SEST SENM
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteINSTRUÇÃO DE SERVIÇO IS-DEX/SEST/SENAT/N° 033/17
Aprova
o
Manual de
Procedimentos de
Gestão
Financeira
das
Unidades
Operacionais do SEST SENAT.
O Departamento Executivo do Serviço Social do Transporte
—SEST e do
Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte
—SENAT, representado por sua
Diretora Executiva Nacional, NICOLE GOULART, no uso de suas atribuições que
lhe são conferidas pelo ATO
—PRE CN/SEST/SENAT/ N° 110/15,
RESOLVE:
Art. 1°- Aprovar o Manual de Procedimentos de Gestão Financeira da
Unidades Operacionais do SEST SENAT, que faz parte integrante desta Instrução
de Serviço, independente de transcrição.
Art. 2°
-Esta Instrução de Serviço entra em vigor a partir de 1° de
novembro de 2017, revogando-se todas as disposições em contrário, em especial a IS
DEXJSEST/SENAT/N.° 041/1 6.
Brasilia, 30 de outubro de 2017.
-
ICOLE
Diretora
x
tiva Naconal do SEST SENAT
SAUS Quadra 1, BlocoilJfl
Ed. CNT
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Brasília-DF1
TeL: (61) 3315.7000 Fax: (61) 3223.29151
CEP: 70070-944 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.brS
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ServiçoSocial do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteManual de Procedimentos de
Gestão Financeira das
Unidades Operacionais do
SEST SENAT
Coordenação de Orçamento e Contabilidade
SAUS Quadra 1, BlocoOJF,
Ed. CNT
1
Brasflia-DF1
lei.: (61)3315.7000! Fax: (61)3?Z3.Z9l5
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CEP: 700 0-944 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.brS
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Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte SUMÁRIO FINALIDADE 5 2. ABRANGÉNCIA 5 3. ORIENTAÇÕES GERAIS 5 3.1 Contas bancárias 5 3.2 Transferências financeiras 6 3.3 Emissão de cheque 7 3.4 Aplicações financeiras 7 3.5 Guarda de valores 7 4. RECEITAS 7 4.1 Repasse mensal 7 4.2. Recursos próprios 7 4.3 Recebimento de valores 74.4 Recibos e (ou) notas fiscais 9
4.5 Entrega de valores à área administrativa e financeira 10
4.6 Depósitos bancários 11
4.7 Cheque devolvido 11
4.8 Devoluções 12
4.8.2 Devolução de Pessoa Jurídica 13
5. DESPESAS 14
5.1 Compras 14
5.2 Comprovação da regularidade fiscal do fornecedor 14
5.3 Realização da despesa 14
5.4. Pagamentos de Juros e Multas 15
5.5 Despesasvedadas 15
5,6 Despesas com Projetos Nacionais e Datas Comemorativas 16
5.7 Despesas com cartão de visita 17
5.8 Divulgação e participação em eventos institucionais regionais 17
5.9 Despesas com viagens 17
5.10 Realização dos pagamentos 17
5.11 Documentos contábeis 19
5.12 Atesto dos documentos 19
5.13 Fundo fixo 20
5.14 Despesa com serviços de táxi 20
5.15 Pagamentos a autônomos 20
6. PRESTAÇÃO DE CONTAS 21
6.1 Registros contábeis 21
6.2 Prestação de contas mensal 21
6.3 Prestação de contas anual para o encerramento do exercício 24
7. RESPONSABILIDADES 25
8. GLOSSÁRIO DE TERMOS 28
9. CONTROLE DE ATUALIZAÇÕES 29
ANEXO 1: REQUISIÇÃO DE AUXÍLIO 30
ANEXO 2: CONTROLE AUXILIAR MENSAL DE VALORES A RECEBER 31
ANEXO 3: MAPA MENSAL DE CONTROLE DA RECEITA GERADA E RE( EBI ...33
SAUS Quadra 1, Bloco “.1”, Ed. CNT
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Brasília-DF1
Tel.: (61) 3315.70001
Fax: (61) 3223.29(51
CEP: 70( Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911
www.sestsenat.org.brSEST SENM’
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteANEXO 4: RECIBO 35
ANEXO 5: MODELO DE CONVITE INVIVIDUAL 36
ANEXO 6: NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL 37
ANEXO 7: DECLARAÇÃO DE QUE NÃO POSSUI A VIA ORIGINAL DO RECIBO 38
ANEXO 8: SOLICITAÇÃO DE DEVOLUÇÃO DE VALOR PAGO 39
ANEXO 9: RECIBO DE DEVOLUÇÃO DE RECEITA 40
ANEXO 10: DECLARAÇÃO DE QUE NÃO POSSUI CONTA BANCÁRIA 41
ANEXO 11: CÓPIA DO CHEQUE 42
ANEXO 12: DEMONSTRATIVO MENSAL DE GASTO COM LOCOMOÇÃO 43
ANEXO 13: CARTA DE VERIFICAÇÃO DE ENVIO MENSAL DA DOCUMENTAÇÃO
(CHECK LIST) 44
ANEXO 15: DEMONSTRATIVO DE RECOLHIMENTO DO IR, PIS/COFINS/CSLL, ISS E
DO INSS SOBRE SERVIÇOS PRESTADOS POR PESSOA JURÍDICA 46
ANEXO 16: MODELO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE 47
ANEXO 17: DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE 48
ANEXO 18: DECLARAÇÃO DE CONCILIAÇÃO FINANCEIRA 49
SAUS Ouadra 1, Bloco“SI Ed. CNT Brasília-DF
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Tel.: (61) 331520001
Fax: (61)3223.29151 CE’: 70070-944S
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Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte1. FINALIDADE
Definir os procedimentos gerais de gestão financeira, as orientações administrativas e os controles
a serem observados na execução das receilas e das despesas pelas Unidades Operacionais do SEST
SENAT. Além disso, este manual também é referência para os trabalhos de supervisão, controle e auditoria desenvolvidos pelo Departamenlo Executivo/DEX.
2. ABRANGÊNCIA
Unidades Operacionais do SEST SENAT.
3. ORIENTAÇÕES GERAIS
3.1 Contas bancárias
a) As Unidades Operacionais deverão providenciar a abertura de 4 (quatro) contas correntesjunto a um dos bancos oficiais, sendo:
Unidades Conta corrente 1 Conta corrente 2
Operacionais (Repasse) (Receita Própria)
• Movimentar repasses oriundos do • Movimentar somente receitas próprias
Departamento Executivo/DEX. oriundas de suas atividades.
SEST
• Efetuar pagamentos de todas as despesas da Unidade Operacional.
• Movimentar repasses oriundos do • Movimentar somente receitas próprias
Departamento Executivo/DEX oriundas de suas atividades
SENAT
• Efetuar pagamentos de todas as despesas
da Unidade Operacional.
b)
É
VEDADO o pagamento de despesas pela conta corrente Receitas Próprias.e)
É
VEDADO utilizar a receita recebida em dinheiro para pagar fornecedores. Toda a receitarecebida deve ser depositada integralmente na conta de receitas próprias.
d)
É
VEDADO utilizar a receita recebida em dinheiro na devolução de valores decorrentes dequaisquer serviços em que a Unidade Operacional tenha sido contratada na área de desenvolvimento profissional e de promoção social em que não houver a execução, ou tenha havido a execução apenas parcial.
e)
É
VEDADO utilizar a receita recebida em dinheiro para reposição do fundo fixo.fl
Todas as contas correntes que estiverem ativas deverão ser devidamente controladas,verificadas e conciliadas diariamente pelo Gestor da Unidade Operacional conforme determina
o artigo 25, inciso 111, do Estatuto Social do SEST e do SENAT, que tem a seguin dação:
“manter atualizada a contabilidade da Unidade Operacional e disponibilizar a m ii;; ntaçõo
financeira e bancária ao Departanwnto Executivo, alimentando diariamente ( sist ina de
infonnática integrado, atendendo às orientações, cumprindo com as inst ii õe e as
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2yíí CEP: 700 944 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.brSEST SENM
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizaqem do Transportesolicitações do Departamento Executivo, enviando mensalmente os documentos
comprobatórios para atualizaçõo da contabilidade.
