Gestão da informação
Além da preocupação com a gestão de pessoas, de bens e de processos, as organizações passaram a se preocupar também com a gestão das informações e dos conhecimentos úteis a elas. Gestão da informação é, de forma objetiva, o “gerenciamento de todo ambiente informacional de uma organização” e tem como objetivo principal o aprendizado organizacional (Choo, 2003, p. 57; Davenport, 1994, p. 84).
No contexto das organizações, a gestão da informação se consolida a partir do compartilhamento de informações e de conhecimentos de interesse da organização. De forma vertical ou lateral, compartilhar in- formações e conhecimentos em um ambiente de trabalho, não se trata apenas de repassar ou relatar informações de maneira rotineira ou es- truturada de uma unidade para outra, mas sim abrir espaço para a troca de experiências, ideias, sugestões e fatos organizacionais relevantes. É, a partir de um ato voluntário, colocar informações e/ou conhecimentos à disposição de outros (Davenport, 1998, p. 114).
Por se tratar de um processo fundamental às organizações contempo- râneas, não se pode restringir aos gestores a gestão das informações, cabendo essa responsabilidade a todos os servidores da casa.
Com isso, a informação e a sua adequada gestão se configuram como elementos cruciais para o desenvolvimento e sobrevivência da própria organização e de suporte para apoiar as tomadas de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Portanto, gerir informação é uma das principais chaves para se alcançar o sucesso no mundo organizacional (GARCIA & D’ELIA,2005; LAUDON; LAUDON,
Portanto, para serem eficazes, as organizações precisam ter seus processos decisórios e operacionais alimentados com informações relevantes, completas e exatas, obtidas de forma eficiente e adaptadas às suas necessidades.
A gestão da informação torna-se especialmente importante, diante do contexto de mudanças sociais, econômicas e de inovações tecnológicas ao qual elas estão expostas, exigindo estruturas abertas e capazes de promover a interatividade e o compartilhamento da informação (CAS- TELLS, 2002). Neste contexto, informação e conhecimento tornam-se premissas para se prever, compreender e responder às mudanças cons- tantes do ambiente em que as organizações atuam (Beal, 2004).
É por sua incontestável relevância para a gestão das organizações que, com o passar dos anos, a gestão da informação vem sendo cada vez mais tratada como uma ferramenta de suma importância para o mundo organizacional.
Apresentaremos a seguir, algumas das principais vantagens do compartilhamento de informações e conhecimentos no ambiente corporativo.
» Otimização da produtividade
Ao estimular e estruturar o compartilhamento de informações e conhecimentos, a organização pode ter como resultado o aumento da sua produtividade. Isso pode acontecer porque os colaboradores poderão ter o acesso facilitado a arquivos e dados que poderão agilizar e melhorar o atendimento oferecido à sociedade ou à outras unidades. Além disso, é possível melhorar os processos que são realizados em equipe, pois a integração entre os membros torna-se mais natural.
Todos podem acessar e enviar dados com maior rapidez, além de se comunicar com a agilidade que o dia a dia demanda.
» Resolução rápida de problemas
Quando a circulação da informação é otimizada, é muito mais fácil resolver os problemas com agilidade. Em poucos segundos, os colaboradores podem consultar dados pendentes ou omissos para acelerar os procedimentos. Isso otimiza as reuniões e atividades da agenda e ainda confere maior autonomia aos profissionais.
» Aumento na eficiência dos processos
Quando a organização conta com um bom compartilhamento de informações, a execução das tarefas se torna muito mais fácil. Isso acontece porque cada profissional fica mais consciente de suas atividades. Assim, cada um pode fazer a sua parte, contribuindo para um bom desempenho dos
processos. Desse modo, ao longo do dia, todos trabalham com eficiência e podem apresentar uma boa performance em cada procedimento. O desenvolvimento de soluções também é otimizado, pois todos acompanham o que acontece na organização, podendo apresentar ideias mais elaboradas para a resolução de questões e o enfrentamento de adversidades.
