Automatização de documentação nãoconvencional um estudo de caso em engenharia. :: Brapci ::

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BIBLIO TECA

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ção e de C I3nclcrs HuntCl"

nas, Letras e A rteszyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

SETOR DE EDUCAÇÃO

AUTOMATlZAÇÃO

DE DOCUFJlENTAÇÃO

NÃO-CONVENCIONAL

UM ESTUDO

DE CASO

EM ENGENHARIA*

B rasilina Passarelli**

RESUMO: O projeto para "Editoração e Recuperação Automatizadas de

UTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

C u r

-r ic u la - V it a -r u m " foi desenvolvido para uma empresa brasileira de engenharia

consultiva a fim de otimizar o tempo gasto para seleção de equipes técnicas,

visando a participação da mesma em licitações. Foiconcebido prevendo a

criação de dois sistemas: um para a editoração automatizada dos textos dos

curricula, utilizando um s o f t w a r e editor de textos com programação

espe-cialmente desenvolvida, e um segundo sistema estruturado com a filosofia

de bancos de dados, para permitir a realização de buscas a partir de

pará-metros isolados ou em conju nto.

PALAVRAS·CHAVE: Autornatízação Documentação Não.Convencional.

C u r n c u le - v it s r u m . Editores de Textos. Recuperação Automatizada e Gerencia-dores de Bancos de Dados

INTRODUÇÃO

O projeto para "Editoração e Recuperação Automatizada de C u r -r ic u la - V it a -r u m " 'foi originalmente desenvolvido para uma empresa de engenharia consultiva com o objetivo de possibilitar à sua Diretoria Comercial selecionar, rápida e eficazmente, profissionais universitá-rios integrantes do seu quadro de funcionários efetivos para cornpe-sição de equipes técnicas, visando à participação da empresa em lici-tações, além de servir como instrumento auxiliar na tomada de deci-sões referentes aos processos de movimentação interna e recruta-mento externo de pessoal.

* Projeto apresentado como DISSERTAÇÃO DE MESTRADO à ECA/USP, sob orientação

do Prof. Dr. Frederic Michael Litto, em outrubro de 1987.

** Doutoranda da área de Novas Tecnologias em Informação. Pesquisadora do

recém-criado Laboratório de Tecnologia da Comunicação da ECA/USP. Gerente da Divisão de

Bibliotecas da VALOART S.A., São Paulo.

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I1I

ponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

8rasili~aPassarelli

As áreas de atuação Ia Co '

mento e projetos em todo, ~sultora abrangem estudos, planeja-elétrica e mecânica, da ar'tl~scamposda engenharia civil, ambiental, global de empreendiment,%ltet,Uta,da economia e do gerenciamento

, " d ' Dls•..- d 500 f

cronanos, os.quais cerca ~ »oe e aproximadamente 3, un-A fim de dar ~uporte~1.1,O(),SãOde nívell,lniversitário"

nidas e serenctaoas pela slJaa,tl"i~ádes comerciais da empresa, defi-reteria. um Centro de DOc~Dlretoria Comercial, foi criado, nesta

ot-d,uç~o, armazenamento, re~ ent~Ção, responsável pela coleta, pro-tecnlco-comerciais daernpr pera~ão e disseminação das informações 'e preparo de documentaçã()~a, n~cessáriasà elaboração de cadastros gãos governamentais, para habilitação em licitações junto a

ór-Tanto para Cadastros

exigida das empresas a aPlcomQ para Habilitação em Licitações, é seg , t, um es pontos: capacidade'esent....-,~çao de documentaçao re ativa aos- I' financeira e regularidade fis JUrll:::fica;capacidade técnica; idoneidade pacI'dad_{e ecruca, normalme~}té , Cal.() "d ,." - d

ossie para comprovaçao a ca-composto de:

UTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

C u r r ic u la - V it a f lJ te o mais volumoso, é tradicionalmente Empresa; Histórico dos Serv~ do~ Integrantes da Equipe Técnica da Empresa, além da apresenta I~OS já Executados e em Execução pela referentes aos serviços des Çao

ct~

Atestados de Capacidade Técnica respectivos clientes, I;!l1vol\'idos, os quais são emitidos pelos

