GESTOR E FICHEIROS COMUNS
VERSÃO 5.100
Petronilho, Magalhães & Ramalhete, Lda.
Rua Sarmento de Beires, 23 – B
1900-410 LISBOA
Telfs.: 218 472 590 / 1 / 2
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CONTEÚDO
NOTAS PRÉVIAS
1
NOTAS PRÉVIAS 1INTRODUÇÃO 1
1- INÍCIO DE TRABALHO 1FICHEIROS 1
1.1- MENU DO GESTOR 1 1.2- SELECÇÃO DE EMPRESAS 2 1.2.1- SELECÇÃO DE EMPRESAS 2 1.2.2- SELECÇÃO DE ROTINAS 2 2- FICHEIROS 32.1- TABELAS DE INSTALAÇÃO (COMUNS) 3
2.1.1- TABELA DE PAÍSES 4
2.1.2- TABELA DE CÓDIGO POSTAL 5 2.1.3- TABELA DE MOEDAS/CÂMBIOS 5
2.1.3.1- CÂMBIO DA MOEDA 6
2.1.4- TABELA DE LÍNGUAS 7
2.1.4.1- TABELA DE EXTENSOS POR LÍNGUA 7 2.1.5- TABELA DIST./CONC./FREGUESIAS 8
2.1.6- TABELA DE BANCOS 8
2.1.6.1- TABELA DE BALCÕES 8
2.1.7- TABELAS FISCAIS 9
2.1.7.1- TABELAS DE IMOBILIZADO 9 2.1.7.1.1- TABELA DE TÍTULOS PARA TAXAS 10 2.1.7.1.2- TAB.DE TAXAS DO DECRETO 2/90 10 2.1.7.1.3- TAB.DECRETOS DE REAVALIAÇÃO 10 2.1.7.1.4- TAB.COEFIC. DESVALORIZAÇÃO 11
2.1.7.2- TABELA DE IRS 11
2.1.7.2.1- LEI GERAL (D.L. 42/91) 12 2.1.7.2.2- REM. NÃO FIXAS (ART.100-CIRS) 12 2.1.7.2.2- DESCONTOS OFICIAIS 12
2.1.7.3- TABELA DE IVA 13
2.1.7.3.1- TABELA DE ISENÇÃO DE IVA 13
2.2- TABELAS DA EMPRESA 14 2.2.1- GESTÃO DE ENTIDADES 15 2.2.1.1- PESQUISA DE ENTIDADES 16 2.2.1.2- IDENTIFICAÇÃO 16 2.2.1.3- CONTACT0 17 2.2.1.4- CLASSIFICAÇÃO 18 2.2.1.5- PROCESSAMENTO 19 2.2.1.6- COMERCIAL 20 2.2.1.7- ESTATÍSTICA 21 2.2.1.8- COBRANÇA/GRUPO 22 2.2.1.9- CONTABILIDADE 23 2.2.1.10- TESOURARIA 24 2.2.1.11- FICHA ADICIONAL 25 2.2.1.12- LISTAGENS DE ENTIDADES 25 2.2.1.12.1- COMPLETA 26 2.2.1.12.2- REDUZIDA 26 2.2.1.12.3- OUTRAS 28 2.2.1.12.4- ETIQUETAS 28 2.2.1.12.5- CARTAS 30
2.2.2- TABELA DE ZONAS GEOGRÁFICAS 30 2.2.3- TABELA DE ACTIVIDADES 31 2.2.4- TABELA DE MERCADO/SEGMENTO 31 2.2.5- TABELA DE CONTAS BANCÁRIAS 32
2.2.5.1- CONTAS BANCÁRIAS 33 2.2.6- FICHEIRO DE VENDEDORES 34 3- IMPRESSORA 34
EMPRESAS 1
EMPRESAS 1 1- ABERTURA DE EMPRESAS 2 1.1- SELECÇÃO DE ROTINAS 3 2- ELIMINAÇÃO DE EMPRESAS 3 2.1- SELECÇÃO DE ROTINAS 43- CORRECÇÃO DO NOME DAS EMPRESAS 4
5- PROCESSAMENTO 6
OPERADORES 1
OPERADORES 1
1- TABELA DE OPERADORES 1
1.1- NÍVEIS DE ACESSO 3
1.2- CÓPIA DE NÍVEIS DE ACESSO 3
2- PERMISSÕES 4
2.1- PERMISSÕES POR ROTINA 5
2.2- CÓPIA DE PERMISSÕES 5
3- ACTIVIDADES 5
3.1- ÚLTIMA ENTRADA NAS ROTINAS 6
3.2- HISTÓRICO DAS ROTINAS 6
4- MUDANÇA 7
UTILITÁRIOS 1
UTILITÁRIOS 1
1- FICHEIROS 1
1.1- INSTALAÇÃO 2
1.1.1- CÓPIAS FICHEIROS INSTALAÇÃO 3
1.1.1.1- SEGURANÇA 3 1.1.1.2- REPOSIÇÃO 4 1.1.2- REORGANIZAÇÃO 4 1.1.3- ELIMINAÇÃO 4 1.1.4- OPTIMIZAÇÃO 5 1.2- EMPRESA 5
1.2.1- CÓPIAS FICHEIROS EMPRESA 6
1.2.1.1- SEGURANÇA 6 1.2.1.2- REPOSIÇÃO 7 1.2.2- REORGANIZAÇÃO 8 1.2.3- ELIMINAÇÃO 8 1.2.4- OPTIMIZAÇÃO 8 1.2.5- ALTERAÇÃO SELECTIVA 8 2- INSTALA ROTINAS 9 3- CALCULADORA 9 4- SISTEMA 10 5- DATA DE PROCESSAMENTO 10
CONFIGURAÇÃO 1
CONFIGURAÇÃO 1 1- IMPRESSORAS 1 1.1- DEFINIÇÃO IMPRESSORA 11.2- DEFINIÇÃO INTERFACE GRÁFICO 2 1.3- DEFINIÇÃO INTERFACE CARACTER 3
2- DOCUMENTOS 4 2.1- ETIQUETAS ENTIDADES 4 2.1.1- DEFINIÇÃO IMPRESSO 4 2.1.2- PROPRIEDADES DO IMPRESSO 5 2.1.3- DADOS FIXOS 6 2.1.4- CARACTER ESPECIAL 6 2.1.5- DADOS VARIÁVEIS 6 2.1.6- GUARDAR IMPRESSO 8 2.2- CARTAS ENTIDADES 9 3- SEGURANÇAS/REPOSIÇÕES 10 4- INSTALAÇÃO 11 5- EMPRESA 13 5.1- DADOS DA EMPRESA 13 5.2- DADOS FISCAIS 14
NOTAS PRÉVIAS
NOTAS PRÉVIAS
Para assinalar e , pode sempre utilizar a Barra de Espaços, o Botão Esquerdo do Rato ou as Letras que se encontrarem Sublinhadas.
BOTÕES DA BARRA DE FERRAMENTAS:
Para ter acesso a um Ficheiro com alguns esclarecimentos sobre o campo em que estiver posicionado. Para ter acesso à janela onde pode alterar a Data de Processamento.
Para sair do ecrã onde estiver posicionado e regressar ao ecrã anterior. No Menu Principal para Sair do Programa.
Para ter acesso à janela onde pode seleccionar a Impressora com que vai trabalhar. Para ter acesso à janela onde pode seleccionar a Empresa com que pretende trabalhar. Para ter acesso à janela onde pode seleccionar a Rotina em que pretende trabalhar.
Para ter acesso à janela onde pode digitar a Senha do Operador que vai iniciar a sessão de trabalho. Para ter acesso a uma janela com uma Calculadora.
BOTÕES DOS ECRÃS:
Para ter acesso a um Ficheiro com alguns esclarecimentos que o poderão ajudar no preenchimento do Campo em que estiver posicionado.
Para lhe permitir Alterar Registos já existentes ou Inserir Novos em Tabelas ou Ficheiros, conforme o campo em que estiver posicionado.
Para lhe permitir retornar ao ecrã anterior, ou sair da Rotina/Programa.
Para fazer a Emissão do Mapa ou Listagem correspondente à opção em que estiver posicionado.
Para ter acesso ao ecrã da Tabela ou do Ficheiro correspondente à opção em que estiver posicionado, dando a possibilidade de Consulta ou Alteração de Registos já existentes e a Abertura de Novos.
