A COMUNICAÇÃO ESCRITA
1- USANDO ESTRATÉGIAS PARA COMEÇAR: Escolha a melhor estratégia para dar início à sua tarefa.
ESTRATÉGIA O QUE FAZER
Questionar Supondo que você esteja na pele do leitor, tente encenar as perguntas que você faria sobre o tema.
Esboço tradicional Antes de começar, crie uma estrutura lógica e organizada para seu documento.
Esboço “brainstorming” Associe, livremente, idéias existentes para descobrir conexões entre elas. Escrever livremente Quando você tiver falta de idéias, estimule sua imaginação escrevendo
aleatoriamente.
Quando quaisquer idéias que tenha gerado são colocadas lado a lado com a análise que você efetuou a respeito de seu propósito, de seu público-alvo, dos pontos principais e de sua estratégia, normalmente surge um ou mais pontos de partida.
1.1 COMECE O DOCUMENTO QUESTIONANDO:
Imagine que perguntas seus leitores poderiam ter sobre seu tópico. Ao responder às questões que gerou, você conseguirá completar a maior parte de seu esboço.
• O questionamento não somente ajuda você a prever as respostas de seus leitores; ajuda também a assegurar, antes de escrever seu tópico, que poderá responder a todas as perguntas dos leitores.
• Você também será capaz de determinar se disse aos leitores o que eles precisam saber. Isso evitará o constrangimento de circular um documento que não tenha sido integralmente ponderado.
1.2 O ESBOÇO TRADICIONAL:
Você, provavelmente, aprendeu na escola a começar a escrever com um esboço tradicional. Este tipo de esboço funciona melhor para aqueles que são capazes de visualizar uma estrutura lógica para um documento antes de escrevê-lo. Um esboço tradicional utiliza letras e algarismos romanos e arábicos para indicar os níveis de informação.
1.3 O ESBOÇO FEITO COM “BRAINSTORMING” (chuva de idéias):
Esse tipo de esboço nada mais é do que a forma livre de anotar rapidamente idéias tão logo elas surjam em sua mente. A livre associação estimulada por esse tipo de trabalho ajuda a impulsionar sua criatividade .Ela parte de palavras soltas ou frases , inicialmente, desconexas, para então o escritor uni-las de forma a manter a coesão e coerência.
1.4 A ESCRITA LIVRE:
Quando você está realmente emperrado com um bloqueio, a escrita livre talvez seja a melhor solução. Como no caso da “brainstorming”, a escrita livre deixa sua imaginação vaguear, permitindo que grandes idéias se expressem no papel.
• escreva o que lhe vem à mente por cerca de 10 minutos para permitir que as idéias surjam; • quando terminar leia o que escreveu. Realce os pontos e idéias importantes que lhe ocorreram
à medida que escrevia;
2 2 – ORGANIZANDO MATERIAL DE ACORDO COM O PROPÓSITO
Considere as necessidades e preferências de seu público-alvo ao decidir como organizar o conteúdo. Organização não surge do nada. O redator cuidadoso planeja e seleciona um método de organização fazendo perguntas como as seguintes e dando-lhes respostas.
- Qual é meu objetivo final?
- Há possibilidade de meu leitor ser receptivo ou resistente? - O que meu leitor talvez queira saber de imediato?
MÉTODO DE ORGANIZAÇÃO QUANDO O MÉTODO É APROPRIADO
Ordem de importância Para muitos documentos internos.
Cronológico Para conteúdo que inclua uma lista de eventos na ordem em que eles aconteceram.
Processo/procedimento Para instruções e manuais de usuários.
Comparação/contraste Para estudos de viabilidade, resultados de pesquisas e planejamento de relatórios.
Do específico para o geral ou do geral para o específico.
Para ordens de serviço, materiais de treinamento e cartas de atendimento ao cliente.
Analítico Para relatórios técnicos, relatórios anuais e análises financeiras. 2.1ORDENAR POR IMPORTÂNCIA:
Ajuda o leitor a interpretar o texto e sua mensagem em menos tempo. Quando você estiver escrevendo para dois ou mais leitores, considere a reação provável do leitor mais importante, normalmente aquele que toma as decisões, então, organize seu documento de modo apropriado. Para leitores receptivos, ponha sua mensagem principal no topo, e para leitores mais resistentes, talvez você precise usar mais contexto e base de argumentação antes de colocar sua mensagem principal, neste caso use o início do documento para convencer seu leitor de que sua recomendação é boa.
2.2MÉTODO CRONOLÓGICO:
Descreve um tópico alistando os eventos na ordem em que ocorreram. 2.3 DE ACORDO COM O PROCESSO/PROCEDIMENTO:
Um processo descreve, em linhas gerais, quem faz o que e o que acontece em estágios . Visto que esses estágios acontecem independentemente do leitor, use a terceira pessoa para descrevê-los.