g) O controle e a conciliação diária devem ser suficientes para que não ocorram, nas contas
bancárias, situações de saques a descoberto (ocorre quando se emite uma ordem de pagamento
de valor maior que o existente em uma determinada conta), ou utilização de cheque especial. As situações de antecipação de crédito indicam a existência de práticas lesivas à gestão da
Unidade Operacional.
h) Toda a documentação relativa à movimentação financeira deverá ser enviada mensalmente para
a Coordenação de Orçamento e Contabilidade, impreterivelmente, até o dia 5° dia útil do mês
subsequente, em conjunto com a prestação de contas.
i) A Unidade Operacional deverá abrir conta bancária específica em qualquer agência bancária
oficial para a gestão de projetos e programas especiais do Departamento Executivo e de programas do Governo. Essas contas correntes deverão ser encerradas ao término das atividades vinculadas ao respectivo projeto ou programa especial.
j)
Por ser incumbência do Gestor da Unidade Operacional. conforme artigo 25, inciso XII, doEstatuto Social do SEST e do SENAT: “gerir com eficiência as reservas financeiras da Unidade Operacional.”, este deverá avaliar a necessidade da utilização de operações de Documento de Ordem de Crédito (DOC) ou Transação Eletrônica de Documento (TED) durante o mês, sem prejuízo do dever de justificar ao Departamento Executivo, quando solicitado, a utilização de tais operações em razão do seu custo.
k) No encerramento da conta corrente, solicitar ao banco o termo de encerramento da conta
bancária. Após assinado pelas partes (banco e Unidade Operacional), encaminhar a cópia digitalizada à Coordenação de Orçamento e Contabilidade e anexar o original na respectiva prestação de contas mensal.
3.2 Transferências financeiras
a) Para facilitar a operacionalização dos pagamentos, é permitida a transferência periódica de
valores da conta corrente de Receita Própria para a conta corrente dc Repasse, desde que sejam da mesma Instituição, ou seja, SEST Receita Própria para SEST Repasse e SENAT Receita Própria para SENAT Repasse.
b)
É
VEDADO transferir recurso da conta corrente de Repasse para a conta corrente de ReceitaPrópria.
c)
É
VEDADO transferir recurso diretamente entre as instituições, ou seja, do SEST para oSENAT e do SENAT para o SEST, assim como transferência de recurso entre Unidades Operacionais.
d) Quanto às contas correntes dos projetos e programas especiais do Departamento Executivo e
de programas do Governo ou com finalidades especificas. é obrigatório observar as condições
previstas para a movimentação financeira estabelecidas nos normativos especj’flbps dos respectivos projetos, quando aplicável.
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Tel.: (61) 3315.7000 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-94 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.brSESF SENAF
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de AprendIzagem do Transporte3.3 Emissão de cheque
O Gestor da Unidade Operacional deverá atentar para as disposições da Instrução de Serviço
específica que trata sobre a utilização do cheque como forma de pagamento nas hipóteses restritas definidas na Instrução de Serviço que dispõe sobre o assunto.
3.4 Aplicações financeiras
a) As reservas financeiras deverão ser aplicadas em opções de baixo risco, assim considerados a
poupança, os fundos de renda fixa e o Certificado de Depósito Bancário (CDB).
b) Os recursos disponíveis em contas correntes de projetos ou com finalidades específicas também
deverão ser aplicados em opções de baixo risco, assim considerados a poupança, os fundos de renda fixa e o Certificado de Depósito Bancário (CDB).
3.5 Guarda dc valores
a) A Unidade Operacional deverá possuir cofre onde serão guardados todos os valores em espécie em sua posse, os cheques pré-datados, talonários de cheques e outros documentos julgados
importantes pelo Gestor da Unidade Operacional.
b) Por ser incumbência exclusiva do Gestor da Unidade Operacional, a gerência financeira da
Unidade Operacional, conforme artigo 25, inciso XII, do Estatuto Social do SEST e do SENAT,
o segredo do cofre é de uso obrigatório e exclusivo do Gestor, ou de quem ele requisitar auxílio, o que não isenta sua responsabilidade sobre as reservas financeiras armazenadas no cofre. Essa
requisição deverá ser realizada mediante assinatura do documento específico (Anexo 1).
4. RECEITAS
4.1 Repasse mensal
A Coordenação de Desempenho Operacional enviará mensalmente às Unidades Operacionais o
valor de repasse definido em Ato específico e vigente.
4.2. Recursos próprios
As receitas operacionais decorrentes das atividades desenvolvidas pela Unidade Operacional são
destinadas para todas as despesas realizadas para atender todos os objetivos institucionais do SEST SENAT, devendo seguir os mesmos critérios utilizados nas receitas de repasse.
4.3 Recebimento de valores
a) A Unidade Operacional definirá os procedimentos de recebimento de valores, obs ando as orientações deste Manual.
b) Toda prestação de serviço, locação ou cessão de espaço fisico deverá ser efetiv da m diante
instrumento jurídico específico, nos padrões da Instrução de Serviço vigente, e o res ectivo
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Tel.: (61) 3315.70001
Fax: (61) 3223.29l’f”CEP: 70i Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911
www.sestsenat.org.brS
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SENAF
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transportedocumento de garantia, quais sejam, contrato de prestação de serviço, contrato de locação ou notas de empenho, salvo hipóteses previstas em normativos específicos.
c) Poderão ser aceitos dos usuários, além de valores em espécie, cheques à vista ou pré-datados,
cartões de débito e (ou) de crédito ou pagamento por boleto bancário.
d) Poderão ser aceitas guias de desconto em folha de salários como forma de pagamento dos
serviços oferecidos pelo SEST e pelo SENAT para os empregados das empresas conveniadas. Nesse tipo de transação, é obrigatória a celebração de instrumento jurídico entre as partes nos padrões da Instrução de Serviço vigente.
e) Nos cursos oferecidos pelo SENAT, cuja opção de pagamento seja cheque pré-datado ou boleto
bancário, a entrega do certificado está atrelada à quitação do débito. Nos demais serviços oferecidos pela Unidade Operacional, a entrega ou a conclusão do serviço deverá estar vinculado à compensação do cheque pré-datado ou do boleto bancário.
O
O Gestor da Unidade Operacional deverá instituir um controle específico quanto às atividades da área de lazer, esporte e cultura, cobradas por meio de boleto bancário, instituídos emconsonância com boas práticas de administração e finanças. Para o lançamento dessas receitas
no Sistema de Gestão deve-se seguir as instruções específicas desse sistema.
g) O responsável pelo fechamento do caixa deverá manter sob sua guarda todos os valores
recebidos no seu turno, em local apropriado e seguro (exemplo: gaveta com chave), emitindo
e imprimindo o relatório do Sistema de Gestão (Relação de Fechamento de Caixa) no
encerramento do seu caixa, diariamente, e o número de vezes que for necessário.
h) Para todos os serviços oferecidos e pagos antecipadamente pelos usuários, principalmente
quando estes usuários residem em localidade diferente de onde está instalada a Unidade Operacional, o pagamento deverá ser efetuado mediante a utilização de boleto bancário.
i)
É
VEDADO informar a conta corrente da Unidade Operacional para o recebimento de valores(depósitos e quaisquer tipos de transferências) por parte dos usuários (pessoa fisica).
j)
Será autorizado recebimento por meio de depósito e quaisquer tipos de transferências somentede pessoa jurídica, cabendo ao gestor, neste caso, realizar a tempestiva e correta identificação e baixa desses depósitos no sistema de informática integrado.
k)
É
VEDADA a utilização de nota promissória como forma de pagamento.1) Nos cursos do SENAT pagos por pessoa jurídica, para cada aluno cadastrado na respectiva
turma no Sistema de Gestão, o sistema emite uma Guia de Transferência (TR). O conjunto de TRs (turma fechada) gerará uma Guia Empresa (GE). A Unidade Operacional emitirá nota fiscal, devendo proceder, no Sistema de Gestão, a vinculação da GE à respectiva nota fiscal, assegurando a indicação da nota fiscal na Relação de Fechamento de Caixa.
m) A cobrança dos valores registrados em guias (desconto em folha ou Guia Empresa-GE) deverá
ser efetuada somente por meio de boleto bancário, conforme a operacionalização da cobrança
na Unidade Operacional.
n) O responsável pelo caixa deverá entregar, diariamente e mediante protocolo, a Re ç o de
Fechamento de Caixa, com os valores recebidos e as vias dos recibos, ao Gestor d Uni ade Operacional, ou a quem ele requisitar auxílio, mediante assinatura do documento spec fico (Anexo 1).
