A importância da Gestão de Estoque e suas ferramentas de controle.
Gisele Mara Bassan (UEPG) gbassan @arauco.com.br Cesar Eduardo Abud Limas (UEPG)uepg@interalfa.com.br
Verlaine Lia Costa (UEPG) verlaine-@brturbo.com.br Rodrigo Nunes Coelho (UEPG) rcoelho @arauco.com.br Carlos Alexandre Zelazowski (UEPG) carloszelazowski @hotmail.com
Resumo:
O artigo elaborado demostrará a importância da gestão de estoque já que o seu controle é significativo na eficiência da redução de tempo e custos para a organização. O gerenciamento de materiais refere-se ao conjunto de atividades como: planejamento, organização, recebimento, controle, etc. Alguns materiais não agregam valores aos produtos sendo assim é importante ter o controle, verificando e visualizando as matérias, para atender a demanda interna da organização, não gerando excesso que elevam os custos. Com esse controle pode-se constatar se a utilização esta sendo adequada ou esses materiais estão tornando-se um “peso morto”. Ainda hoje algumas empresas não dão a devida importância para esses materiais tendo dificuldades no seu controle.
O intuito desse artigo é destacar as ferramentas para que haja uma boa gestão de estoque.
Palavras chave: Gestão, Estoque, Ferramentas.
The importance of inventory management and its tools of control.
Abstract
The elaborated article demonstrates the importance of inventory management since its control is efficient in time and cost´s reduction for the organization. The materials management refers to a set of activities such as: planning, organizing, delivering, controlling etc. Some materials do not add value to the products, as a result it is important to control, verify and visualize the materials to meet internal demand of the organization resulting in no excess that add costs. With this control it is possible to see if this is a suitable solution or these materials are becoming “dead weight”. Even today some companies do not give the real importance to these materials having difficulties to control them. The purpose of this article is to highlight the tools so that there is a good inventory management.
Key-words: Management, Inventory, Tools
1 Introdução
Com a globalização, avanços tecnológicos e competitividade ocasionaram mudanças na rotina das organizações, surgindo à necessidade de buscar alternativas para se destacar no mercado.
A logística cresceu nos últimos tempos e assume grande importância na movimentação de materiais no ambiente externo e interno, ela estuda a melhor forma de aperfeiçoar recursos de suprimentos, estoque e distribuição dos produtos. O grande desafio hoje é dimensionar e controlar o estoque, pois o excesso de materiais elevam os custos, por outro lado com os níveis baixos pode ocorrer uma rotatividade repentina assim ficando em falta. Dentro deste contexto a Gestão de estoque tem um papel fundamental nas organizações.
A gestão de estoque está ganhando força, pois há necessidade de controlar de maneira eficiente ajudando as organizações se tornarem mais competitivas no mercado com custos reduzidos, onde os clientes estão cada vez mais exigentes.
Trata-se de uma ferramenta que reduz custos e falhas, promovendo ganhos significativos, e no fluxo de materiais, planeja e controla, tendo a real dimensão do seu estoque.
2 Referencial Teórico
A pesquisa aborda a importância da gestão do estoque, apresentando métodos e sistemas eficientes para controle, enfatizando o mínimo de estoque.
Trata-se de uma pesquisa bibliográfica qualitativa e descritiva. Baseando-se nas publicações de autores tais como: Idalberto Chiavenato, Ronald Ballou, dentre outros.
Analisando e comparando as leituras para um melhor entendimento na busca de êxito no gerenciamento do estoque.
3 Logística
Planejar, controlar, organizar, movimentar, armazenar, faz parte da logística. E segundo BALLOU (2001):
“A Logística trata de todas as atividades de movimentação e armazenamento que facilitam o fluxo de produto desde o ponto de aquisição da matéria prima até o ponto do consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar aos clientes a um custo razoável.” (BALLOU 2001 apud POZO 200, P. 21)
Como se percebe na definição a logística é um elo do processo entre fornecedor e cliente, ou seja, inicia na elaboração de um fornecedor e se encerra na ponta da cadeia com o cliente final.
Para uma organização se manter competitiva ela precisa encontrar meios de atender seus clientes com qualidade a um custo baixo, e a logística assume grande importância na movimentação de materiais no ambiente interno e externo.
Ela faz parte de uma cadeia, onde o principal objetivo é a saúde econômica da organização.
A logística é dividida em duas atividades: Primarias e Secundarias
Figura 1- Logística e sbdivisões.
Fonte: RENATO BARROS 2009
As primarias são aquelas de maior importância que atuam efetivamente nos custos e também possui suas subdivisões, onde abordaremos o Gerenciamento de Estoque.
3.1 Estoque
É onde ficam alocados os materiais que a organização utiliza não para serem usados de imediato, mas para atender a futura demanda de matérias.