A iniciativa de sedesen

ção da Editoração e Recuper;O!ve~ o presente projeto de Automat.iza-tes pontos: çao ~e C u r r ic u la alicerçou-se nos

seguin-82

a) dos aproximadament~

dia 10 fls, tamanho A'1~ ,1~O c u r r ic u la cada um possu ía em

rné-b) que seu conteúdo po '

vação de um determi '-:lIa~er alteradoern função da compro-edit_{I ais e, quando}' _ist~t)ado _trpoioo d_e _expertencra,.' _requeriid_{a nos} que o mesmo fosse tO\ oC~rria, quase sempre era necessário

alm~nte redatilografado;

c) que eles eram exausp

~va~nte acessados para obtenção de

R . bras. B iblioteco~

• e D ~. São Paulo,2 2 { 1 / 2 1 : 8 1 - 9 1 , jan./jun. 1989

Automatização de Documentação Não-Convencional- Um Estudo de Caso em Engenharia

cópias xerox e este procedimento acabava deteriorando o pa-pel vegetal utilizado como suporte para datilografia e, final-mente,

d) que a cada atualização anual de todos osc u r r ic u la , o volume de datilografia, conferências

e

correções requeria a alocação de 3 datilógrafas a 160h/mês por seis meses.

Uma revisão de literatura, abrangendo o período 1975 - 1985 realizada através do D I A L O G I n f o r m a t io n R e t r ie v a l S e r v ic e , acessando as bases de dados do L I S A ( L ib r a r y a n d I n f o r m a t io n S c ie n c e A b s t r a c t s ) , não nos trouxe notícias acerca de sistemas automatizados dec u r r ic u la . Outras empresas de engenharia consultiva foram também conta-tadas, em São Paulo, com o intuito de se detetar experiências simila-res em curso, Entretanto, esta investida também não trouxe resulta-dos devido ao sigilo com que estes assuntos são trataresulta-dos em empre-sas concorrentes,

2 METODOLOGIA

O projeto para automatização dos c u r r ic u la foi desenvolvido, prevendo-se a criação e implantação de dois sistemas em duas etapas distintas,

2,1 Modelo Proposto I - Sistema para Editoração Automatizada dos

C u r r ic u la

A configuração adotada para o desenvolvimento e implantação do sistema de editoração automatizada de c u r r ic u la compreende um computador IBM 4341 com impressora, operando em regime de mul-tiprocessamento; a alocação de um disco IBM 3375 com capacidade de memória, de 5 cilindros e um terminal de vídeo IBM 3278,4,

Os o f t w a r e utilizado foi o SCRIPTIVS da 18M, um processador de palavras, gerenciadopelo C M S / I B M - C o n v e r s a t io n a l M o n it o r in g S y s

-R . bras. B ibliotecon. e D oe., São Paulo,2 2 ( 1 / 2 ) : 8 1 - 9 1 , jan./jun. 1989 83

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B rasilina Passarelli

tem.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Para otimização dos.recursos oferecidos pelo SCRIPT!VS,

reali-zou-se uma revisão-no padrão de apresentação dos

UTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

c u r r ic u la gerados manualmente, a nível de conteúdo informacional e formatação

estéti-ca

aos mesmos, com o intuito de se definir o padrão para osc u r r ic u la editorados via computador,

Foram definidos como campos obrigatórios: Nome do Funcioná-rio; Data e Local de Nascimento; lnstrução (formação superior bási-' cal; Idiomas; Associações Profissionais (é obrigatório o n'? do CREA-Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia, uma vez que 80% do corpo técnico da empresa é constituído por engenheiros); Cargo Atual na Empresa (descrito em ordem hierárquica crescente); Histórico Profissional: este campo, normalmente o mais longo, foi li-mitado de acordo com o tempo de formado dos técnicos, a fim de se reduzir o custo de locação de espaço em disco, tendo como parâme-tros:

TEMPO DE FORMADO até 5 anos (Junior)

de 05 a 10 anos (Médio) mais de 10 anos (Senior)

QUANTIDADE DE FOLHAS

até 03 foi has até 06 folhas até 08 foi has

Foram considerados como campos não-obr.iqatór ios: Cursos Especiais e/ou de Pós-Graduação; Publicações e Atividades Docentes. O campo' Congressos e Seminários foi suprimido, considerando-se que aqueles que tiveram uma participação efetiva nos mesmos apresentarem tra-balhos os quais serão listados no campo Publicações.

