• Nenhum resultado encontrado

A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital"

Copied!
20
0
0

Texto

(1)Revista de Ciências Gerenciais. A CONTABILIDADE NA ERA DIGITAL: ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL. Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010. Irene Petry Tomelin Faculdade Anhanguera de Joinville unidade I professora.irene@ig.com.br. Jaice Bernadete V. Novaes Faculdade Anhanguera de Joinville unidade I jaice@terra.com.br. Patricia Pereira Bucker Faculdade Anhanguera de Joinville unidade I paty@tupy.com.br. RESUMO A Escrituração Contábil Digital é uma das partes do Sistema Público de Escrituração Digital, um projeto de abrangência nacional do governo federal que busca integrar os fiscos federal, estadual e municipal. Diante disso, cada vez mais o governo terá as informações disponíveis para consulta no momento que necessitar. Através da forma de tributação das empresas, o governo amplia o número de organizações obrigadas à entrega da ECD. No ano de 2010, todas as empresas optantes ou obrigadas à escrituração com base no Lucro Real em 2009 devem entregá-la. A ECD é resultado de uma modernização tecnológica que causou impacto significativo na esfera contábil e trouxe inúmeras vantagens para as empresas. A sistemática da ECD vem para ficar e pode-se afirmar que colabora com o meio ambiente, a medida que reduz significativamente a quantidade de papel consumido pelos contabilistas na apresentação da escrituração contábil. Palavras-Chave: escrituração contábil digital; sistema público de escrituração digital; lucro real.. ABSTRACT The Digital Accounting Bookkeeping (DAB) is a section of the Public System of Digital Bookkeeping, a nationwide project owned by the federal government that seeks to integrate federal, state and municipal tax authorities. Therefore, increasingly the government will have the information available at the time it requires. Through the method of business taxation, the government reaches a bigger number of organizations which are required to deliver the DAB. In 2010, all companies opting to bookkeeping or required to do it, based on the Real Profit in 2009, should deliver it. DAB is a result of a technological modernization that has caused significant impact on the accounting sphere and brought many advantages for businesses. The scheme of the DAB is here to stay and it can be stated that collaborates with the environment, as it significantly reduces the amount of paper consumed by the accountants at presentation of accounting bookkeeping. Anhanguera Educacional Ltda.. Keywords: digital accounting bookkeeping; public system of digital bookkeeping; real profit.. Correspondência/Contato Alameda Maria Tereza, 2000 Valinhos, São Paulo CEP 13.278-181 rc.ipade@aesapar.com Coordenação Instituto de Pesquisas Aplicadas e Desenvolvimento Educacional - IPADE Informe Técnico Recebido em: 17/5/2010 Avaliado em: 18/3/2011 Publicação: 22 de setembro de 2011. 249.

