MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Rua São João de Deus, nº 72

Edifício D. Sancho I, 1º Sala C - Apartado 524 4764-901 VILA NOVA DE FAMALICÃO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

01 de Janeiro de 2013

NOVO REGIME DE FACTURAÇÃO 2013

ASPETOS A TER EM CONTA NA FATURAÇÃO VIA INFORMATICA

Pedro Moreira Fiscalista

Para possível ajuda na despistagem de eventuais erros, quer na emissão de faturas ou documentos de transporte, quer na preparação dos dados para envio do ficheiro SAF-T (PT), em seguida alertamos para alguns aspetos a ter em conta pela legislação vigente:

REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE CLIENTES

Para não haver problemas/erros, na preparação e envio do ficheiro SAF-T(PT), deve ter em atenção os seguintes aspetos:

- Nº de cliente (não deve haver nº de clientes repetidos)

Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve existir um nº de cliente genérico (tipo) 999

- Nome do cliente (deve preencher o nome o mais completo possível)

Nota:no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto: CONSUMIDOR FINAL

- Nº Fiscal do cliente (deve preencher o nº fiscal sem dar qualquer espaço, tipo 502070145)

Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o seguinte nº (exatamente como aqui está): 999999990 (nove vezes o nº “8” e o ultimo nº o “0”)

- Morada do cliente (deve preencher a morada o mais completo possível)

Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto:

DESCONHECIDO

- Localidade do cliente (deve preencher a localidade o mais completo possível)

Nota: no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o texto:

DESCONHECIDO

- Código Postal (deve preencher o código postal correto, ou, em alternativa, o código postal principal, tipo “4760” e os restantes 3 digitos com o “000”)

Nota:no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever o código postal genérico criado tipo: 4760-000 ou 4750-000 ou 4775-000

- País (deve preencher obrigatoriamente com o código do pais previsto pela tabela ISO3166 – no caso de Portugal “PT”, França “FR”, Espanha “ES”, etc…

Nota:no caso do consumidor final (para clientes que não dêem o nº contribuinte), deve escrever no campo do pais:

DESCONHECIDO

- Campo da Auto-Faturação (deve preencher. Genericamente, o código “0” caso não haja acordo de autofacturação com o cliente)

REQUISITOS RELATIVOS À ABERTURA DE ARTIGOS

No Campo de Tipo de Produto ou serviço estão previstos, para exportação SAF-T (PT) os seguintes códigos (por tipos de produtos e/ou serviços), os quais devem fazer já parte da programação: - Para Produtos Acabados ou Mercadorias a vender: Código “P”

- Para Serviços Prestados : Código “S”

- Para Portes, Despesas Bancárias, Encargos com Devoluções e/ou Reformas: Código “O” - Para Impostos(exceto IVA e Imposto de Sêlo), taxas e encargos parafiscais: Código “I”

A maioria dos programas de faturação, têm tabelas próprias (quando da abertura dos artigos) associadas a este tipo de códigos(caso não as tenham, devem ser pelo utilizador criadas, antes da abertura ou correção aos artigos já abertos):

- Opção de Produtos Acabados/Mercadorias Código “P”–aquando da abertura de códigos deste tipo de produtos

- Opção de Serviços Prestados Código “S” – aquando da abertura de códigos de serviços prestados (mão-de-obra direta ou subcontratada, aluguer de equipamentos, etc…)

- Opção de Juros Código “O” –aquando da abertura de códigos de juros bancários suportados e a debitar ao cliente, bem como outros encargos a estes associados, tais como comissões bancárias, etc…..

- Opção de Portes Código “O” –aquando da abertura de códigos de portes a debitar ao cliente

- Opção de Adiantamentos Código “P” ou “S” (conforme se relacionem a produtos ou serviços) –aquando da abertura de códigos de adiantamentos de clientes

- Opção de Taxas/Impostos Código “I” – aquando da abertura de códigos de taxas ecológicas e outros encargos e outros impostos parafiscais (exceto IVA e Imposto do Sêlo)

Nota: O Imposto de Sêlo, quando não seja objeto de tributação aos bens e/ou serviços debitados, ou seja, tratando-se de imposto suportado e relacionado com encargos bancários a debitar aos clientes, deve estar enquadrado na opção “Juros”, mas com código autónomo.

