UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO COORDENAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
Núcleo de Patrimônio
CARTILHA CONHECENDO A ROTINA
DE PATRIMÔNIO
Salvador 2018
REITOR
João Carlos Salles Pires da Silva VICE REITOR
Paulo César Miguez de Oliveira PRÓ-REITORA DE ADMINISTRAÇÃO
Dulce Maria Carvalho Guedes
COORDENADORA DE MATERIAL E PATRIMÔNIO Elieide Santos Orrico
CHEFE NÚCLEO DE PATRIMÔNIO Antonio Cezar Brito Oliveira
Equipe: Denilson de Souza Aloisio de Jesus Maria Elísia Maria Edite Suraya Chagas Elisabeth Pereira Colaboradores: Katia Castilho Adriana Souza André Musse Marcelo
CARO USUÁRIO,
O contexto de modernização do marco conceitual-norma-tivo da Contabilidade Aplicada ao Setor Público (Casp) fez com que as práticas contábeis do setor público fossem revistas: antes dedicada, sobretudo, ao controle dos regis-tros da gestão orçamentária, a contabilidade passa tam-bém a ser utilizada para o adequado controle do patrimônio. Vários ajustes já foram realizados, conforme prazos apre-sentados pela Portaria STN nº 634/2013, dentre os quais se destacam a implementação do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP) e das Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público (DCASP). Na sequência das reformas contábeis, e de modo a seguir as orientações da Portaria STN nº 634/2013, a STN editou o Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais (PIPCP), dando continuidade ao processo de convergência da Casp aos padrões internacionais.
A Pró-Reitoria de Administração, no que tange ao patri-mônio móvel, definiu como uma das diretrizes de gestão o aperfeiçoamento da administração do patrimônio. Coube, então, ao Núcleo de Patrimônio da Coordenação de Material e Patrimônio (CMP) intensificar a revisão dos processos de
tombamento, de guarda, de avaliação e de depreciação dos bens. Contudo ainda serão necessários grandes ajustes pa-trimoniais para regularizar pendências nos controles admi-nistrativo e contábil que se acumularam ao longo dos anos. Esses ajustes de suma importância exigem colaboração para a realização do Inventário físico geral que abrange as seguintes atividades: a atualização dos registros e contro-les administrativo e contábil; a comprovação da espécie, a quantidade, o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade e Órgão; a identificação das condições de conser-vação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e suas necessidades de manutenção e reparos; e ainda a constatação se o bem móvel é necessário àquela Unidade. O propósito de realizar um Inventário é fazer o levantamen-to de levantamen-todos os bens armazenados em determinado local para manter a compatibilidade entre o que está registrado (estoque lógico) e o que realmente existe (estoque físico). Em 2017, a CMP realizou um amplo inventário na Faculdade de Educação, a título de projeto piloto, e o resultado foi muito satisfatório. A partir dessa experiência, a equipe do Núcleo de Patrimônio orientará os dirigentes e servidores responsáveis a conduzir seus inventários gerais e atualizar os registros patrimoniais sob sua responsabilidade.
Esta cartilha tem como finalidade orientar e esclarecer, além das atividades concentradas no Núcleo de Patrimônio, aquelas inerentes à gestão descentralizada do patrimônio. Fique por dentro das novas regras e procedimentos para
TERMOS MAIS
UTILIZADOS EM
PATRIMÔNIO
UNIDADE ADMINISTRATIVA
setor constante no Organograma e no Decreto de Estrutura Organizacional do órgão ou entidade, tais como Superintendências, Coordenadorias, Gerências, dentre outros.
UNIDADE DE
LOCALIZAÇÃO menor unidade administrativa ou endereço do setor onde o bem está localizado/situado, tais
como sala de reunião, copa, galpão e outros espaços físicos.
MATERIAL designação genérica de qualquer bem, seja este permanente ou de consumo.
BENS PERMANENTES
aqueles que, em razão do seu uso corrente, não perdem a sua identidade física e/ou tem durabilidade superior a dois anos.