No tratamento das Empresas permite fazer Listagem das Empresas já existentes. Para Eliminar Registos das Tabelas ou dos Ficheiros.
Para prosseguir com o seu trabalho, aceitando as opções anteriormente feitas.
Para interromper uma Operação já iniciada, sem aceitar as opções anteriormente feitas.
Nota: Para usar cada uma destas Funções, pode utilizar as respectivas Teclas de Função ou o Botão Esquerdo do Rato. No caso dos Botões <OK> e <Cancelar>, pode utilizar respectivamente as Teclas “CTRL+O” e “CTRL+C”.
INTRODUÇÃO
1- INÍCIO DE TRABALHO
Após digitação do comando “PMR” surge o ecrã seguinte:
Aqui deve começar por digitar a Senha com que vai trabalhar.
Quando for trabalhar pela primeira vez a única Senha instalada será “AAAAA” na qualidade de Gestor do Sistema.
Se quiser reservar o seu Acesso deve proceder à Alteração da Senha através do Botão “Operadores Æ Senhas” para definição das Senhas de cada Operador e depois “Operadores Æ Permissões” para definição dos Acessos de cada Operador a cada Rotina (ver Ponto 2 do Capítulo Operadores).
FICHEIROS
1.1- MENU DO GESTOR
Caso o Operador tenha Senha de Acesso inferior alguns dos Botões não estarão disponíveis, passando directamente para o ecrã de Selecção da Empresa (ver Ponto 1.2 – Ficheiros, Página 2).
Premindo o Botão <Operadores> terá acesso a uma opção “Mudança” que lhe permite alterar a Senha de Operador.
Premindo o Botão “Empresas Æ Processamento” entrará directamente no ecrã que lhe permite efectuar a Selecção da Empresa, explicado no Ponto seguinte.
1.2- SELECÇÃO DE EMPRESAS
Com o Botão ou a Tecla de Função <F6 – Empresas> terá acesso ao ecrã seguinte para seleccionar a Empresa com que vai trabalhar:
Lista com os Códigos das Empresas disponíveis para seleccionar aquela com que pretende iniciar o trabalho.
Atenção: A Empresa Standard com o Código “STD” não pode ser movimentada. É considerada a Empresa Matriz, para os seus Ficheiros serem copiados para as novas Empresas a abrir.
1.2.1- SELECÇÃO DE EMPRESAS
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Pesquisa>, passará ao ecrã seguinte:
onde poderá fazer Pesquisa de Empresas pelo Código ou pelo Nome.
2- FICHEIROS
INSTALAÇÃO
Conjunto de Tabelas Comuns a todas as Rotinas. EMPRESAS
Conjunto de Tabelas da Empresa. IMPRESSORA
Para seleccionar a Impressora que pretende utilizar.
Tem ainda a possibilidade de através dos Botões da Barra de Tarefas aceder às diversas opções.
2.1- TABELAS DE INSTALAÇÃO (COMUNS)
PAÍSES
Identificação dos códigos de Países e respectivas Designações. Poderá ainda definir a Moeda, o Prefixo do IVA, Membro da UE e Língua, para posterior utilização.
Atenção: Portugal nunca é codificado nesta Tabela. CÓDIGO POSTAL
Codificação dos Códigos Postais e respectivas Localidades. Estes Códigos também estão associados ao Código do País, a que dizem respeito.
MOEDAS/CÂMBIOS
Codificação das Moedas e respectivas Designações da Unidade e do Decimal associado, Arredondamento e Modo. Também é nesta Tabela que se actualizam os Câmbios quando necessários.
LÍNGUAS
Codificação dos Idiomas dos Países. Pode, se assim entender, usar esta Tabela para gerar Documentos na Língua dos seus Clientes ou Fornecedores (Entidades).
DISTRITO/CONCELHO/FREGUESIA
Definição dos Códigos e Designações para os Distritos, Concelhos e Freguesias. BANCOS
Codificação dos Bancos com os respectivos Balcões, de acordo com a Tabela do Banco de Portugal. TABELAS FISCAIS
Grupo de Tabelas compostas por Imobilizado, IRS e IVA.
NOTA: Para aceder às Tabelas poderá usar as Teclas de Atalho (Letras Sublinhadas) correspondentes.
2.1.1- TABELA DE PAÍSES
CÓDIGO
Campo com 4 caracteres para identificação do País.
NOTA: Portugal não pode estar aberto nesta Tabela, pois é assumido automaticamente digitando espaços. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 30 caracteres para identificação do nome do País. MOEDA
Campo com 3 caracteres para definir a Moeda e o respectivo Câmbio. É de preenchimento obrigatório. Para o Euro é obrigatório o código “EUR”. Valida com a Tabela respectiva.
UE
Para identificação da Entidade como membro da UE (S) ou não membro da UE (N). IVA
Prefixo do IVA utilizado basicamente nos Números de Identificação Fiscal para edição nos Documentos (ex.: Facturas). ISO (INTERNATIONAL STANDARD ORGANIZATION)
Codificação para uso em Importação/Exportação da Mercadoria. BAL. SOCIAL
Para efeitos do Balanço Social, deverá indicar se o País faz parte dos Palop’s, Brasil ou Outros. LÍNGUA
Campo de preenchimento obrigatório com 4 caracteres para definir o Idioma oficial do País. Valida com a Tabela respectiva.
2.1.2- TABELA DE CÓDIGO POSTAL
CÓDIGO DO PAÍS
Campo com 4 caracteres para definir o País do Código Postal. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” onde pode visualizar os Códigos já abertos.
Para Portugal este campo não se preenche.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. CÓDIGO POSTAL
Campo com 8 caracteres para indicar os Códigos Postais do respectivo País. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 30 caracteres para identificação da Localidade a que respeita o Código Postal.
2.1.3- TABELA DE MOEDAS/CÂMBIOS
CÓDIGO
Campo com 3 caracteres para definir o Código da Moeda. Para o Euro é obrigatório o Código “EUR”. Para indicar os Valores Cambiais da Moeda deve premir o Botão ou a Tecla de Função <F6 – Câmbios> (ver Ponto 2.1.3.1–Ficheiros, na página seguinte).
DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 20 caracteres para indicação da Unidade da Moeda, utilizada para valores por extenso. DECIMAIS
Campo com 12 caracteres para definir a parte decimal da Moeda, utilizada para valores por extenso (por exemplo para a Moeda Euro, deve aqui, indicar a palavra Cêntimos).
ARREDONDAMENTO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim qual o Tipo de Arredondamento a utilizar nos Cálculos, tendo como opção: n – À Centésima c – À Décima i – A Cinquenta Cêntimos U – À Unidade MODO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim se pretende Arredondamento Standard (S) ou Arredondamento para Cima (Unidade Superior) (C).
2.1.3.1- CÂMBIO DA MOEDA
CÂMBIO DA MOEDA
Campo para indicar o Código da Moeda de Origem. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” onde pode visualizar os Códigos já abertos.
Para o Euro é obrigatório o Código “EUR”.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. PARA A MOEDA EMPRESA
Campo para indicar o Código da Moeda de Destino. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” onde pode visualizar os Códigos já abertos.
OPERAÇÃO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim a Operação para Câmbio ou Conversão da Moeda, podendo ser uma Operação de Multiplicação (M) ou de Divisão (D).
Aparece de seguida o resultado da operação “/” ou “*” conforme opção do Utilizador. DATA
Data para o Cálculo do Câmbio ou Conversão da Moeda. Modo de preenchimento: AAAAMMDD
Onde:
AAAA = Ano
MM = Mês
2.1.4- TABELA DE LÍNGUAS
CÓDIGO
Campo com 4 caracteres para codificação da Língua do País. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 30 caracteres para identificação do nome da Língua do País. Premindo o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Extenso> acede ao ecrã da Tabela de Extensos.
2.1.4.1- TABELA DE EXTENSOS POR LÍNGUA
Nesta Tabela tem a possibilidade de definir os Extensos para as várias Línguas, assim como a divisão de sílabas (no caso de mais de 1 linha de extenso).
2.1.5- TABELA DIST./CONC./FREGUESIAS
DISTRITOS / CONCELHOS / FREGUESIAS
Campo para indicar os Códigos de Distrito, Concelho e Freguesia.