QUANDO DEVE EMITIR FATURA SIMPLIFICADA E

QUANDO DEVE EMITIR FATURA (GENERICA)

Quando o valor da fatura não ultrapasse os 100,00 Euros

Pode optar por emitir a “Fatura Simplificada”, aplicável a estes limites:

A) - Se o cliente solicitar a colocação do NIF, este meio permite simplificar os elementos a constar, pois apenas o referido NIF do cliente é obrigatório (estando por isso dispensado de colocar o nome, morada, localidade e código postal).

B) - Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, emite este tipo de fatura, indicando no campo do NIF o nº “999999990, tendo ainda que ter em conta que, caso o programa detenha algum quadro especifico para introdução dos restantes dados, nomeadamente;

- Campo do nome: escrever a designação (manual) “consumidor final” - Campo da morada, localidade: escrever a designação “desconhecido”

- Campo do Código Postal: escrever o código genérico “4760-000” ou “4775-000” ou “4750-000” Em alternativa, pode emitir ainda a “Fatura” (dita normal), mas nestes casos deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes).

Quando o valor da fatura seja superior aos 100,00 Euros

Terá que obrigatoriamente emitir a “Fatura” (dita GENERICA), sendo que obrigatoriamente deve abrir a ficha e cliente com os cuidados a ter acima referidos (quanto a abertura dos clientes), ou seja:

A) - Se o cliente solicitar a colocação do NIF, deve abrir a ficha de cliente com os cuidados a ter acima indicados (abertura de ficha de clientes).

B) - Se o cliente não solicitar a colocação do NIF, deve utilizar a ficha do “consumidor final”, criada nos moldes acima indicados (abertura de ficha de clientes).

PRAZOS PARA EMISSÃO DA FATURA

A fatura deve ser emitida:

- Até ao 5.º dia útil seguinte ao da entrega da mercadoria;

Nota: Para evitar a emissão de guias de transporte e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a

antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura diretamente com a mercadoria

- Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a vendas de bens ou prestações de serviços ainda não efetuadas (Adiantamentos);

- Até ao 15.º dia útil do mês seguinte, no caso de prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis noutro Estado membro.

MENÇÕES ESPECIFIDAS A CONSTAR NAS FATURAS

(QUANDO AS OPERAÇÕES NÃO TÊEM IVA)

Existem textos especiais que são de indicação obrigatória nas faturas, os quais se referem á venda de bens ou prestação de serviços a faturar sem IVA.

Normalmente, os programas de informática (quando não se aplica IVA) obrigam (linha a linha) a indicar (através de um quadro próprio) o motivo de não aplicação desse imposto.

Atenção que estas menções, não são obrigatórias nas faturas simplificadas (nem, aparentemente, estão previstas pelos programas de informática nesse tipo de faturas)

Códigos dos Motivos da isenção a indicar

(código interno no programa faturação)

Menção a constar na fatura (aparentemente sai automaticamente

ao digitar o código certo)

Tipo de Venda de Bens e/ou Prestação de

Serviços

Norma aplicável

M01 Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do CIVA

Isenção nas Despesas suportadas em nome do cliente, normalmente, relacionadas com taxas de justiça,

emolumentos, etc…

Artigo 16.º n.º 6 alínea c) do CIVA

M02 Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º 198/90, de 19 de Junho

Isenção nas Exportações indiretas (venda a um exportador nacional,

consequentemente destinadas a posterior exportação), com valor superior a 1.000,00 Euros/por

fatura

Artigo 6.º do Decreto‐Lei n.º 198/90, de 19 de junho

M03 Exigibilidade de caixa

Regime especial de exigibilidade do IVA nas empreitadas e subempreitadas de obras públicas

Decreto‐Lei n.º 204/97, de 9 de agosto

Regime especial de exigibilidade do IVA nas entregas de bens às

cooperativas agrícolas

Decreto‐Lei n.º 418/99, de 21 de outubro

Regime especial de exigibilidade do IVA nos serviços de transporte rodoviário nacional de mercadorias