BENS DE
CONSUMO aqueles que, em razão do seu uso corrente, perdem sua identidade física em dois anos e/ou
têm sua utilização limitada a esse período.
BEM OCIOSO uma das classificações de bem inservível. Ocorre quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado pelo serviço público.
BEM
RECUPERÁVEL ocorre quando a recuperação do bem for possível e economicamente viável. BEM
ANTIECONÔMICO ocorre esta classificação quando a manutenção do bem for excessivamente onerosa, ou
seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo.
BEM
IRRECUPERÁVEL ocorre quando o bem não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à
perda de suas características ou em razão de inviabilidade econômica de sua recuperação.
CESSÃO modalidade de movimentação de material, com transferência de posse e troca de responsabilidade pela guarda e uso, entre órgãos públicos.
COMPRA é o ato que gera a incorporação de um bem que tenha sido adquirido pelo ente, de acordo com os critérios estabelecidos em instrumentos
VALOR DE
AQUISIÇÃO soma do preço de compra do bem e gastos acrescidos direta ou indiretamente para
colocá-lo em condição de uso;
DOAÇÃO transferência voluntária da posse e propriedade de material para terceiros.
TRANSFERÊNCIA repasse gratuito da posse e propriedade do material, com troca de responsabilidade, de caráter definitivo, entre unidades da UFBA ou órgãos da Administração Direta do Poder Executivo.
AVALIAÇÃO
PATRIMONIAL atribuição de valor monetário a itens do ativo e do passivo decorrentes de julgamento,
fundamentado em consenso, entre as partes, e que traduza com razoabilidade a evidenciação dos atos e dos fatos administrativos.
ALIENAÇÃO é toda e qualquer hipótese de voluntária disposição total ou parcial de direitos.
VIDA ÚTIL período de tempo que o órgão ou entidade espera utilizar o ativo.
DEPRECIAÇÃO é a redução do valor dos bens tangíveis pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência.
CARGA PATRIMONIAL
é o conjunto dos bens que estão sob responsabilidade direta do responsável por uma unidade administrativa (setor) do campus da UFBA.
DETENTOR DE CARGA PATRIMONIAL
ocupante de cargo de direção e chefia de unidade administrativa, ou servidor designado em Unidade de Localização, responsável pelo uso, guarda e conservação dos bens.
INCORPORAÇÃO é o ato de registro no sistema informatizado de gestão patrimonial do material adquirido e a consequente variação positiva do patrimônio de cada unidade gestora.
REGISTRO PATRIMONIAL
procedimento administrativo que consiste em cadastrar no patrimônio de cada unidade gestora as características, especificações, número de tombamento, valor de aquisição e demais informações sobre um bem adquirido.
TOMBAMENTO consiste em identificar cada material permanente com um número único de registro patrimonial, denominado Número de Tombamento, Número de Patrimônio ou Registro Geral de Patrimônio.
INVENTÁRIO é o procedimento administrativo realizado por meio de levantamento, in-loco, que consiste na verificação da existência física do bem, identificado pelo respectivo número de patrimônio e descrição.
SIPAT Sistema Integrado de Gestão Patrimonial da UFBA.
O QUE
SÃO BENS
PATRIMONIAIS?
Aqueles chamados bens permanentes que, por possuírem maior durabi-lidade e valor, são controlados pelo Regulamento de Gestão Patrimonial. Esses bens compõem o acervo patrimonial da Instituição.
BENS
São bens tudo o que possui valor econômico e que pode ser convertido em dinheiro, sendo utilizado na realização do objetivo principal de seu proprietário. São as coisas úteis, capazes de satisfazer as necessida-des das pessoas e das organizações. Os bens classificam-se em: bens móveis, bens imóveis, bens tangíveis e bens intangíveis. Os bens fazem parte do ativo (patrimônio bruto).
BENS MÓVEIS
São móveis os bens passíveis de remoção sem danos, seja por força própria ou por força alheia. Ou seja, objetos concretos, palpáveis, físi-cos, que não são fixos ao solo. Ex.: dinheiro, veículos, móveis, utensílios, máquinas, estoques, animais (que possuem movimentos próprios, se-moventes) etc.