O Sistema de Editoração Automatizada de C u r r ic u la apresenta, em seu MENU, as seguintes opções:

01 - Pesquisa no Cadastro deC u r r ic u la 02 - Inclusão no Cadastro deC u r r ic u la 03 - Alteração de Dados no Cadastro 04 - Impressão do Cadastro de C u r r ic u la 05 - Recuperação deC u r r ic u la da Fita

06 - Recuperação de C u r r ic u la para Impressão 07 - Leitura da Fita

84 R . bras. B ibliotecon. e D oe., São Paulo, 22(112):81-91, jan./jun. 1989

A utom atização de D ocum entação N ão-C onvencional- U m Estudo de C aso em Engenharia

08 - Leitura da Fita para Impressão 09 - Inclusão de C u r r ic u la Novos na Fita 10- Atualização da Fita ( B a c k u p s ) 11 - Controle do Sistema

12 - Cadastramento de Usuários no Sistema 13 - Recuperação de Diretório de Fita 14 - Restauração de Diretório de Fita 15 - Impressão de C u r r ic u la em Disco

B IB L lotE C A

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Eàuc:a-ção e de C iâncic:s HUD1a-na •• L etrP e ,P.r\eS

~ETOR DE E1:)UCAÇÂO

-

-A opção 01 - Pesquisa no Cadastro de C u r r ic u la permite a pes-quisa pelo nome do funcionário combinada em até 03 formas. A pri-meira pelo nome completo do funcionário; a segunda pelo primeiro nome e pelo menos um sobrenome, para identificação de uma mesma pessoa cujo nome completo é desconhecido, usando-se o conector A N O e, a terceira, pelos pré-nomes de duas pessoas distintas, usan-do-se o conector

ORo

As buscas nesta pesquisa obedecem a parâme-tros desenvolvidos, utilizando-se lógica booleana.

A pesquisa pelo nome do funcionário é a única, neste sistema, desenvolvida para atendimento a usuários. As outras opções foram criadas para facilitar as rotinas operacionais de criação, digitação, conferências e correções, gravações em disco e em fita e recuperação para impressão dos arquivos de c u r r ic u la editorados pelo sistema. A Figura 1 apresenta um FLUXOGRAMA GERAL DO SISTEMA DE EDI-TO RAÇÃO DEC U R R I C U L A .

2.2 Modelo Proposto" - Recuperação por Buscas Combinadas

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Brasilina Passarelli

de posse dos mesmos, o usuário solicitante avaliaria os resultados

obtidos e requisitaria cópias impressas do texto completo dos

UTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

c u r r i-c u la selecionados.

Baseados nas informações contidas nos textos do sistema de editoração de c u r r ic u la , foram definidos formulários de entrada de da-dos. O s o f t w a r e escolhido para gerenciamento de dados, dentre aque-les disponíveis no mercado e na empresa e compatível com a configu-ração adotada (definida no Modelo Proposto I), foi o S T A I R S I V S - I B M

( S t o r a g e a n d I n f o r m a t io n R e t r ie v a l S y s t e m lV ir t u a l S t o r a g e ) . A Figura 2 apresenta a Arquitetura do Sistema de Recuperação por Buscas Com-binadas.

O STAIRSIVS trabalha com conceitos de campos formatados (fi-xos) e não-formatados (parágrafos). Foram definidos como campos não-formatados, aqueles de informação textual, podendo variar até um limite estabelecido, os seguintes:

Instrução;

Tipos de Atividades; Áreas de Atuação;

Pós-G raduação; Idiomas;

Clientes para os quais já trabalhou (fora da empresa); Clientes para os quais já trabalhou (dentro da empresa).

Como campos formatados, textuais ou numéricos, foram consi-derados:

Nome do Funcionário;

Código de Área (informação localizacional); Tempo de Formado (ano da formatura);

Chefia Fora da Empresa (somatória dos anos de experiência); Chefia Dentro da Empresa (a partir do primeiro ano de expe-r iência):

Extensão Universitária (sim ou não); Docência (sim ou não) e

Publicações (quantidade até 999).

A utom atização de D ocum entação N ão-Convencional- U m Estudo de Caso em Engenharia

Em nível de preparo das informações para entrada no sistema, a maior dificuldade surgiu em função da terminologia a ser adotada pa-ra indexação do campo Áreas de Atuação'. Com o intuito de elaborar uma lista de descritores que refletisse a qualidade técnica da empresa e de seu acervo humano (seu CÇl~pOtécnico), etetuou-se um levanta-mente entre as superintendências técnicas, solicitando que cada uma indicasse até 30 (trinta) descritores relativos às suas áreas de atua-ção. As respostas foram então compatibilizadas, com vistas princi-palmente à supressão de duplicidades e estabelecimento de termos sinônimos. Como resultado estruturou-se um Arquivo do tipo Dicio-nário, tendo como finalidade principal a manutenção da uniformidade das entradas. A hierarquização dos descritores não foi efetuada" uma vez que o STAIRSIVS opera buscas pelo radical, sendo que as sen-tenças de buscas são equacionadas, utilizando-se linguagem natural aliadas aos conectores.