Lei n.º 15/2009, de 1 de abril M04 Isento Artigo 13.º do CIVA Isenção nas importações Artigo 13.º do CIVA M05 Isento Artigo 14.º do CIVA Isenção nas exportações diretas Artigo 14.º do CIVA M06 Isento Artigo 15.º do CIVA

Isenção nas operações relacionadas com regimes suspensivos (bens colocados em

entrepostos alfandegários)

Artigo 15.º do CIVA

M07 Isento Artigo 9.º do CIVA Isenções em várias operações

internas Artigo 9.º do CIVA

M08 IVA – autoliquidação

Regime inversão sucatas, etc..-Anexo E

Artigo 2.º n.º 1 alínea i) do CIVA

Regime inversão construção civil Artigo 2.º n.º 1 alínea j) do CIVA

Regime inversão – Regra da localização dos bens e prestação

de serviços entre PT e outro EM

Artigo 6.º do CIVA Regime inversão emissão de gases

efeito de estufa

Artigo 2.º n.º 1 alínea l) do CIVA

Regime dos SP que renunciaram à isenção nas operações com

imoveis (imobiliárias)

Decreto‐Lei n.º 21/2007, de 29 de janeiro

Regime especial aplicável ao ouro para investimento

Decreto‐Lei n.º 362/99, de 16 de setembro

M09 IVA ‐ não confere direito a dedução

Regime especial dos pequenos

retalhistas – Artigo 60.º do CIVA Artigo 60.º CIVA Regime de tributação dos

combustíveis líquidos, aplicável aos Revendedores

Artigo 72.º n.º 4 do CIVA

M10 IVA – Regime de isenção

Regime especial de isenção – Vendas/Serviços inferiores a

10.000,00 Euros/Ano

Artigo 53.ºdo CIVA M11 Não tributado Regime especial do Tabaco e

fósforos

Decreto‐Lei n.º 346/85, de 23 de agosto

M12 Regime da margem de lucro – Agências de viagens

Regime da margem de lucro – Agências de viagens

Decreto_{‐Lei n.º 221/85, de 3} de julho

M13 Regime da margem de lucro – Bens em segunda mão

Regime da margem de lucro – Bens em segunda mão (automóveis usados e outros)

Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de outubro

M14 Regime da margem de lucro – Objetos de arte

Regime da margem de lucro – Objetos de arte

Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de outubro

M15 Regime da margem de lucro – Objetos de coleção e antiguidades

Regime da margem de lucro – Objetos de coleção e antiguidades

Decreto‐Lei n.º 199/96, de 18 de outubro

M16 Isento Artigo 14.º do RITI Venda genérica Intracomunitária de

SITUAÇÕES PARTICULARES NA EMISSÃO DE FATURA

1º - ENCARGOS BANCÁRIOS COM DESCONTOS/DEVOLUÇÃO DE CHEQUES/LETRAS:

No caso de ser necessário debitar este tipo de encargos ao cliente, deve ser emitida única e exclusivamente a “FATURA”, sendo que aconselhamos a criar uma única serie só para este tipo de situações.

Referir ainda que, os artigos criados com estas designações, devem ser identificados (aquando da criação) no tipo de “O – Outros”, sem o respetivo IVA, acrescentando-se o facto de ao emitir a fatura irá ser necessária a indicação do motivo da não aplicação desse mesmo imposto. Nesse caso, deve optar pela escolha da opção “Isento/Isenção”.

Nota: - É aconselhável que se crie um serie especifica de Faturação para este tipo de encargos a debitar

2º - ADIANTAMENTOS DE CLIENTES:

No caso dos adiantamentos, deve proceder da seguinte forma:

1º Paço - Emitir sempre fatura (nenhum outro documento serve) por cada adiantamento, colocando os códigos dos artigos (produtos a vender) ou serviços (a prestar) previamente abertos (como se duma venda normal se trata-se), mas cujo preço de venda, corresponda apenas á % do valor adiantado.