Terá que abrir primeiro o Código de Distrito, depois dentro deste o Código de Concelho e dentro dos dois últimos o Código de Freguesia. Modo de preenchimento: DDCCFF. Onde: DD = Distrito CC = Concelho FF = Freguesia DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 30 caracteres que identificam os Códigos digitados no campo anterior, ou seja, a Identificação do Distrito, do Concelho e da Freguesia.
2.1.6- TABELA DE BANCOS
CÓDIGO
Campo com 4 dígitos para definir o número do Banco de acordo com a Tabela do Banco de Portugal. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 20 caracteres para Identificação do Nome do Banco.
2.1.6.1- TABELA DE BALCÕES
Premindo o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Balcões> na Tabela de Bancos acede a esta imagem com os seguintes campos de preenchimento:
CÓDIGO
Campo com 4 dígitos para definir o número do Balcão de acordo com a Tabela do Banco de Portugal. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 20 caracteres para Identificação do Nome do Balcão.
2.1.7- TABELAS FISCAIS
IMOBILIZADO
Identificação das Tabelas Fiscais da Rotina de Imobilizado, tais como, Títulos de Tabelas/Divisões/Grupos, Taxas de Decretos ou Portarias, Decretos de Reavaliação e Coeficientes de Desvalorização.
IRS
Gestão das Tabelas de I.R.S. de Remunerações Fixas e Variáveis e ainda das Remunerações Não Fixas. IVA
Identificação das Taxas, em vigor, do Imposto sobre o Valor Acrescentado, tanto das Vendas como das Compras para as Rotinas de Vendas e Stocks.
Também é nesta Tabela que se pode definir o IVA Sobre Ofertas.
2.1.7.1- TABELAS DE IMOBILIZADO
2.1.7.1.1- TABELA DE TÍTULOS PARA TAXAS
Para definição dos Títulos e Sub-Títulos da Tabela seguinte: “Taxas Decreto/Portaria”. Para mais informações consultar o Manual de Imobilizado.
2.1.7.1.2- TAB.DE TAXAS DO DECRETO 2/90
Para definição conforma Tabela de Taxas anexas ao Decreto Regulamentar 2/90 e Portarias anteriores. Para mais informações consultar o Manual de Imobilizado.
Para definição dos Decretos de Reavaliação em vigor com a respectiva Designação e Data de Publicação. Para mais informações consultar o Manual de Imobilizado.
2.1.7.1.4- TAB.COEFIC. DESVALORIZAÇÃO
Para definição dos Coeficientes publicados anualmente relativos à Desvalorização, para efeitos de Cálculo de +/- Valias ou de processos de Reavaliação.
Para mais informações consulte o Manual de Imobilizado.
2.1.7.2- TABELA DE IRS
LEI GERAL (D.L. 42/91)
Permite a definição das Taxas conforme as Tabelas Práticas, publicadas anualmente. REM. NÃO FIXAS (ART: 100-CIRS)
Permite a definição das Taxas constantes no Art. 100-CIRS. DESCONTOS OFICIAIS
2.1.7.2.1- LEI GERAL (D.L. 42/91)
Para preenchimento das Taxas referentes à Lei Geral, conforme publicação anual. Para mais informações consultar o Manual de Gestão de Pessoal.
2.1.7.2.2- REM. NÃO FIXAS (ART.100-CIRS)
Para preenchimento das Taxas referentes às Remunerações Não Fixas, conforme publicação anual. Para mais informações consultar o Manual de Gestão de Pessoal.
2.1.7.2.2- DESCONTOS OFICIAIS
Para preenchimento dos Descontos Oficiais da Entidade Patronal e dos Empregados. Para mais informações consultar o Manual de Gestão de Pessoal.
2.1.7.3- TABELA DE IVA
EM VIGOR DESDE
Deve indicar a Data a partir da qual entra em vigor esta Tabela. TAXAS Escalão %(VENDAS)
Indicar para cada Escalão as percentagens em vigor.
Na codificação dos Artigos é indicado o Escalão do IVA correspondente à percentagem aqui registada. OUTRAS TAXAS (ALTERNATIVAS)
Indicar para cada Escalão as percentagens em vigor.
Na codificação das Entidades é indicado o Código, no campo “Tabela de IVA Compras”, correspondente à linha cujas Taxas sejam as praticadas para essa Entidade.
OFERTAS (VENDAS)
Se assinalado com o campo “Calcula IVA sobre” quando o Preço de Venda, com o Desconto efectuado, for Inferior ao Preço Médio de Custo, será pedido qual o Preço a considerar para o Cálculo do Valor Cativo de IVA.
Caso contrário considerará sempre como Cativo do IVA o Preço de Venda Recolhido. PREÇO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Preço sobre o qual vai Incidir o Iva no caso de ter assinalado a opção anterior. 1 – Preço de Venda 1 2 – Preço de Venda 2 3 – Preço de Venda 3 4 – Preço de Venda 4 5 – Recolhido
Com o Botão ou a Tecla de Função <F6 – Tabela> irá aceder ao ecrã seguinte, onde pode preencher a Tabela de Descritivos de Isenção (para posterior impressão nos Documentos).
2.1.7.3.1- TABELA DE ISENÇÃO DE IVA
CÓDIGO
Campo para inserir Código de Isenção. Valores possíveis: de 1 a 8.
DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório para indicar a Designação do Código de Isenção anteriormente digitado.
2.2- TABELAS DA EMPRESA
ENTIDADES
Neste Ficheiro, algumas vezes também referido como Ficheiro de Clientes, incluem-se Clientes, Fornecedores e outras Entidades que a nível contabilístico existam com a designação genérica de Terceiros.
Por haver Ligações Automáticas com a Rotina de Contabilidade, é necessário que o Código da Entidade seja o mesmo na Rotina de Facturação.
Podem criar-se Séries de Numeração distintas pelo primeiro dígito para a codificação de Clientes, Fornecedores e Entidades Diversas, facilitando assim a separação a nível de Listagem.
ZONAS GEOGRÁFICAS
Tabela para distribuição geográfica das Entidades. A codificação que é mais usada é a de Distrito/Concelho do I.N.E. ACTIVIDADES
Codificação auxiliar do Ficheiro de Entidades, através da qual é possível, por exemplo, definir várias categorias de Clientes do tipo: Directo, Revendedor, Grossista.
Também os Fornecedores devem ter um Código específico.
A Emissão de Etiquetas do Ficheiro de Entidades pode ser seleccionada através deste Código. MERCADO/SEGMENTO
Identificação dos Códigos de Mercado/Segmento. Será utilizado posteriormente no Ficheiro de Entidades. CONTAS BANCÁRIAS
Codificação para identificação dos Bancos, Balcões, Número da Conta, Diário e Conta P.O.C. (para possível Ligação à Contabilidade).
VENDEDORES
Neste Ficheiro codificam-se os Vendedores ao serviço da Empresa. A existência deste Ficheiro não é obrigatória.
Na ausência de Vendedores pode utilizar-se este Ficheiro para definir Sectores ou Zonas de Venda para tratamento estatístico posterior.
2.2.1- GESTÃO DE ENTIDADES
A Ficha de Entidades encontra-se distribuída por vários “Blocos” identificados por “Separadores”, que serão descritos nas páginas seguintes, acedendo cada um deles ao ecrã respectivo.
Neste primeiro ecrã é visualizada a lista das Entidades já existentes, podendo:
Com o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> ou com “Duplo Clique” executar as alterações necessárias às Entidades já existentes.
Com o Botão ou a Tecla de Função <F4 – Mapa> ter acesso ao ecrã com as Listagens possíveis para este Ficheiro (Listagem Completa, Reduzida, Outras, Etiquetas e Cartas).
2.2.1.1- PESQUISA DE ENTIDADES
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Pesquisa>, passará ao ecrã seguinte:
onde poderá fazer Pesquisa de Entidades pelo Código ou pelo Nome.
Pressionando cada um dos “Botões de Título”, é feita a Ordenação do Ficheiro conforme Botão escolhido. Exemplo: Se pressionar o Botão “Código” é feita a Ordenação Numérica do Ficheiro.
2.2.1.2- IDENTIFICAÇÃO
CÓDIGO
Campo com 9 dígitos para definição do Número de Entidade, visualizando o Nome e o Número Fiscal.
NÚMERO FISCAL
Campo com 16 caracteres para identificação do Número de Identificação Fiscal da Entidade. Se for preenchido com noves a Entidade é considerada Clientes Diversos.