Assim como diz Ballou (2001), “Os estoques são acúmulos de matérias-primas, insumos, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos pontos por todos os canais logísticos e de produção na empresa”.
O estoque abrange a organização como um todo, pois há vários tipos de estoque dentro de uma organização, os mais frequentes são: almoxarifado de matéria prima, almoxarifado de materiais auxiliares, almoxarifado de manutenção, almoxarifado intermediário e almoxarifado de acabados.
Conclui-se que independentemente da atividade da organização sempre será necessário ter um estoque.
3 Controle de estoque
O controle vem de a necessidade das organizações terem total conhecimento de seus materiais, levantando todos os dados dos materiais, quantidade, local onde estão alocados, serão utilizados, se é necessário à compra, quando comprar, quanto comprar e a entrega desses materiais.
Como enfatiza ,Martins (1999,p.154)
“A gestão de estoque constitui uma série de ações que permite ao administrador verificar se seus estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados”.
Assim todos os setores de uma organização deveram estar alinhas e com uma comunicação continua.
Figura 2- Estoque Fone: Autores
O Gestor da área deve ter o total controle do estoque, assim evitando perdas ou prejuízos a empresa, não deixando faltar material em todos os processos da empresa.
Como afirma Ballou (1993) “Estoques auxiliam a função de marketing a vender os produtos da empresa sendo estes localizados mais próximos aos pontos de venda e com quantidades mais adequadas.” (BALLOU, 1993, p. 205).
A gestão de estoque possui procedimentos e etapas a serem seguidos em cada organização, existem varias ferramentas importantes para tomada de decisões. Cada organização deve fazer uma análise do seu ramo de atividade para verificar qual é a melhor ferramenta a ser utilizada, levando em consideração o tamanho físico da empresa, a quantidade de materiais a ser estocado, que tipo de materiais será, para então descobrir o melhor método.
Portanto, a função principal da gestão de estoque é fazer a utilização dos recursos já existentes, buscando um equilibrio entre consumo e estoque.
Figura 3- Equilibrio do estoque.
Fonte: RENATO BARROS 2009
3.2 Funções do Controle de Estoque
O gestor deve manter o controle por tipo de materiais que há na empresa, registrando a quantidade em estoque, valor unitário, custo total e periodicamente fazer um balanço para conferir se o que tem o sistema bate com o físico.
De acordo com Dias (1993), a organização deve inicialmente deve descrever as funções principais que são: determinar “o que” deve permanecer em estoque; “quando” se devem reabastecer os estoques períodos; ”quanto” de estoque será necessário para o período determinado; acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque; receber, armazenar e atender bem os materiais estocados de acordo com a necessidade; controlar o estoque em termo de quantidade e valor, fornecer informações sobre a posição do estoque; manter inventários para avaliação de quantidades e estocagem; e identificar e retirar os estoques os itens obsoletos e danificados.
Na indústria os principais tipos de materiais são controle de matéria-prima, produtos em processos, materiais de embalagem, produtos acabados e suprimentos.
Se controlados de maneira eficaz reduz consideravelmente seu custo.
3.3 Objetivos do Controle de Estoque
As razões para a manutenção do estoque são:
-No caso de interrupção da entrega de materiais saber lidar com a situação - estoque de segurança;
-Quando o estoque vai diminuindo conforme a produção e é abastecida ciclicamente – estoque de ciclo;
-Para uma possível antecipação de uma futura demanda, não esperando a necessidade do material, como no caso de uma promoção do produto fabricado ou uma manutenção fora da programação – estoque de antecipação;
-Reduzir o tempo de transito na rede de suprimento – estoque no canal de distribuição.
E os principais objetivos para controla-los são:
-Objetivo em relação ao custo é encontrar o melhor ponto dos custos de armazenagem para atender a demanda de mercado operando assim com custos baixos.
-Objetivo em relação ao nível de serviços como às datas de entrega dos produtos ao cliente procura atender as necessidades dos mesmos, pois se tratando do atendimento aos seus clientes deve ser com excelência.
-Objetivo em relação ao retorno de capital é procurar reduzir o volume financeiro no seu estoque ao mesmo tempo maximizar a relação lucro/estoque médio, ou seja, estoque com investimento mínimo.
3.4 Armazenamento de materiais.
A estocagem inicial deve se limitar aos itens que a análise economica previa determinar, e os tipos de instalações variam de acordo com o tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem é por meio de estruturas porta-pallets, simples ou de dupla profundidade, convenientemente dispostas a facilitar o acesso de equipamentos de elevação e transporte, a proteção do produto contra contaminantes internos ou externos, a facil localização na hora da armazenagem e da coleta, segurança contra incendios e iluminação conveniente’.