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TeL: (61) 3315.70001
Fax: (61) 3223.29151
CEP: 70070-94 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911
www.sestsenat.org.brSEST SENM
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizaqem do Transporteo) Quando o contratante dos serviços oferecidos pelo SEST ou pelo SENAT for pessoa jurídica e
solicitar que o pagamento seja feito em data futura, deve-se emitir nota fiscal e registrar o fato
no formulário Controle Auxiliar Mensal de Valores a Receber (Anexo 2). Esse formulário
deverá ser preenchido nos casos de recebimentos futuros referentes a contratações de cursos pan grupos fechados, locações de espaço fisico. emissão de notas fiscais, emissão de boletos
de cobrança, contratos, parcerias, entre outros. Recomenda-se que o recebimento seja realizado
antes do término do curso ou antes da data da locação, ou seja. definir data de vencimento do pagamento em data anterior à realização do evento contratado.
p) A Coordenação de Administração e Finanças das Unidades Operacionais não poderá ser a área
responsável pela emissão de recibos decorrentes de valores dos serviços oferecidos pelo SEST eou pelo SENAT.
q) Após os devidos registros diários nos sistemas de informações integradas referentes aos dados
operacionais, financeiros e contábeis, todos os valores recebidos deverão ser lançados no Mapa Mensal de Controle da Receita Gerada e Recebida (Anexo 3). O Mapa Mensal de Controle da Receita Gerada e Recebida (Anexo 3) e o Controle Auxiliar Mensal de Valores a Receber (Anexo 2) deverão ser encaminhados à Coordenação de Orçamento e Contabilidade na prestação de contas mensal. devidamente conferidos e assinados pelo Gestor e Coordenadores.
4.4 Recibos e (ou) notas fiscais
a) As receitas operacionais referentes aos serviços prestados pelo SEST e pelo SENAT deverão
estar suportadas por notas fiscais ou recibos, acaso a legislação municipal isente a entidade de emissão de nota fiscal.
b) Todos os recibos de receitas operacionais deverão ser emitidos por meio do Sistema de Gestão.
c) Os recibos com numeração sequencial tipográfica deverão ser utilizados somente nos casos de
inoperância do Sistema de Gestão, conforme modelo disponível no Anexo 4. Após o reestabelecimento do sistema, o recibo tipográfico deverá, obrigatoriamente, ser vinculado no Sistema de Gestão. Para os lançamentos dessas receitas no Sistema de Gestão, deve-se seguir
as instruções específicas desse sistema.
d) Os recibos tipográficos deverão ser confeccionados em, no mínimo, 2 (duas) vias, com
numeração sequencial específica para o SEST e outra para o SENAT, sendo que uma via será entregue ao contratante do serviço e a outra será arquivada na Unidade Operacional.
e) A segunda via do recibo de receita ficará arquivada na Unidade Operacional e poderá ser
solicitada a qualquer tempo pela Coordenação de Orçamento e Contabilidade e pela Coordenação de Auditoria das Unidades Operacionais para os casos de apuração de divergências encontradas entre os sistemas de informática integrados.
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Na prestação de contas mensal a ser enviada à Coordenação de Orçamento e Contabilidade.deverá constar apenas os comprovantes de depósitos em conta corrente dos recursos recebidos.
g) Todos os convites individuais emitidos serão, necessariamente, cadastrados no Sist de
Gestão, conforme as instruções do Manual do Módulo Financeiro do Sistema de Ges ão,
disponível na intranet. Os convites para utilização do clube e para eventos nas nida es
Operacionais poderão ser confeccionados em blocos de convites individuais para o psçi’rios
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61)3223.29151 CEP: 70070-9L14SEST SENAT
Serviço Social do Transporte Serviço Hacional de Aprendizagem do Transporteque não forem cadastrados ou que não estiverem de posse da sua carteidnha, desde que possuam numeração sequencial tipográfica específica, conforme o modelo do Anexo 5. A contratação da gráfica para a confecção dos convites deve seguir os procedimentos estabelecidos no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SESI SENAI.
h) A confecção dos blocos de notas fiscais somente deverá ser providenciada pela Unidade
Operacional. nos casos que a legislação municipal e (ou) estadual não obrigarem a utilização
da nota fiscal eletrônica. Quando necessária a confecção, será feito um bloco de nota fiscal para o SEST e outro para o SENAT.
i) Os blocos de recibos tipográficos e de notas fiscais deverão ser cadastrados, previamente e
obrigatoriamente, no Sistema de Gestão para possibilitar a correta vinculação do recibo e (ou) nota fiscal. Para a realização desses procedimentos, devem-se seguir as instruções contidas no Manual do Módulo Financeiro do Sistema de Gestão, disponível na intranet.
j)
Nas localidades em que as prefeituras exigem a certificação digital para a emissão de nota fiscalektrônica. a Unidade Operacional deverá solicitar à Coordenação de Orçamento e Contabilidade a sua aquisição.
k) As notas fiscais eletrônicas também deverão ser cadastradas prévia e obrigatoriamente no
Sistema de Gestão para a realização da vinculação. sendo que as instruções desses procedimentos constam no Manual do Módulo Financeiro do Sistema de Gestão, disponível na intranet.
4.5 Entrega de valores à área administrativa e financeira
a) O Gestor da Unidade Operacional, ou quem ele formalmente requisitar auxílio, mediante
assinatura do documento específico (Anexo 1), deverá conferir as informações constantes na Relação de Fechamento de Caixa com os valores recebidos (dinheiro, cheques, comprovantes
de operações com cartões de crédito ou débito, guias de desconto em folha, guias de
transferência para empresas, boleto bancário, notas fiscais) e os recibos emitidos pelo responsável, antes de protocolar o respectivo recebimento.
b) O procedimento de conferência deverá ser realizado diariamente para cada Relação de
Fechamento de Caixa emitido pela Unidade Operacional, com exceção das Relações de Fechamento de Caixa emitidos no turno da noite e os mantidos em funcionamento durante os finais de semana e feriados, que deverão ser recebidos pelo Gestor da Unidade Operacional. ou por quem ele requisitar auxilio mediante assinatura do documento específico (Anexo 1), no início do primeiro dia útil seguinte, mediante protocolo.
b.I O Gestor da Unidade Operacional deverá implementar os procedimentos para os recebimentos e a guarda dos valores das Relações de Fechamento de Caixa emitidos no turno
da noite, aos finais de semana e feriados, para cumprimento do dever de gerir com eficiência as reservas financeiras, previsto no artigo 25, inciso XII. dos Estatutos Sociais do SEST e do
SENAI.
c) Havendo diferença entre valores recebidos e os recibos, o Gestor da Unidade Oaeracional
deverá exigir a regularização pelo responsável pela emissão da Relação de E cha ento de Caixa antes de efetuar o recebimento desses valores e recibos. Caso o Gesto da Unidade
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SAUS Ouadra 1, Bloco iiJI
Ed. CNT
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2915l.tP?(007
-944S1SF SENAF
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteOperacional requisitar auxilio a um dos empregados a responsabilidade por essa conferência e
for constatada uma diferença, o empregado deverá comunicar o fato ao Gestor da Unidade
Operacional. via e-mail, para as providências de restituição dos valores e reavaliação dos controles existentes, visando minimizar os riscos e a reincidência da desconformidade.
d) Por ser incumbência do Gestor da Unidade Operacional, conforme artigo 25, inciso Xli, do
Estatuto Social do SEST e do SENAT: ‘gerir com eficiência as reservas financeiras da
Unidade Operacional“, este deverá implantar controle para o acompanhamento dos valores
pendentes de recebimento registrados em guias, cartões de crédito e (ou) débito e boletos bancários, bem como para os depósitos de cheques pré-datados. O controle implantado deverá
ser conferido e atestado, diariamente, pelo Gestor da Unidade Operacional.
e) De posse da Relação de Fechamento de Caixa, o Gestor da Unidade Operacional, ou quem ele
requisitar auxilio, deverá atualizar diariamente o Mapa Mensal de Controle da Receita Gerada
e Recebida, conforme o modelo do Anexo 3. o que não exime o Gestor da sua responsabilidade de conferir o documento diariamente.