NOME
Campo de preenchimento obrigatório com 60 caracteres para indicação do Nome da Entidade. MORADA
Campo com 30 caracteres para indicar a Morada da Entidade. LOCALIDADE
Campo com 30 caracteres para indicar a Localidade da Entidade. PAÍS
Campo com 4 caracteres , para definir o Código do País da Entidade.
Para Portugal não se preenche, isto é, fica o campo preenchido totalmente a espaços. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
CÓDIGO POSTAL
Campo de preenchimento obrigatório para indicar o Código Postal da Entidade. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
2.2.1.3- CONTACTO
TELEFONE
Campo com 30 caracteres para indicar o(s) número(s) de Telefone(s) da Entidade. FAX
Campo com 20 caracteres para indicar o(s) número(s) de Fax(s) da Entidade. E- MAIL
Campo com 30 caracteres para indicar o E- Mail da Entidade. CONTACTO
Campo de informação adicional com 20 caracteres. OBSERVAÇÕES
2.2.1.4- CLASSIFICAÇÃO
VENDEDOR
Campo com 6 dígitos para definir o Código do Vendedor. Valida com o Ficheiro de Vendedores e visualiza a Designação.
O Código é assumido automaticamente na Recolha de Guias ou Documentos podendo no entanto ser alterado. PRAZO DE PAGAMENTO
Campo com 3 dígitos para definir a condição assumida para as Guias e Documentos, podendo ser alterada na Recolha de Movimentos.
CÓDIGO DE ACTIVIDADE
Campo com 6 dígitos para definir a Actividade da Entidade. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. MERCADO/SEGMENTO
Campo com 4 dígitos para indicação do Código de Mercado/Segmento. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
LÍNGUA
Campo com 4 caracteres para definir a Língua da Entidade. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. MOEDA
Campo de preenchimento obrigatório com 3 caracteres para definir a Moeda da Entidade. Para o Euro, o Código têm que ser obrigatoriamente “EUR”.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
CONTA BANCÁRIA BANCO:
Campo com 4 dígitos para definir o Código do Banco conforme Tabela do Banco de Portugal. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
Exemplo: (Banco 35–C.G.D.). BALCÃO:
Campo com 4 dígitos para definir o Código do Balcão conforme Tabela do Banco de Portugal. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
Exemplo: (Balcão 106–Areeiro). NÚMERO DE CONTA:
2.2.1.5- PROCESSAMENTO
No caso de ter as Rotinas da Gestão Comercial instaladas terá que preencher os seguintes Blocos “Processamento”, “Comercial” e “Estatística”.
MODALIDADE DE PAGAMENTO
Campo com 4 caracteres para definição do Modo de Pagamento da Entidade. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” que lhe permite visualizar os Códigos já existentes.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. É editado no Cabeçalho das Guias e Documentos. IMPRIME EM
Deverá optar pela Moeda que pretende para a Emissão das Guias e Documentos CÓDIGO DE BARRAS (EDI)
Só é utilizado na Rotina para Importação e Exportação de Entidades, não tendo por enquanto outra forma de utilização. RESUMO GUIAS
Se assinalado com vai contrariar a opção (S) no Tipo de Documento. Embora Tipo de Documento seja com Resumo de Guias para esta Entidade irá ser criado e impresso um Documento por Guia.
CÓDIGO DE PREÇO
Deverá indicar o Código de Preço que pretende utilizar para a Entidade.
Este Preço será posteriormente assumido nas Guias e Documentos, podendo no entanto ser alterado durante a Recolha dos mesmos.
Códigos Possíveis: 1, 2, 3 ou 4.
NÚMERO DE VIAS FACTURA
Número de cópias dos Documentos a serem impressos para a Entidade, durante as opções de “Emissão de Guias e Documentos”.
Nas Tabelas Tipo de Guias e Tipo de Documentos também existe uma campo “N.Vias”. O Número de Vias efectivo será resultado deste “N.Vias” pelo Tipo de Documento.
NOTA: Há Entidades que exigem mais que um original do Documento, como por exemplo, Organismos Militares e Estatais. NÚMERO DE VIAS RECIBO
Número de cópias dos Recibos a serem impressos para a Entidade, durante a opção de “Emissão de Recibos”. CÓDIGO DE DESCONTO
Código relacionado com a Tabela de Descontos, que em conformidade com a Tabela de Desconto definido no Ficheiro de Artigos, indica o Desconto (Em Percentagem ou Valor) que irá ser assumido para a Entidade durante a Recolha de Guias ou Documentos, podendo no entanto ser alterado.
Não é de preenchimento obrigatório. CÓDIGO ISENÇÃO IVA
Sempre que a Entidade esteja Isenta do pagamento de IVA, dever-se-á preencher este campo com um Código entre 1 e 8. O Código 9 assume que, para a Entidade, o Preço será editado com IVA Incluído.
O Código 0 assume que a Entidade não está Isenta de IVA. TABELA IVA COMPRAS
Na Tabela de IVA existem 9 escalões possíveis, para 5 grupos de IVA (1 para IVA de Vendas e 4 para Taxas Alternativas, que podem ser utilizados como IVA de Compras).
Assim, o Código aqui preenchido, indica a Coluna da Tabela de IVA a ter em conta e qual a Taxa de IVA a utilizar para a Entidade, de acordo também com o Código de IVA definido no Ficheiro de Artigos.
2.2.1.6- COMERCIAL
ZONA GEOGRÁFICA
Campo com 6 dígitos para indicação da Zona Geográfica da Entidade. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” que lhe permite visualizar os Códigos já existentes.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. CIRCUITO DISTRIBUIÇÃO
Campo com 4 dígitos para indicação do Circuito de Distribuição da Entidade. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” que lhe permite visualizar os Códigos já existentes.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. SECTOR COMERCIAL
Campo com 4 dígitos para indicação do Sector Comercial da Entidade. Como auxiliar ao preenchimento tem uma “List Box” que lhe permite visualizar os Códigos já existentes.
2.2.1.7- ESTATÍSTICA
VENDAS ANO:
Campo de visualização dos Valores de Vendas no Ano para a Entidade. ANO ANTERIOR:
Campo de visualização dos Valores de Vendas no Ano anterior para a Entidade. DATA ÚLTIMA VENDA
Campo de visualização da Data da Última Venda efectuada para a Entidade. CÓDIGO
Se na “Configuração Æ Rotina” definir as Percentagens para o Volume de Vendas das Entidades, este campo será Actualizado automaticamente com “A”, “B” ou “C”, conforme o movimento de Vendas da Entidade.
2.2.1.8- COBRANÇA/GRUPO
ENTIDADE PARA COBRANÇA
Entidade à qual serão Debitadas as Vendas. Terá que existir no Ficheiro de Entidades. Se código 0 assume a Entidade de Origem.
Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. ENTIDADE GRUPO
Possibilidade de inserir a Entidade num “Grupo” para posterior análise deste. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
2.2.1.9- CONTABILIDADE
Se tiver a Rotina de Contabilidade Instalada e Configurada para o Ano respectivo. ainda deverá preencher os seguintes dados no Bloco “Contabilidade”:
CONTA CLIENTE
Preenchimento obrigatório da respectiva Conta se a Entidade for Cliente e se a Rotina de Contabilidade estiver Instalada e Configurada para o Ano. Será aberta automaticamente no Plano de Contas, caso não exista.
CONTA FORNECEDOR
Preenchimento obrigatório da respectiva Conta se a Entidade for Fornecedor e se a Rotina de Contabilidade estiver Instalada e Configurada para o Ano. Será aberta automaticamente no Plano de Contas, caso não exista.
CONTA LETRAS
Preenchimento obrigatório da respectiva Conta se a Entidade for Cliente e se a rotina de Contabilidade e Letras estiver Instalada e Configurada para o Ano. Será aberta automaticamente no Plano de Contas, caso não exista.
2.2.1.10- TESOURARIA
Se tiver a Rotina de Tesouraria Instalada e Configurada para o Ano, ainda deverá preencher os seguintes dados no Bloco “Tesouraria”:
EXISTEM DOCUMENTOS VENCIDOS A MAIS DE
Campo informativo do Número de Dias para os quais existem Documentos Vencidos. CORTE DE CRÉDITO PARA DOCUMENTOS VENCIDOS A MAIS DE
Campo para definição do Número máximo de Dias até ao Corte de Crédito para Documentos Vencidos.
