: Relação de providências ou itens que devem ser verificados, ou executados, em qualquer atividade.
• Briefing: Resumo de informações, normas e recomendações que servirão de base para a publicidade e planejamento de um evento.Poderá ser
definido também como a exposição inicial da idéia (projeto) que se pretende operacionalizar.
Ferramentas utilizadas nos Eventos e suas funções
• Cerimonial: É o conhecimento e o cumprimento de normas
preestabelecidas, ou seja, é através dele que mantemos a ordenação das atividades programadas, desde a abertura até o encerramento do evento.
• Protocolo: Tem o papel de codificar as regras que regem o cerimonial. O objetivo dar a cada palestrante ou participante de uma mesa, os
privilégios e imunidades a quem tem direito.
• Programação: Material que apresenta de forma organizada as atividades, com as datas e os horários, contendo também o tema e os convidados.
Evento: (tipo ou nome)
Justificativa e Objetivo: É onde se determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica.
Público/ Convidados: É a quem se determina o evento (público de interesse), devendo ser colocada a estimativa.
Estratégias: Aquilo que serve de atração para o público de interesse do evento como coquetel, atividades sociais, brindes, divulgação...
Estrutura de projeto para Eventos
Recursos: Humanos materiais e físicos. Não deve ser muito detalhado e/ou especificado, porque podem ocorrer alterações durante a execução do projeto. Verificar conforme check-list.
Implantação: Descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projeto até o seu término. Deve-se estruturar um roteiro de atividades e horários
(programação).
Fatores condicionantes: São fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado. Variáveis controláveis e incontroláveis.
Acompanhamento e controle: Determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento.
Estrutura de projeto para Eventos
Orçamento previsto: Tem que ser detalhado. É dele que virão os recursos financeiros necessários para o custeamento dos recursos humanos e materiais.
Material de Divulgação/Mídia: Descriminar o tipo de peças que serão utilizadas e quantidades para quotização. Na maioria dos eventos, são através das cotas que se buscam patrocínios/apoios (convites, banners, faixa, cartaz, folder, rádio, Tv, outdoor, busdoor, etc.).
Contra-partidas: Apresentar de forma detalhada as diferentes
estratégias/oportunidades que os possíveis parceiros podem explorar no evento junto ao público, a partir de um investimento.
Estrutura de projeto para Eventos
• CAMPOS, L.C. de A. M.; WYSE, N.; ARAÚJO, M. L. M. da S. Eventos: oportunidade de novos negócios. Rio de Janeiro: Senac Nacional, 2000.
• CANTON, A. M. Eventos: ferramenta de sustentação para as organizações do terceiro setor. São Paulo: Roca, 2002.
• MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 2.ed. São Paulo:
Manole, 2002.
• MELO NETO, F. P. de. Marketing de eventos. Rio de Janeiro: Sprint, 2001.
• MELO NETO, F. P. de. Criatividade em eventos. São Paulo: Contexto, 2000.
• TENAN, I. P. S. Eventos. São Paulo: Aleph, 2002.
• ZANELLA, L.C. Manual de Organização de Eventos: Planejamento e Operacionalização. São Paulo: Atlas, 2003.