BENS IMÓVEIS
São imóveis os bens que não podem ser retirados de seu lugar natural (solo e subsolo) sem destruição ou dano, ou seja, aqueles que, para se-rem deslocados, terão de ser total ou parcialmente destruídos (pois são fixos ao solo). Ex.: árvores, edifícios, terrenos, construções etc.
BENS TANGÍVEIS
Também chamados de bens corpóreos e bens materiais, são tangíveis os bens que constituem uma forma física, bens concretos, que podem ser to-cados. Ex.: veículos, terrenos, dinheiro, móveis e utensílios, estoques etc.
BENS INTANGÍVEIS
Também chamados de bens incorpóreos e bens imateriais, são intangí-veis os bens que não constituem uma realidade física e que não podem ser tocados. Ex.: nome comercial (marca), patente de invenção, ponto comercial, o domínio de internet etc.
São exemplos de bens patrimoniais: móveis (armários, cadeiras, mesas, sofá), alguns equipamentos de informática (computador, impressora,
scanner, data show), alguns materiais de escritório (calculadora,
GESTÃO DE
PATRIMÔNIO
Diz respeito ao registro, controle, guarda, conservação, movimentação, baixa e ao inventário do patrimônio da instituição.
Principais atribuições do Núcleo de Patrimônio da CMP
• Gerenciamento do Sistema Integrado de Patrimônio (SIPAT); • Emissão de etiquetas com número patrimonial para
identificação de todos os bens da UFBA; • Realização de cadastros e baixas patrimoniais; • Classificação de bens de consumo ou permanente; • Conciliação da movimentação de bens patrimoniais com o
contábil;
• Recolhimento, redistribuição e apoio à alienação de bens; • Guarda de bens no Depósito do Patrimônio;
• Treinamento das Subcomissões de Patrimônio sobre como proceder o Inventário na UFBA;
DEVERES DOS
SERVIDORES
• Zelar pela boa conservação dos bens e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar;
• Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda;
• Todo servidor público deve contribuir continuamente para a realização dos inventários;
• Todo servidor, ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando: a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou b) não tendo o servidor procedido conforme mencionado anteriormente, poderá esta tarefa ser designada, pela chefia imediata ou direção da
• Caberá à chefia imediata ou direção geral da Unidade, cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a troca de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome do seu substituto ao Núcleo de Patrimônio.
• O servidor deve comunicar, formalmente, à chefia imediata, sempre que houver a retirada de bens patrimoniais para manutenção, ou conserto fora das dependências da UFBA – quando forem identificados o desaparecimento ou dano do material, o detentor da carga patrimonial, ou quem o constatar, deverá comunicar à chefia imediata para as providências de abertura do Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) ou Sindicância, caso o valor seja limitado a R$8 000,00 ou abertura de processo investigativo;
DEVERES DOS
DIRIGENTES
• Conhecer e acompanhar os bens que estão sob a responsabilidade da unidade;
• Instituir controle interno de movimentação dos bens; • Promover o inventário anual;
ALGUMAS
DICAS
• Todo bem permanente deve estar identificado com etiqueta padrão UFBA (Figura 1), contendo o número de tombo, ou, na falta dela, outra do tipo comum (autocolante), contendo sua identificação.
FIGURA 1
• Atrás das portas de todas as salas, deve constar uma lista com os bens patrimoniais nela locados e o contato do Núcleo de Patrimônio.
• Todo bem permanente está vinculado a uma determinada sala, que é identificada por um código.
Caso você encontre um bem permanente
sem identificação, ou uma sala sem a lista
de bens fixada atrás da porta, informe ao
Núcleo de Patrimônio!
Todos os servidores têm o dever de
zelar pela economia e a conservação do
Devem zelar pelos bens patrimoniais
da Universidade os servidores
técnico-administrativos e docentes no âmbito
da UFBA e, no que couber, os alunos,
pesquisadores, prestadores de serviços
do campus e os parceiros institucionais.