O Corte de Crédito neste caso não é automático, só é calculado na Tesouraria com a execução da opção em “Utilitários Æ Rotina Æ Actualização Crédito Entidade”.
Se utilizar um Valor maior que 0 (zero), deve no Bloco “Limite de Crédito” no campo “Vendas” preencher tudo a 9 (noves). LIMITE DE CRÉDITO
Se os vários campos do Bloco “Limite de Crédito” não estiverem preenchidos, não será aplicado o Controlo de Crédito à Entidade.
VENDAS:
Valor até ao qual será concedido Crédito à Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”. Se utilizar o Corte de Crédito para Documentos Vencidos a mais de “n” dias, deve preencher este campo com 9 (noves).
LETRAS:
Valor em Letras até ao qual será concedido Crédito à Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”.
CHEQUES PRÉ-DATADOS:
Valor em Cheques Pré-Datados até ao qual será concedido Crédito à Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”.
CRÉDITO ACUMULADO VENDAS:
Valor de Vendas Acumulado da Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”. LETRAS:
Valor de Letras Acumulado da Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”. CHEQUES PRÉ-DATADOS:
Valor de Cheques Pré-Datados Acumulado da Entidade, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”. ADIANTAMENTOS
Valor referente aos Adiantamentos na Tesouraria, de acordo com a Moeda definida na “Configuração Æ Empresa”. Valor que a Entidade tem disponível para além do Limite de Crédito concedido (proveniente da Tesouraria). Valor apurado. VENCIDO
Somatório dos Valores dos Documentos já Vencidos até à Data da última “Actualização de Créditos” (na Rotina de Tesouraria em “Utilitários Æ Rotina”)
2.2.1.11- FICHA ADICIONAL
Campo que permite a recolha até 99 linhas de texto adicional sobre a Entidade.
2.2.1.12- LISTAGENS DE ENTIDADES
Ao premir o Botão ou a Tecla de Função <F4 – Mapa> ser-lhe-á mostrado um ecrã com vários Separadores, onde cada um deles dá acesso a uma Listagem diferente:
LISTAGEM COMPLETA
Neste ponto procede-se à Listagem Completa do Ficheiro de Entidades, por ordem Numérica ou Alfabética, em papel largo (com opção de papel estreito).
LISTAGEM REDUZIDA
Neste ponto procede-se à Listagem Reduzida por ordem Numérica ou Alfabética (Código/Nome) do Ficheiro de Entidades, em papel estreito, servindo como óptimo auxiliar de codificação.
OUTRAS LISTAGENS
Várias Listagens ordenadas por variados critérios para controlo de Entidades. Esta opção só é visualizada se a Rotina de Gestão de Vendas estiver instalada.
ETIQUETAS
Emissão de Etiquetas, para Clientes e/ou Fornecedores. CARTAS
Neste ponto tem a possibilidade de imprimir Cartas de Entidades, com texto recolhido pelo utilizador.
2.2.1.12.1- COMPLETA
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Se assinalado com a Listagem será emitida com as Entidades ordenadas Alfabeticamente. ENTIDADE INFERIOR / ENTIDADE SUPERIOR
Campo com 9 dígitos para indicação dos Códigos de Entidade pretendidos para a Listagem. NOME INFERIOR / NOME SUPERIOR
Se assinalou o campo anterior “Ordenação Alfabética” terá a possibilidade de Recolher até 20 caracteres para os Limites de Nomes das Entidades.
DADOS 1
Cada uma destas caixas representa um Bloco do Ficheiro de Entidades, para cada caixa assinalada com os campos pertencentes ao respectivo Bloco do Ficheiro serão impressos na Listagem.
Blocos possíveis: I – Identificação C – Contacto O – Observações L – Classificação DADOS 2
Cada uma destas caixas representa um Bloco do Ficheiro de Entidades, para cada caixa assinalada com os campos pertencentes ao respectivo Bloco do Ficheiro serão impressos na Listagem.
Blocos possíveis:
P – Processamento C – Comercial E – Estatística DADOS 3
Cada uma destas caixas representa um Bloco do Ficheiro de Entidades, para cada caixa assinalada com os campos pertencentes ao respectivo Bloco do Ficheiro serão editados na Listagem.
Blocos possíveis:
E – Entidade Cobrança C – Contabilidade T – Tesouraria
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Se assinalado com a Listagem será emitida com as Entidades ordenadas Alfabeticamente. ENTIDADE INFERIOR / ENTIDADE SUPERIOR
Campo com 9 dígitos para indicação dos Códigos de Entidade pretendidos para a Listagem. NOME INFERIOR / NOME SUPERIOR
Se assinalou o campo anterior “Ordenação Alfabética” terá a possibilidade de Recolher até 20 caracteres para os Limites de Nomes das Entidades.
SALTA PÁGINA POR MUDANÇA LETRA
2.2.1.12.3- OUTRAS
ORDENAÇÃO
A ordenação do Mapa pode ser feita pelas opções abaixo indicadas: V – Vendedor Z – Zona Geográfica S – Sector Comercial C – Código Actividade P – Modo de Pagamento D – Circuito de Distribuição M – Código de Moeda E – Entidade Cobrança ORDENAÇÃO ALFABÉTICA
Se assinalado com a Listagem será emitida com as Entidades ordenadas Alfabeticamente. CÓDIGO INFERIOR / CÓDIGO SUPERIOR
Campo para indicação dos Códigos que pretende emitir consoante a Opção escolhida para Ordenação. ENTIDADE INFERIOR / ENTIDADE SUPERIOR
Campo com 9 dígitos para indicação dos Códigos de Entidade pretendidos para a Listagem. NOME INFERIOR / NOME SUPERIOR
Se assinalou o campo anterior “Ordenação Alfabética” terá a possibilidade de Recolher até 20 caracteres para os Limites de Nomes das Entidades.
SALTA DE PÁGINA POR CÓDIGO
Se assinalado com , sempre que encontre um Código de Ordenação diferente do que está a ser editado, muda de página.
CÓDIGO DE ETIQUETA
Campo com 2 dígitos para identificar o Número da Configuração da Etiqueta de Entidades a ser impressa. NÚMERO DE ETIQUETAS POR ENTIDADE
2.2.1.12.5- CARTAS
ORDENAÇÃO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Tipo de Ordenação pretendida para a Emissão de Cartas, se por Entidade (E) ou por Código Postal (C).
LIMITE INFERIOR / LIMITE SUPERIOR
Deverá indicar os Limites de Códigos de Entidade, Actividade, País, Cód. Postal, Língua, Zona Geográfica e Circuito de Distribuição, que pretende considerar para a Emissão de Cartas.
CÓDIGO DE CARTA
Campo para indicar o Código de Carta que pretende emitir. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
2.2.2- TABELA DE ZONAS GEOGRÁFICAS
CÓDIGO
Campo com 6 dígitos para codificação da Zona Geográfica. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 20 caracteres para identificação da Zona Geográfica. NOTA: Esta Tabela pode ser utilizada na codificação da Entidade.
ARMAZÉM DE ORIGEM
Código de Armazém ligado à Zona Geográfica. Valores possíveis: de 1 a 99.
2.2.3- TABELA DE ACTIVIDADES
CÓDIGO
Campo com 6 dígitos para codificação das diferentes Actividades das Entidades. DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 20 caracteres para identificação das Actividades. NOTA: Esta Tabela pode ser utilizada na codificação da Entidade.
2.2.4- TABELA DE MERCADO/SEGMENTO
CÓDIGO
Campo com 4 dígitos para indicar a codificação dos diferentes Mercados/Segmentos. DESIGNAÇÃO
2.2.5- TABELA DE CONTAS BANCÁRIAS
Neste primeiro ecrã é visualizada a lista das Contas Bancárias já existentes, podendo:
Com o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> fazer alterações às Contas Bancárias já existentes. Com o Botão ou a Tecla de Função <F4 – Mapa> ter acesso ao ecrã de Listagem desta Tabela. Com o Botão ou a Tecla de Função <F7 – Anula> anular registos já existentes.