O
Deverá ser confeccionado um Mapa Mensal para o SEST e outro para o SENAI, no qualregistrar-se-ão as receitas geradas e recebidas pela Unidade Operacional, lendo como resultado
o montante de receitas pendentes de recebimento (saldo a receber/depositar).
g) O tempo de guarda dos documentos comprobatórios de receitas para arquivamento na Unidade
Operacional deve seguir o prazo determinado em normativo específico que trata dos procedimentos de guarda de documentos.
4.6 Depósitos bancários
a) Em atendimento ao que determina o artigo 25, inciso XII. do Estatuto Social do SEST e do
SENAT, os depósitos bancários deverão ser realizados, no mínimo, uma vez por semana. devendo o Gestor analisar a necessidade de efetuar vários depósitos semanais. considerando o volume financeiro em caixa e os riscos inerentes à guarda e ao transporte desses valores, podendo requisitar auxílio a um dos empregados para realizar os depósitos bancários, o que não o exime da sua responsabilidade estatutária.
b)
É
VEDADA a utilização de serviços de motoboy para realização de depósitos bancários, sendofacultado à Unidade Operacional contratar empresa especializada em transporte de valores, desde que viável economicamente, observando rigorosamente os procedimentos estabelecidos
no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SEST
SENAT.
4.7 Cheque devolvido
a) Extintas todas as tentativas de recebimento de forma extrajudicial, tais como contato por
telefone e notificação extrajudicial, conforme modelo constante no Anexo 6, o Gestor da Unidade Operacional poderá contratar empresa especializada, ou escritório de advocacia, para
realizar a cobrança desses títulos, desde que a contratação e os seus termos sejam p vi ente
aprovados pela Assessoria de Conformidade Legal e que seja economicam te ável,
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11 SAUS Quadra 1, BlocoflJII,
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Tel.: (61) 3315.70001
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Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporteobservando rigorosamente os procedimentos estabelecidos no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SEST SENAT.
b) Os cheques devolvidos deverão ser arquivados na Unidade Operacional, guardados em cofre
sob responsabilidade do Gestor da Unidade Operacional.
4.8 Devoluções
Na devolução de valores decorrentes de quaisquer serviços em que a Unidade Operacional tenha
sido contratada na área de desenvolvimento profissional oude promoção social em que não houver
a execução parcial ou integral dos serviços, os procedimentos a seguir clccandos devem ser realizados:
4.8.1 Devoluçãode Pessoa Física
a) O cliente deve apresentar a via original do recibo, que será retida pela Unidade Operacional.
Caso o cliente afirme não possuir a via original do recibo, deverá declarar de próprio punho esse fato, conforme modelo constante no Anexo 7.
b) A Unidade Operacional deverá providenciar o preenchimento do formulário Solicitação de
Devolução do Valor Pago (Anexo 8), que deverá ser assinado pelo cliente.
c) Após assinado pelo cliente, o Coordenador do SEST ou do SENAT deverá aprovar a referida
solicitação e encaminhar o processo ao Gestor da Unidade Opcracional, ou a quem ele
requisitar auxílio , observando também as seguintes disposições:
1. A devolução deverá ser realizada mediante a emissão do documento Devolução de
Receita pelo Sistema de Gestão.
ü. Para o caso de devolução de receita quando o Sistema de Gestão estiver inoperante, a
Unidade Operacional deverá utilizar o formulário Recibo de Devolução de Receita (Anexo 9).
iii. Na devolução de valores decorrentes de quaisquer serviços em que a Unidade
Operacional tenha sido contratada na área de desenvolvimento profissional e de promoção social em que não houver a execução, o pagamento deverá ser realizado mediante transferência eletrônica. TED ou DOC em favor do cliente constante no recibo ou comprovante de pagamento, exclusivamente pela conta de repasse.
iv. O processo de devolução dos valores referentes aos serviços contratados e não
executados (devolução de receita) deverá conter uma breve descrição dos fatos, ser assinado pelo Gestor da Unidade Operacional, ou a quem ele requisitar auxílio, contendo os seguintes documentos anexados ao comprovante de transferência eletrônica:
• Documento de devolução de receita (gerado pelo Sistema de Gestão) ou Recibo de
Devolução de Receita (Anexo 9), conforme o caso.
• Formulário Solicitação de Devolução do Valor Pago (Anexo 8).
SAUS Quadra 1, BlocotJ0 Ed. CNT
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Brasflia-DF1
TeL:(61) 3315.70001
Fax: (61)3223.29151 CEP: 7007’F&e com oSESTSENAT: 0800 728 2891
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www.sestsenat.org.br12 griço
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Serviço Sociai do Transporte Serviço Nacional de Aprendizaqem do Transporte• Via original do recibo devolvida pelo cliente que solicitou a devolução ou a declaração de próprio punho alegando não possuir a via original do recibo (Anexo 7). • Cópia do RG e CPF.
v. Desde que o cliente/contratante declare não possuir conta corrente em nenhuma
instituição financeira, utilizando o modelo disponível no Anexo 10, a devolução de valores poderá ser realizada, de maneira excepcional, mediante a utilização de cheque nominal em favor do do cliente constante no recibo ou comprovante de pagamento, exclusivamente pela conta de repasse, e os seguintes documentos deverão estar anexados à cópia do cheque:
• Documento de devolução de receita (gerado pelo Sistema de Gestão) ou Recibo de
Devolução de Receita (Anexo 9), conforme o caso.
• Formulário de Solicitação de Devolução do Valor Pago (Anexo 8).
• Via original do recibo devolvida pelo cliente que solicitou a devolução ou a
declaração de próprio punho alegando não possuir a via original do recibo (Anexo 7).
• Declaração de próprio punho alegando não possuir conta corrente (Anexo 10).
• Cópia do RG e CPF.
4.8.2 Devolução de Pessoa Jurídica
a) A empresa deve apresentar a via original do recibo do Sistema de Gestão (GE) ou da nota fiscal,
que será retida pela Unidade Operacional, devendo se observar a legislação municipal quanto
à forma para cancelamento da nota fiscal.
b) A Unidade Operacional deverá providenciar o preenchimento do formulário Solicitação de
Devolução do Valor Pago (Anexo 8), que deverá ser assinado pelo representante da empresa.
c) Após assinado pelo representante da empresa, o Coordenador do SEST ou do SENAT deverá
aprovar a referida solicitação e encaminhar o processo ao Gestor da Unidade Operacional, ou
a quem ele requisitar auxílio, observando também as seguintes disposições:
i. A devolução deverá ser realizada mediante a emissão dos documentos Solicitação de
Devolução do Valor Pago (Anexo 8) e Recibo de Devolução de Receita (Anexo 9).
ii. Na devolução de valores decorrentes de quaisquer serviços em que a Unidade
Operacional tenha sido contratada na área de desenvolvimento profissional ou de promoção social em que não houver a execução integral ou parcial dos serviços, o pagamento deverá ser realizado mediante transferência eletrônica. TED ou DOC em favor da empresa constante no recibo ou comprovante de pagamento. exclusivamente pela conta de repasse.
iii. O processo de devolução dos valores referentes aos serviços contratados e não
executados (devolução de receita) deverá conter uma breve descrição dos fatos, ser
assinado pelo Gestor da Unidade Operacional, ou a quem ele requisi auxílio,
contendo os seguintes documentos anexados ao comprovante de ans erência
eletrônica:
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.29TCEP:SEST SENAT
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte• Solicitação de Devolução do Valor Pago (Anexo 8) e Recibo de Devolução de
Receita (Anexo 9). conforme o caso.
e Via original do recibo ou da nota fiscal devolvida pela empresa que solicitou a
devolução.