De acordo com o autor os materiais devem ser todos analizados e separados antes de ser amarzenados, todos devem ser identificados com códigos já cadastrados em um sistema ou até mesmo em uma planilha de Excel para facilitar a localização.
Então administrar materias é:
Classificar de maneira adequada, e que os materias semelhantes estejam próximos.
Cadastrar para melhor identificar, ter apenas um código por produto assim obtendo informações rápidas e precisas.
Codificar no caso de diversidade de materias e grande quantidade ajuda a rastreá-los Comprar com responsabilidade assim garantindo qualidade e um prazo de entrega dentro do esperado.
Armazenar de forma que o espaço seja bem aproveitado e facilitando a movimentação.
Estocar com conciencia, nem de mais nem de menos, para não comprometer o capital de giro.
O estoque abrange a organização como um todo, pois como já mencionamos há vários tipos de estoque dentro de uma organização
Mas não é fácil gerenciar tudo, pois as organizações têm uma gama muito grande de itens e varios fornecedores que devem ser devidamente cadastrados.
3.5 Fichario de Estoque
Trata-se de um banco de dados, com todas as informações existentes de um item, pode ser um processo manual onde é alocado num arquivo simples, ou em um sistema de processamento de dados em um computador.
Essas fichas podem conter como dados do item: a identificação, controle, entrada no estoque, saídas, saldos, valores e a rotação. Cada empresa administra os dados conforme a sua necessidade.
3.6 Classificação ABC
Conforme Marco Aurelio P. Dias:
“A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.”(DIAS, 1993, p.
135)
Classificando os materiais o gestor identifica os que possuem maior valor, sendo assim estão classificados como:
Classe A: São poucos itens variam de 15% a 20%do total, esses materiais representam 80% do valor do estoque são mais importantes.
Classe B: são itens intermediáriosque variam de 35% a 40% do total, de valores médios próximos a 15% do valor do estoque.
Classe C: são os de alta rotatividade que variam de 40% a 50% do total, com valores mais baixos que equivale a 5% do valor do estoque.
Esse processo pode ser dividido em três etapas:
1- Coleta de Dados
2- Cálculo do custo anual total para cada item
3- Organização dos itens em ordem decrescente de valor
Ainda segundo Bertáglia “A razão da classificação ABC é restringir o foco. Administrar centenas ou milhares de itens pode equivaler a enormes estruturas internas, que irão aumentar o custo final dos produtos acabados ou dos serviços. O foco é fundamental na administração das empresas atualmente e exerce forte influência nas características da cadeia de abastecimento.”.
Quando a organização faz esse tipo de classificação passa a ter um controle rigoroso aos da CLASSE A, pois possui valor monetario mais alto necessitando de uma atenção especial, CLASSE B são intermediarios sua atenção é media CLASSE C não há necessidade de muito controle, pois são itens baratos.
Com esse método a organização determina uma forma mais facíl e melhor de controlar, tendo destaque dos itens que demendam de atenção no ambito economico. Muitas empresas utilizam a CURVA ABC para um contrelo mais eficaz nos níveis de estoque.
3.7 Sistemas de duas gavetas
É um metodo para os itens de classe C, pois são itens de pequenos valores e grandes quantidades com alta rotatividade.
O sistema de duas gavetas funciona da seguinte forma: a gaveta A contém itens para um periodo determinado, a gaveta B disponibiliza uma quantidade minima para atender a
organização no periodo de compra e entrega do material. Na gaveta B algumas empresas mantém junto com o estoque minimo uma ficha que quando é utilizada encaminhasse ao departamento de compras sinalizando a reposição do material.
A grande vantagem desse método como nos diz Marco Aurélio P. Dias “consiste numa redução do processo burocrático de reposição de material.”.
A vantagem é que no ato, da retirada de materiais já se sabe que é necessário à compra do item, é um processo menos burocrático, já a desvantagem é quando para o mesmo item existe mais de uma sessão, o almoxarifado precisa de um espaço maior para armazenar os materiais.
È um ótimo método pra empresas que trabalham com produtos com alta rotatividade e de baixo valor.
3.8 Sistema de Máximo e Minimo
Conforme relata Chiavenato (2001) “É também denominado sistema de quantidade fixa.
É utilizado quando há uma dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variação no tempo de reposição.”.
Partindo desse princípio a quantidade do item varoa entre o máximo e mínimo, sendo cauculado do ponto de pedido e conforme o tempo de reposição que avaliam os niveis de estoque.
Marco Aurélio (1993) relata
“O estoque minimo ou também chamado de estoque de segurança, e a quantidade minima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir eventuais atrasos no suprimento, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas.”
A gestão de máximo e minimo são de suma importância para o controle do estoque, assim conforme o estoque vai baixando, se os itens (materiais) estiverem cadastrados em um sistema ou no próprio Excel vai facilitar a hora da reposição, o sistema pode até alertar quando o item está na hora de ser comprado.