Um procedimento fornece passos de ação que são de fato desempenhados pelo leitor, na ordem necessária para que a meta seja atingida. Visto que o procedimento é um conjunto ordenado de passos, apresente-o da mesma forma que você apresentaria uma receita. Comece cada passo com um verbo de ação.
• Caso esteja escrevendo procedimentos formais, coloque-os em forma de tabela e numere cada passo.
• Com um processo ou um procedimento, apresente os estágios ou passos na ordem exata em que eles ocorrem.
•
2.1 COMPARAR E CONTRASTAR:
Tal método busca realçar os pontos comuns e os divergentes. É propício quando pretendemos avaliar vantagens e desvantagens de determinados tópicos. Primeiro, determine tanto a sua posição como a dos leitores em relação ao assunto, em seguida, decida se deve começar com as similaridades ou com as diferenças, tendo o cuidado de não misturar as declarações sobre vantagens e desvantagens.
3 Seja coerente em suas comparações utilizando frases-chave como: por um lado, por outro lado, o anterior, o último, da mesma forma, em contraste.
2.2 DESENVOLVIMENTO DE ESPECÍFICO PARA GERAL E DE GERAL PARA ESPECÍFICO A pergunta-chave a ser feita ao usar uma dessas abordagens é: de quanta informação já dispõem meus leitores? Assim que tenha respondido a essa pergunta, comece seu documento com informações conhecidas do leitor.
Tenha em mente:
• Determine quanto o seu leitor já sabe sobre o assunto.
• Comece seu documento com informações conhecidas pelo seu leitor.
• Para leitores familiarizados com seu tópico, desenvolva de específico para geral. • Para leitores não familiarizados com seu tópico, desenvolva de geral para específico. • Sempre que possível, coloque sua mensagem principal no topo do documento. 2.3 ANALÍTICO:
A análise na comunicação escrita significa formular uma hipótese e, rigorosamente, testar sua verdade por meio de um processo de questionamento.
• analise seus dados quanto a similaridades, diferenças, ligações lógicas, implicações e ações sugeridas.
3 – REDIGINDO O PRIMEIRO ESBOÇO:
Primeiro escreva para depois pensar na correção. O primeiro esboço pode ser apenas um rascunho, sem estrutura sintática, sem preocupação com a ortografia, com a gramática e a pontuação.
3.1 – EDITANDO O CONTEÚDO E O ESTILO
Depois terminar seu primeiro esboço você precisa refinar sua redação, você precisa finalizar a estrutura, a lógica e a mensagem de seu documento.
• coloque sua mensagem em foco. Tenha certeza de que você escreveu exatamente a mensagem que quer passar, revendo as necessidades de seu leitor.
• Faça uma revisão da clareza de sua mensagem. Torne seu objetivo – particularmente as partes que envolvem ação ou prazos finais para seu leitor – fácil de ser localizado e compreendido.
• Seqüencie sua mensagem estrategicamente. Em geral, é sempre bom colocar os pontos principais ou a mensagem fundamental no topo do documento.
• Esteja seguro de que você respondeu à pergunta de seu leitor: e daí? Não salte esta resposta – ela é chave para a credibilidade do seu texto.
• Elabore sua redação de tal forma que ela tenha impacto visual. Crie um documento visualmente atraente e de fácil entendimento para seu público-alvo.
Exemplos para melhorar o visual:
- Títulos para realçar seus pontos mais importantes. - Frases que não tenham mais que 20 palavras.
- Parágrafos curtos e grupos de orações: 5 a 6 linhas no máximo. - Uso cuidadoso do espaço.
- Marcadores ou números para listas dentro de sentenças. - Negrito e itálico para salientar informações importantes.
• Case o tom da mensagem com seu público-alvo. Escolha palavras que tornarão sua mensagem clara, em vez de confusa.
Muitos escritores têm um estilo prolixo ou rebuscado de escrever, pois pensam que isso os fará parecer inteligentes. Pela mesma razão, muitos escritores escolhem as palavras mais longas,
4 mais complicadas, em detrimento de um discurso breve e simples. Não há nada de errado em querer parecer inteligente, mas a clareza e a simplicidade é que o farão chegar lá.
• Adote a voz ativa. Use a voz ativa para criar declarações poderosas que levem à ação.
• Verifique se o texto está conciso. Seja breve, porém sem sacrificar o conteúdo. Tente colocar uma idéia em cada parágrafo e elimine as palavras desnecessárias.
• Faça uma revisão acurada do seu texto. Certifique-se da correção gramatical, da pontuação e da ortografia.
DICAS PARA REDIGIR UMA MENSAGEM DE E.MAIL
Assim que você estiver pronto para clicar em Enviar, digite o endereço. Isso evita remessas equivocadas de e-mails.
Ponha a mensagem principal na linha de assunto. Não corra o risco de permitir que seu leitor apague ou ignore uma mensagem importante. Exemplos de linhas de referência ruins:
• Quando você quer se reunir
• O novo computador do Ernesto faz • Assuntos sobre faturamento
• Emp. XYZ
Use títulos para prazos finais e solicitações.