(2) 250. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. 1.. INTRODUÇÃO O avanço da tecnologia tem feito grandes mudanças no mundo globalizado. Nesta amplitude de automação depara-se com o estudo das técnicas que visam otimizar um processo de negócio, aumentando sua produtividade e assegurando uma operação ambientalmente segura. Todas essas mudanças estão sendo impulsionadas pela modernização mundial. As organizações necessitam cada vez mais de um bom sistema que seja prático e acessível a todos os usuários interessados, tornando assim um meio prático de consulta e apresentação. Depois de obrigar alguns setores da economia brasileira a substituírem o “velho talonário” de Nota Fiscal em papel pelo modelo digital, o governo federal agora passa a exigir que as companhias “aposentem” os tradicionais livros contábeis e fiscais impressos, passando a adotar o formato eletrônico. Essa documentação deverá ser transmitida por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) à página eletrônica da Receita Federal do Brasil. O SPED está sendo introduzido no país por alguns setores da economia desde 1º de janeiro de 2008. Ele nada mais é do que um sistema que agrupa duas áreas distintas da contabilidade: a Fiscal através da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da Escrituração Fiscal Digital (EFD); e a Contábil pela Escrituração Contábil Digital -ECD Foco desta pesquisa. Nesse contexto a ECD surge como a “ponte” que fará a ligação entre os entes federal, estadual e municipal num primeiro momento. No futuro, será o elo entre esses entes e órgãos como o Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC); Banco Central do Brasil; Superintendência de Seguros Privados (SUSEP); e outros. Por este motivo se faz necessário um estudo aprofundado desse assunto, pela sua abrangência e importância para o meio contábil que será o principal usuário e beneficiário do novo sistema digital. Para tanto, buscou-se solucionar a indagação: Quais são os benefícios trazidos pela ECD-Escrituração Contábil Digital? Tem-se, portanto, como objetivo, demonstrar as vantagens de implantar a ECD nas empresas que ainda não são obrigadas a utilizá-la. Para concretizar esse objetivo, utilizou-se de pesquisas bibliográficas, pesquisas descritiva e de campo, bem como consultas à legislação vigente.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(3) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 2.. 251. CONTABILIDADE INFORMATIZADA A nova era da informática trouxe inúmeras transformações e grandes avanços na área contábil abrangendo todos os processos de operacionalização. Nos últimos trinta anos, aconteceram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. As melhorias na forma de fazer a contabilidade de uma empresa, utilizando-se da tecnologia da computação (informação) trouxeram enormes benefícios para os profissionais da área. (ALMEIDA FILHO, 2000, p.1). No Brasil, a informatização contábil expandiu-se de forma rápida nos anos 80, embora tenha sido iniciada nos anos 70. Teve bastante aceitação entre os maiores conglomerados econômicos, resultando na modernização tecnológica que hoje é a atividade contábil. A profissão do contabilista é considerada muito trabalhosa, por causa de suas complexidades, e as necessidades de controle de um número relevante de fatos contábeis que ocorrem no dia a dia das empresas, incluindo aí a questão do governo no controle dos fatos que provocam recolhimento de impostos. (ALMEIDA FILHO, 2000, p.1). Nesse novo tempo, o profissional da contabilidade precisa estar atento as inovações que a tecnologia traz, utilizando-as não apenas nos procedimentos contábeis básicos, como também em situações que exijam uma análise mais profunda e complexa. Desse modo, os procedimentos são de extrema importância para que os resultados da informática aplicada à contabilidade sejam plenamente favoráveis à empresa. A informática atualmente é fundamental em todos os segmentos da sociedade. Por outro lado, a contabilidade é um segmento que não vive sem a ajuda dos computadores e, hoje percebe-se um investimento crescente nas organizações em softwares e hardwares ligados à área contábil. (ALMEIDA FILHO, 2000, p.1). As grandes empresas e os escritórios de contabilidade adotam fortemente a informática como ferramenta de trabalho. Já não se admite mais os antigos métodos da escrituração contábil manuscrita. Com a grande concorrência, as empresas de contabilidade investem na tecnologia da informação para oferecer um serviço mais rápido e de melhor qualidade. A informática permitiu uma mudança sensível na atuação do profissional contábil, que antes perdia muito tempo com lançamentos manuscritos. Com isso ficava exposto a erros inadmissíveis nos dias atuais. Pode-se citar como exemplo a liberdade de poder alterar valores de lançamentos e contas, ou históricos a qualquer momento. Esse procedimento, antes da informatização dos escritórios, era admitido somente através de ressalvas nos livros contábeis, o que gerava transtornos.. 2.1. Escrituração Contábil A Contabilidade, de acordo com Iudícibus (2000, p.22) é considerada ciência por controlar os fenômenos patrimoniais de uma entidade.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(4) 252. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. É a ciência que estuda os fenômenos patrimoniais ocorridos em uma entidade. Esses fenômenos são acontecimentos do quotidiano da entidade, quer seja a venda de produtos ou mercadorias ou ainda a prestação de serviços, o recebimento de créditos, pagamento de débitos, entre outros.. A principal função da contabilidade é a de prestar informações para a tomada de decisões aos seus usuários. Essa prática requer conhecimento específico do ramo da contabilidade, o que exige que apenas profissionais habilitados possam exercê-la. De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (CFC, 2009), através da NBC T 1, as demonstrações contábeis são preparadas e apresentadas para usuários externos em geral. A maior parte dos usuários utiliza-se das demonstrações contábeis para tomar decisões econômicas, tendo como base os resultados demonstrados nas mesmas. As demonstrações contábeis agrupam uma série de relatórios, conforme determina a Lei nº 6.404/76, alterada em grande parte pela Lei nº 11.638/07 e Lei nº 11.941/09. Todas as demonstrações são a síntese dos eventos ocorridos na entidade durante certo período de tempo, registrados por ordem cronológica de acontecimento, no livro denominado Diário. De acordo com a NBC T 2, item 2, do CFC (2009), o Diário é o livro contábil onde a entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico. Portanto, o Diário é o livro que contém o conjunto de lançamentos dos eventos ocorridos na entidade. A NBC T 2.1, que estabelece os critérios da escrituração contábil das entidades determina, entre outras normas, que no caso de a Entidade adotar para sua escrituração contábil o processo eletrônico, os formulários contínuos, numerados mecânica ou tipograficamente, serão destacados e encadernados em forma de livro. Ao longo do tempo, o processo de escrituração sofreu várias transformações importantes. Iniciou-se com a escrituração manuscrita. Passou por um período semimecanizado, onde os lançamentos eram efetuados em máquina de escrever comum. Foi para o estágio mecanizado em que os lançamentos eram efetuados a partir de máquina de contabilidade apropriada ao processo de escrituração. O estágio mais recente e ainda muito usado é o eletrônico. No processo eletrônico, os lançamentos são efetuados em computadores. A Lei nº 10.406/2002 em seu Art. 1.180 menciona o Livro Diário como imprescindível a todas as empresas, podendo ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. O Livro Diário, conforme Neves e Viceconti (2004, p.66), está “[...] sujeito a certas formalidades quanto a sua apresentação e registro”. Entre. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(5) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 253. essas formalidades, pode-se destacar: o livro deve ser costurado e encadernado, com páginas numeradas mecanicamente; deve possuir termos de abertura e encerramento lavrados por ocasião do seu registro; ter registro na repartição competente, ou seja, na Junta Comercial para empresas comerciais e no Cartório de Registro de Títulos e Documentos para empresas civis; ser rubricado na totalidade de suas páginas por funcionário competente para tal feito; os registros devem ser efetuados sem rasuras, borrões ou emendas e não pode conter registro nas entrelinhas e nas margens; entre outras. Além do Livro Diário, outra peça contábil importante é o Livro Razão, embora não sendo um livro obrigatório. O livro Razão apresenta o movimento de todas as contas, pelos seus nomes. Segundo Haberkorn e Oliveira (2001, p.36), “pode-se conhecer o total de operações de um elemento específico do Patrimônio e também das contas que lhe trazem variações”. Portanto pelo Razão pode-se conhecer todos os fatos ocorridos em determinada conta, no período consultado. “A Entidade deve manter um sistema de escrituração uniforme dos seus atos e fatos administrativos, através de processo manual, mecanizado ou eletrônico”. (NBC T 22.1.1). Em sentido abrangente, é o processo de registro das operações envolvendo recursos financeiros, bens, direitos e obrigações. É materializado através da execução dos serviços de escrituração de todos os livros e produção dos demonstrativos e relatórios contábeis vinculados à movimentação financeira no campo fiscal e contábil. A escrituração contábil é o registro sistemático de quantias, datas e origens de cada fato que altera o patrimônio da entidade.. A Escrituração Contábil em Forma Eletrônica A escrituração eletrônica aborda inúmeros aspectos a serem observados. Todos estes sob regência da NBC T 2, do CFC (2009). Os lançamentos contábeis em forma eletrônica devem ser efetuados com os seguintes aspectos, conforme NBC T 2-2.8.2.2 ”a) Um registro a débito e um registro a crédito, ou. b) Um registro a débito e vários registros a crédito, ou. c) Vários registros a débito e um registro a crédito, ou. d) Vários registros a débito e vários registros a crédito.” Para armazenamento em forma eletrônica, os documentos em papel devem ser digitalizados, valendo ressaltar que os mesmos devem estar devidamente autenticados e assinados por pessoa física responsável pelo processo de autenticação, pelo contabilista responsável e pelo empresário ou representante legal da sociedade que utilizam Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(6) 254. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. certificado digital (e-CPF), este sendo expedido pela ICP-Brasil - Infra-Estrutura de Chaves Públicas - que é o conjunto de técnicas e procedimentos de suporte a um sistema criptográfico baseando-se em certificados digitais. O certificado digital tem a finalidade de assegurar a identidade de um usuário de mídia eletrônica. A escrituração contábil eletrônica é de responsabilidade exclusiva do contabilista legalmente habilitado com registro ativo em Conselho Regional de Contabilidade. Como afirma a NBC T 2.8, além dos demais livros exigidos por lei, “o Livro Diário e o Livro Razão constituem registros permanentes da entidade e quando escriturados em forma eletrônica, serão constituídos por um conjunto único de informações das quais eles se originam.” Devem ser assinados digitalmente de acordo com os requisitos estabelecidos por entidade devidamente credenciada pela ICP – Brasil. Contudo, ainda no Livro Diário eletrônico, “[...] devem ser registradas todas as operações relativas às atividades da entidade, em ordem cronológica, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por digitação direta ou reprodução digitalizada.” O mesmo deve ser submetido ao Registro Público competente.. 2.2. Escrituração Contábil Digital. A Era Digital O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado através do Decreto nº 6.022/07, vem com a idéia de promover a atuação conjunta do fisco de todas as esferas. Partindo-se de um sistema eletrônico unificado, que substituirá os registros em papel, busca a racionalização das inúmeras obrigações acessórias que são exigidas dos contribuintes e acelerar a identificação de ilícitos tributários. Enfim, busca facilitar ao máximo a fiscalização. O programa se divide em três grupos - SPED contábil, SPED fiscal e Nota Fiscal Eletrônica, assim denominados: ECD (Escrituração Contábil Digital); EFD (Escrituração Fiscal Digital) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). A Escrituração Contábil Digital (ECD), integrante do SPED, foi instituída pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da Instrução Normativa nº787/2007, alterada pelas Instruções Normativas nº 825/2008 e nº 926/2009, e será utilizada para fins fiscais e previdenciários, devendo futuramente também atender às exigências do Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), do Banco Central do Brasil, da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e de outros órgãos interessados.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(7) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 255. De acordo com a IN nº 926/2009, a escrituração contábil em formato digital dispensa, entre outras, a exigência de transcrever no Livro Diário o balanço ou balancete de suspensão ou redução do imposto.. 