2.2.5.1- CONTAS BANCÁRIAS
Ao pressionar o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> ou a Tecla <ENTER>, terá acesso ao ecrã seguinte:
CÓDIGO
Campo com 6 dígitos para uma codificação interna dos Bancos. BANCO
Campo com 4 dígitos para indicar o Código do Banco conforme Tabela do Banco de Portugal. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
BALCÃO
Campo com 4 dígitos para indicar o Código do Balcão do Banco conforme Tabela do Banco de Portugal. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
NÚMERO DA CONTA
Campo com 14 caracteres para indicar o Número da Conta. MOEDA
Campo com 3 caracteres para indicação do Código da Moeda. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. DIÁRIO
Campo com 3 dígitos para definir qual o Diário da Contabilidade que irá receber os Movimentos que forem Ligados à Contabilidade.
Valida com a Tabela de Diários da Rotina da Contabilidade. CONTA POC
Conta da Contabilidade que irá receber os Valores da Tesouraria através da Ligação da Tesouraria à Contabilidade. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação.
ÚLTIMA DATA
Data assumida automaticamente pelos últimos Movimentos efectuados na Tesouraria. NÍVEL DE ACESSO
Para indicar o Nível de Acesso do Operador. Valores possíveis: de 0 a 9.
DADOS PARA DISQUETE Não disponível.
2.2.6- FICHEIRO DE VENDEDORES
CÓDIGO
Campo com 6 dígitos para codificar o Vendedor.
Pode criar-se uma subdivisão utilizando, por exemplo, os dois primeiros dígitos para designar um determinado Sector de Vendas e os quatro últimos para a Codificação de Vendedores desse mesmo Sector.
DESIGNAÇÃO
Campo de preenchimento obrigatório com 30 caracteres utilizado na Identificação do Vendedor. DATA DE ADMISSÃO
Deverá indicar qual a Data de Admissão do Vendedor. Modo de preenchimento: AAAA/MM/DD
Sendo:
AAAA = Ano MM = Mês DD = Dia
DATA DA ÚLTIMA VENDA
Este campo dá-nos a informação da Data da Última Venda do Vendedor em causa. CÓDIGO DE COMISSÃO
Se o código for superior a zero relaciona-se com a Tabela de Comissões, que em conformidade com o Código de Comissão definido no Ficheiro de Artigos nos vai dar a Comissão (em percentagem), a ser utilizada para o Vendedor.
Esta Percentagem é assumida automaticamente na Recolha de Guias, Documentos e Encomendas, mas pode ser alterada. PERCENTAGEM DA COMISSÃO
Este campo só é preenchido se o campo anterior “Código de Comissão” for igual a 0. Percentagem de Comissão que o Vendedor vai usufruir em função das Vendas efectuadas.
Esta percentagem é assumida automaticamente na Recolha de Guias, Documentos e Encomendas, mas pode ser alterada. Com o Botão ou a Tecla de Função <F4 – Mapa> terá acesso ao ecrã de Listagem do Ficheiro de Vendedores.
Com o Botão ou a Tecla de Função <F7 – Anula> pode anular registos já existentes, tendo em atenção que se o Vendedor já teve Movimentos no Ano não deverá ser Anulado.
EMPRESAS
EMPRESAS
ABERTURA
Após identificar a Empresa e escolher quais as Rotinas a Instalar, neste ponto vai criar a Pasta (Directório) podendo optar por Copiar ou não os Ficheiros da Empresa Standard (EMPSTD) para a nova Empresa que pretende abrir.
As Empresas cujo Tipo de Instalação seja “Gabinete” ou “Multiempresa”, têm a possibilidade de fazer Abertura de Empresas livremente.
As restantes cujo Tipo de Instalação seja “Empresa”, dependem da digitação do código da Empresa que só pode ser obtido através do seu Revendedor P.M.R..
Estas Empresas também podem optar por abrir novas Empresas, sem solicitar o Código da Empresa, mas mantêm o mesmo Nome da Empresa/Instalação (por exemplo para testes).
ELIMINAÇÃO
Após a escolha da Empresa, poderá optar por Eliminar todas as Rotinas instaladas ou só as que pretender. Esta opção vai retirar do disco rígido a Pasta (Directório) e os Ficheiros da Empresa seleccionada caso esta já não interesse ou tenha deixado de existir.
CORRECÇÃO
Permite Alterar o Nome de uma Empresa anteriormente aberta. Está sujeita aos mesmos condicionalismos da opção “Abertura”. MUDANÇA
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F6 – Mudança> pode voltar ao ecrã de Selecção de Empresas. PROCESSAMENTO
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Processamento> se já estiver dentro de uma Empresa, ser-lhe-á mostrado o ecrã de Selecção de Rotinas, se ainda não estiver dentro de nenhuma Empresa ser-lhe-á mostrado o ecrã de Selecção de Empresas e posteriormente o de Selecção de Rotinas.
1- ABERTURA DE EMPRESAS
NÚMERO
Campo com 3 caracteres para definir o Código da Empresa. NOME DA EMPRESA
Campo com 60 caracteres (sem caracteres portugueses) para indicar o Nome da Empresa. CÓDIGO
1.1- SELECÇÃO DE ROTINAS
Depois de preenchidos os dados do ecrã anterior, passa para:
OPÇÕES
T – Todas as Rotinas – Assinalado com ou não, abre as Pastas (Directórios) para todas as Rotinas configuradas na Instalação, pois embora possa não querer trabalhar com uma determinada Rotina podem existir acessos às Pastas (Directórios) das Rotinas configuradas. Só tem acesso ao bloco “Rotinas” se não seleccionar este campo.
C – Copia Ficheiros da Empresa “STD” – Se assinalado com só copia os Ficheiros das Pastas (Directórios) seleccionadas no bloco “Rotinas”.
ROTINAS
Terá que escolher quais as Rotinas que pretende abrir:
C – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para a Contabilidade L – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para as Letras I – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para o Imobilizado G – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para os Grupos “B” T – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para a Tesouraria P – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para o Pessoal
V – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para as Vendas/Stocks/Obras/ Encomendas/Compras/Taras o – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para o Posto Vendas (POS)
e – Faz a Abertura das Pastas (Directórios) para as Associações
2- ELIMINAÇÃO DE EMPRESAS
NÚMERO
Campo com 3 caracteres para digitar a Empresa a Eliminar.
Deverá ter a certeza se deseja Eliminar a Empresa, pois esta opção limpa, fisicamente, os Ficheiros e Pastas do disco, bem como o Código da Empresa da lista, perdendo, assim, o acesso total a esta Empresa.
2.1- SELECÇÃO DE ROTINAS
Pode eliminar a Empresa na totalidade ou só as Rotinas indicadas. OPÇÕES
T - Todas as Rotinas:
Se assinalado com Elimina as Pastas (Directórios) de todas as Rotinas Configuradas na Instalação. No bloco “Rotinas” as aplicações activas estão com cor azul, dessas pode seleccionar quais as que pretende Eliminar assinalando com . Só se tem acesso ao bloco “Rotinas” se não se seleccionar o campo “Todas as Rotinas”.
ROTINAS
Terá que escolher quais as Rotinas que pretende eliminar:
C – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Contabilidade L – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Letras I – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Imobilizado G – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Grupos "B" T – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Tesouraria P – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Pessoal
V – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Vendas/Stocks/Obras/ Encomendas/Compras/Taras o – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Posto Vendas (POS)
e – Faz a Eliminação dos Ficheiros e Pastas (Directórios) de Associações
3- CORRECÇÃO DO NOME DAS EMPRESAS
NÚMERO
Campo com 3 caracteres para indicar o Código da Empresa que pretende Corrigir o Nome ou assumir o Código de Registo da Empresa.
Para as Empresas com Instalação Tipo “Empresa” não é permitida a Correcção do Nome da Empresa, a não ser solicitando essa Correcção ao seu Revendedor, para que lhe seja fornecido um novo Código de Registo da Empresa.
4- MUDANÇA EMPRESA
5- PROCESSAMENTO
Com o Botão ou a Tecla de Função <F8 – Processamento>, terá acesso ao ecrã para Selecção da Rotina com que pretende trabalhar.
OPERADORES
OPERADORES
SENHAS
Possibilidade de definir as Senhas e os Nomes dos Operadores.
Com o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> tem a possibilidade de Alterar as Senhas dos Operadores, bem como as Empresas, Rotinas e Níveis de Acesso.
Com o Botão ou a Tecla de Função <F4 – Mapa> terá acesso a uma Listagem com as Senhas e Nomes dos Operadores definidos.
