Exercícios de MS Project

I

NFORMÁTICA DE

G

ESTÃO

II

2004/2005

Exercício Guiado MsProject

A empresa XYZ SA irá fazer uma reunião anual de accionistas como acontece todos os anos desde a sua criação. De forma a preparar todas as tarefas inerentes a este projecto com a devida antecedência sugeriu-lhe a elaboração deste trabalho. Paralelamente nomeou uma equipa de projecto que reunirá periodicamente de forma a proporcionar-lhe toda a informação referente a esta reunião de accionistas.

1. Criar um novo projecto

A equipa de projecto transmitiu-lhe a data de início do projecto e alguma informação básica, tal como o título do projecto e respectivo chefe.

• Crie um novo ficheiro de projecto com data de início em 14 de Outubro de 2004. (No menu

Project seleccione Project Information)

• Defina Reunião accionistas como título do projecto; Reunião anual 2004 como assunto; e o seu nome como autor e chefe do projecto. (No menu File seleccione Properties)

• Guarde o ficheiro de projecto com o nome Reunião, numa pasta à sua escolha. (No menu

File seleccione Save As)

2. Introduzir e editar tarefas na lista de tarefas

Durante a reunião com a equipa de projecto, irá introduzir no MsProject a informação transmitida. Irá também editar a lista de tarefas à medida que os membros da equipa chegam com mais informações.

Seleccione a vista Gantt Chart e:

• Introduza as seguintes tarefas e respectivas durações na lista de tarefas da Reunião de accionistas, começando pela tarefa 1:

Agendar data da conferência 1 dias Imprimir carta 2 dias Marcar agenda do orador 2 dias Elaborar carta 1 dias Planear bufete com fornecedor 3 dias Imprimir menu bufete 1 dias Reunião ocorre 0 dias

Instituto Superior de Contabilidade e

Administração do Porto

• Insira uma nova tarefa “Marcar centro de conferências” com a duração de 2 dias antes da tarefa 2 “Imprimir carta”. (Seleccione a tarefa “Imprimir carta” e clique na tecla Insert ou no, menu Insert, seleccione New task)

• Mova a tarefa 3 “Imprimir carta” para a depois da tarefa 5 “Elaborar carta”. (Seleccione a tarefa “Imprimir carta”, clicando no identificador da tarefa – o 3 – e de seguida “Pegue e largue” no sítio pretendido – entre as tarefas 5 e 6)

• Remova a tarefa 7 “Imprimir menu bufete”. (Seleccione a tarefa “Imprimir menu bufete”, e clique na tecla del ou, no menu Edit seleccione Delete Task)

• Guarde o ficheiro sem estrutura base (No menu File seleccione Save As ou clique em , na barra de ferramentas e na janela que surge seleccione save ´reunião´without a baseline) e depois feche o ficheiro. (No menu File seleccione Close)

3. Destacar as tarefas do projecto

A primeira reunião do projecto foi um sucesso, e a lista de tarefas foi discutida e elaborada. Agora irá utilizar os destaques para dividir o projecto em grupos de tarefas relacionadas, designados por fases. Cada fase irá ser atribuída a um grupo da equipa de projecto para avaliação futura.

• Abra o ficheiro “Reunião”. (No menu File, seleccione Open)

• Considere as tarefas e respectivas durações resultantes da reunião do projecto. Faça as alterações convenientes ao seu projecto de forma a obter como resultado o seguinte quadro:

Plano preliminar 1 d Agendar data conferência 2 d Marcar centro conferências 1 d Marcar agenda orador 3 d Plano preliminar concluído 0 d Carta notificação 1 d Encomendar stock cartas 1 h Elaborar carta 1 d Rever carta 1 d Aprovar carta 1 d Imprimir carta 2 d Enviar carta 0 d Detalhes reunião 1 d Planear comida bufete 3 d Arranjar salas reunião comité 1 d Arranjar equipamento necessário 2 d Criar agenda 3 d Imprimir agenda 1 d Reunião ocorre 0 d

• Insira uma nova tarefa 1 “Reunião de accionistas”, e depois, efectue a indentação da tarefa 2 à tarefa 20. (Seleccione as tarefas 2 a 20 e clique em , na barra de tarefas)

• Destaque a lista de tarefas em três grupos como em baixo indicado: Indente da tarefa 3 à tarefa 6,

Indente da tarefa 8 à tarefa 13, Indente da tarefa 15 à tarefa 19.