2.3. Plano de Contas Referencial Além das formalidades de identificação do empresário e do contabilista e, também, da nova modalidade de envio das informações, em meio eletrônico, outra novidade surge em relação ao Plano de Contas na ECD. O Ato Declaratório da Coordenação-Geral de Fiscalização (COFIS) da Secretaria da Receita Federal nº 36/2007, alterado pelo Ato Declaratório COFIS nº 20/2009, em seu anexo II, estabelece que: As instituições sujeitas à regulamentação do Banco Central do Brasil, utilizarão o Plano Contábil das Instituições Financeiras (COSIF); as regulamentadas pela SUSEP, ficam dispensadas do preenchimento do campo referente ao Plano de Contas e as demais instituições utilizarão o Plano de Contas constante da tabela no referido anexo.. Segundo a Receita Federal do Brasil (RFB), o registro I051 -que trata do plano de contas referenciado- não é obrigatório. Esse modelo de plano, “é um plano de contas, elaborado com base na DIPJ” (Declaração de Informações da Pessoa Jurídica). A finalidade da padronização das contas é poder utilizar os mesmos lançamentos contábeis em outras aplicações que surgirão, como no e-Lalur, por exemplo, que é o projeto que está se integrando ao SPED. Através do Ato Declaratório COFIS nº 20/2009, algumas contas do plano de contas referenciado sofreram alterações em relação ao plano de contas anterior, que foi criado pelo Ato Declaratório COFIS nº 36/2007 (SPED, 2009).. Abrangência dos Livros Contemplados na ECD Os livros contábeis contemplados na ECD –o Diário e o Razão- são livros digitais únicos para o SPED Contábil. Através do Programa Validador e Assinador (PVA), o contribuinte pode definir quais livros serão exibidos. De acordo com a RFB (2009), apresenta-se os modelos e as formas de escrituração, como segue: a) G – Diário Geral: É um livro independente de qualquer outro, portanto sem escrituração auxiliar. Ele não pode coexistir, em relação ao mesmo período, com quaisquer dos outros livros; b) R – Diário com Escrituração Resumida: É um livro Diário contendo escrituração resumida. De acordo com o § 1º do Art. 1184 do Código Civil, admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(8) 256. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. perfeita verificação. Esse livro obriga a existência dos livros auxiliares “A” ou “Z”, não podendo coexistir com os livros “G” e “B”, em relação ao mesmo período. c) A – Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida: Contém os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida. Atende aos requisitos previstos no § 1º do Art. 1184 do Código Civil. d) Z – Razão Auxiliar: É um livro auxiliar que será utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. e) B – Livros Balancetes Diários e Balanços: Livro com regulamentação concedida somente pelo Banco Central até o momento, sendo muito encontrado em Instituições Financeiras. O Art. 1185 do Código Civil dispõe que “O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços [...]”. Ainda no Código Civil, o Art. 1181 determina que “Salvo disposição especial de lei, os livros obrigatórios e, se for o caso, as fichas, antes de postos em uso, devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis.” Porém, como até o momento somente o Banco Central regulamentou o uso desses livros, fica aberta a lacuna que logo deve ser esclarecida pelos seus respectivos órgãos regulamentadores.. 2.4. Pessoas jurídicas obrigadas ao SPED Contábil O inciso I do Art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007, alterada pela IN RFB nº 926/2009, passa a vigorar com a seguinte redação: Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211/ 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.. Este acompanhamento econômico-tributário diferenciado diz-se das pessoas jurídicas de grande porte, em função do potencial econômico-tributário das mesmas. No Inc. II, Art. 3º, da mesma IN, consta que “em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.” Portanto, a partir dos fatos contábeis ocorridos em 2009, todas as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real deverão entregar a Escrituração Contábil Digital via SPED.. 2.5. Transmissão e Validação O arquivo contendo a ECD deverá ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), disponível na página da Receita Federal do Brasil (RFB) na Internet, contendo, no Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(9) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 257. mínimo, as funcionalidades especificadas pelo Art. 4º, Instrução Normativa RFB nº 787/07 “I - validação do arquivo digital da escrituração; II - assinatura digital; III - visualização da escrituração; IV - transmissão para o SPED; V - consulta à situação da escrituração.” Assim, o livro contábil passa a ser um livro digital, estando disponível para os usuários visualizarem.. 2.6. Prazo de Entrega e Multa O prazo para entrega dos referidos livros é, conforme consta no §§ 1º e 2º, Art. 5º, IN RFB nº 787/ 2007, consideradas alterações pela IN RFB nº 926/ 2009, até o último dia útil do mês de junho do ano subseqüente ao ano de referência da escrituração. Para os casos de extinção, cisão parcial, cisão total, incorporação ou fusão, a ECD deverá ser transmitida até o último dia útil do mês posterior a ocorrência do evento. A recepção dos arquivos da ECD se encerrará às 20 (vinte) horas de Brasília na data final fixada para entrega. Segundo o Art. 10, IN RFB nº 787/2007, “A não apresentação da ECD no prazo fixado no Art. 5º acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil reais) por mês-calendário ou fração.”. 2.7. Rotina de Funcionamento De acordo com a Receita Federal do Brasil (RFB), dentro do SPED, a partir do sistema contábil do contribuinte, gera-se um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. Este arquivo pode ser identificado pelos sinônimos: Escrituração Contábil Digital – ECD, Livro Diário Digital, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica. A periodicidade do livro, via de regra, é mensal. Poderá conter mais de um mês, se não ultrapassar o tamanho de 1 Gb (Gigabyte), o que corresponde a 1.100.000 (Um milhão e cem mil) registros na ECD. Se o livro for de um único mês, não haverá limite de tamanho. Além dessa limitação, através de perguntas freqüentes do SPED, a Receita Federal do Brasil (2009), também informa que “todos os meses deverão estar contidos no mesmo ano; não deve conter fração de mês, exceto nos casos de abertura, cisão, fusão, incorporação ou extinção; e que havendo mais de um mês, a seqüência de meses deve ser obedecida.”. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(10) 258. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. Nos casos de livros auxiliares, os períodos de escrituração do livro principal, bem como de seus auxiliares, deverão ser os mesmos. Quando houver incorporação, fusão ou cisão será gerado dois conjuntos de livros, sendo um para o período até a data do evento e outro para o período remanescente. A tentativa de transmissão de livros sobrepostos, ou seja, referentes ao mesmo período, mesmo que a sobreposição seja em apenas um dia, será rejeitada. Em determinados tipos de relacionamento da empresa com pessoas físicas e jurídicas elencadas na tabela anexa do Ato Declaratório Cofis nº 36/07, esse relacionamento deverá ser informado no registro 0150. Conforme §5º, Art. 10, IN DNRC nº 107/2008, “em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária [...]” (Art. 1.184, CC/2002 c/c IN DNRC nº 107/2008). Já a solução de consultas da RFB, determina que “Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados.” Portanto, seguindo determinação da RFB, os arquivos contendo assinatura digital devem ser das pessoas físicas envolvidas: o contador e o responsável habilitado pela sociedade para assinatura do livro. O arquivo da ECD é submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), fornecido pelo SPED. Conforme a RFB (2009), através do PVA, deverão ser executados os seguintes passos: a) Validação do arquivo contendo a escrituração; b) assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; c) geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. (Para geração desse requerimento, deve-se verificar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Essa informação deverá ser obtida junto a Junta Comercial de sua Circunscrição). Assinados a escrituração e o requerimento, o contribuinte deve fazer transmissão para o SPED. Depois de concluída a transmissão, será fornecido um recibo que deve ser impresso para a prática de atos posteriores. Ao receber a ECD, será emitido um resumo (Termo de Abertura, Termo de Encerramento, requerimento) pelo SPED que o envia para a Junta Comercial competente. Para autenticação do documento deve ser recolhido o valor correspondente para sua autenticação.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(11) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 259. Serão analisados o requerimento e o livro Digital pela Junta Comercial. Esta análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio: autenticação do livro; indeferimento; sob exigência. O PVA possui as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração e recuperação de backup.. 2.8. Autenticação Para atualizar as regras sobre autenticação dos instrumentos de escrituração submetidos à Escrituração Contábil Digital, o Departamento Nacional do Registro do Comércio publicou a Instrução Normativa nº 107/2008. A Instrução Normativa DNRC nº 107/2008 nos informa que o Termo de Autenticação do arquivo contendo a ECD deverá ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital A3 (token ou cartão), emitido por entidade credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas (ICP- Brasil), sendo indeferida a autenticação na falta de assinatura com certificado digital pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista. Será possível efetuar download do Termo de Autenticação do livro pelo PVA.. 2.9. Retificação de Livro Digital Enquanto a autenticação do livro estiver em andamento, ele poderá ser substituído, desde que obedecidas algumas formalidades. Esse andamento pode ser acompanhado no PVA, através do menu “Consulta Situação”. Não estando o andamento sob os status “em análise”; “autenticado” ou “substituído”, deverá ser gerado o requerimento específico de substituição, através da funcionalidade “gerenciar requerimento” do PVA. Estando na situação “em análise”, deve-se dirigir de imediato ao órgão de registro do comércio e solicitar a colocação do livro em exigência. Esse requerimento deve conter a identificação do livro, seu número, o período a que se refere à escrituração e a justificação. A Receita Federal do Brasil (2009), ainda acrescenta que “Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo: um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.” Quando for constatado erro nos lançamentos efetuados em livro digital já transmitido, a retificação deverá ocorrer no período em que este for verificado. Dessa forma, segundo o Art. 5º, IN DNRC nº 107/2008, o livro original não será substituído por. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(12) 260. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. outro, mantendo-se assim sua integridade, mesmo que ele contenha lançamentos errôneos. a) lançamento de ajuste a débito da conta Ajustes de Exercícios Anteriores; b) transferência do valor do ajuste da conta Ajustes de Exercícios Anteriores para a conta Lucros ou Prejuízos Acumulados; c) diminuir do valor a ser retificado a parcela correspondente ao Imposto de Renda. (PORTAL DE CONTABILIDADE, 2009). De acordo com a Lei nº 6.404/76, supondo-se que os erros que provocam aumento indevido do resultado tenham sido detectados após o encerramento do período, o procedimento contábil é efetuar os ajustes necessários para diminuir os tributos pagos a maior.. 2.10. Extravio, Deterioração ou Destruição de Livro Digital O parágrafo 3º, Art. 26, IN DNRC nº 107/2008, disciplina que, enquanto houver uma via do instrumento extraviado, deteriorado ou destruído no SPED, o empresário ou sociedade empresária deve obter reprodução do sistema junto à administradora do SPED, sendo que a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo. Impactos nas Empresas. A ECD é resultado de uma modernização tecnológica que causou impacto significativo na esfera contábil e trouxe inúmeras vantagens e desvantagens para as empresas.. Vantagens De acordo com a RFB (2009), a ECD apresenta várias vantagens para a empresa, dentre as quais se pode citar: a) Redução dos custos da emissão e armazenamento de papel; b) aumento de espaço no arquivo morto; c) com a padronização de informações haverá possibilidade de troca de informações entre contribuintes, eliminando a necessidade de dupla digitação das informações; d) agilidade de processos sujeitos ao controle da administração tributária (comércio exterior, trânsito entre unidades da federação, e outras); e) substituição da IN SRF Nº 86/2001 pela ECD, minimização de obrigações acessórias: Declaração de Informações da Pessoa Jurídica-DIPJ, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais-DCTF, Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais-DACON.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(13) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 261. Desvantagens Porém, como em qualquer outra situação onde ocorre modificação dos processos usuais, a ECD também vem acompanhada de desvantagens, entre as quais se pode afirmar (RFB, 2009): a) os altos investimentos na área de TI no caso de empresas de grande porte; b) os investimentos em manutenção da segurança dos dados; c) os custos com a aquisição de Certificados Digitais; d) segurança e confiabilidade nos registros contábeis; e) falta de profissional habilitado e capacitado para instalação, manuseio e manutenção dos programas. Toda essa mudança no processo de escrituração contábil exigiu adaptações tanto dos profissionais da contabilidade como da área de Tecnologia da Informação. Para tanto, algumas empresas de TI repassam os custos de implantação da ECD em seus sistemas, exigindo das empresas altos investimentos. Há também de se observar a manutenção da segurança dos dados, que requer também investimentos. Os Certificados Digitais também representam custo para as empresas, sendo necessário para a ECD. Mas os Certificados Digitais são um investimento