• Cópia de um documento de identificação do representante da empresa que efetuou a
solicitação de cancelamento.
5. DESPESAS
5.1 Compras
Nas contratações de obras, serviços, compras e alienações do SEST e do SENAT, serão necessariamente observadas as disposições estabelecidas no Manual de Procedimentos de Compras
e Licitações das Unidades Operacionais do SESI SENAT e demais normativos vigentes.
5.2 Comprovação da regularidade fiscal do fornecedor
a) Além de observar os procedimentos descdtos no Manual de Procedimentos de Compras e
Licitações das Unidades Operacionais do SEST SENAT, nas aquisições de materiais e nas contratações de serviços que ultrapassem o valor de R$ 2.500.00 (dois mil e quinhentos reais), mesmo no caso de pagamento parcelado e quando a parcela for inferior a R$ 2.500,00 (dois mil
e quinhentos reais). devem-se anexar aos processos de pagamentos as certidões comprobatórias
de regularidade fiscal do fornecedor, por meio da seguinte documentação válida:
1. Certidão Negativa ou Certidão Positiva com Efeitos de Negativa de Débitos Relativos a
Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União.
2. Certificado de Regularidade do FGTS— CRF.
3. Certidão Negativa de Débito—CND ou Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa
—CPD-EN Estadual.
4. Certidão Negativa de Débito—CND ou Certidão Positiva de Débito com Efeitos de Negativa
— CPD-EN Municipal.
b) O Microempreendedor Individual—MEl também está obrigado a apresentar Certidão Negativa
de Débito (CND).
5.3 Realização da despesa
Na realização das despesas com a utilização de receitas operacionais, devem-se observar os seguintes procedimentos:
a) Na utilização dos recursos oriundos das receitas operacionais deverão ser aplicados os mesmos
procedimentos administrativos e operacionais utilizados para as receitas de contribuições
compulsórias (repasses feitos pelo Departamento Executivo — DEX). Nos termos do artigo 70
da CF/88, “prestará contas qualquer pe.%soafisica ou jurídica, pública ou privada, que luze,
arrecade, guarde, gerencie ou adminLvtre dinheiro, bens e valores públicos ou pelos qu Lv a
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CEE Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911
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Serviço SodM do Transporte Serviço Haclanai de Aprendizagem do TransporteUnião responda. ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária. ‘ Assim,
tanto o SEST quanto o SENAT. por gerenciarem recursos provenientes de contribuições parafiscais. estão sujeitos à prestação de contas anual, cujas regras encontram-se firmadas na
Lei Orgânica do TCU (Lei n°8.443/1992).
b) A realização de despesas obedecerá às normas de compras e licitações do SEST SENAT, bem
como a necessidade de existência de dotação orçamentária suficiente para a realização do gasto,
e deverá ser autorizada pelo Gestor da Unidade Operacional.
5.4. Pagamentos de Juros e Multas
a) Deverão ser observadas rigorosamente as datas de vencimento das obrigações, pois pagamentos
referentes âs correções monetárias, juros e multas não são autorizados pelo SEST SENAT.
b) Os juros, multas e correções monetárias são de responsabilidade do Gestor da Unidade
Operacional. O pagamento de titulos em atraso deverá ser previamente autorizado pelo Gestor
da Unidade Operacional. juntando à documentação de pagamento a justificativa contendo a
data de devolução dos valores decorrentes de correções monetárias, juros e multas ao SEST ou
ao SENAT. conforme cada caso.
c) Os valores dos juros, das multas e das correções monetárias deverão ser imediatamente
depositados nas contas correntes do SEST ou do SENAI. conforme o caso, pelo Gestor da Unidade Operacional. Se a despesa foi paga pelo SEST. a devolução do valor será na conta de repasse do SEST. Se a despesa foi paga pelo SENAI. a devolução do valor será na conta de repasse do SENAT.
d) Se o Departamento Executivo apurar que o ressarcimento dos valores referentes às correções
monetárias.juros e multas não foram realizados tempestivamente. é responsabilidade do Gestor
da Unidade Operacional efetuar o ressarcimento ao SEST ou ao SENAT até o final do exercício
financeiro em curso.
5.5 Despesas vedadas
a)
É
vedada a realização de gastos que não contribuam para o cumprimento dos objetivos institucionais do SEST e do SENAT. principalmente aqueles direcionados ao atendimento de interesses pessoais de qualquer empregado ou ex-empregado da Unidade Operacional.b)
É
vedado o pagamento antecipado de despesas sem que tenha havido a entrega do material oua efetiva prestação do serviço.
c)
É
vedada a aquisição de aparelho celular e despesa com fatura de telefonia móvel, exceto ainstalação de chip de telefonia móvel na central telefônica.
e) São vedadas as despesas com serviços de bzffer, lanches. coffee break, exceto se vinculadas a um projeto/programa institucional voltado para a atividade finalistica do SEST e do SENAT,
devendo ser comprovada mediante a apresentação do projeto e a lista de presença Ocorridas essas despesas, após o projeto ser aprovado, a cópia do projeto, a formalização de s a a rovação,
a lista de presença e a nota fiscal dos gastos devem ser encaminhados na presta ão d. contas
que é enviada mensalmente à Coordenação de Orçamento e Contabilidade.
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SAUS Quadra 1. Bloco U”, Ed. CNT
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Brasflia-DF1
Tel.: (61) 3315.70001
Fax: (61) 3223.291P400 -944Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891
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SENAT
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de AprendIzagem do TransporteO
É
vedada a aquisição de jornais e periódicos, exceto quando houver qualquer tipo depublicação realizada pela própria Unidade Operacional, devendo anexar à nota fiscal da despesa a devida justificativa para o gasto e a cópia da publicação realizado, fazendo constar a data (exemplo: publicação de processo seletivo).
g)
É
vedada realização de despesa, sob qualquer modalidade, com patrocínio de eventos ouprojetos de responsabilidade de terceiros, mesmo que sejam oferecidos como contrapartida direitos ou visibilidade ao SEST SENAT, salvo se alinhada com os objetivos institucionais e cujo projeto seja dcvidamente aprovado pelo Departamento Executivo.
h) Por ser incumbência do Gestor da Unidade Operacional. conforme artigo 25, inciso XII. do
Estatuto Social do SEST e do SENAT: “gerir com eficiência as reservas financeiras da Unidade Operacional.”, este deverá reembolsar, imediatamente, o valor integral ao SEST ou ao SENAI, quando autorizar o pagamento de quaisquer tipos de despesas vedadas.
d) São exemplos de despesas vedadas:
1. Pedágio e estacionamento de veículos particulares.
2. Assinatura de revistas, jornais e periódicos. salvo os de natureza técnica. 3. Combustível para utilização em veículos particulares.
4. Taxa de depósito identificado.
5. Reembolso com alimentação, tais como: restaurante, bar, lanchonete, etc.
6. Despesas de natureza pessoal, tais como: coroa de flores, chocolates para páscoa, gastos para
promoção de confraternizações, compra de medicamentos etc.
7. Aquisição de cotas e (ou) concessão de valores a titulo de qualquer tipo de patrocínio sem a
devida aprovação prévia do projeto por parte do Departamento Executivo.