(Para cada um dos casos, seleccione as tarefas e clique em , na barra de tarefas)

• Esconda as subtarefas da tarefa sumária 7 ” Carta notificação” e a tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione a tarefa sumária e clique em )

• Mostre toda a estrutura de destaques. (Seleccione a tarefa sumária e clique em )

4. Unir tarefas

Antes das fases serem atribuídas às várias equipas do projecto, irá unir as tarefas por uma dependência fim-início. Irá também alterar algumas dependências preliminares baseando-se na especificidade de cada tarefas do projecto.

• Una todas as tarefas com uma dependência fim-início. (Seleccione todas as tarefas e clique em )

• Desuna a tarefa sumária 7 ” Carta notificação” e a tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione as duas tarefas e clique em )

• Una a tarefa sumária 2 “Plano preliminar” à tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione as duas tarefas e clique em )

• Una a tarefa 11 “Aprovar carta” à tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”. (Seleccione as duas tarefas e clique em )

5. Estabelecer dependências de tarefas

Cada equipa de projecto já reviu a sua fase. Alguns grupos sugeriram algumas alterações às dependências das tarefas. Terá de efectuar as alterações ao cronograma com base na informação que recebeu.

• Altere a dependência entre a tarefa 8 “Encomendar stock cartas”, e a tarefa 9 “Elaborar carta” para início-início. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede à janela Task

dependency)

• Altere a dependência entre a tarefa 16 “Arranjar salas reunião comité”, e a tarefa 17 “Arranjar equipamento necessário” para fim-fim. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede à janela Task dependency)

• Defina um tempo de avanço de 0,5 dias para a dependência entre a tarefa 4 “Marcar centro conferências” e a tarefa 5 “Marcar agenda orador”. (Nota: Um avanço de x é representado por

–x)

• Defina um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa 14 “Detalhes reunião” e a tarefa 20 “Reunião ocorre”. (Nota: Um atraso de x é representado por +x)

• Guarde o ficheiro sem baseline.

6. Utilizar o assistente GanttChartWizard

Agora que a lista de tarefas e respectivas dependências parecem estabilizadas, irá visualizar o caminho crítico do projecto recorrendo para isso ao assistente GanttChartWizard.

• Inicie assistente GanttChartWizard. (No menu Format seleccione GanttChartWizard)

• Apresente o caminho crítico no Diagrama de Gantt. (Seleccione Critical Path)

• Apresente os nomes dos recursos e as datas à direita das barras de Gantt. (Seleccione

Resources and dates)

• Mostre as linhas de ligação para as tarefas com dependências. (Seleccione Yes, please)

• Formate o Diagrama de Gantt e, depois, saia do assistente GanttChartWizard. (Seleccione

Format It e depois Exit Wizard)

7. Criar uma lista de recursos

A equipa de projecto deu-lhe uma lista de recursos para a execução do projecto. Introduza os recursos propostos e respectivos detalhes.

• Utilize a caixa de diálogo Assign Resources ( ) para adicionar o recurso Estagiário.

• Na caixa de diálogo Resource Information (duplo clique em Estagiário), introduza a informação adicional para o recurso Estagiário: Iniciais – est; Grupo – escritório; código – 105-9

• Na vista Resource Sheet, introduza a seguinte informação sobre os recursos do projecto: Nome do Recurso Iniciais Grupo Unid. Max Código

Vice-presidente Vp Direcção 100% 101-4

Gerente dger Direcção 100% 101-6

Assist. administrativo Ass adm Escritório 200% 105-6

8. Atribuir recursos às tarefas

Considere também a informação preliminar referente às tarefas e respectivos recursos fornecida pela equipa de projecto.

• Introduza as atribuições dos recursos às seguintes tarefas (na vista Gantt Chart, utilize a caixa de diálogo Assingn Resources):

Tarefa Recurso

Agendar data conferência Vice-presidente, Gerente Marcar centro conferências Estagiário Marcar agenda orador Gerente Encomendar stock cartas Estagiário Elaborar carta Assist. Administrativo Rever carta Gerente Aprovar carta Vice-presidente Planear comida bufete Assist. Administrativo Arranjar salas reunião comité Estagiário Arranjar equipamento necessário Assist. Administrativo

9. Definir os custos dos recursos

O departamento de Contabilidade forneceu-lhe a informação necessária referente aos custos de cada recurso envolvido no projecto. Introduza essa informação para cada recurso.