(se possível, acrescentar em texto -“Adiantamento por conta de encomenda”)

2º Paço - Emitir a fatura final, com os mesmos códigos dos artigos dos adiantamentos, mas cujo preço de venda, corresponda apenas á % remanescente (ainda por fatura) e a perfazer o valor final dos produtos ou serviços

(se possível, acrescentar em texto -“Fatura do remanescente aos adiantamento das faturas nº XXX, serie XXX, com as datas XXXX”)

DOCUMENTOS RETIFICATIVOS DA FATURA

- Quando estejamos perante uma correção à fatura, a qual implique, apenas a alteração de quantidades, preços, valores sujeitos a IVA ou valores do próprio IVA, ou outros elementos quantitativos, deve sempre e apenas emitir

- Nota de Débito (se essa correção possa dar origem a um aumento do valor da fatura a corrigir) - Nota de Crédito (se essa correção possa dar origem a uma redução do valor da fatura a corrigir)

- Quando estejamos perante uma devolução de mercadoria (seja ela parcial ou total), deve sempre e apenas emitir a Nota de Crédito

Nota: Nos termos das novas regras, para estes casos acima indicados, não são admissíveis outros documentos para além

destes

- Quando estejamos perante uma correção à fatura, por erro em código de produtos, texto ou denominação de produtos, NIF´s, Nome ou Endereços de clientes, ou demais elementos meramente qualitativos, deve:

1º - Anular a Fatura errada

2º - Emitir nova fatura, nos termos normais, mas escrevendo (em texto) ou fazendo referência à fatura anulada e a substituir, com indicação do seu número e data, tipo “Esta fatura substitui a fatura nº XXXX emitida

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE DÊEM ORIGEM A FATURAS

Os documentos de transporte que deem origem a faturas, têm obrigatoriamente que ser certificados (embora o inicio da sua comunicação (prévia) ao fisco seja só a partir de 01/01/2005, e para empresas que em 2012 e seguintes, não tenham faturado (volume de vendas e serviços) mais que 100.000 Euros.

Nos casos de falha de energia ou, impossibilidade de emitir por meio informático a guia, pode ser feita uma guia manual, sendo que, posteriormente e no ia seguinte, a mesma deve ser reportada (transcrita) para o programa e com a indicação do nº e data da guia manual que lhe deu origem.

Aconselhamos, que devem ter um serie própria para este tipo de guias que deem origem a fatura, designada por “GUIA DE REMESSA” e devem ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes:

- Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda) - Taxa do IVA dos artigos

- Data, Hora e local de carga, bem como de descarga

Nota: Para evitar a emissão de guias de remessa e posteriormente a fatura nos 5 dias uteis seguintes, bem como a

antecipada comunicação das guias de transporte (em vigor a partir de 01/05/2013), aconselha-se a enviar a fatura diretamente com a mercadoria.

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE QUE NÃO DÊEM ORIGEM A FATURAS

Os documentos de transporte que não deem origem a faturas, os quais possam ser utilizados para transporte entre estabelecimentos do mesmo sujeito passivo, para bens em garantia, para bens a efetivar fabrico/reparação/acabamentos em regime de subcontratação, etc…., não vão ser de comunicação obrigatória, no entanto, devem ter uma serie própria, devem se designar por “GUIA DE TRANSPORTE” e devem, também, ser emitidas tendo em conta os seguintes moldes:

- Código dos artigos e quantidades (sem preços de venda) - Taxa do IVA dos artigos

- Data, Hora e local de carga, bem como de descarga - Menção da não origem a fatura, tipo:

“ Bens transportados reparados ou abrigo da garantia de fabrico”

“ Bens transportados para acabamento/fabrico/reparação, em entidade subcontratada” “ Transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa”

Nota: No caso de transferência de bens entre armazéns/estabelecimentos da mesma empresa, a entidade a indicar no

campo de cliente/destinatário, deve ser a identificação da própria empresa (com o endereço do armazém/estabelecimento destino), sendo que na ficha de cliente deve ser criado um nº de cliente tendo em conta os aspetos particulares de preenchimento completo acima indicado (para não dar erro na exportação do SAF-T (tabela de clientes)