5.6 Despesas com Projetos Nacionais e Datas Comemorativas
a) Estão autorizados os gastos vinculados aos projetos dos eventos nacionais e das datas
comemorativas, desde que previamente definidos e autorizados no planejamento anual da Coordenação do Departamento Executivo responsável pelo projeto. Os gastos vinculados à realização desses eventos deverão ser direcionados para contratação de serviços de suporte à ação, relacionados com o projeto, em conformidade com as ações do SEST e do SENAT.
b) O Gestor da Unidade Operacional que autorizar o pagamento de quaisquer tipos de despesas
não previstas em projeto deverá reembolsar, imediatamente, o valor integral ao SEST ou ao SENAT.
c) Todas as compras e contratações deverão observar os critérios e procedimentos estabelecidos
no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais SEST SENAT.
SAUS Quadra 1, BlocoiJFF,
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Tel.: (61) 3315.70001
Fax: (61)3223.29151SES1 SINAl
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizaçem do Transporte5.7 Despesas com cartão de visita
a) Está autorizada a confecção de cartões de visita para o Gestor e os Coordenadores da Unidade
Operacional. O cartão de visita é de representatividade institucional e, por esse motivo, não poderá conter o número do telefone pessoal.
b) A confecção deverá seguir o padrão de comunicação estabelecido pela Coordenação de
Comunicação e Marketing.
e) As despesas ocorridas com confecção de cartões de visita serão custeadas pelas Unidades
Operacionais e não ocorrerá reembolsos por parte do Departamento Executivo.
d) Todas as compras e contratações deverão observar os critérios e procedimentos estabelecidos
no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SEST
SENAT.
5.8 Divulgação e participação cm eventos institucionais regionais
a) As despesas com divulgação de produtos e serviços da Unidade Operacional e sua participação em ações e eventos institucionais regionais deverão ser submetidas à apreciação e aprovação da
Coordenação de Comunicação e Marketing, conforme normas e procedimentos definidos.
b) A autorização da Coordenação de Comunicação e Marketing para esse tipo de despesa deverá
estar anexada ao comprovante de pagamento e encaminhada na prestação de contas mensal.
c) As despesas praticadas sem autorização prévia da Coordenação de Comunicação e Marketing são de total responsabilidade do Gestor da Unidade Operacional. devendo reembolsar.
imediatamente, à Entidade o valor integral do gasto não autorizado.
d) As Unidades Operacionais poderão realizar a aquisição de materiais de comunicação, tais como:
folheto. folder. cartaz. banner. faixa, brindes, mídia externa (ouldoor e afins), camisetas,
sinalização, anúncios (jornais. revista e spor de rádio) e papelaria, desde que prcviamente
autorizada pela Coordenação de Comunicação e Marketing, e para esse caso específico não haverá necessidade de apresentação de projeto.
e) Todas as compras e contratações deverão observar os critérios e procedimentos estabelecidos no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SEST
SENAT e no Manual de Identidade Visual do SEST SENAT.
5.9 Despesas com viagens
As despesas com viagens deverão observar rigorosamente as disposições na Instrução de Serviço vigente.
5.10 Realização dos pagamentos
a) Os pagamentos poderão ser realizados nas seguintes formas:
1. Pagamento eletrônico: efetuado na página eletrônica da instituição financeira ante edora
da conta corrente, mediante assinatura eletrônica dos dois responsáveis indicad s, co forme
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.29íj..Cí’P: i007 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 2891 www.sestsenat.org.brS
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SENAF
Serviço SocIal do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporteprevisto no Estatuto Social do SEST e do SENAT, artigos 24 e 25. Deve-se imprimir o comprovante eletrônico ao final da operação. apor carimbo e registrar a assinatura do Gestor
em conjunto com o Coordenador de Administração e Finanças. A assinatura eletrônica
(senha) é pessoal e intransferivel. E necessário registrar a fiel descrição do produto adquirido
ou serviço contratado no comprovante de pagamento eletrônico, nos mesmos termos
previstos no campo “Histórico” do Anexo 11 —cópia do cheque.
2. Ordem bancária: os pagamentos de salários devem ser processados por meio de ordem
bancária. Apenas nas Unidades Operacionais de tipologia DN, em função do pequeno número de empregados, os pagamentos salariais poderão ser efetuados por meio de transferência eletrônica.
3. Cheque: mediante a emissão de cheques datilografados ou com o uso de máquinas
impressoras de cheques, com a emissão da correspondente cópia reprográfica (fotocópia) do cheque, conforme modelo do Anexo 11, devidamente assinados pelo Gestor em conjunto com o Coordenador de Administração e Finanças, nas hipóteses restritas definidas na Instrução de Serviço que dispõe sobre o assunto. A cópia reprográfica (fotocópia) do cheque deverá ser anexada ao documento contábil correspondente. O cheque deverá ser nominal ao favorecido. A numeração do talonário de cheques deverá ser rigorosamente seguida. No campo “Histórico” do Anexo 11 deverá constar a fiel descrição do material adquirido ou serviço contratado para sua correta identificação. Os cheques cancelados deverão ser inutilizados, baixados junto ao banco e arquivados na Unidade Operacional para verificação pela Coordenação de Auditoria das Unidades Operacionais. A cópia reprográfica do cheque cancelado deverá ser enviada à Coordenação de Orçamento e Contabilidade na prestação de contas mensal.
b)
É
VEDADO realizar pagamento referente à aquisição de material e (ou) contratação de serviçoà pessoa jurídica ou pessoa fisica diferente, alheia ou estranha ao fornecedor contratado
(exemplo:facloring). Por isso, além das exigências de comprovação da regularidade fiscal, a
Unidade Operacional deverá informar ao fornecedor envolvido que os pagamentos serão efetuados exclusivamente à empresa ou pessoa fisica contratada.
c)
É
VEDADO o pagamento de salário, férias e 13° salário em espécie e (ou) cheque.d)
É
VEDADO qualquer tipo de pagamento ao empregado que não esteja definido naConsolidação das Leis do Trabalho (CLT) ou no Ato que aprova o quadro de pessoal e tabela salarial da Unidade Operacional, bem como é VEDADO ao empregado receber qualquer tipo pagamento de outra Unidade Operacional por serviços prestados.
e)
É
VEDADO realizar 02 (dois) pagamentos salariais dentro do mesmo mês. (Exemplo: efetuaro pagamento no dia 1°/06 da folha de maio e no dia 30/06 da folha de junho). Os pagamentos
salariais deverão ser realizados até o 5° dia útil do mês, conforme previsto na CLT.
É
VEDADO o pagamento de nota fiscal com retenção de tributos com recursos do fundo fixo,bem como os pagamentos dos recolhimentos dos tributos junto aos órgãos arrecadadores.
g) No primeiro mês de pagamento do valor retido do salário de empregado para o beneficiário da
pensão alimentícia, a cópia reprográfica da decisão judicial que determina o desconto, na qual deve estar referida a data de recebimento do documento pela Unidade Operacional,Øeyerá ser anexada à documentação comprobatória e encaminhada à Coordenação de OyÇamnto e
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SAUS Quadra 1, Bloco ‘U’, Ed. CNT
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223.2915I,t:
70-944S1SF SINAl
Serviço Soda do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteContabilidade. Nos meses subsequentes. basta informar no comprovante de pagamento da pensão alimentícia o número da decisão judicial.
5.11 Documentos contábeis
a) As despesas deverão ser comprovadas por meio de documentos fiscais originais, corretamente
preenchidos, sem rasuras e dentro da validade.
b) Não são considerados documentos válidos para a contabilidade: recibos (exceto Recibo de
Pagamento de Autônomos (RPA), recibo de táxi e cartório), borderô de cobrança, cópias de notas fiscais. orçamenlos. notas fiscais vencidas, notas fiscais com data de emissão posterior à data do pagamento, pedidos de compras, cupom fiscal sem inscrições estaduais, municipais e CNPJ.
c) As despesas que não forem comprovadas mediante documentos válidos para a contabilidade
serão ressarcidas, imediatamente, pelo Gestor da Unidade Operacional ao SEST ou ao SENAT pelo seu valor original e integral, acrescidos dos juros, multas e correções monetárias, quando aplicável.
d) A documentação comprobatória deverá refletir a fiel descrição do material ou dos serviços
prestados, cuja a contratação deverá ser realizada conforme estipula o Manual de
Procedimentos de Compras e Licitações—Unidades Operacionais SEST SENAT, que deverão
estar descritos de forma clara e suficiente para a sua correta identificação.
e) Em caso de rasura ou preenchimento incompleto da cópia do cheque. o Departamento
Executivo poderá solicitar ao Gestor a microfilmagem do cheque, visando esclarecer as informações necessárias.