• Introduza a seguinte informação dos custos na vista Resource Sheet:

Nome do Recurso Taxa Normal Taxa HoraExtra

Estagiário 5.00€ por hora 7.50€ por hora Vice-presidente 37500€ por ano

Gerente 22500€ por ano

Assist. administrativo 10.00€ por hora 15.00€ por hora

• Em 1 de Novembro de 2004, o recurso Estagiário será aumentado em 10% sobre as horas de trabalho normais e as extraordinárias. Defina essa data como início do aumento. (Faça duplo clique em Estagiário para aceder à janela Resource Information. Seleccione o separador

Costs e, na tabela A, altere os custos pretendidos)

• O recurso Assist. Administrativo terá uma maior remuneração nas tarefas em que efectuar trabalhos de supervisão. Crie uma nova tabela de custos com custo normal de 12.50€ por hora e com custo extra de 18.25€ por hora. (Faça duplo clique em Assist. Administrativo para aceder à janela Resource Information. Seleccione o separador Costs e, na tabela B, introduza os valores pretendidos)

• Aplique a nova tabela de custos do recurso Assist. Administrativo à tarefa “Arranjar equipamento necessário”. (Na vista Resource usage, faça duplo clique na tarefa pretendida para obter a janela Assignment Information. No separador General, em Cost rate table, seleccione B)

10. Criar, editar e atribuir calendários

O projecto Reunião anual de accionistas não requer um horário tradicional de 8 horas por dia para cada recurso. Em vez disso, as tarefas do projecto serão desenvolvidas apenas durante as manhãs, excepto à segunda-feira. Assim, irá criar um novo calendário-base que contemple estes pressupostos e que salvaguarde os dias feriado que acontecem no decorrer do projecto.

Seleccione a vista Gantt Chart.

No menu Tools seleccione Change working times.

• A partir de uma cópia do calendário-base Standard, crie um novo calendário-base para o projecto com o nome Reunião de Accionistas.

• Altere as horas de trabalho como se indica: Segunda-feira: 13:00 às 17:00

De terça-feira a sexta-feira: 8:00 às 12:00

• Adicione ao calendário Reunião de Accionistas os seguintes dias de paragem do projecto: 22 de Outubro - Aniversário da empresa, paragem às 11:00 até ao fim do dia para almoço e

convívio

1 de Novembro - Dia de Todos os Santos

• Atribua o calendário Reunião de Accionistas a todos os recursos do projecto. (Na vista

Resource sheet)

• Seleccione este calendário como calendário base do projecto. (No menu Project seleccione

Project Information e escolha o calendário “Reunião de accionistas”)

• Marque o dia 25 de Outubro de 2004, como dia de paragem para o recurso Gerente no respectivo calendário. (Na vista Resource Sheet faça duplo clique em Gerente e no separador Working Time faça as alterações)

11. Manusear os tipos de definições de tarefas

Na mais recente reunião com a equipa de projecto o cronograma foi revisto de forma a verificar se alguma atribuição de recursos necessitava de ser ajustada. Baseado na informação que reuniu nesse evento, efectue as respectivas alterações ao cronograma.

Seleccione More Views e depois Task Entry:

• Altere o tipo de definição da tarefa 10, “Rever carta”, para o tipo de trabalho fixo e, depois, adicione o recurso “Vice-presidente” à tarefa.

• Na tarefa 17, “Arranjar equipamento necessário”, atribua uma unidade adicional do recurso “Assist. Administrativo” a essa tarefa.

• Na tarefa 9, “elaborar carta”, desactive o método de programação baseada no esforço e, depois, atribua o recurso “Gerente” a essa tarefa.

12. Visualizar as cargas dos recursos

O cronograma do projecto da reunião de accionistas está em fase de conclusão. Na ultima reunião com a equipa de projecto foram concluídas as atribuições finais dos recursos e os tempos de trabalho. Agora está em condições de resolver qualquer sobrecarga de recurso baseado nos parâmetros definidos na reunião. Uma vez o projecto ajustado e antes da primeira tarefa ser iniciada, irá definir a estrutura base

Faça duplo clique na linha que separa as duas janelas da vista Task Entry, para fechar a janela superior e ficar apenas com a vista Gantt Chart.