A vantagem é que pode aplicar a todos os tipos de classe e sua reposição é automatica.
Para as organizações que querem ter os niveis de estoque médio com custos reduzidos, é bem gerenciável, mas deve ficar atento ao periode de reposição dos itens.
3.9 Sistema de reposição periodico
Nesse sistema é fixado o período de avaliação do estoque para reposição. A quantidade a ser solicitada será a da necessidade da demanda do próximo período. Também se deve ter um estoque minimo ou de segurança no caso de um consumo acima do normal ou até mesmo o atrazo na entrega do material. Programam-se as datas de reposição do material e os intervalos dessa programação deve ser iguais. Levando em condideração o estoque físico atual, o consumo do período, assim como o tempo de reposição e o saldo do item por fornecedor.
Figura: Fluxograma reposição periodica.
Fonte: RENATO BARROS 2009.
A vantagem é que os itens são agrupados por tipo e espécie facilitando a sua compra. A desvantagem é que se a demanda for maior que a previsão gerará falta do item.
3.10 Planejamento das Necessidades de Materias (MRP)
O MRP I (Material Requeriments Planning) trata-se de um controle por um sistema de computador, e fornece a quantidade exata a ser comprada do item.
Permite determinar qual a quantidade de material será necessário dispor no estoque levando em consideração à produção, a manutenção, estudando a entrega do produto e calculando sempre o minimo de estoque.
A vantagem desse sistema é que mostra de forma rápida e precisa o impacto de qualquer replanejamento, agilizando a possível tomada de descisão em tempo hábil no caso de falta de material para não parar o processo de produção ou mantutenção de equipamentos, cancelar ou reprogramar pedidos com excesso de estoque que elevariam os custos.
4 Conclusão
Com a grande competitividade das empresas e as exigencias dos clientes em relaçãos a entrega de seus materiais, há uma grande preocupação no setor logístico, para que os fornecedores estejam conseguindo cumprir com os prazos de entregas.
Devido o assunto ser de suma importância entende-se que a logística é o planejamento, controle e organização dos fluxos de materiais, produtos ou serviços, tópicos importantes para que não haja clientes frustrados, com o menor custo possível.
As organizações entendem que o estoque é o “vilão” do capital das empresas. E para diminuir esse problema há um investimento em ferramentas para auxiliar no processo.
Uma delas é a Gestão de Estoques que administra, planeja, controla e replaneja todo fluxo de material, sendo um fator primordial para a diminuição de custos.
O gerenciamento de estoque sugere ao gestor que obtenha conhecimento e todas as informaçoes possíveis de seus estoques para um planejamento eficaz, buscando o auxílio de métodos e sistemas de gestão: Fichario de estoque, Classificação ABC, Sistema de duas caixas, Sistema de máximo e minimos, Sistema de reposição periódica e MRP.
As ferramentas analizadas mostram que é possível manter níveis de estoques aceitaveis, pois cada um tem uma forma específica de lidar com os materiais disponíveis na organização. Primeiramente é interessante identificar os itens destacando seus dados depois classifica-los e então analizar qual o melhor sistema que sua empresa tem para controlar esses materiais.
Levando em consideração o espaço fisíco, se há a possibilidade de se adquirir programas de computador que facilitam o controle, até mesmo funcionários bem qualificados para entenderem como funcionam os sistemas e segui-los à risca.
Portanto no cenário atual um gerenciamento de estoque em perfeita saúde, utilizando as ferramentas disponíveis reduz os custos numa organização, sem afetar o relacionamento com seus clientes atendendo-os com rapidez e qualidade.
Por fim, sugere-se que as organizações que pretendem aumentar sua rentabilidade que busquem metodos de gerenciamento de estoques que melhor se encaixe no perfil de negócio de forma eficaz alavancando sua lucratividade.
Referências
ARNOLD, J.R. TONY. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999.
BARROS, RENATO PAES. Introdução a gestão de estoque. 2009. Disponivel em:
www.gs1brasil.org.br. Acesso em: 18/06/2012.
BERTÁGLIA, PAULO ROBERTO. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2005.
CHIAVENATO, IDALBERTO, Iniciação a Administração de materiais. São Paulo: Makron, McGraw, 1991.
DIAS, MARCO AURÉLIO P. Administração de Materiais: uma abordagem logística. São Paulo:
Atlas, 1993.
FERNANDES, JOSÉ CARLOS DE F., Administração de Material: uma abordagem básica. São Paulo: Atlas, 1987.
MARTINS, PETRINIO G., Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva 2006.
MARTINS, P. ALT LAUGENI, F. Administração da Produção. São Paulo Saraiva, 1999.
POZO, HAMILTON, Administração de recursos de matérias e patrimoniais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2001.