Com o Botão ou a Tecla de Função <F7 – Anula> tem a possibilidade de Anular registos de Operadores.
Pressionando os Botões de Título deste ecrã, pode Ordenar os Operadores Numérica (Botão <Senha>) ou Alfabeticamente (Botão <Nome do Operador>).
PERMISSÕES
Possibilidade de definir para cada Operador, as Empresas e Rotinas a que pode aceder e ainda o Nível de Acesso a cada Rotina. ACTIVIDADE
Possibilidade de visualizar por Operador, as acções executadas em cada Empresa e Rotina. MUDANÇA
Possibilidade de alterar a Senha e Mudar de Operador.
1- TABELA DE OPERADORES
NOME DO OPERADOR
SENHA
Campo com 5 caracteres para definir a Senha do Operador. As 5 posições são de preenchimento obrigatório. EXPIRA EM:
Para indicar a Data de Validade da Senha, ou seja a partir dessa Data a Senha deixará de permitir a entrada nas Rotinas. ALTERA SENHA
1.1- NÍVEIS DE ACESSO
Com o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> acede a este ecrã:
Onde vai poder seleccionar as Empresas a que cada Operador tem Acesso.
Após Seleccionar a Empresa pode então Seleccionar as Rotinas e o Nível de Acesso a cada Rotina, para cada Operador. ROTINA
Escolha o Código da Rotina instalada para autorizar o Operador, através de um Nível de Acesso, a poder aceder à mesma. NÍVEL
Escolha do Nível de Acesso a dar ao Operador.
Níveis possíveis de 0 a 9, sendo que o Nível 0 não tem Acesso às Rotinas.
Os restantes Níveis dependem das Permissões para execução das diversas Tarefas, atribuídas a cada Operador.
1.2- CÓPIA DE NÍVEIS DE ACESSO
ORIGEM OPERADOR:
Assume por defeito o Operador em que estava posicionado no ecrã anterior. EMPRESA:
Assume por defeito a Empresa em que estava posicionado no ecrã anterior. DESTINO
OPERADOR:
Para indicar o Operador a quem pretende dar os mesmos Níveis de Acesso do Operador de Origem. EMPRESA:
Para indicar a Empresa em que pretende que sejam utilizados os mesmos Níveis de Acesso pelo Operador indicado no campo anterior.
CÓPIA PARA TODAS AS EMPRESAS
Se assinalado com indica que a Cópia dos Níveis de Acesso vai ser executada para o Operador definido e para todas as Empresas.
2- PERMISSÕES
OPERADOR
Para seleccionar o Operador, ao qual pretende alterar as Permissões às Rotinas. EMPRESA
Para seleccionar a Empresa a que pretende alterar as Permissões às Rotinas do Operador definido no campo anterior. ROTINA
2.1- PERMISSÕES POR ROTINA
Após estas selecções, pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera> terá acesso ao ecrã seguinte:
onde pode definir as Tarefas a que o Operador tem Acesso na Rotina seleccionada, assinalando com em cada uma das colunas correspondentes às Tarefas possíveis:
- Acede - Cria - Altera - Anula
2.2- CÓPIA DE PERMISSÕES
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Cópia> terá acesso a este ecrã:
Onde poderá seleccionar outro Operador e outra Empresa aos quais queira atribuir as mesmas Permissões/Tarefas, para assim executar uma Cópia das mesmas.
ORIGEM OPERADOR:
Assume por defeito o Operador em que estava posicionado no ecrã anterior. EMPRESA:
Assume por defeito a Empresa em que estava posicionado no ecrã anterior. DESTINO
OPERADOR:
Para indicar o Operador a quem pretende dar as mesmas Permissões do Operador de Origem. EMPRESA:
Para indicar a Empresa em que pretende que sejam utilizadas as mesmas Permissões pelo Operador indicado no campo anterior. CÓPIA PARA TODAS AS EMPRESAS
Se assinalado com indica que a Cópia das Permissões vai ser executada para o Operador definido e para todas as Empresas.
3- ACTIVIDADES
Estas opções irão permitir-lhe ter conhecimento de qual o Operador que entrou em cada Rotina, em que Data e qual a Tarefa que executou.
3.1- ÚLTIMA ENTRADA NAS ROTINAS
ÚLTIMA ENTRADA NAS ROTINAS
Permite-lhe Visualizar por Operador e por Empresa, a Última Entrada em cada Rotina, com a informação da Data, Data de Trabalho e Hora.
3.2- HISTÓRICO DAS ROTINAS
HISTÓRICO DAS ROTINAS
Possibilidade de Visualizar uma lista com o registo de todas as Alterações efectuadas nos Ficheiros seleccionados, com os seguintes elementos:
Data, Hora, Operador, Terminal, Ficheiro, Acção e Registo das Alterações efectuadas.
Para seleccionar a(s) Rotina(s) das quais pretende fazer a Análise do Histórico, deve utilizar o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Altera>, depois assinalar com as Rotinas a analisar e de seguida premir o Botão <OK>, passando a seguir para um ecrã onde poderá confirmar se guarda as alterações efectuadas.
Depois da Activação das Rotinas, deve clicar com o Botão Esquerdo do Rato na linha correspondente à Rotina que pretende analisar e premir o Botão ou a Tecla de Função <OK>, passando assim ao ecrã seguinte:
OPERADOR
Possibilidade de indicar quais os Operadores que pretende analisar, tendo opção para selecção de Todos os Operadores. LIMITES DE DATA
Para indicar as Datas entre as quais pretende executar a Análise do Histórico dos Ficheiros. ORDENAÇÃO DIA/...
Para indicar qual o Tipo de Ordenação pretendida, com opção por: H – Hora
O – Operador F – Ficheiro
SELECÇÃO FICHEIRO
Pode assinalar com os Ficheiros que pretende analisar.
Após o preenchimento destes elementos aparecerá o ecrã seguinte:
4- MUDANÇA OPERADOR
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F9 – Mudança>, terá acesso ao ecrã seguinte:
Onde lhe é permitido alterar a Senha, para Mudança do Operador.
Onde o Operador, caso tenha permissão para o fazer, pode alterar a sua própria Senha, ficando a partir desse momento só ele a ter conhecimento da mesma.
UTILITÁRIOS
UTILITÁRIOS
FICHEIROS
“Ferramentas” de auxílio ao Utilizador para executar Cópias de Segurança, Reorganização, Eliminação e Optimização de Ficheiros nas opções de Instalação (Comuns) e Empresa.
Para além das “Ferramentas” acima mencionadas, ainda, pode para a opção Empresa utilizar a Alteração Selectiva. INSTALA ROTINAS
É neste ponto que se Instalam ou Actualizam os Programas das Rotinas e também se Instalam os Ficheiros Demonstrativos. CALCULADORA
Para efectuar em qualquer ponto das Rotinas os cálculos que necessitar. Para isso basta premir o Botão ou a Tecla de Função <F10 - Calculadora>.
SISTEMA
Possibilidade de ir ao Sistema Operativo, abrindo uma Janela de Windows posicionada na Pasta (Directório) de Trabalho, e regressar à Rotina. Não esquecer que para regressar à Rotina basta fechar a Janela de Windows.
DATA PROCESSAMENTO
Permite digitar uma nova Data de Processamento.
1- FICHEIROS
Execução das operações Cópias de Segurança, Reorganização, Eliminação e Optimização dos Ficheiros da Instalação que se encontram dentro da Pasta (Directório) “Comuns”.
EMPRESAS
Após a Selecção da Empresa terá a possibilidade de executar as operações Cópias de Segurança, Reorganização, Eliminação e Optimização dos Ficheiros da Empresa seleccionada.
Exemplo: EMPENT/EMPTAB.
1.1- INSTALAÇÃO
CÓPIAS
Operação para executar Cópias de todos os Ficheiros da Instalação para um Suporte Interno ou Externo, conforme opção do Utilizador.
REORGANIZAÇÃO
Esta operação permite solucionar alguns erros dos Ficheiros da Instalação provocados por falhas de corrente, interrupção anormal do trabalho etc.
ELIMINAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Instalação.
Permite a Limpeza do conteúdo dos Ficheiros da Instalação seleccionados, procedendo à abertura dos mesmos porém vazios. OPTIMIZAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Instalação.
Esta operação só deve ser feita após se ter verificado um grande número de Correcções/Anulações optimizando o espaço em disco e o tempo de acesso.
