A MEMORIA DAS ORGANIZAÇÕES
E
O SUB-SISTEMA DE COMUNICAÇÃO
© José Maria Fernandes de Almeida
A Informação foi, sempre, um elemento essencial à Gestão.
Quem dispõe de Informação de boa qualidade, fidedigna e em quantitativo adequado adquire vantagens competitivas sobre os seus parceiros.
Num passado recente, a Informação era recolhida individual e colectivamente, em reuniões periódicas, restritas a um determinado sector de actividade e circunscritas a uma área geográfica bem limitada, denominadas Feiras.
Associações de classe (Comércio, Indústria, etc.) recolhem Informação que difundem pelos seus associados.
A Imprensa difunde Informação numa área geográfica ampla apenas limitada pelo uso do mesmo idioma. Esta difusão ultrapassa as fronteiras geográficas originais se o idioma passa a ser conhecido por outra comunidade, ou se é traduzido para o usado por esta.
As tele-comunicações, consubstanciadas cronologicamente pelo telégrafo, telefone e Redes de Comunicação de Dados, reduzem drasticamente o intervalo de tempo necessário à percepção de um dado, acontecimento ou facto.
De um modo geral, a Informação está disponível para um Indivíduo, Empresa ou Organização no momento em que o acontecimento, que ela representa, ocorreu.
A quantidade de Informação disponível num dado instante, referente a uma dada actividade é apreciável e a sua mera percepção não é suficiente para que o gestor possa decidir e actuar sobre o acontecimento, ou acontecimentos, que lhe deram origem.
A utilização de meios para Tratamento da Informação tem sido uma actividade constante ao longo da História e o uso de Computadores não é senão mais um passo na evolução daqueles meios.
Uma Revolução silenciosa ocorre, actualmente, na Indústria de Processamento de Dados:
a era do Computador, que se pode situar entre o s anos 1960 e 1970, está a dar lugar à era da Informação que se pode considerar iniciada na década de 1980 - 1990.
A diferença é significativa pois o ênfase está a incidir na qualidade e valor do output produzido pelos Sistemas ao invés da quantidade de Informação tratada e produzida.
A tecnologia da Informação está em mudança rápida e continua:
o que é novidade hoje transforma-se em obsolescência no próprio ou no próximo ano.
O "Tratamento de Dados em massa" (BATCH) e a consequente produção de volumes apreciáveis de Informação continua a existir mas, limita-se, cada vez mais, à necessidade de comunicação com terceiros.
Em contrapartida a manipulação da Informação tendo como objectivo a sua análise, a decisão e a actuação sobre os fluxos que lhe dão origem recorre, cada vez mais, a meios para tratamento automático.
A transformação operada na Indústria fomentou o movimento no sentido do Tratamento Distribuído da Informação, colocando nas mãos dos utilizadores o conjunto físico dos computadores quer estes estejam instalados junto ao seu posto de trabalho, quer distantes.
Um inquérito realizado pelo Dr. John Rockart, do Center for Information Systems
Research do M.I.T., a 81 utilizadores e 6 grandes Empresas, publicado numa comunicação
intitulada User Needs Survey: Preliminary Results CISR Working Paper Draft, em Setembro de 1978, apurou que 90% das aplicações informáticas em exploração eram do tipo produção. Procurando avaliar tendências futuras, apurou, no mesmo inquérito, que os pedidos para desenvolvimento de novas aplicações informáticas incluíam 60,6% do tipo produção e 39,4% se referiam a Sistemas do tipo consulta/análise de Informação.
A observação realizada, ao longo de dez anos numa grande Empresa Portuguesa, apresentou os seguintes resultados:
A composição da carteira de Aplicações em Exploração alterou-se significativamente no período em análise. Assim, enquanto a repartição em 1980 era:
. 97% Batch; . 3% Tempo Real;
em 1984 já apresentava os valores de 78,5% Batch e 21,5% Tempo Real. Em 1988 a repartição, por tipo de exploração era equitativa:
. 50% Batch; . 50% Tempo Real.
Estes resultados são semelhantes aos previstos pelo Dr. John Rockart em 1978. Na mesma Empresa e no mesmo período de tempo o quantitativo de terminais, instalados junto aos postos de trabalho, geograficamente dispersos, e conectados ao
Computador Central através de uma rede de teleprocessamento de largo espectro (W.A.N.) com
topologia em estrela, apresentou a seguinte evolução:
QUANTITATIVO DE APLICAÇÕES EM EXPLORAÇÃO Ano BATCH TEMPO REAL TOTAL 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 70 77 88 91 95 106 101 104 104 104 2 4 5 16 26 49 81 92 104 104 72 81 93 107 121 155 182 196 208 208
QUANTITATIVO DE TERMINAIS INSTALADO ANO TERMINAIS 1980 6 1981 22 1982 28 1983 75 1984 109 1985 125 1986 139 1987 169 1988 169 1989 174
Uma contagem, realizada na mesma Empresa, determinou a existência, no ano de 1989, de 121 Computadores Pessoais e 15 Pequenos Computadores, conectando-se-lhe ou não terminais através de uma rede local (L.A.N.) com topologia em estrela ou anel, utilizados no processamento de aplicações informáticas especificas inerentes a uma unidade administrativa ou a uma unidade de produção elementares.
