Transformação de Processos. Palestrante: Monica Moreira

Transformação de Processos

Sobre a Instrutora

Monica Rodrigues Moreira – MsC, MBA, CBPP, ITIL, Cobit Pesquisadora Universidade Federal Fluminense

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Bibliografia

 ABPMP BPM CBOK V.2 – Guide to the Business Process Management Common Body of Knowledge

Gerenciamento de processos de negócio – Baldam, Valle, Pereira, Hilst; Abreu e Sobral

Análise e Modelagem de Processos de Negócios. Autor: Adriana Casagrande Motta e Souza, Fabrício Molica de Mendonça, Fernando Garcia, Humberto Rubens Maciel Pereira, Joana Braconi, Julio César Benalcázar Chum, Marília Magarão costa, mario de Araujo Almeida Neto, Oswaldo Ferreira Mendes, Roquemar Baldam, Sandrine Cuvillier, Tadeu Cruz, Wagner Bianchini

O que é Transformação de Processos?

É a evolução planejada de um processo de negócio por meio de metodologias bem definidas e habilitada por

princípios de BPM e governança adotados na organização;

Trata desafios de gerenciamento de mudança organizacional e é orientada à inovação, melhoria contínua e otimização de processos.

O que é Transformação de Processos?

Neste ponto o projeto muda de foco: De Análise para Criação

Melhoria Contínua vs. Inovação

Fator de Comparação Melhoria Contínua Inovação de Processos

Nível de mudança Incremental Radical

Ponto inicial Processo As Is Quadro branco, novas ideias

Frequência de alteração Contínua Eventual

Risco Moderado Alto

Habilitador primário Controle estatístico Novos paradigmas e tecnologias

Aspectos Críticos

Gerenciamento de risco

Riscos na Transformação de Processos

Fator de Risco Problema Mitigação

Perda de foco Falta de compromisso com a mudança

Estabelecer cenários práticos e realistas

Objetivos não claros

Busca por um número excessivo de mudanças de uma vez

Declarações claras

Conexão não clara entre mudança de tarefa e benefícios

Super vender uma mudança ou prometer resultados não realistas

Comunicação e conexão explícita entre mudança de processo, benefícios e

recompensas Perda de orçamento Falha na adoção,

benefícios não realizados

Entrega de benefícios o mais rápido possível

Falta de familiaridade com mudanças propostas

Benefícios esperados não realizados; perda de

suporte

Coaching especializado para

assegurar o sucesso dos processos de negócio

Objetivo da Transformação de Processos?

Tornar os processos dentro do escopo do projeto tão eficientes e eficaz quanto possível, atendendo expectativas atuais e futuras dos stakeholders.

Um processo que parecia excelente ontem, pode

parecer bom hoje e obsoleto amanhã. Se os

concorrentes não param de pensar em como

melhorar seus processos, uma mudança radical

pode ser necessária.

Metodologias de Melhoria

Six Sigma; Lean;

TQM;

Six Sigma

Origem na Motorola na década de 80;

É uma metodologia e um enfoque disciplinado e orientado a dados para eliminar defeitos baseados em dados estatísticos em qualquer processo;

Orientada a projetos - DMAIC;

Direciona a seis desvios padrões entre a média e o limite de especificação mais próximo;

Para atingir seis sigma, um processo não pode produzir mais de 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.

Posturas Gerenciais Six Sigma

Entregar valor ao cliente; Focar na execução;

Tomar decisões baseadas em dados; Gerenciar desempenho;

Suportar melhorias de grande impacto; Suportar melhorias com foco em equipe.

Lean

É sinônimo de Sistema Toyota de Produção;

É uma filosofia de gerenciamento focada em redução de sete desperdícios: Produção excessiva; Tempo de espera; Transporte; Processamento; Estoque; Movimentação; e Refugo.

Princípios-chave do Lean

Qualidade perfeita na primeira vez; Minimização de desperdícios;

Melhoria contínua;

Processamento “puxado”; Flexibilidade;

Construção e manutenção de um relacionamento de longo prazo com fornecedores por meio de compartilhamento colaborativo de risco, custos e informações.

Premissa do Lean

Qualquer lugar onde o trabalho é executado, o desperdício está sendo gerado.

Terminologias do Lean

Andon – sinal para alertar pessoas sobre problemas nos processos;

Gemba – onde a ação ocorre;

Genchi Genbutsu – vá e veja;

Jidoka – parada de máquina;

Kaikaku – melhoria radical;

Kaizen – melhoria contínua e incremental;

Kanban – sinal disparado para repor material;

TQM

Total Quality Management;

Gerenciamento da Qualidade Total; Precursor de Six Sigma.

TQM

Método de gerenciamento dirigido a identificação de problemas e a localização/remoção de suas causas;

Atendimento de requisitos/necessidades das pessoas por meio do gerenciamento dos processos na busca pela satisfação.

TQM

TQM; ISO; 5 s;

Custeio ABC

Activity Based Costing;

Custeio baseado em atividades;

É uma disciplina focada no gerenciamento de atividades dentro de processos de negócio como um roteiro para continuamente melhorar o valor recebido pelos clientes e o lucro auferido em prover tais valores.

Custeio ABC

Activity Based Costing;

Custeio baseado em atividades;

É uma disciplina focada no gerenciamento de atividades dentro de processos de negócio como um roteiro para continuamente melhorar o valor recebido pelos clientes e o lucro auferido em prover tais valores.

Benefícios do Custeio ABC

Facilita a identificação dos custos e das atividades associadas aos processos;

Facilita o controle das atividades;

Define os requisitos mínimos de conhecimento e treinamento de pessoal;

Facilita a identificação da necessidade de treinamento de pessoal em cada atividade;

Outros Modelos de Referências

SCOR – Supply-Chain Operations Reference- model; APQC – Process Classification Framework;

eTOM – Enhanced Telecommunications Operations Map; PmBOK;

Plano de Implementação

Trata a transformação de um novo processo de negócio (To Be) em operações na organização:

Inclui:

Novos processos, fluxos de trabalhos e regras de negócio;

Métricas e ferramentas para avaliar o desempenho dos novos processos;

Estrutura organizacional orientada a processos; Hardware e software.

Plano de Implementação

Simulação de desempenho futuro; Planejamento de capacidade;

Análise de viabilidade de soluções propostas; Aprovação de soluções propostas.

Etapas de Implementação

Planejamento da implementação;

Gerenciamento de riscos e problemas; Construção da implementação;

Instalação; Treinamento;

Mensagem

Devemos ser a mudança que queremos ver no mundo. Tudo é uma questão de inteligência e de intangíveis.

Nosso potencial está limitado somente à nossa criatividade, inovação e imaginação.