» Fortalecimento do trabalho em equipe
Um ponto básico para qualquer equipe ter um bom desempenho é a comunicação. É ela que garante que haja uma boa divisão de tarefas e um gerenciamento efetivo de atividades. Além disso, cada membro do time pode transmitir ideias para garantir que as ações sejam desempenhadas de forma coordenada. Isso possibilita que um contribua com o outro e que os recursos sejam distribuídos de maneira harmônica. Com um bom sistema para o compartilhamento de dados, a equipe fica mais ciente e inteirada dos processos globais. Assim, todos podem contribuir efetivamente para que os processos aconteçam da melhor forma possível.
Para funcionar e dar resultados, o compartilhamento da informação precisa ser sustentado por ferramentas, meios e mecanismos adequados para a realização das trocas informacionais. Diante disso, questionamos:
como podemos melhorar o compartilhamento de conhecimento e informações no TRE-PA? A seguir, apresentaremos exemplos de ferramentas que poderão ser úteis para este fim.
Para melhorar os processos de trocas de dados, nada melhor do que aproveitar os benefícios da tecnologia. O mercado oferece uma série de softwares ricos em funcionalidades para que o envio e recebimento de informações se tornem procedimentos efetivos e dinâmicos. Para além do uso da intranet e do e-mail corporativo, outras ferramentas poderão ser incorporadas ao dia a dia dos servidores do Tribunal.
É nesse sentido que surgem os sistemas colaborativos ou ferramentas de redes sociais. Sistemas colaborativos são construídos ou adotados pelas organizações com a finalidade de promover a interação entre grupos e/ou indivíduos e, dessa forma, favorecer o compartilhamento da informação sem que haja necessidade de os envolvidos estarem no mesmo local. Os sistemas colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes de computadores para facilitar a execução de traba- lhos em grupos ou em equipe. Esses sistemas devem ser especializados o bastante para oferecer aos usuários formas direcionadas de interação que facilitem o controle, a coordenação, a colaboração e a comunicação entre todos os componentes de um grupo. O TRE-PA já dispõe de algu- mas ferramentas e sistemas que permitem esse compartilhamento de informações e resultados, como por exemplo, o G Suite e seus diversos aplicativos, os sistemas GP WEB e INFOZONAS, o portal da intranet, o e-mail corporativo etc.
Já as ferramentas de redes sociais, são caracterizadas aqui pelas tecnologias web 2.0 e devem ser entendidas como uma nova maneira de tratar o ambiente da web, tornando-o mais integrativo, dinâmico e participativo. Ela se caracteriza como um conjunto de ferramentas para potencializar as formas de publicação, compartilhamento e organização de informações, além de ampliar os espaços para a interação entre os participantes do processo. Dessas ferramentas podemos considerar os
sites do YouTube, ShideShare, Del.ici.ous, FaceBook, WorldPress, entre outros que oferecem ao usuário a possibilidade de expor suas opiniões, compartilhar conteúdos e interagir dentro de uma rede digitalmente integrada. A principal ideia dessa tecnologia é transformar o ambiente on-line em algo mais dinâmico e que os usuários colaborem para a organização de conteúdo.
Outras estratégias, menos robustas, também poderão ser incorporadas para facilitar a gestão da informação entre os servidores do Tribunal, são elas: discutir temas e compartilhar informações para melhoria contínua do negócio; disponibilizar e compartilhar informações de cada unidade para todos os gestores da organização, dando a possibilidade de outras unidades incorporarem as mesmas estratégias; compartilhar técnicas de lições aprendidas ou de melhores práticas com as demais unidades da organização; implantar sistemas de coleta, análise e disseminação de conhecimento a fim de gerar benefícios para outras iniciativas.
Essas estratégias de gestão do conhecimento e informação, já incorporadas em outros contextos organizacionais, são construídas sobre experiências anteriores, que deverão ser compartilhadas, e visam a solução de desafios por meio do aprendizado organizacional, principal objetivo da gestão da informação. Além disso, é focada na captura do conhecimento, nas redes de relacionamentos, na gestão de talentos e no engajamento público.