5.12 Atesto dos documentos
a) Todos os documentos fiscais e (ou) contábeis que dão origem a quaisquer tipos de transações
financeiras, tais como notas fiscais de compras de materiais e contratação de serviços, recibos
de pagamentos a autônomos, contas de consumo de água, luz e telefone, documentos de
arrecadação, boletos bancários cartoriais, guias de recolhimento, comprovantes de pagamentos
das taxas cobradas pelo DETRAN (exemplo: registro de turmas de cursos especializados),
boletos com cobrança de anuidades dos consultórios/clínicas, entre outros, deverão ser atestados no momento do recebimento do material e (ou) serviço.
b) O “atesto” deverá ser aposto no corpo da nota fiscal. Não havendo espaço suficiente para o
carimbo, aquele poderá ser realizado no verso do documento fiscal/contábil.
e) O atesto deverá ser dado pelo empregado que efetivamente recebeu e conferiu o material e (ou)
serviço em conjunto com o Gestor da Unidade Operacional, reconhecendo o recebimento do objeto ou a regular execução do serviço, e ambos devem atentar para que a data de atesto seja do efetivo recebimento do material e (ou) serviço. Nos casos das contas de consumo, das guias
de recolhimento, dos documentos de arrecadação. o atesto será dado pelo Gesi m conjunto
com o Coordenador de Administração e Finanças.
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SAUS Quadra 1, BlocoAU, Ed. CNT
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Tel.: (61)3315.70001 Fax: (61) 3223<’’9151
CEP: 70 í70944SEST SENAT
serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transportei. O Gestor da Unidade Operacional e o empregado que atestaram o recebimento de
determinado material e (ou) serviço serão responsabilizados por irregularidades constatadas nas especificações e quantidades, devendo para tanto realizar esse procedimento com bastante zelo.
d) No carimbo de atesto deverá conter o nome compLeto, o cargo do responsável pelo recebimento,
a data e a respectiva assinatura, conforme modelo abaixo:
5.13 Fundo fixo
Para os pagamentos realizados com utilização de recursos do Fundo Fixo, deve-se atentar para as disposições das Instruções de Serviço vigentes.
5.14 Despesa com serviços de táxi
a) A despesa com serviço de táxi deve ser comprovada por recibo específico constando o CPF do
profissional taxista e a placa do veículo, emitido pelo próprio taxista que prestou o serviço. incluindo a data, o nome do usuário, o motivo da viagem e o trajeto percorrido.
b) O recibo de táxi deverá ser atestado por quem utilizou o serviço e pelo empregado responsável
pelo Fundo Fixo.
c) O valor mensal das despesas com táxi é limitado em R$ 1.000.00 (mil reais) para o SESI e RS 1.000,00 (mil reais) para o SENAT. Os recursos para utilização dos serviços de táxi serão
custeados pelo Fundo Fixo, obedecendo às mesmas regras e limites.
d) O Gestor da Unidade Operacional é o responsável pelo controle da utilização dos serviços de
táxi, mediante o preenchimento completo e a assinatura da planilha Demonstrativo Mensal de Gasto com Locomoção (Anexo 12), ou a quem o Gestor da Unidade Operacional requisitar
auxíLio.
e) As Unidades Operacionais poderão contratar serviços de empresas de táxi, observando os
critérios e procedimentos para a contratação de serviços estabelecidos no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unidades Operacionais do SEST SENAT.
5.15 Pagamentos a autônomos
a) Nas contratações de serviços autônomos deverão ser observados os critérios e pro e entos
estabelecidos no Manual de Procedimentos de Compras e Licitações das Unida s do EST
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Atesto o recebimento do material e (ou) serviço discriminado
neste documento.
Em / /
Nome completo
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SAUS Quadra 1, Bloco ‘J” Ed. CNTI Brasflia-DF ITel.: (61) 3315.7000 Fax: (61) 32Z3.2915 Fale com o SESI SENAT: 0800 728 2891
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www.sestsenat.org.brS
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Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do TransporteSENAT, sendo VEDADA a contratação de autônomo para exercer as atividades finalisticas
das Entidades.
i. O Gestor da Unidade Operacional será responsabilizado por esse tipo de contratação e
haverá a aplicação de penalidades compatíveis com o risco identificado no descumprimento desse quesito.
b) Anexados aos comprovantes de pagamentos a autônomos, deverá constar cópia da seguinte
documentação: Cadastro de Pessoa Física (CPF). Programa de lnte2ração Social (P15), Registro Geral (RG) e comprovante de residência. Toda essa documentação também deverá ser enviada na prestação de contas mensal.
6. PRESTAÇÃO DE CONTAS
6.1 Registros contábeis
a) Nos termos do Estatuto Social do SEST e do SENAT, artigo 25, incisos 111 e IV, compete aos
Gestores das Unidades: “manter atualizada a contabilidade da Unidade Operacional e disponibilizar a movimentação financeira e bancária ao Departamento Executivo.
a/internando diariwneníe o sistema de injonnútica integrado, atendendo às orientações,
cumprindo com as instruções e as solicitações do Deparcnnen!o Executivo, enviando
mensalmente os documentos comprobatórios para a atualização da contabilidade’ e “manter
diariamente, atualizado o sistema de informações integradas do SEST e do SENA T referente
aos dados operacionais, financeiros e contábeis ‘. Portanto, os lançamentos orçamentários,
financeiros e contábeis devem ser atualizados diariamente.
b) Os apontamentos descritos no Relatório de Pendência, emitido pela Coordenação de
Orçamento e Contabilidade, deverão ser justificados pelo Gestor da Unidade Operacional, em
até 5 (cinco) dias após o recebimento, com a indicação das ações implementadas para sanar as
pendências.
c) Nos termos do Estatuto Social do SEST e do SENAT, artigo 27, caso não seja apresentada a
justificativa e (ou) nem indicadas as ações para a correção dos apontamentos relacionados no Relatório de Pendências e existindo valores em aberto no final de cada exercício financeiro. o Gestor da Unidade Operacional deverá ressarcir integralmente os valores apontados, mediante depósito ou transferência eletrônica para a conta corrente do SEST ou do SENAT. sem prejuízo
de prestar os devidos esclarecimentos ao Departamento Executivo.
d) O Departamento Executivo poderá solicitar nota técnica ou esclarecimentos adicionais ao
Gestor da Unidade Operacional para justificar qualquer ocorrência da prestação de contas.
6.2 Prestação de contas mensal
a) As prestações de contas de todas as contas correntes existentes na Unidade Operacional. bem
como toda a documentação comprobatóda e a posição dos saldos existentes evem ser
enviados à Coordenação de Orçamento e Contabilidade, por meio de SEDEX, até O) (quinto)
dia útil do mês subsequente,.
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21
SAUS Quadra 1, Bloco “J’, Ed. CNT j Brasüia-DF Tel.: (61) 3315.7000 Fax: (61) 3223.2915 CEP: 70070-944 Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.br
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SENAF
Serviço Social do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporteb) A prestação de contas deverá ser mensal, detalhada e acompanhada obrigatoriamente de toda a documentação relacionada a seguir.
1. Carta de verificação de envio mensal da documentação, devidamente preenchida e assinada,
conforme modelo do Anexo 13.
2. Formulário da prestação de contas preenchido e assinado com as operações registradas na
movimentação bancária, conforme modelo do Anexo 14.
3. Comprovantes de todos os pagamentos e respectivos documentos fiscais e (ou) contábeis
que subsidiaram todos os lançamentos do mês.