1.1.1- CÓPIAS FICHEIROS INSTALAÇÃO
SEGURANÇA
Possibilidade de executar Cópias de Segurança de todos os Ficheiros da Instalação para um Suporte Interno ou Externo, conforme opção do Utilizador.
REPOSIÇÃO
Possibilidade de executar uma Reposição de todos os Ficheiros da Instalação, para a Pasta (Directório) de Trabalho, a partir de uma Cópia de Segurança de Ficheiros existente em Suporte Interno ou Externo.
1.1.1.1- SEGURANÇA
SEGURANÇA
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Suporte para onde pretende executar a Segurança.
I – Suporte Interno – Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança da Pasta (Directório) de Trabalho dos Ficheiros da Instalação para outra área do Disco rígido.
E – Suporte Externo – Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança da Pasta (Directório) de Trabalho dos Ficheiros da Instalação para um Suporte Magnético diferente do Disco rígido.
1.1.1.2- REPOSIÇÃO
REPOSIÇÃO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Suporte para onde pretende executar a Reposição.
I – Suporte Interno – Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Instalação de outra área do Disco para a Pasta (Directório) de Trabalho.
E – Suporte Externo – Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Instalação a partir de um Suporte Magnético para a Pasta (Directório) de Trabalho.
1.1.2- REORGANIZAÇÃO
Deverá assinalar com quais os Ficheiros pretendidos para esta operação, seguidamente prima o Botão <OK> e iniciar-se-á a operação de Reorganização do(s) Ficheiro(s) seleccionados.
1.1.4- OPTIMIZAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Instalação.
Deverá assinalar com quais os Ficheiros que pretende Optimizar, seguidamente prima o Botão <OK> e iniciar-se-á a operação de Optimização do(s) Ficheiro(s) seleccionados.
1.2- EMPRESA
CÓPIAS
Operação para executar Cópias de todos os Ficheiros da Empresa para um Suporte Interno ou Externo, conforme opção do Utilizador.
REORGANIZAÇÃO
Esta operação permite solucionar alguns erros dos Ficheiros da Empresa provocados por falhas de corrente, interrupção anormal do trabalho etc.
ELIMINAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Empresa.
Permite a Limpeza do conteúdo dos Ficheiros da Empresa seleccionados, procedendo à abertura dos mesmos porém vazios. OPTIMIZAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Empresa.
Esta operação só deve ser feita após se ter verificado um grande número de Correcções/Anulações optimizando o espaço em disco e o tempo de acesso.
ALTERAÇÃO SELECTIVA
1.2.1- CÓPIAS FICHEIROS EMPRESA
SEGURANÇA
Possibilidade de executar Cópias de Segurança de todos os Ficheiros da Empresa para um Suporte Interno ou Externo, conforme opção do Utilizador.
REPOSIÇÃO
Possibilidade de executar uma Reposição de todos os Ficheiros da Empresa, para a Pasta (Directório) de Trabalho, a partir de uma Cópia de Segurança de Ficheiros existente em Suporte Interno ou Externo.
1.2.1.1- SEGURANÇA
Depois de pressionar o Botão <Segurança> passa para o ecrã de Selecção de Empresas:
SEGURANÇA
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Suporte para onde pretende executar a Segurança.
I – Suporte Interno – Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança da Pasta (Directório) de Trabalho dos Ficheiros da Empresa para outra área do Disco rígido.
E – Suporte Externo – Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança da Pasta (Directório) de Trabalho dos Ficheiros da Empresa para um Suporte Magnético diferente do Disco rígido.
INCLUI FICHEIROS DAS ROTINAS
Se assinalado com será executada a Cópia de Segurança dos Ficheiros da Empresa e das Rotinas Instaladas, para o Suporte Interno ou Externo, da Empresa seleccionada.
1.2.1.2- REPOSIÇÃO
REPOSIÇÃO
Para assinalar com uma das opções possíveis, indicando assim o Suporte para onde pretende executar a Reposição.
I – Suporte Interno – Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Empresa de outra área do Disco para a Pasta (Directório) de Trabalho.
E – Suporte Externo – Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Empresa a partir de um Suporte Magnético para a Pasta (Directório) de Trabalho.
Atenção: A Reposição só irá repor os Ficheiros da Empresa e as Tabelas Comuns de todas as Rotinas. Se pretender executar a Reposição dos Ficheiros das Rotinas terá que entrar em cada uma das respectivas Rotinas.
1.2.2- REORGANIZAÇÃO
Deverá assinalar com quais os Ficheiros pretendidos para esta operação, seguidamente prima o Botão <OK> e iniciar-se-á a operação de Reorganização do(s) Ficheiro(s) seleccionados.
1.2.3- ELIMINAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Empresa.
Deverá assinalar com os Ficheiros que pretende Eliminar, seguidamente prima o Botão <OK> e iniciar-se-á a operação de Eliminação do(s) Ficheiro(s) seleccionados.
1.2.4- OPTIMIZAÇÃO
Deve previamente fazer uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Empresa.
Deverá assinalar com quais os Ficheiros que pretende Optimizar, seguidamente prima o Botão <OK> e iniciar-se-á a operação de Optimização do(s) Ficheiro(s) seleccionados.
2- INSTALA ROTINAS
PATH ORIGEM
Para indicação do Drive a partir do qual vai fazer a Instalação de Programas. OPÇÃO
P – Programas das Rotinas – Se assinalado com permite optar no bloco “Rotinas” qual a(s) Rotina(s) de que pretende executar a Instalação de Programas pela primeira vez ou Actualização dos mesmos.
D – Ficheiros Demonstrativos – Se assinalado com será executada também a Instalação dos Ficheiros Demonstrativos. ROTINAS
Deverá assinalar com quais as Rotinas que pretende para a execução da Instalação de Programas. Rotinas possíveis:
- Instala Programas de Contabilidade – Instala Programas de Letras – Instala Programas de Imobilizado – Instala Programas de Grupos “B” – Instala Programas de Tesouraria – Instala Programas de Salários
– Instala Programas de Vendas/Stocks/Obras/Encomendas/Compras/Taras – Instala Programas de Posto de Vendas (POS)
– Instala Programas de Associações IMPRESSOS
MODELO 22 - Se assinalado com será executada também a Instalação de Programas do Modelo 22. Dá a possibilidade de indicar os Anos dos Impressos a Instalar.
DECLARAÇÃO ANUAL - Se assinalado com será executada também a Instalação de Programas da Declaração Anual. Dá a possibilidade de indicar os Anos dos Impressos a Instalar.
3- CALCULADORA
4- SISTEMA
Tem a possibilidade de ir ao Sistema Operativo e regressar à Rotina, sem ter que sair do programa, bastando para isso pressionar o Botão <Sistema>, é aberta uma janela do Windows posicionada na Pasta (Directório) de Trabalho, para regressar à Rotina terá que fechar a janela pelo processo habitual do Windows.
5- DATA DE PROCESSAMENTO
Pressionando o Botão ou a Tecla de Função <F2 – Data Processamento> acede a este ecrã, onde pode alterar a Data de Processamento.
CONFIGURAÇÃO
CONFIGURAÇÃO
IMPRESSORAS
Definição das Impressoras utilizadas assim como os respectivos Interfaces. DOCUMENTOS
Definição do desenho de Etiquetas e Cartas a Entidades. SEGURANÇAS
Definição dos Comandos de Sistema (a utilizar consoante o equipamento ou linguagem) para executar Seguranças e Reposições dos Ficheiros.
INSTALAÇÃO
Nesta opção é efectuado o Registo do Licenciamento das Rotinas P.M.R. – Software.
É de salientar, que nesta fase do Licenciamento é criado um Número de Série e que este é único para a Pasta (Directório) de Programas escolhida e para este computador. Se criar uma Pasta (Directório) nova, ou quiser Instalar Programas noutro computador, deve primeiro entrar em contacto com o seu Revendedor, pois este procedimento implicará a criação de um novo Número de Série, que enquanto não for licenciado com um novo Código de Registo, o impedirá de imprimir qualquer Tipo de Documento, Mapa ou Listagem, podendo contudo trabalhar em qualquer outra área.
EMPRESA
Dados da Empresa Comuns a todas as Rotinas.
1- IMPRESSORAS
Nesta opção pode definir a(s) Impressora(s) e os respectivos Interfaces que pretender utilizar nas suas impressões.