A utilização dos Computadores Pessoais verificava-se, principalmente, na realização de tarefas de escritório:
tratamento de texto; arquivo de documentos;
manipulação de ficheiros de endereços;
a utilização de Folhas de Cálculo era suportada na transcrição de dados obtidos em aplicações exploradas no Computador Central e nos Pequenos Computadores .
No Computador Central eram exploradas aplicações informáticas que manipulavam grande quantidade de dados suportadas em técnicas de utilização de Base de Dados, normalmente com estrutura hierárquica, com programação em linguagem COBOL e modelos de Programação Linear programadas em linguagem FORTRAN. Todas estas aplicações informáticas reportavam-se ao "tratamento em massa", com introdução de dados e lançamento das operações à distância ou, com menor frequência, nos serviços da estrutura de Informática Centralizada, da informação global e geral da Empresa e constituiam-se em repositório de todos os dados e informação a ela inerentes.
A observação realizada no mesmo período de tempo, em empresas de idêntica dimensão, em Portugal, Espanha, França e Reino Unido apresentou resultados qualitativos análogos.
Os resultados obtidos permitem formular uma hipótese de classificação da Informática, nas ORGANIZAÇÕES, em:
INDIVIDUAL - tratamento da informação individualizada, inerente às UNIDADES ELEMENTARES de uma EMPRESA ou ORGANIZAÇÃO;
de PRODUÇÃO - "tratamento em massa" da informação global e geral da EMPRESA ou ORGANIZAÇÃO e constituindo-se no repositório de todos os dados e informação a ela inerentes.
Esta classificação conduz à formulação da hipótese da existência de dois tipos de MEMÓRIA nas Organizações:
COLECTIVA; que não são disjuntas.
O conteúdo da(s) Memória(s) Individual será construído com os os objectos criados e tratados pelo(s) Sistema de Informação Organizacional "Individual" (SIO) mas a própria natureza da ORGANIZAÇÃO implica a execução da função Sistémica transmissão suportada num sub-Sistema de comunicação.
O conteúdo da Memória Colectiva da Organização não será o somatório dos conteúdos das Memórias Individuais mas, criado por um SIO "colectivo" que com elas comunica. Desta afirmação decorre que os objectos formatados contidos na Memória Colectiva serão diversos na forma e quantitativo dos contidos na Individuais.
As observações realizadas evidenciam a execução da função transmissão suportada quer em sub-Sistemas de comunicação elementares (transcrição de dados) quer em elaborados (WAN e LAN).
A hipótese formulada evidencia de igual modo a necessidade de o(s) SIO se suportarem num sub-Sistema de comunicação adequado.
Existe sempre um sistema de informação inerente a cada organização suportado ou
não, no todo ou em parte, num sub-Sistema Informático.
Deste axioma, enunciado por Jean-Louis Le Moigne em La théorie du système d'
information organisationnel decorre que o sub-Sistema de comunicação não será homogéneo e
poderá ser constituído por sub-Sistemas tecnicamente diversos.
Se o SIO e a Memória da organização se suportarem num sub-sistema Informático Centralizado a função transmissão reduz-se à adequada inter-comunicação entre aplicações informáticas.
Se o SIO e a Memória da organização se suportarem, na sua totalidade, o que é raro, em sub-Sistemas Informáticos a tecnologia das telecomunicações, no estado actual da arte, assegura a execução da função transmissão através da conexão de LAN' s e WAN' s por redes de comunicação de dados analógicas ou digitais.
Na situação, mais vulgar, em que o SIO e a Memória da organização se suportam em sub-Sistemas com um largo espectro técnico, desde técnicas manuais a informáticas, a execução da função transmissão será complexa e só poderá realizar-se através de sub-Sistemas
multi-media.
Referências :
Fernandes de Almeida, J.M. Harrington, Jon
Zorrinho, José Carlos das Dôres
Fernandes de Almeida, J.M. Fernandes de Almeida, J.M. Fernandes de Almeida, J.M. Tari, A.
Le Moigne, Jean Louis Rockard, Jhon
O Conceito de Memória nas Organizações
Organizational Structure and Information Technology Gestão da Informação Controlo de Gestão da Informática Informática Aplicada Budget Informatique A Gestão da Informática Organizing for 1990's
Analyse des couts et Budgets Informatiques
La Théorie du Système d' Information Organisationel
User Needs Survey:
Preliminary Results CISR
Working Paper Draft
Revista Economia e Sociologia nº 53, 1992 Prentice Hall, 1991 Editorial Presença, 1991 Universidade de Évora, 1991 Universidade de Évora, 1990 01 Informatique nº 10 -Outubro 1990 "Hors Série" Universidade de Évora, 1989 EDP Analyzer - DEZ 1986 Comunicação à Convention Informatique - Paris1981 Informatique et Gestion -NOV 1978 e seguintes