Use somente maiúsculas para títulos. Embora o uso de caixa alta para todas as palavras numa única sentença seja considerado algo agressivo na internet, é correto usá-las para títulos. Isso os distingue do corpo da mensagem.
Você pode ter acesso a opções de formatação como negrito e itálico, mas a pessoa a quem você está enviando pode não ter. Sua melhor opção é formatar o mínimo necessário.
Limite as trocas de e-mails. Depois de três ou quatro respostas para um membro da equipe, discuta o assunto pessoalmente ou por telefone.
Edite e confira a ortografia de sua mensagem antes de enviá-la.
Redija mensagens curtas. Tente colocar toda a informação pertinente na primeira tela. Se você tiver uma mensagem longa, remeta um arquivo anexo – mas só se você acreditar que seus leitores o abrirão.
Nunca envie uma mensagem quando estiver com raiva. Um bom teste é perguntar a si mesmo se você faria sua declaração na frente da pessoa. Se não, não envie a mensagem por via eletrônica. Não use e-mail para criticar.
Ao repassar uma mensagem, confira a linha de assunto original. O novo leitor a entenderá? Se for necessário, faça uma segunda revisão.
Só envie mensagens às pessoas que precisam recebê-las. Não deixe seu nome fazer parte de nenhuma lista de piadistas. Os destinatários podem bloquear eletronicamente todos os seus e-mails se você desperdiçar o tempo deles.
Inclua um fechamento. Para públicos externos, use algo simples como "Sinceramente" ou "Recomendações". Para mensagens internas, siga as diretrizes de sua empresa.
DICAS PARA REDIGIR UM MEMORANDO EMPRESARIAL Aborde apenas um tema por memorando.
Escreva uma linha de referência, ou de assunto, específica. Use títulos claros e específicos para realçar os prazos finais e as solicitações.
Agrupe as idéias relacionadas em categorias.
Elabore seu memorando de tal forma que cause impacto visual. Use a voz ativa sempre que possível.
5 Se você tiver intimidade com seus leitores, o tom deve ser mais amigável e menos formal que o de uma carta empresarial.
DICAS PARA REDIGIR UMA CARTA EMPRESARIAL
Na primeira frase, atraia a atenção de seus leitores com sua mensagem principal. Limite a extensão das frases a aproximadamente 20 palavras.
Use espaço em branco para tornar mais fácil percorrer o texto. Limite a extensão de um parágrafo a aproximadamente cinco ou seis linhas.
Dê impacto à linha de referência incluindo sua mensagem principal. Exemplo: Aumente sua
produtividade de vendas com nosso treinamento estratégico.
Use a voz ativa em lugar da passiva.
Adote um tom positivo. Por exemplo, use seu investimento em vez de taxas ou custo. Dê um formato à sua carta que cause impacto visual.
Ao final, resuma seus pontos principais ou sugira os próximos passos para seus leitores. Não mencione documentos anexos em sua frase de abertura. Se enviar documentos anexos, mencione-os depois, no corpo da carta.
Evite um estilo demasiadamente formal.
Se for apropriado, acrescente uma breve nota amistosa ou um toque pessoal à sua conclusão.
DICAS PARA REDIGIR UMA PROPOSTA
Antes de começar, convoque uma sessão de planejamento de proposta com seu cliente potencial para conhecer mais sobre as necessidades da empresa. Preencha, também, uma Folha de Foco mais cuidadosamente que o habitual. Você tem de entender seus leitores. São muitas as coisas que dependem de sua proposta!
Faça de seu cliente o foco de sua proposta. Explique a seus leitores como seu produto ou serviço preencherá as necessidades deles. Não liste todas as características de seu produto ou serviço, mas sim combine as necessidades do cliente com os benefícios de seu produto e com seu impacto no negócio do cliente.
Responda à pergunta de seu leitor: E daí?
Seja específico – quanto mais concreta sua informação, tanto mais real e executável será sua solução.
Use fatos para apoiar sua proposta, em lugar de superlativos ou exageros. Elabore sua proposta de tal forma que ela cause impacto visual.
6 DICAS PARA REDIGIR MINUTAS DE REUNIÕES
Use um formato consistente para cada reunião. Títulos úteis para minutas incluem:
• Recomendações • Decisões tomadas • Medidas tomadas • Itens prorrogados • Quem é o responsável • Prazos finais
• Data da próxima reunião.
Economize tempo usando um laptop. Você não terá o trabalho extra de digitar notas manuscritas após a reunião.
Inclua só um resumo da discussão, não tudo o que foi falado.
Ao tomar notas, fique atento às frases e palavras-chave. Tome notas moderadamente. Escreva somente umas poucas palavras necessárias para esclarecer o significado. Depois, coloque as ligações.
Redija as minutas em forma de tabela para fácil acompanhamento. Use um tom profissional, ainda que informal.
Inclua os nomes completos e os títulos/ cargos de todos os participantes. Realce itens de ação e prazos finais em negrito ou itálico.