Dentre as 8 funções apresentadas pelo s o f t w a r e , 3 delas são es-pecificamente de buscas e estão baseadas em diferentes métodos:

SEARCH - pesquisa as informações apresentadas nos campos não-formatados;

SELECT - pesquisa as informações apresentadas nos campos

formatados e

RANK - classifica as buscas em até 5 níveis de hierarquia.

A título de exemplo, elaborou-se a sentença para busca, definida na i ntrodução do Modelo Proposto 11:

"Preciso definir uma equipe composta de especialistas em me-cânica dos solos, com mais de 10 anos de formados e experiên-cia mínima em cargo de chefia e/ou coordenação de projetos de

3 anos".

1 - .. SEARCH mecanica WITH solos. ASSUNTOS.

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Brasilina Passarelli

2 - .. SELECT 1 formado )10. 3 - .. SELECT 2 chefia )=3.

Com três sentenças, teremos acesso a todos os

UTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

c u r r ic u la do ban-co de dados que atendam aos parãmetros especificados. As

solicita-ções de busca podem ser altamente específicas ou mais genéricas, de acordo com as exigências dos editais de licitação ou de cadastrarnen-to de empresas para posterior prestação de serviços.

É

importante ressaltar que quanto melhor definidos os parâmetros de busca mais relevantes serão as respostas obtidas.

3 COMPARAÇÃO ENTRE AS PERFORMANCES DOS SISTEMAS

MANUAL X AUTOMATIZADO

3.1 Editoração

Quando manualmente executados os c u r r ic u la eram datilogr-afa-dos em vegetal e arquivadatilogr-afa-dos em pastas suspensas verticais, por or-dem alfabética de sobrenomes. A cada atualização anual eram intei-ramente redatilografados. Os vegetais de tanto serem manuseados, para obtenção de cópias xerox, acabavam por se deteriorar.

O sistema de editoração automatizada exige, para digitação e operação um treinamento especial. Em contrapartida, as atualizações são rápidas ( o n - lin e ) uma vez que a exclusão, movimentação de linhas ou parágrafos e inclusão são feitas através de comandos especiais. O arquivamento, originalmente em pastas suspensas foi substituído por fita

elou

disco magnético. Afora a economia de espaço físico, supe-rou-se também o problema de deterioração dos vegetais, uma vez que os suportes magnéticos atualmente utilizados são seguramente mais duráveis.

3.2 Recuperação

No sistema manual, a única possibilidade de busca possível era

pelo nome completo do funcionário, já que nenhum tratamento de in-

ponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Automatização de Documentação Não-Convencional- Um Estudo de Caso em Engenharia

dexação era dispensado aos c u r r ic u la . A seleção de elementos para composição de equipes técnicas somente podia ser feita pelos diri-gentes das áreas técnicas, uma vez que eram os que melhor conhe-ciam os profissionais a eles afetos.

O sistema de recuperação automatizada permite uma grande va-riação de combinações de busca e proporciona ao usuário O acesso,

tanto o n - lin e c o m o através de relatórios impressos, a uma espécie de a b s t r a c t dos textos dos c u r r ic u la . Desta forma, o sistema funciona para a Diretoria Comercial como um instrumento único para tomada de de-cisão quando da seleção de equipes técnicas, instrumento este total-mente inexistente no sistema manual que o precedeu.

ABSTRACT: A project entitled "Automatic Editing and Retrieval of

C u r r ic u la - V it a r u m " was developed for a large Brazilian Engineering

Consulting Company with the purpose of optimizing the process of proposal

preparation. Automatization was developed in two steps. The first providing

automatic editing of c u r r ic u la texts, utilizing a word processor special1y

programmed, and the second structured as databank to provi de searches

within isolated parameters as well as composed ones.

KEY WORDS: Automatization; Non Conventional Documentation;

C u r r ic u la - V it a r u m ; Word Processors: Automatic Retrieval and Data Bank Management Systems.

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B rasilina Passarelli

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PROPOSTO I

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PROPOSTO 11

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