Não retire ou movimente de sala um móvel,
equipamento ou qualquer bem permanente
sem autorização do responsável pelo
patrimônio ou do Núcleo de Patrimônio!
DOAÇÃO DE BENS
PERMANENTES
Para receber qualquer tipo de bem em doação, deverá ser avaliada a conveniência e feita consulta ao Núcleo de Patrimônio/CMP.
Obs.: quando se tratar de doação de equipamentos de informática ou de
ar condicionado, o deferimento da doação ficará submetido a parecer favorável emitido pela Coordenação de Material e Patrimônio.
QUAIS OS PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS PARA O RECEBIMENTO
DE MATERIAIS PERMANENTES EM DOAÇÃO?
Ofício formalizado pela pessoa responsável ou entidade doadora, con-tendo:
• Nome e identificação completa do doador (se pessoa jurídica, o CNPJ);
• Descrição completa dos bens (modelo, marca, nº de série, caso haja);
• Assinatura do doador responsável; • Data da doação.
ATENÇÃO!
Anexar nota fiscal de aquisição do
bem em nome do doador ou o respectivo
cupom fiscal. Caso o doador seja uma
entidade de natureza associativa, anexar
ata da eleição e posse do responsável,
atualizada, e cópia do Estatuto.
RESPONSABILIDADE
PATRIMONIAL
A responsabilidade patrimonial tem início com a assinatura do Termo de Responsabilidade Patrimonial, que atribui uma carga patrimonial para aquele servidor, e termina com a transferência dessa responsa-bilidade para outro servidor, através do Termo de Movimentação de Responsabilidade Patrimonial, ou da Baixa Patrimonial.
INVENTÁRIO: É o procedimento de levantamento dos bens permanentes
que compõem o patrimônio da UFBA, realizado por Comissão nomeada especialmente para tal. A Orientação Técnica PROAD/CMP/NGGP nº 001/2017 estabelece os procedimentos para a realização do Inventário
BOLSA DE
MATERIAIS
É uma iniciativa da PROAD em criar um local de “trânsito” ao qual serão vinculados os bens permanentes que já não possuem utilidade para a unidade administrativa de origem, mas que ainda possam ser utilizados por outras unidades. Os bens alocados na Bolsa de Materiais estarão listados na página www.proad.ufba.br e poderão ser requisitados pelas unidades interessadas, mediante solicitação ao Núcleo de Patrimônio, que será a responsável pela sua administração.
Após a permanência dos bens por mais de seis meses na Bolsa de Materiais sem que nenhuma unidade da UFBA tenha manifestado
inte-resse, os mesmos serão disponibilizados para desfazimento objetivando atender outras instituições na forma da lei através de doações, transfe-rências externas ou leilão.
Antes de adquirir um bem permanente,
consulte a Bolsa de Materiais. Nela você
pode encontrar um bem que atenderá
imediatamente a sua necessidade,
economizando tempo e recursos!
Informe ao Núcleo de Patrimônio sobre
bens permanentes que não estejam sendo
utilizados na sua unidade administrativa.
PRINCIPAIS
PROCEDIMENTOS
TRANSFERÊNCIA DE BENS
Para transferir um bem permanente de uma sala ou setor para outro, você deverá solicitar a movimentação ao Núcleo de Patrimônio por meio do modelo de memorando disponível na página https://proad.ufba.br/ cga/formularios. Na página da SUPAD (https://supad.ufba.br/manual--procedimentos), você encontrará, também, o procedimento que será adotado para a movimentação.
DESTRUIÇÃO/ ROUBO/ FURTO/ DESAPARECIMENTO DE BENS
Se um bem permanente for destruído / roubado / furtado ou desapare-cer, por qualquer motivo o evento deverá ser imediatamente informado à direção da unidade que encaminhará ofício à Polícia Federal para aber-tura de inquérito e concomitantemente à COSEG. Em seguida o Núcleo de Patrimônio deverá ser informado para as devidas providências e re-gistros. Na página da internet https://proad.ufba.br/cga/formularios, você encontra os modelos de memorandos que deverão ser utilizados e o procedimento que será adotado.