hoje cada vez mais necessário para as empresas, uma vez que através dele pode-se consultar, via internet, dados da empresa que, sem o certificado digital, teriam que ser obtidos por algum representante da empresa, em visita à unidade da RFB mais próxima. A empresa ao adquirir o certificado digital pode ter custos entre R$ 100,00 a R$400,00 dependendo do tipo de certificado. O tipo A3 oferece maior segurança porque seus dados são gerados, armazenados e processados em um cartão inteligente ou token e possui validade de até 3 anos. O tipo A1 é gerado e armazenado em seu computador pessoal, possui validade de 1 ano. Se a empresa contrata serviços contábeis terceirizados, os honorários contábeis também recebem o impacto dos custos com os investimentos dos certificados e profissionalização para acompanhar as mudanças tecnológicas. É necessário que o contador instrua a empresa para que reveja os processos de escrituração das informações a fim de que a geração dos arquivos seja feita com corretos procedimentos evitando inconsistências no momento do envio da ECD. Segundo a Associação dos Profissionais e Escritórios contábeis do Brasil (APEC, 2011) o SPED solicita detalhes de informações digitais, todos os cadastros do sistema do contribuinte devem estar completos, corretos e válidos, para não ser alvo de análise por parte da Receita Federal. A avaliação dos impactos, aquisição e adaptação das ferramentas necessárias, análise das informações necessárias, testes e validação é um processo que Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(14) 262. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. deve ser feito com antecedência para que os benefícios na adoção da ECD superem os gastos com os investimentos para a implantação do Sistema Público e Escrituração Digital.. 3.. ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS A Bucher Novaes Contabilidade Ltda. ME é uma microempresa voltada à área da contabilidade e situada em Joinville/SC e atende inúmeras empresas de pequeno e médio porte. Presta serviços como abertura e encerramento de empresas, escrituração de livros contábeis/comerciais (Livro Diário, Razão e Livro Caixa), organização, classificação e processamento dos documentos contábeis de acordo com as normas vigentes e demais serviços relacionados a contabilidade. Seu regime tributário é pelo Lucro Real, apurado anualmente por estimativa mensal.. 3.1. Entrevista com Profissional da Área de Informática Foi entrevistado um profissional da área de informática, que contribuiu para um melhor entendimento quanto ao sistema ECD, o coordenador de atendimento contábil da empresa Informática, responde: Acadêmicas:. Quais são os custos de implantação de um sistema de ECD?. Respondente:. Para escritórios/clientes que já possuem o sistema de contabilidade da empresa Informática (contábil) não houve custo na implantação do ECD. Houve o desenvolvimento e a incorporação deste novo processo em todos os clientes do sistema de contabilidade da empresa.. Acadêmicas:. Qual o nível de segurança das informações enviadas ao SPED?. Respondente:. A certificação digital na transmissão dos dados do PVA e a RFB é obrigatória, porém, não envolve diretamente os aplicativos da empresa informáticva. São aplicativos externos de responsabilidade do cliente, em conjunto com a RFB. No entanto, o nível de segurança nesta troca de dados, nos comentários feitos pelos clientes, é satisfatório.. Acadêmicas:. O que se entende por plano de contas referencial e qual sua finalidade?. Respondente:. É o plano de contas base para escrituração contábil. São planos mantidos pela RFB – para empresas em geral - e pelo Banco Central – para instituições financeiras. Estes planos servem como referência na escrituração contábil, padronizam as nomenclaturas e fornecem maior clareza na interpretação de análises contábeis.. Acadêmicas:. No seu ponto de vista, a ECD possui desvantagens?. Respondente:. Apesar da criação e ampla divulgação dos planos referenciais, os registros não são obrigatórios na validação da ECD. Isso torna a tentativa de padronização das informações falha, pois muitas empresas optaram por entregar este primeiro lote de dados sem essas informações.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(15) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 263. Outro ponto que pode ser destacado é a falta de preparo das instituições governamentais em fornecer informações sobre dúvidas no conteúdo da ECD. Desencontro de informações ou a total falta dela prejudicaram muitos contribuintes. Esperamos por mais novidades, a fim de padronizar agora a parte de geração de dados como demonstrativos, o balanço e apuração do Lucro Real.. 3.2. Prática da Escrituração Contábil Digital (ECD) Explicação prática do que é uma Escrituração Contábil Digital, como se faz o envio para o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED.. Do Preparo do Arquivo Digital Após efetuados os devidos lançamentos contábeis comuns às empresas tributadas pelo Lucro Real, e os específicos aplicados a própria atividade da empresa, deve ser iniciado o preparo para geração do arquivo da ECD. A primeira providência é a adequação do plano de contas ao Plano de Contas Referencial, publicado pela Receita Federal. Tanto as contas analíticas, como os grupos de contas devem estar adequados ao Plano de Contas Referencial. Essa adequação pode ser feita tanto antes quanto após os lançamentos contábeis, conforme mostra a Figura 1.. Figura 1. Preparo das Informações.. Após ter o plano de contas adequado, deverá ser gerado um arquivo digital, por meio de exportação do sistema de contabilidade para um arquivo, cujo caminho o usuário determinará.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(16) 264. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. Realizada a exportação, o usuário deve ter instalado em seu computador o programa da Receita Federal do Brasil, SPED Contábil. Para utilização do SPED, o usuário deve também instalar a máquina virtual Java JVM.. Do Envio da ECD Uma vez instalados os referidos programas, proceder-se-á a importação do arquivo contendo a ECD, via SPED. O programa em seguida fará uma análise e mostrará eventuais erros ou advertências que possam conter no arquivo, tudo consolidado num relatório, conforme Figura 2.. Figura 2. Consulta ao Sistema ECD.. Após efetuadas as devidas correções, deverá ser providenciada a assinatura digital, mediante e-CPF do responsável pela empresa e e-CPF do responsável pela contabilidade, conforme Figura 3.. Figura 3. Assinatura Digital. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(17) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 265. Através da função “Gerenciar Requerimento”, a empresa poderá proceder o envio do requerimento de autenticação do arquivo digital à Junta Comercial de seu estado, pode-se, enfim, transmitir a escrituração contábil através da função “Transmitir Escrituração Contábil”. Após finalizado o processo de envio da ECD, o usuário poderá acompanhar a situação do mesmo, através da função “Consultar Situação” do menu “Escrituração Contábil”.. Das Consultas ao Arquivo Digital O arquivo digital (livro Diário, Razão) pode ser verificado a qualquer momento, inclusive antes do seu envio ao SPED, como mostra a Figura 4.. Figura 4. Consulta ao Livro Diário.. Inclusive pode-se consultar o plano de contas, e os históricos utilizados, além da Demonstração de Resultado do Exercício e do Balanço Patrimonial. Finalmente obtém-se o termo de abertura e encerramento do livro que será autenticado na Junta Comercial do Estado. Os valores constantes das escriturações acima são meramente ilustrativos. Foram utilizados apenas para obtenção dos objetivos dessa pesquisa, que é demonstrar o funcionamento da Escrituração Contábil Digital. Portanto esses valores não podem servir de exemplo de escrituração contábil, em hipótese alguma.. 4.. CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao atingir o objetivo da pesquisa, em demonstrar o funcionamento da ECD, pode-se observar que esta nova ferramenta proporciona aos usuários benefícios como economia,. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(18) 266. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. praticidade, rapidez das informações, entre outros. Vale ressaltar que ninguém está livre de falsificação, boicote e fraudes em se tratando não só do mundo Web como dentro da própria organização. A ECD vem revolucionar a área contábil. Pode-se afirmar isso quando, ao contrário do que acontecia na contabilidade informatizada, porém impressa, sabe-se que o Fisco agora tem em suas mãos, on-line, toda e qualquer informação de que necessitar ou julgar apropriado. E sem ter que solicitar ao contribuinte. Toda a preocupação com o meio ambiente parece ser uma maneira que o Fisco encontrou de não ter obstáculos para alcançar seus objetivos. De qualquer forma, a sistemática da ECD vem para ficar. E podese afirmar que colabora com o meio ambiente. Reduz sensivelmente a quantidade de papel consumido pelos contabilistas. Considera-se o trabalho do profissional contábil, de extrema importância para as organizações e, porque não dizer, para o Fisco. Destaca-se o profissional que melhor souber receber essas novas informações que surgem no dia-a-dia, traduzindo-as em ações significativamente positivas para toda a sociedade.. AGRADECIMENTOS Agradecemos a Deus, em primeiro lugar, pela saúde a nós concedida. Aos nossos pais, que muito colaboraram conosco; aos maridos e filhos, pela paciência que suportaram com nossa ausência. Agradecemos também aos professores da Anhanguera Educacional, muito importantes para a realização desse artigo, em especial as professoras orientadoras: Irene e Christiani. A nossa amizade e companheirismo, que seja eternamente duradoura.. REFERÊNCIAS ALMEIDA FILHO, Celso. A Importância da Informática na Profissão Contábil. Artigo. Disponível em: <http://www.contabeis.com.br/artigos.aspx?id=75>. Acesso em: 12 maio 2009.. ASSOCIAÇÃO DOS PROFISSIONAIS E ESCRITÓRIOS CONTÁBEIS DO BRASIL – APEC. As 10 Etapas Do Sped. Disponível em: <http://www.apec.srv.br/Sped.htm>. Acesso em: 11 jul. 2011. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Normas Brasileiras de Contabilidade. NBC T1. Dispõe sobre Estrutura Conceitual para a Elaboração e Apresentação das Demonstrações Contábeis. Disponível em: <http://www.cfc.org.br/conteudo.aspx?codMenu=116>. Acesso em: 24 abr. 2009. ______. NBC T 2. Dispõe sobre Formalidades da Escrituração Contábil. Disponível em: <http://www.cfc.org.br/conteudo.aspx?codMenu=116>. Acesso em: 24 abr. 2009. DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO DO COMÉRCIO. Instrução Normativa Nº 107/2008. Dispõe sobre Procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(19) Irene Petry Tomelin, Jaice Bernadete V. Novaes, Patricia Pereira Bucker. 267. intérpretes comerciais. Disponível em: <http://www.dnrc.gov.br/legislacao/MinutaIN107>. Acesso em: 05 jun. 2009. HABERKORN, Ernesto Mario; OLIVEIRA, Noel Cecílio de. Contabilidade Inside ERP. São Paulo: Makron Books, 2001. IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da contabilidade. 6.ed. São Paulo: Atlas, 2000. NEVES, Silvério das; VICECONTI, Paulo Eduardo V. Contabilidade Avançada e Análise das Demonstrações Financeiras. 13.ed. São Paulo: Frase, 2004. PLANALTO FEDERAL. Lei nº 6.404/76. Alterada pelas leis nº 11.638/07 e nº 11.941/09. Dispõe sobre as Sociedades por Ações. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L6404>. Acesso em: 05 jun. 2009. PLANALTO FEDERAL. Lei nº 10.406/02. Institui o Código Civil. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/leis/2002/L10406.htm>. Acesso em: 05 jun. 2009. PORTAL DE CONTABILIDADE, Guia Contábil on line. Ajustes Contábeis de Exercícios Anteriores. Artigo. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/guia/ajustesexercanteriores.htm>. Acesso em: 12 set. 2009. RECEITA FEDERAL DO BRASIL. SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.br/sped-contabil/como-funciona.htm>. Acesso em: 05 jun. 2009. ______. Ato Declaratório Cofis nº 36 de 18 dez.2007. Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/atos/cofis/2007/Anexo2ADECofis3620 07.doc>. Acesso em: 29 ago. 2009. ______. Ato Declaratório Cofis nº 20 de 28 mai.2009. Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital do SPED. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/AtosExecutivos/2009/COFIS/ADCofis020.htm >. Acesso em: 26 out. 2009. ______. Decreto nº 6.022 de 22 jan.2007. Institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Decretos/2007/dec6022.htm>. Acesso em: 29 ago. 2009. ______. Instrução Normativa nº 787 de 19 nov.2007. Alterada pelas IN nº 825/2008 e nº 926/2009. Institui a Escrituração Contábil Digital. Disponível em: <http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm>. Acesso em: 29 ago. 2009. ______. Perguntas Freqüentes. SPED Contábil. Disponível em: <http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm>. Acesso em: 29 ago. 2009. Irene Petry Tomelin Contadora; Professora Universitária da Faculdade Anhanguera de Joinville – Unidade I; MBA em Gerência Contábil, Perícia, Auditoria e Controladoria; Especialista em Didática e Metodologia do Ensino Superior; Especialista em Psicopedagogia; Sócia de empresa de serviços Contábeis. Jaice Bernadete V. Novaes Graduada no curso Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade Anhanguera de Joinville. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(20) 268. A contabilidade na era digital: escrituração contábil digital. – Unidade I em 12/2009. Sócia de escritório contábil em Joinville/SC. Patricia Pereira Bucker Graduada no curso Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade Anhanguera de Joinville – Unidade I em 12/2009. Escrituraria Fiscal de Empresa Metalúrgica.. Revista de Ciências Gerenciais • Vol. 14, Nº. 19, Ano 2010 • p. 249-268.