• Substitua o recurso Gerente pelo recurso Estagiário na tarefa 3 “Agendar data conferência”. (Seleccione a tarefa, clique no ícone , na barra de ferramentas, e proceda à substituição do recurso)

• Retire a dependência entre as tarefas 3 “Agendar data conferência” e 4 “Marcar centro conferências”. (Seleccione as duas tarefas e clique no ícone , na barra de ferramentas)

• Atribua o recurso Assist. Administrativo à tarefa 12 “Imprimir carta” (Seleccione a tarefa, clique no ícone , na barra de ferramentas, e proceda à atribuição do recurso) e, na vista Resource Sheet, altere as unidades disponíveis deste recurso de 200% para 100%.

• Visualize a vista Resource Usage.

• Observe a carga do recurso Estagiário.

• Apresente a barra Resource Management. (no menu View seleccione Toolbars e Resource

Management)

• Localize as sobrecargas do recurso Assist. Administrativo. (Clique em , na barra de ferramentas)

13. Utilizar nivelamento automático

Depois de rever as cargas dos recursos, irá utilizar o nivelamento automático para verificar quais as sobrecargas que podem ser resolvidas dentro de certas definições de nivelamento.

• Verifique a data de conclusão do projecto. (No menu Project seleccione Project

Information)

• Active a opção de visualização Resource Allocation.

• Abra a caixa de diálogo Resource Levelling. (No menu Tools seleccione Resource Levelling)

• Aplique o nivelamento ao projecto com as opções: Automatic; Day By Day; Level from 14/10/04 to 29/10/04.

• Visualize as alterações resultantes do nivelamento para o recurso Estagiário entre 14/10/04 e 21/10/04. (A vista Resource Allocation apresenta o diagrama antes do nivelamento, a verde e depois do nivelamento, a azul)

14. Resolver manualmente as sobrecargas dos recursos

Tendo em conta que não conseguiu resolver todas as sobrecargas com o nivelamento automático, irá utilizar as técnicas de gestão para resolver as sobrecargas pendentes dentro de parâmetros aceitáveis definidos pela equipa de projecto.

• Abra a caixa de diálogo Resource Levelling. Aplique o nivelamento ao projecto com a opção: Manual e Level entire Project.

• Localize a sobrecarga para o recurso Assist. Administrativo.

• Resolva a sobrecarga incrementando o número máximo de unidades disponíveis, para Assist. Administrativo, no projecto para 200%. (Na vista Resource Sheet)

• Active a vista Resource Usage para se assegurar de que não existem mais sobrecargas de recursos.

• Verifique se o nivelamento estendeu a data de conclusão do projecto.

15. Definir uma estrutura base (baseline)

O cronograma do projecto da reunião de accionistas foi ajustado e agora reflecte o melhor esforço da equipa de projecto na criação do plano. Para finalizar, irá definir uma estrutura base do projecto para futuras comparações com o seu progresso.

16. Acompanhar o progresso individual das tarefas

O projecto da reunião de accionistas já começou, e é necessário iniciar o acompanhamento das tarefas do projecto. Os recursos providenciaram-lhe um conjunto de informação do progresso do projecto que irá introduzir no cronograma.

Várias tarefas não progrediram de acordo com o planeado. Irá introduzir a informação actual sobre essas tarefas no cronograma e, depois actualizar as tarefas restantes de acordo com a data corrente.

• Seleccione a vista Gantt Chart.

• Apresente a barra de ferramentas Tracking. (No menu View seleccione Toolbars e de seguida Tracking)

• Actualize a tarefa 3 “Agendar data de conferência”, para reflectir a data de conclusão efectiva de 21/10/04. (No menu Tools seleccione Tracking e depois Update Tasks ou, na barra de ferramentas, clique em )

• Actualize a tarefa 4 “Marcar centro conferências” que começou no dia 17/10/04 e demorou 2 dias a concluir. (No menu Tools seleccione Tracking e depois Update Tasks ou, na barra de ferramentas, clique em )

• A tarefa 5 “Marcar agenda orador”, demorou 2 dias a concluir.