PRODUÇÃO INTERNA
Caso um bem patrimonial seja produzido no próprio campus, o Núcleo de Patrimônio deverá ser informado para providenciar a identificação, registro e demais providências.
RECOLHIMENTO DE BENS
Sempre que um bem permanente perder a utilidade para um determina-do setor, seja por ter se tornadetermina-do obsoleto, antieconômico, desgaste, fim da vida útil ou qualquer outra razão, o Núcleo de Patrimônio deverá ser informado para providenciar o recolhimento do mesmo. Na página da in-ternet https://supad.ufba.br/manual-procedimentos, você encontrará o formulário de bens inservíveis que deverá ser utilizado para
relacio-nar os bens e os procedimentos a serem adotados para o desfazimento dos mesmos.
Obs.: Foram criados procedimentos de movimentação temporária de
bens para atendimento de eventos, como vestibulares, congressos, seminários ou outras circunstâncias eventuais. Consulte o Núcleo de Patrimônio e a página da internet da CMP para maiores informações.
PARÂMETROS
EXCLUDENTES –
CLASSIFICAÇÃO
DE BENS MÓVEIS
Alguns bens públicos geram dúvidas quanto à sua correta classificação. Nesse caso, deverão ser observadas algumas características para que possam ser classificados adequadamente conforme o tipo e condições de uso a que se destinam, podendo estes ser classificados como bem permanente ou de consumo, como por exemplo:
I. Colchão: via de regra é classificado como um bem
permanen-te. Contudo, se adquirido para utilização em um movimentado hospital, este poderá ter deterioração acelerada com perda de suas características normais de uso, sendo afetado ainda por modificações físicas ou químicas, o que permite ser enquadrado no fator excludente de perecibilidade. Nesse
II. Jarra de vidro: tem durabilidade superior a dois anos. Porém,
quando adquirida para utilização em uma escola e por ser frágil, poderá perder totalmente a sua identidade, o que a torna passível de classificação como um bem de consumo, pelo critério de fragilidade.
III. Placa de memória: em caso de substituição da placa de
me-mória, esta não pode ser classificada como uma despesa de natureza permanente, tendo em vista o critério da incorpo-rabilidade, logo, as peças adquiridas para reposição deverão
ser classificadas como bem de consumo.
IV. Mesa para escritório: classificada como material
permanen-te, contudo a aquisição de madeira e peças para a sua con-fecção deverá ser classificada como bem de consumo, tendo em vista o critério da transformabilidade. Por uma razão
lógica, haverá a construção de um bem de capital, que, inclu-sive, será incorporado ao patrimônio. Dessa forma, trata-se de materiais de consumo, pelo critério da transformabilidade que contribuem para a formação de um bem de capital.
FIGURA 2
MANUTENÇÃO
DE BENS
Nos casos de transferência de bens permanentes para manutenção, o Núcleo de Patrimônio deverá ser informado para elaboração do Termo de Movimentação para Manutenção.
BASE LEGAL UTILIZADA
Instrução Normativa SEDAP nº 142/83. Disponível em: <http://inmetro.gov.br/ legislacao/laf/pdf/LAF000168.pdf>.
IN 205/88 da Presidência da República
Secretaria de Administração Pública. Instrução Normativa SEDAP Nº 205/88. Disponível em: <http://www.comprasnet.gov.br/ legislação/in/in205_88.htm>. BRASIL. Presidência da República. Decreto 99.658/90. Disponível em: <Http:// www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/antigos/D99658.htm>.
Portaria STN n° 448/2002
Ministério da Fazenda. Secretaria do Tesouro Nacional. Portaria Nº 448, de 13 de setembro de 2002. Disponível em: <http://www3.tesouro.fazenda.gov.br/
EM CASO DE DÚVIDA, ENTRE EM CONTATO COM O NÚCLEO DE PATRIMÔNIO: (71) 3283-6084 / 3283-6984 Assuntos diversos: acezar@ufba.br denilsons@ufba.br Convênios: suraya.chagas@ufba.br