4. Quando a Unidade Operacional optar pelo débito automático em conta corrente para o
pagamento das contas de consumo (água, luz e telefone), deve-se anexar o respectivo comprovante de pagamento com carimbos e assinaturas do Gestor da Unidade Operacional
em conjunto com o Coordenador de Administração e Finanças.
5. Extratos bancários de todas as contas correntes existentes na Unidade Operacional
referentes ao período da prestação de contas.
6. Extratos bancários de todas as aplicações financeiras.
7. Relatório “Extrato bancário” emitido pelo sistema de informática integrado (Protheus),
devidamente conciliado com o extrato bancário de cada uma das contas correntes e das aplicações financeiras, ou seja, a conciliação deve garantir que os títulos baixados no sistema Protheus durante o mês da prestação de contas refletem exatamente os registros
bancários das contas correntes e das aplicações financeiras.Folha de pagamento de
empregados referente ao mês da prestação de contas. Exemplo:prestação de contas do mês
09/2017, a folha de pagamento que deve ser enviada é o do inês 09/201 7 e que será paga
até o 5°c/ia útil do mês 10/2017.
8. Folha de pagamento de autônomos, quando houver, observada a ressalva quanto à vedação
da contratação de autônomo para exercer as atividades finalísticas das Entidades.
9. Termo de Abertura do Fundo Fixo anexado à cópia do cheque, conforme modelo constante
nas Instruções de Serviço vigentes, que deverá ser enviado no início do exercício financeiro em curso ou na data da abertura ou quando da substituição do empregado responsável pelo
Fundo Fixo.
10. Prestação de contas do Fundo Fixo, conforme modelos constantes nas Instruções de
Serviço vigentes, acompanhada de toda a documentação fiscal correspondente.
11. Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA) e toda a documentação exigida para o seu
pagamento (Cadastro de Pessoa Física (CPF), Programa de Integração Social (PIS), Registro Geral (RG) e comprovante de residência).
12. Comprovante de depósitos, inclusive de transferências entre contas e Relação de
Fechamento de Caixa emitida pelo Sistema de Gestão.
13. Cópia digitalizada de todos os processos de compras e contratações de serviços realizados no mês. As cópias digitalizadas deverão ser encaminhadas em mídia (CD, DVD oupen
drive). Junto com a mídia deverá ser encaminhada uma “Declaração de C nformidade”
(Anexo 17), onde o gestor afirma que todos os processos contidos a ídia estão
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Fax: (61) 3223.. Fale com o SEST SENAT: 0800 728 28911 www.sestsenat.org.brS
SENAF
Serviço SocIal do Transporte Serviço Nacional de Aprendizagem do Transportedevidamente inseridos no Protheus. A declaração assinada e a mídia serão encaminhadas para a Coordenação de Compras, responsável por verificar se o processo foi lançado no Protheus.
14. Anexo 18 (Declaração de Conciliação Financeira) que garante que os títulos abertos (a
pagar e a receber) do módulo financeiro do Protheus apurados ao final de cada mês, refletem, obrigatoriamente, a devida expectativa de pagamento e de recebimento da Unidade Operacional.
15. Controle Auxiliar Mensal de Valores a Receber, devidamente assinado e conferido,
conforme modelo do Anexo 2.
16. Mapa Mensal de Controle da Receita Gerada e Recebida, devidamente assinado e conferido,
conforme modelo do Anexo 3.
17. Cópia reprográfica dos cheques cancelados, quando houver. Os originais dos cheques
cancelados deverão ser arquivados na Unidade Operacional para posterior verificação pela Coordenação de Auditoria das Unidades Operacionais.
18. Demonstrativo de recolhimento do IR, PIS/COFINS/CSLL, ISS e INSS sobre os serviços
prestados por pessoa jurídica, conforme modelo do Anexo 15.
19. Cópia da relação de entrega do vale transporte e do vale refeição/alimentação devidamente
assinada pelos empregados.
Os seguintes anexos deverão ser apensados ao final da prestação de contas mensal, inclusive
quando não houver nenhuma movimentação registrada durante o mês, quais sejam:
1. Anexo 2: Controle Auxiliar Mensal de Valores a Receber.
2. Anexo 3: Mapa Mensal de Controle de Receita Gerada e Recebida.
3. Anexo 12: Demonstrativo Mensal de Gasto com Locomoção.
4. Anexo 13: Carta Carta de verificação de envio mensal da documentação (check lis!).
5. Anexo 14: Prestação de Contas.
6. Anexo 15: Demonstrativo de recolhimento do IR, PIS/COFINS/CSLL, 155 e INSS sobre
os serviços prestados por pessoa jurídica.
7. Anexo 17: Declaração de Conformidade.
8. Anexo 18: Declaração de Conciliação Financeira.
2. O seguinte anexo deverá ser utilizado nas hipóteses restritas e definidas na Instrução de Serviço
que dispõe sobre o assunto, a saber:
1. Anexo 11: Cópia do cheque.
3. Os seguintes anexos deverão ser apensados a respectiva documentação comprobatória, somente
quando registrada movimentação durante o mês, quais sejam:
1. Anexo 6: Notificação Extrajudicial.
2. Anexo 7: Declaração de que não possui a via original do recibo.
3. Anexo 8: Solicitação de Devolução do Valor Pago.
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Serviço SocaI do Transporte Serviço Nacional de Aprendizaqem do Transporte4. Anexo 9: Recibo de Devolução de Receita.
5. Anexo 10: Declaração de que não possui conta bancária.
4. O seguinte anexo deverá ser encaminhado nas disposições previstas no item 6.3.c deste Manual,
quais sejam:
1. Anexo 16: Item 6.3, letra c: Termo de Responsabilidade.
5. Os seguintes anexos não deverão ser encaminhados na prestação de contas mensal. Todavia,
devem ser mantidos arquivados na Unidade Operacional e poderão ser solicitados a qualquer tempo pelo Departamento Executivo, quais sejam:
1. Anexo 1: Requisição de auxílio.
2. Anexo 4: Recibo tipográfico.
3. Anexo 5: Recibos para convites de utilização do clube.
6. Deverão ser incluidos na prestação de contas mensais apenas os cheques e depósitos que
tenham sido compensados, observando que os saldos finais da prestação de contas selam iguais
aos saldos finais dos extratos bancários de todas as contas correntes.
7. Independentemente de existência de movimentação financeira, deverão ser encaminhadas
mensalmente as prestações de contas de todas as contas correntes mantidas pela Unidade Operacional.
8. O formulário de prestação de contas deverá ser assinado pelo Gestor da Unidade Operacional. em conjunto com o Coordenador de Administração e Finanças, o Coordenador de Promoção
Social, no caso do SEST. e o Coordenador de Desenvolvimento Profissional, no caso do SENAT.
9. A documentação contábil a ser encaminhada com a prestação de contas deverá ser original.
exceto nos casos de pagamento de pessoal e encargos, que poderão ser cópias. devido à necessidade de manter a documentação original arquivada na Unidade Operacional para eventuais fiscalizações, conforme definido na legislação vigente.
6.3 Prestação de contas anual para o encerramento do exercício
Com o encerramento do exercício financeiro em 31 de dezembro, algumas providências são obrigatórias e de responsabilidade do Gestor da Unidade Operacional para o fechamento da Prestação de Contas Anual, conforme segue:
a) O empregado requisitado ao auxílio do Gestor da Unidade Operacional, para ser detentor do
Fundo Fixo, deverá encerrá-los até o último dia útil do mês de dezembro, devendo prestar contas e depositar na conta corrente correspondente o saldo remanescente. A data de encerramento do Fundo Fixo poderá ser antecipada mediante comunicado da Coordenação de Orçamento e Contabilidade.
b) Solicitar às instituições financeiras correspondentes extratos assinados pelo gerente ou outro
funcionário da instituição contendo os saldos bancários disponíveis em 31 de dezembro do exercício financeiro findo, bem como os saldos das aplicações financeiras, e encami ha los à Coordenação de Orçamento e Contabilidade na prestação de contas.
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Fax: (61) 3223.2915éP: 70070-9424