(21)

Referências

Documentos relacionados

Componentes da Conectividade à Internet do tipo Telecomunicações Móveis No contexto das redes locais sem fio com acesso público, os dispositivos móveis portáteis precisarão

13 Limite máximo, em relação ao Patrimônio Líquido do Fundo, que pode ser apli- cado em ativos financeiros de responsabilidade de pessoas físicas ou jurídicas de direito

O corte ou a supressão de vegetação primária ou secundária nos estágios médio ou avançado de regeneração do Bioma Mata Atlântica, autorizados por esta Lei, ficam

Trata-se de arquivo digital instituído pelo Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da

ARQUITETURA E URBANISMO ARQUITETURA E URBANISMO ARQUITETURA E URBANISMO ARQUITETURA E URBANISMO BRUNA DE FIGUEIREDO FERREIRA CIÊNCIA POLÍTICA E SOCIOLOGIA – SOCIEDADE, ESTADO

De acordo com a e-Auditoria (2020) “A Escrituração Contábil Digital, se integra ao Sistema Público De Escrituração Digital, que presume facilitar no processo de

Escrituração Contábil Digital Brasileira Escrituração Fiscal Digital Brasileira. Estudo comparativo dos Blocos

Carmen Classic Cabernet Sauvignon | Viña Carmen R$ 68 Chamado de “Value Wine” por Robert Parker por sua excelente relação qualidade/preço, o saboroso Classic Cabernet Sauvignon