• Seleccione a vista Resource Usage. No menu Format, seleccione Details e Actual Work.

• O gerente dedicou um total de 3 horas a trabalhar num rascunho da carta de notificação no dia 29/10/04. Altere o tempo actual de trabalho para a tarefa 9 “Elaborar carta”, para reflectir o tempo efectivamente despendido.

• As tarefas restantes progrediram como previsto no plano até ao dia 4/11/04. (Seleccione as tarefas e no menu Tools, seleccione Tracking e depois Update Project)

• A impressora avariou no dia 08/11/04. Divida a tarefa 12 “Imprimir carta” reprogramando o trabalho restante, que se deve iniciar na data em que o técnico virá reparar a impressora (12/11/04). (Na barra de ferramentas clique em e divida a tarefa)

• Atribua a percentagem de 50% para a execução da Tarefa 15 “Planear comida buffet”. (Seleccione a tarefa e na barra de ferramentas, clique em )

• Compare o progresso do projecto com a estrutura base ao nível da data de conclusão, durações e custos. (No menu Project seleccione Project Information e clique em

Statistics ou clique no icone , na barra de ferramentas)

• Grave o ficheiro.

17. Filtrar as tarefas e os recursos

Quando actualizou o progresso do projecto, pediram-lhe alguma informação preliminar antes da reunião da equipa de projecto da semana seguinte. Existe a possibilidade de o recurso Estagiário poder sair do projecto. Irá filtrar o recurso Estagiário para poder saber a sua importância no projecto. Irá também utilizar um filtro para aplicar sobre as tarefas críticas.

• Apresente a tabela Entry na vista Task Sheet.

• Utilize o filtro automático (clique em ) para procurar as tarefas que incluem o recurso Estagiário.

• Desligue o Autofilter. (clique novamente em )

• Utilize o filtro Critical para procurar as tarefas que se encontram no caminho crítico.

• Crie um filtro personalizado, de nome Dep-9-11-04, para localizar todas as tarefas que se iniciam em ou depois de 09/11/04. (No menu Project seleccione Filtered for e depois

18. Ordenar as tarefas e os recursos

O Departamento de Contabilidade pediu-lhe que fornecesse alguma informação sobre o projecto. Assim, irá efectuar uma ordenação por custo e pela percentagem de conclusão que possibilite à Contabilidade conhecer as tarefas que têm maiores custos.

• Na vista Task Sheet, apresente a tabela Cost. (Não se esqueça de retirar o filtro aplicado anteriormente, seleccionando All Tasks)

• Ordene as tarefas por ordem decrescente de custo e, depois, ordene por percentagem de conclusão por ordem decrescente. (No menu Project seleccione Sort e depois Sort by. Escolha as opções de ordenação)

• Apresente a vista Resource Sheet e a tabela entry.

• Ordene os recursos pelo campo Code por ordem decrescente.

19. Criar tabelas e vistas personalizadas

A Direcção requisitou-lhe alguma informação sobre variâncias de datas e custos do projecto. Assim, irá criar uma tabela personalizada com base na tabela Variance, a qual lhe adicionará a informação sobre as variâncias de custo.

• Apresente a vista Gantt Chart

• Crie uma tabela personalizada de nome Variância Total com base numa cópia da tabela Variance. (No menu View seleccione Table e depois More tables)

• Remova os campos Start e Finish. Adicione os campos Baseline Cost e Cost Variance. Utilize Custo Base e Var.Custo como títulos das colunas.

• Aplique a tabela personalizada.

• Crie uma vista singular de nome Overbudget.

• Utilize a vista Task Sheet, a tabela Variância Total e o filtro Cost Overbudget.

• Aplique a vista.

20. Criar um relatório personalizado

A equipa de projecto gostaria de ter uma informação semanal sobre o trabalho dos recursos para apresentar em cada reunião de projecto. Assim, irá personalizar um relatório predefinido para incluir a informação necessária.

• Apresente o relatório Who Does what.

• A partir de uma cópia do relatório Who Does What, crie um relatório personalizado de nome Quem trabalha onde.

• No separador Definition, utilize a tabela work.

• No separador Details, apresente as atribuições de cronograma e de trabalho.